Отчет по практике в ГКУКО «Государственный Архив Кемеровской области в г. Новокузнецке»

15. оказывает по поручению Архивного  управления Кемеровской области  научно-методическую помощь архивным  органам и учреждениям  муниципальных  образований;

16. на основе государственных  программ развития архивного  дела, отраслевых программ, с учетом  состояния Учреждения разрабатывает  и по согласованию с Архивным  управлением Кемеровской  области  утверждает планы работы, представляет  отчеты о своей деятельности;

17. разрабатывает и внедряет  прогрессивные методы работы  на базе отраслевых нормативов, результатов научных исследований, изучения и обобщения передового  отечественного и зарубежного  опыта;

18. принимает меры по комплексному  решению вопросов улучшения труда  работников Учреждения, их социальной  защите;

19. своевременно и внимательно  рассматривает поступившие от  учреждений и граждан предложения  и заявления; принимает меры к  устранению недостатков в работе  Учреждения и его подразделений.

Учреждение имеет право:

1. деятельности за счет средств  областного бюджета в пределах  утвержденных бюджетных ассигнований  и доведенных лимитов бюджетных  обязательств. Заключение и оплата  учреждением контрактов, иных договоров, подлежащих исполнению за счет  бюджетных средств, производятся  в пределах доведенных ему  по кодам бюджетной классификации расходов бюджета лимитов бюджетных обязательств и с учетом принятых и неисполненных обязательств в соответствии с Бюджетным Кодексом Российской Федерации;  

2. получать в установленном порядке  от государственных организаций  – источников комплектования  независимо от их ведомственной  подчиненности, а также (на договорной  основе) от негосударственных организаций  необходимые материалы о работе  и состоянии ведомственных              и межведомственных архивов и  организации документов в делопроизводстве;   

3. иметь своих представителей  в экспертных и ликвидационных  комиссиях организаций для решения  вопросов сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации;   

4. в установленном порядке давать  организациям обязательные для  исполнения указания по вопросам  работы архивов и организации  документов в делопроизводстве. Работники Учреждения для выполнения  своих обязанностей имеют право  посещать в установленном порядке  архивы и делопроизводственные  подразделения организаций;

5. по поручению Архивного управления  Кемеровской области информировать  руководителей организаций, а при  необходимости органы государственной  власти о выявленных недостатках  в сохранности документов и  организации работы с документами  в делопроизводстве; участвовать  в работе других совещательных  органов организаций при рассмотрении  ими вопросов, относящихся к компетенции  архива;

6. привлекать в установленном  порядке из других организаций  квалифицированных специалистов  в качестве консультантов, экспертов;

7. иметь авторские права на  подготовленные, изданные и не  изданные Учреждением сборники  документов, справочники и другие  издания в пределах, установленных  законодательством Российской Федерации, законодательными и иными правовыми  актами Кемеровской области;   

8. разрабатывать на основе типовых  норм, а также самостоятельно, и  утверждать нормы времени и  выработки на основные виды  работ, выполняемые в Учреждении;  

9. осуществлять в установленном  порядке отдельные виды деятельности  в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации, разрабатывать расценки на услуги, применять договорные цены;

10. приобретать в государственную  собственность Кемеровской области  документы негосударственной части  Архивного фонда по профилю  Учреждения, в том числе на  аукционах;

11. в соответствии с действующим  законодательством распоряжаться  оборудованием, инвентарем и другими  материальными ценностями и ресурсами;

12. кооперировать на договорных  началах печатные издания, материальные  средства с архивными учреждениями, общественными организациями и  благотворительными фондами, с другими  юридическими и физическими лицами  для улучшения деятельности и  социальных условий коллектива;

13. объединяться в установленном  порядке на договорной основе  в профессиональные ассоциации  с другими юридическими лицами, входить в межотраслевые, региональные  и другие объединения, создавать  временные творческие коллективы  для реализации задач в области  издательской, публикаторской или иной деятельности, не противоречащей действующему законодательству и задачам, предусмотренных Уставом;

14. безвозмездно получать денежные  средства и материальные ценности  из благотворительных и других  общественных фондов, от иных  юридических и физических лиц, использовать их на развитие  материально-технической базы Учреждения;  

15. обеспечивать своих работников  безопасными условиями труда                      и нести ответственность в  установленном порядке за вред, причиненный работнику увечьем, профзаболеванием, либо иным повреждением  здоровья, связанным с исполнением  им трудовых обязанностей;

16. представлять в Архивное управление  Кемеровской области отчеты  о  бюджетной деятельности Учреждения.

 

 Учреждение возглавляет директор, назначаемый на эту должность  и освобождаемый от должности в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации и Кемеровской области. Права и обязанности директора Учреждения, а также основания для расторжения трудовых отношений с ним регламентируются трудовым договором, заключаемым с начальником архивного управления Кемеровской области. Структура учреждение представлена на рисунке 1.

