Организационная структура и SWOT-анализ. Применение теоретической части к работе руководителя ателье

 

 

 

Таблица 2. Анализ затрат времени менеджера в течении работы 30 марта 2010 года.

 

 

Как видно из этих двух таблиц, деятельность организации начинается в 9 часов утра проверкой присутствия сотрудников и заканчивается около 7 часов вечера совещанием. Среднее время руководителя составляет 9 часов 57 минут, или 597 минут. Однако, считается, что нормальный режим работы составляет 8 часов или 480 минут (это число указано как максимальное рабочее время в трудовом законодательстве России). Следовательно, для качественной работы менеджеру необходимо дополнительное время, что говорит о необходимости рационального использования бюджета времени.

Из приведенного в таблицах 1,2 графика работы также можно сделать вывод, что руководитель данной организации является человеком, который если и расходует время непроизводительно, то лишь небольшую его часть. Он применяет планирование своей деятельности, так как в течение двух дней многие схожие действия он осуществлял примерно в одно и то же время.

Проанализируем график работы менеджера по таблицам 1 и 2.

Во-первых, сразу бросается  в глаза, что в течении рабочего дня руководитель проводит не одну проверку работников. Чрезмерный контроль вредит рабочему процессу, а вовсе  не оказывает положительного влияния  на него.

В течении дня он несколько  раз контролирует деятельность своих  работников: предварительно проверяет  их присутствие на рабочем месте, их работу в течение рабочего дня  и по окончании рабочего дня, также  он наблюдает за тем, как происходит процесс приема заказа. Это время  в сумме занимает 35 минут в  первый день  и 55 минут во второй день, то есть 45 минут в день, что  составляет около 7 процентов времени, которое руководитель проводит на работе. Это время не выходит за рамки, в которых оно не сильно влияет на загруженность руководителя, при  этом он получает информацию, которая  будет необходима при совершенствовании  структуры организации,  производственных процессов и принятия управленческих решений.

Работа с корреспонденцией. Она занимает в среднем 7 процентов  рабочего времени менеджера (45 минут). Менеджер получает мало корреспонденции, однако читает большое количество различных подписных изданий коммерческого характера, в том числе и посредством сети интернет. Таким образом работа с корреспонденцией, газетами и журналами является для руководителя источником деловой информации. Это время также вполне удачно распределено руководителем, так как он получает свежую информацию утром (в самом начале работы) и отправляет корреспонденцию, тоже утром, не оставляя ее «на потом».

Определенное время занимает отдых, послеобеденный и после каких-либо поездок. Время отдыха составило  в первый день 55 минут (8% рабочего времени), во второй день 25 минут (4% рабочего времени), то есть время отдыха также было незначительным.

Одним из самых длительных действий, осуществляемых менеджером, является изучение и разбор разных бумаг. Работа с бумагами заняла столько  времени: первый день – 195 минут (30% времени), второй день 185 минут (28% времени). Работа с бумагами – процесс очень  емкий в части временных затрат.

Еще один растянутый во времени  процесс – это различного рода поездки руководителя. Если в первый день на это было затрачено 145 минут (22% времени), то во второй уже 245 минут (37% времени), что связано с тем, что  именно 30 марта  был заключен договор  на поставку сырья фирме «Иголочка», а также необходимостью осуществить  закупки офисных принадлежностей.

Из анализа рабочего дня  руководителя сразу видно, что рабочий  день у него превышает желательные 8 часов. Главной целью оптимизации рабочего времени, на мой взгляд, следует поставить сокращение рабочего дня до 8 часов. Это даст возможность руководителю иметь большее время для отдыха и жизни вне рабочего места.

