Моделирование бизнес-процесса. Распределение товара по торговым точкам в ООО «ДНС»

 

                               Рисунок 1 - Организационная структура ООО «ДНС»

 Оказалось, что спрос и продажи новинок резко падали в течение 2-3 дней. В среднем спрос падал в 5 раз, а время жизни новинок составляло две недели, после чего они переходили в категорию "ассортимент". Нераспроданные новинки, ставшие ассортиментом, шли в товарный запас, который имел низкую оборачиваемость, обесценивался, что приводило к дополнительным издержкам, которые составляли существенную статью издержек компании.

Теперь, имея полное представление об организационной структуре компании, можно провести анализ этой структуры и выявить ее недостатки.

В компании стоит задача повысить прибыль, и составляющими подзадачами были повышение оборота и снижение издержек. Проведя маркетинговые исследования, компания пришла к выводу, что причиной низкого, на ее взгляд, оборота является большое время, затрачиваемое на поставки товара от поставщика на торговые точки, которое составляло два-три дня, а в некоторых случаях до четырех-пяти дней. Оказалось, что спрос и продажи новинок резко падали в течение 2-3 дней. В среднем спрос падал в 5 раз, а время жизни новинок составляло две недели, после чего они переходили в категорию "ассортимент". Нераспроданные новинки, ставшие ассортиментом, шли в товарный запас, который имел низкую оборачиваемость, обесценивался, что приводило к дополнительным издержкам, которые составляли существенную статью издержек компании.  

 

 

1.2 Выбор методологии анализа и моделирования бизнес процесса «Распределение товара по торговым точкам ООО ДНС»

Формирование модели бизнес-процесса является сложной задачей, требующей для своего решения определенного набора методов и средств. Существуют различные методики ведения проектов по описанию процессов. Для каждого проекта выбирается конкретная методика представления процессов в виде схем (диаграмм), выполненных определенным образом. [1, с.34]

Метод создания схемы бизнес-процесса — важнейшая часть методологии проекта, описания бизнес-процессов организации. В    соответствии с определением, любой метод является способом достижения какой-либо цели, решения конкретной задачи. Говоря другими словами, метод — это совокупность практических и теоретических приемов, позволяющих получить решение поставленной задачи.

Поскольку любая организация представляет собой сложную, многогранную систему, то не существует какого-то одного, выделенного метода описания, при помощи которого можно было бы полно описать ее модель.

В процессе моделирования бизнес-процесса «Распределение товара по торговым точкам в ООО «ДНС»» был применен метод ARIS .

В отличии от IDEF0 интегрированная инструментальная среда ARIS является сложной системой и состоит из комплекса взаимосвязанных и взаимодополняющих модулей, выполняющих различные функции. Любая сложная система должна иметь понятную и рациональную структуру, то есть разделяться на части – модули, имеющие вполне законченное функциональное назначение с четко оговоренными правилами взаимодействия. Большим преимуществом методологии ARIS является эргономичность и высокая степень визуализации бизнес-моделей, что делает данную методологию удобной и доступной в использовании всеми сотрудниками компании, начиная от топ-менеджеров и заканчивая рядовыми сотрудниками. [ 5, с. 13]

IDEF0 и ARIS используют несколько разные подходы к их решению. Каждый из подходов используется с учетом конкретный целей моделирования, сложности объекта моделирования и некоторых других факторов. Более подробный сравнительный анализ методов ARIS и IDEF приводится в таблице 1.

