Планирование делегирования полномочий. Правомерность делегирования полномочий

  Сегодня в условиях значительного усложнения производственных и информационных процессов, увеличения числа и степени хозяйственной самостоятельности субъектов, входящих в организации, их территориальной разбросанности, быстрого изменения конъюнктуры, роста в геометрической прогрессии числа принимаемых решений и т.п. возникла реальная потребность децентрализации процесса управления.

  Она позволяет, во-первых, быстро разрабатывать  и принимать решения, в том  числе при участии непосредственных исполнителей; во-вторых, более определенно отражать в этих решениях объективную ситуацию; в-третьих, отказаться от детальных инструкций из центра, снизив этим самым его перегрузку второстепенными проблемами и сократив информационные потоки.

  Однако  децентрализация управления сопровождается рядом негативных последствий, которые  необходимо учитывать в практической деятельности. Прежде всего, вследствие обособленности процесса принятия решений и концентрации его на нижних этажах управленческой структуры зачастую слабо учитываются или вовсе игнорируются интересы других подразделений и организации в целом, в результате чего решения часто носят тактический характер, оказываются мелкими, малоэффективными.

  Из-за отсутствия общих правил и процедур выработки и принятия решений "утряска" занимает много времени и далеко не всегда оказывается успешной. Наконец, децентрализация может привести к сепаратизму, наносящему огромный вред организации. Во что сепаратизм выливается в масштабах государства всем хорошо знакомо на примерах СССР, Югославии и ряда других стран.

  Крайней формой децентрализации управления является его полное отсутствие, что имеет место в так называемых множественных структурах — организациях конгломератного типа, в которых отсутствуют какие бы то ни было связи — информационные, технологические, организационные и даже финансовые, посредством которых формируется и распределяется централизованный фонд денежных средств — они заменяются финансовым контролем.

  Поскольку децентрализация не может происходить  бесконечно без разрушения самой организации, в какой-то момент она сменяется обратным процессом — централизацией. Таким образом возникают своего рода "маятниковые колебания", придающие системе управления дополнительную гибкость и устойчивость.

  Другим  способом обуздания излишней самостоятельности  подразделений является так называемая выборочная централизация, предполагающая, что, наряду с предоставлением им большей свободы действий, их руководители попадают в жесткое персональное подчинение к первому лицу организации, становясь его заместителями, а следовательно, вынуждены бывают в этом качестве безоговорочно подчиняться указаниям центральной власти. 

  Таблица 1. Преимущества централизации и  децентрализации.  

     1.3 Распределение полномочий между подразделениями

     Для эффективной работы организации  важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношение. Существуют три метода определения обязанностей и полномочий и их передачи в рамках организации.

     1) Организационные схемы, таблицы. Рекомендуется построить схему структуры организации с системой внутренних взаимосвязей. При построении таких схем необходимо учитывать следующее: схема дает лишь общие контуры структуры организации; она должна быть доступна для понимания, содержать минимальное количество деталей; не существует стандартных построений организационной структуры, каждая фирма имеет свои особенности. Схема должна отражать реальную структуру фирмы и не являться своего рода теоретическим стандартом.

Позитивная  сторона использования  схематичных построений. На подготовительном этапе построения схемы организации последняя должна быть подвергнута тщательному анализу. Такое исследование принесет большую пользу, поскольку оно обнаруживает «слабые места», накладки полномочий, недостаточно управляемые звенья производственного процесса.

Как источник получения  информации схема может быть использована в рамках ознакомления с деятельностью и структурой управления предприятием (в частности, вновь принятых на работу), а также в качестве дополнительного наглядного материала при изучении должностных инструкций.

Наконец, схема  используется в качестве справочного  материала, позволяет служащим предприятия быстро ознакомиться с происшедшими в рамках организации изменениями.

Недостатки  использования схематичных  построений. Это, во-первых, статичность. Так как бизнес динамичен, то, несмотря на то что основная структура организации остается неизменной в течение длительного времени, в рамках этой структуры возникает много изменений (например, кадровых), что, естественно, требует внесения определенных замен и дополнений.

Во-вторых, в  схеме не отражаются неформальные отношения, что снижает ее практическую значимость.

Схемы могут привести к бюрократизму. Они по существу негибки и отражают устойчивые каналы взаимоотношений, но не указывают наиболее рациональных, коротких связей, которые весьма часто возникают в процессе деятельности организации.

Наконец, нередко  возникают трудности в представлении об уровнях значимости. Неправильное впечатление может возникнуть в результате чтения схемы, где на одной горизонтальной линии показаны несколько менеджеров, что якобы подразумевает их одинаковый статус.

     2) Руководство (справочник) по организационному построению предприятия. Такие виды документов часто называются отдельными справочниками или инструкциями. Они содержат перечень должностей с их подробным описанием (часто в форме описания производственных обязанностей, взаимоотношений, полномочий, соответствующих принципов и практики).

     3) Распределение обязанностей означает определение масштаба полномочий и меры ответственности по каждой должности, обозначенной на схеме. Здесь же содержится описание выполняемых функций. В документе «Распределение обязанностей» должны содержаться следующие положения: название должности; отдел, в котором имеется эта должность; уровень положения; описание выполняемых функций; обязанности и права; взаимоотношения с руководством, коллегами и подчиненными; число подчиненных, их особенности; должность непосредственного руководителя; особые полномочия; ограничения в полномочиях (например, возможность действовать по своему усмотрению, определение величины денежных средств). [4]

    2. Анализ внешней и внутренней  среды фирмы.

