Планирование индивидуальной работы менеджера

    Такие ошибки также встречаются, однако реже, чем те, которые были указаны выше. ³

    Из  выше сказанного можно сделать вывод, что правильно управлять временем должен уметь не только руководитель и менеджер, но и простой человек. Но при этом ты должен вести обязательный контроль над выполнением поставленных перед тобой задач.

     

1.3 Планирование личной работы менеджера 

    Как уже выяснили, планирование – это  ключевое занятие менеджера. И поэтому  не удивительно, что не только Шипунов рекомендует строить планы развития своей фирмы на годы, месяца, недели и дни.  

      Итак, после определения целей  менеджер составляет для себя  индивидуальную программу мероприятий  для выполнения поставленных  перед ним задач. Цель без  программы осуществляться не  может. Цель определяет на вопрос  «что?», а программа мероприятий  – «как?». Цель – это мысленная  деятельность для достижения  результата, а программа – практическое  действие. 

      После определения мероприятий  программы, нужно выяснить, сколько  времени потребуется для их  достижения. Срок выполнения необходимо  определить с максимальной точностью.  Индивидуальный план работы содержит задачи, которые должны быть решены лично менеджером, с указанием точных сроков их выполнения. Планировать свою работу следует так, чтобы обеспечить выполнение всех задач руководства. Планы индивидуальной работы менеджеров составляются аналогично комплексным планам руководящей работы на квартал, месяц, неделю. Кроме того, существует еще оперативный план на один день.  

      В индивидуальном плане работы  следует предусматривать время,  необходимое для проведения совещаний,  обсуждения планов и задач,  участия в комиссиях и т.  д.; для личных бесед или совещания  в более узком кругу; для  приема посетителей; для участия  в собраниях коллектива сотрудников  и конференциях; для учебы, командировок; для руководимого подразделения;  личное время.  

      Учитывая регулярно повторяющиеся  работы (совещания, собрания, разбор  почты), прием работников  в строго определенные часы и дни недели, можно наладить такой ритм работы, который позволить сэкономить большое количество времени. При этом планировать свою работу менеджер может на более значительные отрезки времени (квартал, год) путем разработки «регламентов работы».  

      Вопросы, разрешение которых требует  интенсивных затрат умственной  энергии и глубокого анализа,  следует заниматься в дообеденные  часы. Наименее производительное  время можно отвести для несложных  и второстепенных вопросов.  

      Индивидуальный план работы должен  быть реальным и не перегруженным.  Необходимо запланировать соответствующий  резерв времени для непредусмотренных,  неожиданно возникающих работ  (один час в день или полдня  в неделю). Время проведения совещания,  конференций, обсуждений  должно быть минимальным и в то же время достаточным для обмена информацией. Это достигается путем тщательной организационной подготовки мероприятия. Причем, следует контролировать цель, а не мероприятия, необходимые для ее достижения. В результате контроля своего индивидуального плана менеджер выясняет, насколько удачным было планирование использования рабочего времени, и какие результаты были достигнуты. Практическая польза от системы индивидуального планирования и управления своей работой с помощью поставленных целей заключается в том, что руководитель лучше знает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов. ⁴

    Таким образом, планирование личной работы связано с составлением индивидуального плана работы, т. е нужно предусматривать время, необходимое для проведения совещаний, обсуждения планов и задач, участия в комиссиях, для учебы, командировок, личное время. Все это можно достигнуть путем тщательной организационной подготовки. Но для этого опять-таки нужны цели и задачи, чтобы достичь желаемых результатов. 

    1.4 Работа с документацией  

    Ни  одна технологическая операция управления, связанная с информационными  процессами, подготовкой и принятием  решений, организаторской работой, не обходится без документирования, т.е. без подготовки, изготовления, оформления и хранения.  

      Документ – это носитель информации  научно-технического, экономического, оперативно-производственного и  административного характера. Документальная  информация охватывает все стороны  деятельности фирмы и от того, насколько хорошо спроектированы  формы документов, организованы  их движение и обработка, во  многом зависит эффективность  управленческого труда.  

      Для рациональной организации  операций с документами необходима  их строгая классификация. Все  документы можно классифицировать  так:  
 

    

• Техническая документация
• Планово-учетная
• Оперативно-производственная
• Документация по личному составу
• Административная

    Подготовка  и оформление документов, их размножение, прием, справка, регистрация, контроль исполнения составляют содержание делопроизводства. Особое значение в совершенствовании  системы делопроизводства приобретает  рационализация технологического процесса. Рационализация документооборота заключается  в совершенствовании его технологии за счет сокращения многоступенчатости маршрута документов, составления таких  технологических карт прохождения  документов, внедрение автоматизированных средств и систем документооборота.

    Можно сдать вывод, что работа с документацией - это не простая работа и менеджер должен знать все особенности документооборота. Ведь если хоть одно слово напишешь не так или не поставишь подпись, печать, то может произойти все, что угодно: потеря клиента, лишение работы. Поэтому нужно быть осторожным при составлении и оформлении деловой корреспонденции. Для этого существуют шаблоны и бланки документов, которые облегчают и сокращают время работы.         

1.5 Методы и средства накопления информации и контроля исполнения 

    Любой менеджер нуждается в рациональных и экономных средствах накопления и контроля информации. Таких средств к настоящему времени разработано много.