№	Критерий сравнения	ARIS	IDEFO
1	Принцип построения диаграммы/логика процесса	Временная последовательность выполнения процедур	Принцип доминирования(см. стандарт IDEFO)
2	Описание процедуры процесса	Объект на диаграмме	Объект на диаграмме
3	Входящий документ	Используется отдельный объект для описания (<<документ>>)	Стрелка слева, стрелка сверху
4	Входящая информация	Используется отдельный объект для описания (<<кластер>>,<<технический термин>>)	Стрелка слева, стрелка сверху
5	Исходящий документ	Используется отдельный объект для описания (<<документ>>)	Стрелка справа
6	Исходящая информация	Используется отдельный объект для описания (<<кластер>>,<<технический термин>>)	Стрелка справа
7	Исполнитель процедуры	Используется отдельный объект для описания(<<позиция>>,<<организационная единица>>)	Стрелка снизу
8	Используемое оборудование	Используется отдельный объект для описания	Стрелка снизу
9	Управление процедурой	Нет. Может быть отражено только символами логики и событий (последовательность выполнения процедур)и или указанием входящих документов	Стрелка сверху
10	Контроль выполнения процедуры	Нет .Может быть отражен указанием входящих документов	Стрелка сверху
11	Обратная связь по управлению/контролю	Нет. Может быть отражена только символами логики(последовательность выполнения процедур)	Стрелка сверху

 

Таблица 1. Сравнительный анализ методов ARIS и IDEF0

В методологии ARIS использовалась EPC диаграмма. При разработке курсовой работе модель описания ARIS более функциональная чем IDEF0 и более понятный язык описания. Также в ARIS хорошо развиты графические средства представления сформированных моделей.

Процесс распределения товара по торговым точкам является основным бизнес-процессом, так как именно от правильно и рационального распределения товара по торговым точкам зависит прибыли компании. Распределение товара по торговым точкам является обязанностью отдела распределения.

Изначально отдел закупок занимается закупкой товара, затем осуществляется доставка товара на склад непосредственно отделом доставки

На склад приходит некоторая партия товара, которая ставится на остаток накладными на поступление. [6, с. 90]

Для начала, логист, формирует в программе 1С отчеты об остатках, продажах и заказах по определенным позициям и складам.

Используя эти отчеты, специалист определяет, сколько и какого товара переместить в тот или иной магазин. Логист просматривает для каждой позиции на каждом складе данные по продажам, остаткам и заказам, которые содержатся в трех разных отчетах. После этого он определяет объем перемещаемого товара. Данные о планируемых перемещениях, которые могут насчитывать несколько сотен строк, фиксируются в электронной таблице. [11, с. 75]

После этой процедуры отделу распределения, на основе полученной таблицы, необходимо сформировать накладные на перемещение с информацией, указывающей кладовщику, куда, какой и в каком количестве товар требуется отгрузить.

Если перемещено, к примеру, 500 единиц товара на 30 складов, получаем 30 накладных по 10-15 строк в каждой. На формирование данного количества накладных отделу распределения также требуется затратить также около часа. Таким образом, процесс распределения поступившей партии товара может занимать 1-2 дня.

Склад по распечатанным накладным раскладывает товар в отдельные коробки - посылки и пломбирует их.

Далее отдел доставки осуществляют доставку товар по торговым точкам.

Сделав анализ данного бизнес-процесса можно сделать следующие выводы. Как было описано выше, чтобы распределить товар логист должен просматривать три разных отчета, что представляет собой очень тяжелую работу и требует определенной внимательности. Для повышения качества логистики было бы намного удобней, чтобы логист во время распределения мог видеть данные по продажам, заказам и имеющимся остаткам в разрезе каждой позиции на каждой торговой точке. Для повышения скорости распределения было бы необходимо, чтобы рутинный процесс формирования многочисленных накладных сводился к минимуму.

После того, как товар распределен и отправлен по торговым точкам осуществляются продажи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выводы по главе 1

Целью любой организации является, извлечение прибыли за счет полезного для потребителя производства тех или иных благ. Соответственно, каждый сотрудник, как важный элемент организации выполняет определенный набор действий, так или иначе направленный на достижение общей цели. В компании  ООО «ДНС» стоит задача повысить прибыль, и составляющими подзадачами были повышение оборота и снижение издержек. Проведя маркетинговые исследования, компания пришла к выводу, что причиной низкого, на ее взгляд, оборота является большое время, затрачиваемое на поставки товара от поставщика на торговые точки, которое составляло два-три дня, а в некоторых случаях до четырех-пяти дней. Оказалось, что спрос и продажи новинок резко падали в течение 2-3 дней. В среднем спрос падал в 5 раз.