    2.1. Общая характеристика предприятия. 

     18 февраля 1998 года открылся первый  офис в Омске. В первый год своего существования "Софт-Сервис" работал в небольшом помещении и занимался только продажей компьютеров и комплектующих для корпоративных Клиентов. Однако уже весной 1999 года, "Софт-Сервис" стал продавать компьютерную технику не только оптом, но и в розницу. Это было очень важным и серьезным шагом. Сделав его, компания приняла на себя дополнительные обязательства. Круг клиентов значительно расширился. 
 Со времени основания компании многое изменилось. Сегодня "Софт-Сервис" называют одним из ведущих поставщиков компьютерной и цифровой техники на рынке республики Башкортостан, компанией, которая зарекомендовала себя как надежный и компетентный во всех отношениях партнер. Среди постоянных клиентов "Софт-Сервис" - тысячи жителей Уфы, Стерлитамака, Салавата и других городов республики, а также многие государственные учреждения, банки, вузы и промышленные предприятия республики. 
 «Софт-Сервис» специализируется на оптовой и розничной продаже компьютерной и оргтехники, периферии, ноутбуков, карманных компьютеров, цифровых фото- и видеокамер, сотовых телефонов и аксессуаров, а также на проектировании сетей и поставке и настройке программных систем. С изменением и расширением компании остаются неизменными принципы ее деятельности, это - открытость и готовность к сотрудничеству, контроль качества на всех этапах работы, надежность, постоянное совершенствование работы и нацеленность на диалог с клиентами.  
 В настоящее время "Софт-Сервис" - это целая сеть специализированных магазинов компьютерной и цифровой техники.. 
 "Софт-Сервис Центр" специализируется на компьютерной и цифровой технике, периферии и оргтехнике. В сентябре 2003 года открылся первый магазин в северной части города "Софт-Сервис Север". Магазин "Софт-Сервис Pro", расположенный на одной из главных улиц города - проспекте Октября, был открыт в ноябре 2003 года. Открытие этого магазина позволило компании расширить ассортимент предлагаемой покупателям техники и значительно увеличить возможности комфортного обслуживания Клиентов. 
 В декабре 2004 года, следуя пожеланиям многочисленных иногородних Покупателей, компания "Софт-Сервис" открыла собственный магазин во втором по величине и значимости городе республики - Стерлитамаке.  
В июне 2006 года магазин "Софт-Сервис" был открыт в молодом и перспективном городе Салават.  
 Вслед за появлением магазинов компании на юге Республики в городах Стерлитамак и Салават, магазин "Софт-Сервис" появился на севере, в славном городе Нефтекамск.  
 

     В августе 2007 года специализированный магазин  компьютерной и цифровой техники  Софт-Сервис открылся в городе Октябрьский. 

Вслед за открытием  ряда магазинов в Республике Башкортостан, в апреле 2008 года Центр компьютерной и Цифровой техники Софт-Сервис появился и за её пределами – в городе Магнитогорск. На протяжении всего времени существования "Софт-Сервис" стремился к совершенствованию работы, к тому, чтобы Вам было во всех отношениях удобно с нами работать. Так появился первый в Башкортостане компьютерный интернет-магазин "Софт-Сервис", заказ компьютеров по телефону, возможность покупки техники в кредит и многие другие услуги. Компания "Софт-Сервис" заняла и удерживает позиции лидера компьютерного рынка республики благодаря не только большому ассортименту и выгодным ценам, но и вниманию, которое уделяется дополнительным услугам и послепродажному обслуживанию клиентов. Доставка техники, апгрейд, консультации техподдержки - вот далеко не полный перечень услуг, которыми пользуются покупатели.  
 Компания "Софт-Сервис" работает более чем с сотней поставщиков, что позволяет нам быстро обновлять ассортимент своих салонов, предлагая своим Покупателям как зарекомендовавшие себя модели компьютерной, цифровой, аудио- и видеотехники, так и новинки рынка, а также работать под заказ.  
 "Софт-Сервис" является авторизованным партнером более чем 50 компаний и авторизованным сервисным центром. 
 

2.2. Миссия фирмы, цель, ценности.

      Миссия компании «Софт-Сервис»

      Делая доступным для каждого человека и любой компании достижения высоких цифровых технологий, осуществлять успешное развитие своих Клиентов, нашей Компании и ее сотрудников.

Ценности Компании Софт-Сервис 

      Цель  компании «Софт-Сервис»

     Стать компанией № 1 на рынке цифровых технологий, предоставляя покупателям возможность осознано и оптимально выбирать для себя компьютерную и цифровую технику и сопутствующие услуги 
 
 
 

Схема 1. Дерево целей предприятия

     Служба  качества занимается совершенствованием работы компании в области предоставления покупателям товаров и услуг. Контролируют соответствие работы подразделений принятым стандартам, обрабатывают пожелания покупателей, рекламации и жалобы. Занимаются сертификацией Компании на соответствие высоким мировым стандартам качества ISO 9001.