Понятие и определение коммуникации в организации

Введение

 

Опыт как российских, так и  зарубежных компаний показывает, что  эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя  коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая  текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и тому подобное. Все эти факты не могут  привести ни к чему другому кроме  как к бонкротству.

В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной  системы страна резко перешла  к рыночным отношениям. Проблема данного исследования носит актуальный характер в современных условиях. Коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности организаций, поскольку коммуникации – это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.

Термин  коммуникации широко применяется в  обыденной жизни и среди специалистов. Так, информационные коммуникации обеспечивают телефонную, радиотелевизионную и космическую  связь пользователей. Вместе с тем, общение людей также является коммуникативным процессом, играющим в деловой жизни важную роль.

Роль  коммуникаций очевидна как на малых  фирмах, так и в мощных компаниях  и корпорациях. От эффективности  коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не толькоорганизации, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих в  данной организации, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри организации, так и за её пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнёрами, конкурирующими фирмами, потребителями, клиентами.

Представленная  курсовая работа посвящена теме «Виды  коммуникации: на примере коммуникации в организации». В  рамках  вышесказанного  актуальность  выбранной  темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию. Объектом исследования в курсовой работе выступают виды коммуникаций в организации, а  предмет исследования – эффективность коммуникаций в организации.

Целью исследования выступает изучение коммуникаций в организации и оценка их эффективности.

Поставленная  цель реализуется через следующие задачи:

1. Рассмотреть сущность и виды коммуникаций в современных условиях;
2. Проанализировать элементы и этапы коммуникационного процесса; 
3. Рассмотреть межличностные и организационные коммуникации;
4. Провести анализ коммуникационного процесса в организации;
5. Выработать мероприятия по совершенствованию коммуникационного процесса в организации.

Гипотеза исследования заключается в предположении о том, что коммуникация – важнейший элемент обеспечения эффективности деятельности организации.

Теоретической  основой  исследовательской работы выступили научные работы авторов:  Каймаковой М.В.,  Василика М.А., Мескона  М., Альберта М., Хедаури Ф., Панфиловой А.П., Поповой С., и другие. Также в работе использованы материалы Интернет-ресурсов - http://www.5ballov.ru/, http://www.ngoclub.org/, http://www.i-u.ru/, http://www.33333.ru/.

При написании  курсовой работы были использованы, главным  образом, монографический, абстрактно-логический методы.

 

Глава 1. Понятие и определение коммуникации в организации

1.1. Понятие и виды коммуникаций

 

Коммуникации – это обмен информацией между двумя людьми и более. Рассмотрим различные определения данного термина. Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию[2; 32]. Коммуникация – процесс и результат обмена информацией [1; 27].

Коммуникация – передача информации от одной системы к другой посредством специальных материальных носителей, сигналов. Коммуникация между людьми происходит в форме общения как обмен целостными знаковыми образованиями (сообщениями), в которых отражены знания, мысли, идеи, ценностные отношения, эмоциональные состояния и программы деятельности общающихся сторон [3; 97].

На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это ясно, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в  межличностных отношениях, участвовать  в принятии решений и выполнять  управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все  виды управленческой деятельности  основаны на обмене информацией, поэтому  коммуникации и называют связующими процессами [13; 151]. Коммуникации в организации – это сложная, многоуровневая система.

Цели  коммуникаций:

• Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.
• Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
• Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.
• Регулирование и рационализация информационных потоков [10; 34].

К  основным  функциям  коммуникации  относятся:

1. информативная  -  передача истинных или ложных сведений, осуществляет процесс  движения  информации;
2. интерактивная (побудительная)  -  организация взаимодействия между людьми, (распределение функций, влияние на настроения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба);
3. перцептивная функция  -  восприятие друг друга партнерами по общению и установление  на  этой   основе   взаимопонимания;
4. экспрессивная  -  возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний [4; 98].

Руководителю  приходится осмысливать большие  объемы информации, среди которой  есть информация, не влияющая на процесс  управления. Обмен информацией, которая  оказывает влияние на процесс  управления, носит название эффективных  коммуникаций. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

 Коммуникации  осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении документов. Коммуникациями признан весь процесс производства и управления. Коммуникации подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся коммуникации, которые  представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: это средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри организации в виде собраний, обсуждений, телефонных переговорах, отчетов и т.д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.

