Организация документооборота по учету кассовых операций

Самарский институт

Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ВЫСШАЯ ШКОЛА ПРИВАТИЗАЦИИ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА»

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

По дисциплине : «Стратегический управленческий учет»

по теме: «Организация документооборота по учету кассовых операций»

 

 

 

Выполнил: студент(ка)

группы: М-ЗД-13-3-6(БЧ)

Наумова Т.В.

Проверил:

Преподаватель Туктарова Л.Р.

 

 

 

г. Березники

2015 г.

 

Содержание

 

Введение          3

Порядок ведения кассовых операций     4

Заключение         10

Приложение         11

Список литературы        12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Юридические лица всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) должны вести документальный учет кассовых операций.

Целью данной работы является анализ порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.

 Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях являются первичные документы. При документальном оформлении кассовых операций необходимо придерживаться следующих требований:

• не допускается применение бланков по устаревшим и произвольным формам;

• записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, с помощью средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения;

• свободные строки в документах необходимо прочеркивать;

• перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем по согласованию с главным бухгалтером;

• на первичных документах, прошедших обработку, должны присутствовать дата записи в учетном регистре и подпись бухгалтера, исключающие возможность их повторного использования;

• все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, обязательно погашаются штампом или надписью от руки «Получено» («Оплачено») с указанием даты (число, месяц, год)1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Порядок ведения кассовых операций

 

Поступление и выдача из кассы наличных денежных средств оформляются рядом унифицированных форм первичных документов по учету кассовых операций: «Приходный кассовый ордер» (N КО-1); «Расходный кассовый ордер» (N КО-2); «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» (N КО-3); «Кассовая книга» (N КО-4); «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (N КО-5)2.

1. Приходный кассовый ордер (форма N КО-1) используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации, как в условиях ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и заверяется главным бухгалтером или уполномоченным на то лицом. При поступлении в кассу наличных денег выдается квитанция приходного кассового ордера, которая вносится в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов и передается покупателю (товара, услуг), а приходный кассовый ордер остается в кассе3. При заполнении приходного кассового ордера в строке «Основание» обязательно указывается содержание хозяйственной операции.

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: самого ордера и отрывной квитанции. Ордер остается у учреждения, квитанция передается лицу, вносящему деньги.

В строку "Принято от" вносятся полностью Ф.И.О. лица, передающего деньги. В строке "Основание" указывается содержание операции:

• "Возврат подотчетных сумм";

• "Оплата за оказанные услуги (наименование услуг)";

• "Плата по договору".

Сумма заносится прописью с большой буквы, а копейки - цифрами. Если оформляется поступление денег от покупателей, то в строке "В т. ч" цифрами указывается сумма НДС, уплаченная клиентом. Если продажа не облагается налогом, в строке делается запись: "Без налога (НДС)" В строке "Приложение" перечисляются прилагаемые документы: при возврате в кассу неиспользованных подотчетных сумм указываются номер и дата авансового отчета, при получении денег с лицевого счета - номер денежного чека.

При поступлении наличных денег с лицевого счета квитанция от приходного кассового ордера прилагается к выписке со счета. Кассовые операции по приходному ордеру производятся в день его выписки и регистрации. Выдача приходных ордеров на руки лицам, вносящим деньги в кассу, запрещается.

2. Расходный кассовый ордер (форма N КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Данный ордер выписывается в одном экземпляре, заверяется подписью руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными на то лицами и вносится в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна4.

В случае выдачи денежных средств в подотчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

В ордере указываются полностью Ф.И.О. лица, получающего деньги, основание их получения (номер и дата документа), сумма прописью (копейки - цифрами), прилагаемые документы. В строке "Получил" получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой указывает выданную ему сумму: рубли - прописью с заглавной буквы, копейки - цифрами, ставит дату и подпись.

В строке "По" пишутся наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя, как правило паспорта.

В бланке расходного кассового ордера строка с указанием выданной суммы, данные документа, удостоверяющего личность получателя денег, всегда пишутся от руки.

Выдача наличных денег из кассы  производится также и по другим документам (платежным и расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Если выдача денег производится по доверенности, в тексте ордера после Ф.И.О. получателя денег бухгалтерией указываются Ф.И.О. доверенного лица. При этом в случае выдачи денег по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости 5

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, в случае болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся по расходным ордерам 6.

Если установленные сроки оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий истекли, а деньги выплачены не были, кассир должен:

• в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

• составить реестр депонированных сумм;

• в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

• записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер № ".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на них составляется один общий расходный ордер 7. Выдача расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, получающим деньги, запрещается. В расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача денег по ордерам может производиться только в день их составления и регистрации.

 

3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) применяется для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иных) и заполняется бухгалтерией до передачи их в кассу. Расходные кассовые ордера, оформленные по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи 8.

Журнал представляет собой таблицу, в левой части которой отражаются приходные документы (дата, номер, сумма, а в примечании пишут основание), а в правой - данные расходных документов.

Ордера должны иметь сквозную нумерацию в хронологическом порядке Сначала оформляется кассовый ордер, затем он регистрируется, и только потом по нему выдаются или принимаются деньги. Приходные и расходные ордера нумеруются раздельно. С января нумерация начинается с первого номера.

4. Кассовая книга (форма N КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые, необходимые кассиру для отчета, являются отрывными, причем оба экземпляра нумеруются под одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Записи вносятся кассиром после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовую книгу можно вести и автоматизированным способом 9.

 

5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Книга открывается на год и заполняется старшим кассиром. Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие и определяется их состояние 10. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге 11.

Применение бланков строгой отчетности

При оказании услуг населению учреждения могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Это возможно при условии выдачи потребителям бланков строгой отчетности (Постановление № 359).