Поскольку любая организация представляет собой сложную, многогранную систему, то не существует какого-то одного, выделенного метода описания, при помощи которого можно было бы полно описать ее модель.

В процессе моделирования бизнес-процесса «Распределение товара во торговым точкам в ООО «ДНС»» будет применен метод ARIS .

Большим преимуществом методологии ARIS является эргономичность и высокая степень визуализации бизнес-моделей, что делает данную методологию удобной и доступной в использовании всеми сотрудниками компании, начиная от топ-менеджеров и заканчивая рядовыми сотрудниками.

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ возможностей для оптимизации бизнес процесса «Распределение товара по торговым точкам ООО ДНС»

2.1 Построение моделей бизнес процесса «Распределение товара по торговым точкам ООО ДНС»   

На основе проведения маркетинговых исследований оказалось, что время бизнес-процесса доставки товара от поставщика на торговые точки было большим по сравнению с конкурентами и не соответствовало требованиям клиентов. Торговые точки компании размещались в крупных супермаркетах, и на основе результатов маркетинговых исследований были проанализированы различные группы клиентов. [8, с.76]

Основный бизнес-процесс (бизнес процесс «как есть») «Распределение товара по торговым точкам» в компании «ДНС» полностью не может обеспечивать полноценную работу компании, а значит не полностью осуществляется главная цель ООО «ДНС» - извлечение прибыли. Все это происходит из за того, что новый  товар не поступает в тот же день на торговые точки, из за того, что  весь процесс проходит через большое количество структурных подразделений  (см. рисунок 2).

Были выявлены некоторые недостатки и возможные аспекты автоматизации, которая бы позволила повысить эффективность и сократить затраты, особенно временные. В качестве автоматизируемого процесса мной был выбран бизнес-процесс «Распределение товаров по торговым точкам», который является наиболее затратным на сегодняшний день в компании, как по трудовым, так и по временным показателям.

Как говорилось выше, в компании ООО «ДНС» для осуществления деятельности используется информационная система 1С:Предприятие. Осуществленные доработки позволят сократить трудовые и временные затраты логиста, а также позволит более эффективно осуществлять распределение товаров.

 

Рис 2 - Бизнес процесс «Распределение товара по торговым точкам» в ООО «ДНС»

 

В компании стоит задача повысить прибыль, и составляющими подзадачами были повышение оборота и снижение издержек. Проведя маркетинговые исследования, компания пришла к выводу, что причиной низкого, на ее взгляд, оборота является большое время бизнес-процесса поставки товара от поставщика на торговые точки, которое составляло два-три дня, а в некоторых случаях до четырех-пяти дней. Оказалось, что спрос и продажи новинок резко падали в течение 2-3 дней

Автоматизация предполагает добавление двух новых документов, которые помогут намного быстрее осуществить распределение товара. Более подробно процесс представлен на рисунке 3.

        Для проведения анализа и оптимизации бизнес-процесса была создана рабочая группа, состоящая из сотрудников различных структурных подразделений, участвующих в оптимизируемом бизнес-процессе. Критериями выбора участников были знания технологии этапа бизнес-процесса, выполняемого их структурным подразделением, и компетентность в принятии решений относительно совершенствования бизнес-процесса. В рабочую группу вошли сотрудники, которые представляли свои отделы: 

Помимо прямых участников бизнес-процесса в состав рабочей группы был введен начальник отдела автоматизации, так как ряд операций бизнес-процесса поддерживались информационной системой это как:

• закупка товара;
• приемка и размещение товара на складе;
• распределение товара по торговым точкам;

формирование поставок товара для торговых точек  

 

 

Рис 3- Модель бизнес-процесса «Распределение товара по торговым точкам»

 

Бизнес-процесс информационного обеспечения являлся обеспечивающим для оптимизируемого процесса, и его входы являлись вторичными. Соответственно начальник отдела автоматизации представлял вторичного поставщика оптимизируемого бизнес-процесса и являлся его "косвенным" участником.