    Однако  многие руководители предпочитают для  текущей работы использовать компьютеры, ноутбуки и прочую компьютерную технику. Более доступным средством является деловой блокнот, в котором имеются  специальные разделы для ручной записи. Но можно вести записи и в тетрадях. Обычно эти тетради оснащаются по собственному желанию и потребностью. Порядок заполнения листа рабочей группы тетради для записи информации может быть индивидуальным. Робинс рекомендует максимально использовать сокращения, различные условные обозначения при ведении записей. Это намного облегчает работу, очень наглядно и компактно отображает ход ведения и исполнения приказов и распоряжений.  Удобным средством контроля доведения распоряжений и приказов до многих исполнителей является журнал оперативного контроля. Он может содержать примерно такие графы: сроки доведения и исполнения, число срока доведения приказа или распоряжения, число доклада об исполнении, промежуточный контроль, исполнители. И здесь можно широко применять условные обозначения. К примеру, Δ – срок доведения, O – доклада, X – промежуточный контроль и т. д. 

      Психологи подтверждают, что даже  самые одаренные личности больше  забывают, чем запоминают, то, что  касается рабочих материалов. В  памяти остается лишь 20% того, что  было сообщено. Поэтому, систематическое  ведение записей очень важно  для людей, имеющих широкий круг обязанностей. Как говорит Шейнов: «Блокнот с записями для делового человека – то же, что сеть для рыбака». ⁵

    В результате рассуждения сделаем  вывод, что любому менеджеру нужны экономичные средства накопления, контроля и хранения информации. Многие из них используют автоматизированные системы хранения информации, например компьютеры, ноутбуки, а также ведут журналы записей и деловые блокноты. Это намного облегчает работу, очень наглядно и компактно отображает ход ведения и исполнения приказов и распоряжений.   

    1.6 Ответы на вопросы 

    Наряду  с живостью и оперативностью ответы на вопросы считаются одним из наиболее трудных способов общения  с массами. Задача руководителя, отвечающего  на вопросы, сложна, его ответы содержат элементы как диалогической речи с характерными для нее дефицитом времени и быстрой реакцией, так и монологической. 

      В обстановке демократизации  и гласности изменился характер  вопросов. Расширился диапазон понятия  «острый вопрос». Это не только  вопрос, связанный с недостатками  в снабжении, торговле, обслуживании, организации. Сегодня «острый  вопрос» - это вопрос-критика,  вопрос-выступление, вопрос-предложение.  И чем больше таких вопросов, тем больше возможностей у  менеджера вести откровенный  разговор, живую дискуссию с аудиторией.  

      При этом исключается позиция  «конфликтов с аудиторией», «обороны»  от острых вопросов с переходом  на контратаку; не словесная баталия,  а современный поиск решения  с учетом поставленных вопросов.

    Совершенно недопустимы раздражение, пренебрежительный тон, даже если выступающие явно пытаются «завести» аудиторию. Противопоказаны грубость и высокомерие, они вызывают только отрицательную реакцию. Единственно возможная тональность ответов на вопросы – доброжелательный разговор на равных. Не уместно вообще «давать отпор» и «ставить на место».⁶

    Итак, сделаем вывод, что менеджеру нужно уметь общаться со своими коллегами и клиентами, т. к.  правильная постановка вопроса и ответа служит для сохранения долгих и благоприятных отношений. Не нужно применять грубость  и высокомерие, чтобы не оказаться инициатором конфликтной ситуации.

 

7. Планирование командировок руководителя

  

  По данным  Шипунова исследования показывают, что руководитель затрачивает  на командировки (деловые поездки)  в среднем 12-20% своего рабочего  времени. Это говорит о том, что командировки, необходимо тщательно планировать, повышать их эффективность. Правильная организация командировки обеспечивает своевременное прибытие на место назначения, гарантирует достаточный срок для решения служебных вопросов и исключает нерациональные затраты времени.  

      Полноценно подготовиться и затем  отчитаться по ней руководителю помогут формы бланков для командировок (с примером записей). 

      По возвращении из командировки  руководитель просматривает поступившие  материалы, интересуется информацией  о том, кто посещал, звонил, как прошла командировка и  готовит отчет, в который включены  три раздела: обоснование необходимости  командировки, последовательность  решения вопросов и выводы  и рекомендации.⁷

    Таким образом, служебная командировка входит в перечень обязанностей менеджера.  Командировка назначается руководителем  на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поэтому менеджер должен правильно преподнести руководителю все материалы и отчеты, которые он нашел и подготовил во время своего отсутствия. 

8.  Творческий подход к решению проблем

  

   В мировой  деловой среде, в которой перемены  происходят чрезвычайно быстро  и бурно, практически все организации  испытывают огромный недостаток  в творческих личностях. 

      Уникальность и разнообразие  проблем, с которыми сталкиваются  менеджеры, требует от них умения  подходить к решению проблем  с творческой точкой зрения. Творчество  – основа разума. Всем людям  необходимо стремиться к расширению  своих умственных способностей, а частности стараться открыть  свой разум для новых идей. Однако, хотя способность повышать свой творческий потенциал обладает каждый человек, далеко не все стараются его в себе развить. 

      Для развития своих творческих качеств предлагается воспользоваться десятью рекомендациями: