Лекции по "Менеджменту"

Все теории имеют право  на существование и каждая по своему интересна.

7.3. Процессуальные теории мотивации.

Процессуальные  теории мотивации (теории процесса мотивации) – теории, предметом исследования которых является динамика взаимодействия различных мотивов, основанная на том, как ведут себя люди с учетом не только их потребностей, но и восприятия, ожидания возможных последствий выбранного типа поведения. Эти теории основаны на учете того, как человек распределяет свои усилия в процессе деятельности и как выбирает конкретный вид деятельности и вид поведения в процессе своей деятельности.

Эти теории говорят о  том, как строится процесс мотивации  и как можно осуществить мотивирование  людей на достижение желаемых результатов.

В самом общем виде теорию ожидания можно сформулировать как учение, описывающее зависимость мотивации от двух моментов: как много человек хотел бы получить и насколько возможно для него получить то, что он хочет, в частности, как много усилий он готов затратить на это. Теория ожидания представляет нам своеобразную «формулу» мотивации, состоящую из трех основных переменных:

- ожидание работником  того, что его усилия дадут  желаемые результаты,

- ожидание того, что  эти результаты повлекут за  собой определенное вознаграждение,

- ожидаемая ценность  вознаграждения (валентность).

Теория справедливости исходит из того, что люди в процессе работы постоянно соотносят затраченные усилия с полученным вознаграждением и сравнивают полученный результат с оценкой других работников. На основании этого сравнения в зависимости от того, удовлетворен ли он, человек строит свое поведение в организации. Если сравнение показывает дисбаланс не в пользу работника, у него возникает чувство несправедливости и психологическое напряжение, снижающее мотивацию.

Комплексная процессуальная модель Портера – Лоулера включает в себя элементы теории ожиданий и теории справедливости. Согласно этой модели, достигнутые результаты зависят от приложенных работником усилий, его способностей, а также от осознания им своей роли в процессе труда. Затраченные усилия, в свою очередь, зависят от ценности вознаграждения и того, насколько человек верят в возможность справедливого вознаграждения.

 

Лекция 8. Иные функции управления.

 

1. Организация  как функция управления.

Организация как  функция управления – это процесс  организации или процесс создания структуры организации.

Основные цели процесса организации:

- распределение работ,  которые необходимо выполнить,  по конкретным отделам и должностям,

- определение задач,  соответствующих конкретным должностям, и меры ответственности по  каждому заданию,

- координация разнообразных видов задач организации,

- создание взаимосвязи  между отдельными работниками,  группами и отделами,

- определение формального  порядка подчиненности,

- распределение и разблокирование  ресурсов организации.

Если структура управления организации не осознана и не описана, то невозможно разработать адекватную систему управления, некорректно даже говорить о ее модернизации или просто об улучшении.

Вопросы структуры управления рассмотрим в следующей лекции.

Процесс управления организацией – это, кроме обозначенных выше аспектов, реализация функций управления организацией.

Среди всего множества  направлений и видов управленческой деятельности нам наиболее интересна  общая функций организовывания  или организация организации.

Организация организации  – это совокупность направлений и видов управленческой деятельности в организации, направленная на обеспечение бесперебойной работы всех ее элементов и осуществление взаимодействия между нами для реализации миссии и достижения главной цели организации.

Данное направление деятельности в литературе также называют организационным проектированием и организационным построением. Организация организации включает в себя несколько основных этапов (рис. 1).

Рассмотрим содержание данных этапов (табл. 1).

Здесь, как при анализе  управленческих решений, встает вопрос об эффективности предпринятых мер и сформированных структур и процессов управления.

Таким образом, в управленческой деятельности выделяется организация  организации, представляющая собой  организационное проектирование и  построение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Этапы  организации как функции управления.

 

Таблица 1. Содержание этапов организации организации.