Первый метод тайм-менеджмента, который следует применить в  данном случае – это передача части  своих обязанностей своим подчиненным. К этим обязанностям могут относится такие:

-сортировка почты (первичная работа с корреспонденцией);

-частично работа с бумагами (с документами, которые могут быть заполнены и обработаны сотрудниками, при этом необходим контроль за их заполнением);

- возможна передача таких функций, как доставка партий сырья, которые доставляются за собственный счет, и поездки для изучения возможности поставок сырья, если для этого не требуется присутствия менеджера;

 

- работу с персоналом, наблюдение и анализ работы сотрудников также можно поручить какому-либо сотруднику. Однако, при этом может возникнуть проблема нехватки персонала. Функции работы с персоналом могут быть переданы начальнику цеха при соответствующем стимулировании его деятельности и после необходимого обучения. На мой взгляд, подобная передача должностных обязанностей может освободить более часа времени руководителя, из них 45 минут будет занимать наблюдение за работой персонала, более 15 минут в день – работа с документами.

Дальнейшее сокращение рабочего дня может происходить за счет оптимизации графика работы. Оптимальный  рабочий день составляет 480 минут, а 60% от этого времени – 290 минут  или 4 часа 40 минут. Остальное время  следует оставить незапланированным.

К обязательным мероприятиям в рабочем графике руководителя следует относить: Подготовку и проведение совещаний (около 75 минут), работу с  корреспонденцией и почтой (более 30 минут при передаче сортировки подчиненным), обед (около 20 минут), отдых (около 40 минут  в день), изучение и работа с бумагами (более 175 минут). Иные дела могут быть переданы другим сотрудникам или  могут быть сделаны в оставшиеся 40% времени. Эти дела также не могут  быть внесены в рабочий график менеджера, так как они не возникают  периодически (например, поездка с  целью подписания договора на поставку сырья), а могут появится в любой  момент времени.

Наиболее благоприятным, на мой взгляд, будет являться такой  распорядок дня, при котором работа с корреспонденцией будет запланирована  на утро, проведение совещаний на вечер, а обед – на обеденное время.

Отдых желателен послеобеденный, а текущий отдых и работу с  бумагами наилучшим для себя образом  может соотнести со временем сам руководитель. 
 Если учесть все вышеуказанные затраты времени как запланированные в 8- часовой рабочий день, то получится, что они составляют 71 % от этого рабочего дня вместо рекомендуемых 60 %. Для того, чтобы исправить эту ситуацию есть только один выход –руководителю необходимо научиться более быстро работать с бумагами. Возможно, для этого потребуется посещение различных специальных тренингов или курсов, однако это может дать значительный эффект экономии времени.

Также руководителю следует  заниматься борьбой с различными «ворами времени». В данном случае следует запретить пускать к руководителю лиц, которые могут помещать ему работать (например, распространители разной литературы и т.п.).

В целом же можно сказать, что у руководителя фирмы «Иголочка» довольно хорошо продуманный рабочий день.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В данной работе были изучены основные приемы и методы тайм-менеджмента, позволяющие рационализировать рабочее время сотрудника вообще и менеджера в частности, уменьшить непроизвольные затраты бюджета времени и в итоге увеличить производительность труда.

Эти приемы и методы были рассмотрены мной на примере ангарского швейного ателье «Иголочка». Для этого был произведен анализ бюджета времени менеджером фирмы, даны некоторые рекомендации по улучшению планирования рабочего дня. На основе анализа дана оценка по использованию рабочего времени менеджером..

Тайм-менеджмент – это совокупность знаний, имеющих огромное как экономическое  значение, так и значение личное. Экономическое значение заключается  в том, что за счет рационального  использования времени возможно значительное повышение производительности труда как отдельного человека, так  и всего коллектива в целом. Значение тайм-менеджмента для отдельного менеджера заключается в том, что он позволяет ему обрести значительное количество свободного времени, которое будет поможет менеджеру ощущать себя более свободным, уделять больше внимания отдыху, здоровью и личной жизни.

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Материалы сайта www.improvement.ru
2. Материалы сайта www.top-manager.ru
3. Материалы сайта www.akmr.ru
4. Материалы сайта www.zarplata.ru
5. Материалы сайта www.e-xecutive.ru
6. Архангельский Г. “Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы” М.: АиСТ-М, 2003
7. Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время” М.: Интерэксперт, 1995
8. «Директор» № 2-2004, с.24-26.
9. М. Мескон «Основы менеджмента», 1997