В качестве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и рекламы. Для соблюдения норм государственного регулирования требуется письменное оформление документов. Изучение рынка  ведется при помощи специальных  организаций, т.е. существует множество  способов коммуникаций.

Ко второй группе относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель – подчиненный», коммуникации между руководителем  рабочей группой, неформальные коммуникации.

Коммуникации  в организации классифицируются по следующим видам: 
1. По субъектам и средствам коммуникаций:

• межличностные коммуникации – коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения [20]. Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей - начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом - в рамках различных событий, а с другой, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью [6; 98];
• коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий (организационные). Такие коммуникации в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий и др.

2. По форме общения:

• вербальные коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования. Многие сотрудники организаций проводят в состоянии различных форм вербальных коммуникаций более 50% рабочего времени [21].

Речь является самым универсальным  средством коммуникации, поскольку  при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл  сообщения. Правда, этому должна сопутствовать  высокая степень общности понимания  ситуации всеми участниками коммуникативного процесса [4; 98].

- невербальные – сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью  жестов, мимики, поз, манер и т.д. Они выступают  как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. Невербальные коммуникации полезны, но их интерпретация субъективна и заранее несет в себе возможность ошибки.

3. По каналам общения:

• формальные коммуникации – позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки; определяются организационными и функциональными регламентами. Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления [5; 112];
•     неформальные коммуникации – основаны на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных   коммуникаций.

Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций — гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.

Слухам приписывается  репутация неточной информации. Однако, как отмечает известный исследователь  коммуникационного процесса К. Дэвис, информация, передаваемая по каналам  неформального сообщения, чаще оказывается  точной, нежели неточной. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов точны в отношении  непротиворечивой информации о самой  организации. Но уровень точности значительно понижается, если речь идет о  личной или эмоционально окрашенной информации.

По каналам распространения  слухов обычно передается информация о предстоящем сокращении рабочих  мест; о новых мерах наказаний  за опоздания; об изменениях в структуре  организации; о грядущих перемещениях и повышениях; подробно излагается спор двух руководителей на последнем  совещании; сообщается, кто кому назначил свидание после рабочего дня [7; 21].

4. По организационному признаку (по пространственному расположению  каналов):

    -  вертикальные  – коммуникации, координирующие  и интегрирующие деятельность  сотрудников различных отделов  и подразделений в вертикальной  плоскости иерархии, либо сверху  вниз, либо наоборот [5; 116]. Этот вид обмена информацией составляет основную часть коммуникационного процесса у руководителя.

Составляющие вертикальных коммуникаций следующие: прояснение задач, приоритетов, ожидаемых результатов; обеспечение вовлеченности подчиненных  в решение задач; обсуждение проблем  эффективности работы; достижение признания  и вознаграждения с целью мотивации; совершенствование и развитие способностей у подчиненных; сбор информации о  назревающей или реально существующей проблеме; оповещение подчиненных о грядущих изменениях; получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях [7; 17].

• горизонтальные (интерактивные) – коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации [20].

Как и другие типы организационных  коммуникаций, интерактивный процесс  имеет множество поведенческих  следствий. Возможно, что психологически человеку удобнее обратиться за поддержкой именно к тем, кто стоит примерно на том же уровне, а не к выше- или  нижестоящим. Если поддержка способствует объединению усилий для достижения общих целей и задач, то интерактивные  коммуникации оказывают положительное  влияние. Однако, если в группе «равных» не возникает необходимости объединить свои усилия, содержание происходящих между ними коммуникаций может принять  неадекватные или даже деструктивные  формы. Кроме того, горизонтальные коммуникации между работниками одного уровня могут осуществляться в ущерб  вертикальным коммуникациям. Работники, которые успешно общаются между  собой на одном уровне и оказывают  друг другу социальную поддержку, могут  оказаться совершенно несостоятельными в ситуации с нисходящими или  восходящими коммуникациями.