 

 

 

 

Рисунок 1 - Структура ГКУКО « Государственный архив Кемеровской области в г. Новокузнецке»

 

Директор Учреждения:

1. организует деятельность Учреждения и несет персональную 
   ответственность за выполнение возложенных на Учреждение задач;
2. разрабатывает штатное расписание и структуру Учреждения: в установленном    порядке    представляет   их   на   утверждение    начальник; Архивного управления Кемеровской области;
3. утверждает надбавки и доплаты работникам, определяет порядок и размеры премирования;
4. издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания, проверяет их исполнение;
5. осуществляет прием и увольнение работников Учреждения, не 
   входящих в номенклатуру Архивного управления Кемеровской области;
6. решает вопросы выдачи документов учреждениям организациям    во    временное    пользование,    для    публикации,    работы исследователей в читальном зале архива;
7. организует повышение квалификации работников Учреждения, разработку и реализацию мероприятий по научной организации труда, внедрению прогрессивных форм и методов работы, социально-экономическим вопросам;
8. обеспечивает надлежащую техническую эксплуатацию помещений Учреждения, соблюдение правил пожарной безопасности, внедрение в практику рациональных систем хранения документов, определяет потребности Учреждения в оборудовании и материалах.

 

Заместитель директора по основной деятельности.

 

На заместителя директора возлагаются следующие функции и должностные обязанности:

1. ведение учета поступления  и выбытия документов Архивного  фонда Российской Федерации;

2. ведение учета личного состава  Архива, в соответствии с унифицированными  формами первичной учетной документации;

3. участие в работе экспертно-методической  комиссии Архива;

4. оформление приема, перевода и  увольнения работников в соответствии  с трудовым законодательством;

5. формирование и ведение личных  дел работников, внесение в них  изменения, связанные с трудовой  деятельностью;

6. подготовка необходимых материалов  для квалификационных, аттестационных  комиссий;

7. заполнение, учет и хранение  трудовых книжек;

8. ведение учета предоставления  отпусков работникам, осуществление  контроля за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

9. контроль за своевременным представлением работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе;

10. заполнение листков о временной  нетрудоспособности на основании  решения комиссии по установлению  стажа;

11. в установленном порядке представлять  табель, содержащий сведения о  фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях  трудовой дисциплины и др.

12. принимать и регистрировать  поступающую и исходящую корреспонденцию  и передавать ее в соответствии  с принятым решением директора  Архива конкретным исполнителям;

13. ведение базы данных «Архивный  фонд» на уровне администратора, технолога, пользователя;

14. составление договоров о передаче  на государственное хранение  документов от ликвидированных  организаций, счетов на оплату, счет  фактур, актов выполненных работ;

15. консультирование организаций  о сдаче документов на государственное  хранение по личному составу.

 

Главный архивист - исполнитель запросов социально-правового характера:

1. консультирует   посетителей    о   порядке   получения    справок    социально-правового характера и по вопросам розыска материалов в случае отсутствия документов в Государственном Учреждение   «Государственный   архив   Кемеровской  области   в   г. Новокузнецке»;
2. разъясняет правила заполнения анкеты-заявления и проверяет правильность заполнения посетителями анкеты;
3. выдает архивные справки и копии документов. Ведет учет и регистрацию  запросов и ответов на них;
4. наводит справки по запросам социально-правового характера: изучает содержание запросов учреждений и заявлений граждан;
5. пересылает запросы по принадлежности с отправлением копии сопроводительного письма заявителю;
6. определяет архивные фонды для просмотра;
7. аросматривает описи и дела с целью выявления сведений, необходимых для наведения;
8. Ззапрашивает  у  заявителя  дополнительные  сведения,   необходимые  для  наведения справок;
9. обеспечивает  сохранность  описей  документов  по  личному  составу,  а также дел полученных для работы из хранилищ;
10. организует работу читального зала;
11. совершенствует  профессиональные  знания,  изучает  и  использует  передовой  опыт ты архивных учреждений по исполнению запросов социально-правового характера.

 

Главный архивист - хранитель фондов:

 

1. осуществляет работы по обеспечению сохранности, учету и рациональному размещению документов в архивохранилищах, также прием на государственное хранение документов постоянного и долговременного хранения;
2. организует работы по размещению, розыску, топографированию, выдаче документов из архивохранилищ;
3. контролирует температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режим хранения документов в архивохранилищах, так же соблюдения в архивохранилище правил по охране труда, технике-безопасности и противопожарной защите;
4. принимает  участие в разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях;
5. участие в работе экспертно - проверочной комиссии;
6. решение вопросов по поручению директора о выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, а также выдачи подлинников уникальных и особо ценных документов из архивохранилищ;
7. составляет планы отчетов, о работе архивохранилища, паспорта архивохранилища;
8. выполнение других видов работ в случае производственной необходимости.

 

Главный архивист - реставратор архивных документов:

 

1. выполняет работу, связанную с обеспечением   сохранности   документов   ГКУКО «Государственный архив Кемеровской области в г. Новокузнецке». Комплекса работ, связанных с реставрацией архивных документов;
2. получает  дела для реставрационных работ от хранителя фондов;
3. подготовка дел и подбор листов по порядку в соответствии с листом-заверителем;
4. отбирает листы для реставрации в соответствии с листом-заверителем;
5. занимается удалением поверхностных  загрязнений  (старый  клей, нитки,  скрепки  и  т.д.), расправление листов;
6. выполняет физическую реставрацию документов;
7. наращивает корешки документов;
8. укрепляет поля документов, заделывает разрывы;
9. занимается укреплением бумажной основы документа способом дубляжа, заделыванием выпадов и отрывов;
10. сушит,   отпрессовывает  и   подбирает  отреставрированные  документы  по  номерам листов;
11. обрезает листы (не затрагивая текста), и комплектует дело;
12. сверяет количество листов в деле с записью в листе-заверителе;
13. в отсутствие хранителя фондов выполняет его обязанности.