Организационная структура и SWOT-анализ. Применение теоретической части к работе руководителя ателье

б) Плохо налаженный в  организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек  всегда полностью уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл. Однако это не всегда происходит именно так. Каждый работник имеет свои рамки восприятия, которые могут легко искажать полученную информацию. Далеко не все современные  менеджеры решили эту задачу для себя и своих сотрудников, введя унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения.

в) Отсутствие четкого распределения  работ по степени их важности.  Это зачастую приводит к тому, что менеджер в первую очередь выполняет работу, которая на самом деле не имеет большого значения. При этом на такую работу расходуется значительная часть времени, необходимая для решения действительно важных проблем.

г) Выполнение задач, с которыми вполне могут справиться подчиненные. Чаще всего менеджер выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они не смогут выполнить эту работу так же качественно, как и он сам. Здесь речь идет об отсутствии уверенности в должной  квалификации сотрудников.

1.3.2. Причины, которые не зависят от менеджера

Ко второй группе относят  факторы, которые не зависят от руководителя. Это работа с корреспонденцией, большой  поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много  времени. Рассмотрим эти факторы.

а) Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют,          что 20-30% своего времени руководитель тратит на изучение корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по-настоящему нужны. В деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%.

б) Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами  могут служить такие дела, как  оформление помещений, в которых  проводится ремонт, выбор мебели, необходимость  лично проверять различные стороны  деятельности организации. Зачастую это  связано с некомпетентностью  подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность.

в) «Воры времени», это  непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. К этому фактору относятся: телефонные звонки, проблемы с оборудованием, исправление ошибок, отвлекающие факторы на рабочем месте, т.д.

1.3.3. Причины, непосредственно связанные с личностью менеджера

К третьей группе относятся: постоянная спешка, доработки дома, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на бюджет рабочего времени, менеджер должен измениться сам. Иначе они не позволят ему рационально использовать бюджет своего времени. Я думаю, что это серьезная группа факторов. Поэтому, чтобы эффективно управлять своим временем, необходимо сначала измениться самому. А изменить себя – это очень непросто. Рассмотрим перечисленные факторы.

а) Постоянная спешка. В состоянии  постоянной спешки менеджер не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент.

б) Постоянные доработки  дома порождают замкнутый круг, когда  человек не успевает выполнить в рабочее время свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело.

в) Суетливость является результатом плохой организации  рабочего дня. Суетливому человеку тяжело выбрать, за какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами, одинаково срочными и одинаково длительными в решении, он никак не может выбрать, за какое из них взяться, и из-за этого происходит потеря времени.

Для наиболее эффективного и рационального использования  своего времени менеджеру необходима система планирования времени и управления им. Такая система рассматривается в тайм-менеджменте.  Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, используя которые можно добиться значительного сокращения времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся:

- анализ использования рабочего времени,

- постановка целей, которых хочет достигнуть менеджер,

- планирование рабочего времени,

- выработка методов борьбы с причинами нерационального использования времени.

Анализ использования бюджета времени – это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование времени менеджером, его причины, а также дает возможность выделить из всех причин основные, которые оказывают наиболее отрицательное воздействие на использование времени.

Постановка целей –  необходимый этап, помогающий ориентироваться  в том, какие методы управления временем следует применять. Планирование –  это такой процесс, в ходе которого составляется список задач, которые  необходимо выполнить за определенный промежуток времени.

1.4. Основные методы управления временем (Тайм-менеджмент)

Для решения проблем, связанных  с более эффективным использованием времени, существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако, тайм-менеджмент – это не строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм- менеджмент – это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организации следует подбирать их отдельно, индивидуально. 

1. Анализ использования временного ресурса

 Он поможет менеджеру выявить временные потери. Такой анализ просто необходим, особенно если неизвестно на что расходуется время, сколько его требуется для выполнения тех или иных работ, какие факторы стимулируют и ограничивают работоспособность.

Чтобы адекватно анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей. Наиболее достоверным является ведение учета времени в ходе работы, так как при учете времени «потом» можно забыть и упустить некоторые детали. В процессе анализа выявляются сильные и слабые стороны используемого временного ресурса. Для этого надо ответить на некоторые вопросы:

-была ли работа необходимой? (если более 10 % рабочего времени  было потрачено не на необходимую  работу, это говорит о проблемах  с определением приоритетов);

-оправданы ли временные  затраты?  (если более 10% рабочего  времени составляли дела, затраты  времени на которые не оправданы,  нужно проанализировать причины,  по которым расход времени  был слишком велик и постараться  учитывать их в будущей работе). 
          - было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации). 
      - был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

В результате анализа выявляются «воры времени», различные ошибки использования бюджета времени. Необходимо определить их причины, выработать методы борьбы с ними, наиболее подходящие для конкретного менеджера.

2. Планирование времени

Основным методом, помогающим эффективно использовать бюджет времени, является планирование. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным  и краткосрочным. Главным преимуществом  планирования является то, что оно  приносит выигрыш во времени. Увеличение временных затрат на планирование в  конечном счете приводит к экономии времени в целом.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель. На их основе устанавливаются среднесрочные  и краткосрочные цели.

 Сам процесс планирования  заключаются в том, что формулируются  будущие результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования:

- во-первых, следует осуществлять  планирование в письменном виде.

- во-вторых, следует учитывать  результаты предшествовавшего анализа  использования рабочего времени.  В процессе данного анализа  выявляются ошибки, присущие менеджеру  в планировании своего времени  и способы нейтрализации последствий  этих ошибок.

- не следует планировать рабочий день полностью. Следует оставлять незапланированное время для непредвиденных дел.

- следует регулярно пересматривать  планы, так как в виду постоянного  изменения окружающей среды может  оказаться, что некоторые планы  менеджера уже не соответствуют  целям организации. Такие планы  нуждаются в корректировке.

- планы должны быть  реалистичными и согласованными. Они должны согласовываться не  только друг с другом, но и  с планами коллег, подчиненных.

1.5. Мероприятия, помогающие рационализировать использование временного бюджета времени