№	Этап	Составные части этапов	Содержание этапов
1	Анализ факторов внутренней и внешней среды организации	Выявление и описание факторов среды	1. Анализ потенциальных  факторов внутренней среды организации 2. Исследование потенциальных  клиентов, партнеров и конкурентов  организации 3. Прогнозирование влияния  политической, экономической, социальной  и иной ситуации и др.
		Выявление основных взаимосвязей между факторами среды	1. Определение влияния  факторов внешней среды на  структуру организации 2. Выявление взаимодействия  внешнего окружения и наличия  ресурсов у организации 3. Формулирование аспектов  воздействия внешних условий  персонал организации и др.
		Определение степени  разнообразия элементов среды	1. Анализ развития  факторов внешней среды 2. Анализ перспектив  развития факторов внутренней  среды 3. Исследование направлений  развития ситуации и др.
2	Выявление проблем и  целеполагание организации	Выявление проблем и  возможностей организации	1. Выявление проблемных  ситуаций организации 2. Описание возможностей  организации 3. Определение приоритетов  в проблемах и возможностях  организации и др.
		Формулирование миссии и постановка главной цели организации	1. Определение миссии  организации 2. Формулирование главной  цели организации 3. Определение связи  миссии и главной цели организации  и др.
		Декомпозиция миссии и главной цели организации	1. Построение дерева  целей организации 2. Формулирование главных, стратегических и общих целей организации 3. Формулирование тактических,  оперативных, локальных и конкретных  целей, а также задач организации  и др.
		Определение стратегий	1. Формулирование стратегических  альтернатив 2. Выявление приоритетных стратегических направлений 3. Определение ключевой  стратегии организации и др.
3	Проектирование и построение организационной структуры организации	Формирование общей  структурной схемы	1. Определение функциональных  подсистем 2. Определение уровней  управления 3. Проектирование степени  централизации и децентрализации  полномочий и ответственности  на разных уровнях управления  в организации 4. Выявление основных  форм взаимодействия организации  с внешней средой 5. Выбор типа и вида  организационной структуры управления организацией и др.
		Разработка состава  основных подразделений и связей между ними в организации	1. Формирование проектов  руководящих, представительных, исполнительных  и иных органов, а также подразделений  организации 2. Проектирование основных связей между элементами, органами, подразделениями организации 3. Разработка схемы  организационной структуры организации  и др.
		Регламентация организационной  структуры	1. Определение численности  членов организации, которые будут  представлены в тех или иных органах и подразделениях организации 2. Распределение задач  и работ между органами и  подразделениями 3. Разработка процедур  выполнения работ 4. Разработка процедур  взаимодействия подразделений 5. Проектирование дивизиональных, проектных и иных подразделений организации и др.
		Построение матриц распределения  прав и ответственности	1. Формирование правил  принятия решений 2. Распределение ответственности  органов и подразделений за  те или иные направления деятельности 3. Определение роли  консультационных и иных «вспомогательных» органов и др.
		Реализация проекта  организационной структуры	1. Утверждение организационной  структуры управления организацией 2. Установление организационных  отношений 3. Организация исполнения  стратегии и планов и др.
4	Проектирование и построение процесса управления и процесса производства в организации	Проектирование и построение процесса управления	1. Реализация функций  управления организации 2. Проектирование и  построение процесса разработки, принятие и реализации управленческих решений 3. Применение методов  управления организацией 4. Использование управленческих  технологий 5. Осуществление элементов  организационного строительства  и др.
		Проектирование и построение процесса производства и продвижения  продуктов	1. Проектирование и построение процесса производства продуктов организации 2. Разработка и реализация  процесса продвижения продуктов 3. Продвижение организации  как продукта на рынке и  др.
		Проектирование и построение процессов коммуникации	1. Обеспечение взаимодействия внутри организации 2. Построение и использование  каналов коммуникации с внешней  средой 3. Реализация коммуникационных  технологий и др.
5	Корректировка организации	Совершенствование функционирования организации	1. Совершенствование  реализации функций управления организацией 2. Развитие функциональных  подсистем 3. Совершенствование  организационного построения и  др.
		Обеспечение соответствия росту и разнообразия организации	1. Адаптация организации  к усложняющимся условиям внешней  среды 2. Обеспечение организационного соответствия возрастающим масштабам деятельности организации 3. