Моделирование бизнес-процесса. Распределение товара по торговым точкам в ООО «ДНС»

 

Раздел 5.3. Входы Процесса Раздел

5.3.1. Входы по  управлению

Владелец процесса лично получает следующую информацию

 

№		Поставщик информации		Документ		3.5.3. Идентификатор
От вышестоящего руководителя
1		Генеральный директор		Приказ		Приказ_№, дата
От внутренних поставщиков
2		Процесс компании		План с информацией о товаре, Накладные		План на «дата» Накладная №
От внешних поставщиков
3	Банк		Подтверждение оплаты		Подтверждение, № , дата
4	Налоговая Инспекция		Подтверждение получения отчета		Подтверждение получения отчета  от «дата»

Раздел 5.3.2. Входы процесса

Входы процесса предоставляют следующие поставщики:

 

№	Поставщик	Вход	3.5.4. Идентификатор для документа/Ссылка на ТУ для продукта
1	Внутренние клиенты	Информация	Список оставшегося товара на складе на «дата»
	Внешние клиенты	Товар	Накладная, № ,дата

 

Раздел 6. РЕСУРСЫ ПРОЦЕССА

Раздел 6.1. Численность и квалификация персонала

Необходимая численность сотрудников и их квалификация закреплены в штатном расписании (расписаниях) подразделений:

Отдел закупок – 6 сотрудников (Опыт от 3 лет, высшее экономическое образование)

Отдел автоматизации – 3 сотрудника (опыт работы от 3 лет, высшее образование).

Отдел доставки – 5 сотрудников (Опыт работы более 1 года,среднее специальное образование).

          Склад – 4 сотрудника (Опыт работы  более 1 года, образование среднее).

 

Раздел 6.2. Инфраструктура

Главный магазин (офис) размещается в 2 этажном здании, на первом этаже здания о складское помещение. На втором этаже здания расположены кабинеты отдела закупок, отдела автоматизации, отдела доставки, кабинет генерального директора.

В цокольном этаже расположен гараж, для машин предназначенных для доставки товара по городу

           У каждого сотрудника в распоряжении  персональный компьютер отвечающий современным стандартам технологий и программного обеспечения. Каждый отдел имеет свою локальную сеть, которая соединена с сетями других отделов средствами маршрутизаторов. На входе в здание оборудован охраняемый 24 часа в сутки контрольно-пропускной пункт. Периметр здания находится под видеонаблюдением. Имеется следующие необходимое для деятельности оборудование:

-  торговые стеллажи

- кассовые аппараты

- компьютеры, прочая орг.техника

-  оборудование для  штрих-кодирования

Раздел 7. ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОЦЕССА

Раздел 7.1. Управление документацией и данными

7.1.1. Порядок разработки, утверждения и управления инструкций, регламентирующих выполнение отдельных подпроцессов, составляющих процесс, и данных о процессе, производится в соответствии с требованиями документированных процедур «Порядок управления документацией» и «Порядок управления записями по процессам».

Раздел 7.2. Графические схемы процесса

 Графическая  схема процесса «Распределение  товара по торговым точкам»  в ООО «ДНС» см. рисунок 3 работы.

Раздел 7.3. Матрица ответственности процесса «Распределение товара по торговым точкам в ООО «ДНС»»

Подпроцессы	Должности
	Коммерческий директор,	Начальник отдела закупок	Кладовщик	Отдел доставки
Управление процессом	О	-	-	-
1. Формирование заявки на заказ товаров	И	О	-	-
2. Доставка товара на склад	И	У	О	- -
3.Доставка товара на  торговые точки	И	У	-	О

ОТ (О)— ответственный за выполнение подпроцесса.

УЧ (У)— участвует в выполнении подпроцесса.

ИН (И) — получает информацию о ходе и результатах процесса.

Раздел 7.4. Описание процесса

Раздел 7.4.1. Описание схемы управления процессом

Владелец процесса получает следующую информацию от подчиненных о ходе и результатах процесса:

№№	Подпроцесс-поставщик информации	Документ	3.5.5. Идентификатор
1.	От всех подпроцессов	Отчет о проделанной работе	Отчет, №, дата

 

Раздел 7.4.2. Описание схемы подпроцессов

Подпроцесс № 1 Заявка на заказ товара

Ответственным за выполнение подпроцесса является начальник отдела закупок.

 

 

№	Наименование документа	Идентификатор
	Должностная инструкция начальника отдела закупок	Должностная инструкция
	Регламент подпроцесса «Заявка на заказ товара».	Регламент

 

Подпроцесс № 2 Доставка товара на склад

Ответственным за выполнение подпроцесса является кладовщик.

№	Наименование документа	Идентификатор
	Должностная инструкция кладовщика	Должностная инструкция
	Регламент подпроцесса «Доставка товара на склад»	Регламент

Подпроцесс № 3 Доставка товара на торговые точки

Ответственным за выполнение подпроцесса является отдел доставки.

№	Наименование документа	Идентификатор
	Должностная инструкция сотрудников отдела доставки	Должностная инструкция
	Регламент подпроцесса «Доставка товара на торговые точки»	Регламент

 

Раздел 8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РУКОВОДСТВА ЗА УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССОМ

Раздел 8.1. Общие положения

8.1.1. Владелец процесса несет ответственность за:

а) доведение до всего персонала важности удовлетворения требований клиентов и нормативных документов;

б) регулярный анализ хода процесса и своевременную разработку корректирующих и предупреждающих действий;

в) обеспечение всех необходимых ресурсов для выполнения работ в рамках настоящего процесса.

2. Владелец процесса осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений.

8.1.3 Владелец  процесса осуществляет контроль показателей процесса, продуктов процесса путем сравнения полученных фактических значений показателей с плановыми/нормальными значениями. Владелец процесса осуществляет мониторинг удовлетворенности клиента путем сравнения полученных фактических значений показателей с значениями показателей за предыдущий период.

5. Владелец процесса ежедневно составляет справку-протокол о результатах измерения показателей.

Раздел 9. АНАЛИЗ ДАННЫХ СО СТОРОНЫ ВЫШЕСТОЯЩЕГО РУКОВОДИТЕЛЯ

9.1. При проведении анализа  вышестоящий руководитель использует следующие документы:

 

№	Наименование документа	Идентификатор
1	Отчет по проведению процесса (его преимущества недостатки возникшие в ходе проведения)	Отчет №_дата.
2	Отчет по проделанной работе  каждого отдела	№документа_дата.

 

9.2. Результаты анализа процесса со стороны руководства оформляются в справке-протоколе настоящего регламента. Разработка корректирующих и предупреждающих действий по результатам анализа процесса со стороны руководства производится в соответствии с требованиями документа «Корректирующие и предупреждающие действия».

9.3. Протокол анализа процесса со стороны вышестоящего руководителя носит силу приказа по предприятию (распоряжения по подразделению) и является обязательным к исполнению владельцем процесса и должностными лицами, взаимодействующим с ним.

Раздел 10. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И АРХИВИРОВАНИЕ

10.1. Подлинник регламента  «Процесс приема ставок» после  окончания срока действия, аннулирования  или замены хранится в архиве ... 3 года.

Раздел 11. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ

Владелец процесса один раз в два года пересматривает данный Регламент процесса на соответствие целям и планам организации.

По итогам рассмотрения Владелец процесса может принять решение о продлении действия Регламента без изменений. В этом случае действие Регламента продлевается на следующие два года, для чего Владелец процесса делает запись в «Листе регистрации изменений» контрольного экземпляра: «Срок действия продлен до _____ года», расписывается и ставит дату. В противном случае Владелец процесса делает запись: «Требует пересмотра. Срок действия продлен до ______ года» (срок продления в этом случае не должен превышать 1 месяц), расписывается и ставит дату. Такая запись инициирует начало пересмотра данной документированной процедуры. Ответственный за ведение документации в финансовом отделе доводит до сведения ОВД других подразделений продление действия Регламента или, после утверждения изменений, рассылает извещения об изменениях Регламента подразделениям-адресатам согласно ведомости рассылки.

Решение об изменении Регламента принимает Владелец процесса на основании предложений других подразделений предприятия, результатов анализа установленных и предвидимых несоответствий, а также рекомендаций внутренних или внешних аудиторов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выводы по Главе 2

Изучая существующие бизнес процессы в компании, были выявлены некоторые недостатки и возможные аспекты автоматизации, которая бы позволила повысить эффективность и сократить затраты, особенно временные. В качестве автоматизируемого процесса был выбран бизнес-процесс «Распределение товаров по торговым точкам», который является наиболее затратным на сегодняшний день в компании, как по трудовым, так и по временным показателям.

Автоматизация бизнес-процесса «Распределение товара по торговым точкам» позволила:

- сократить время на выполнение  бизнес-процесса;

- получать исчерпывающую информацию  о продажах, остатках, заказах;

- минимизировать ошибки в распределении;

- повысить рациональность распределения  товара.

На основании этой модели бизнес-процесса «Распределение товара по торговым точкам» был разработан регламент данного бизнес-процесса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

При исследовании бизнес-процесса «Распределения товара по торговым точкам» в ООО «ДНС» было установлено, что были выявлены некоторые недостатки и возможные аспекты автоматизации, которая бы позволила повысить эффективность и сократить затраты, особенно временные.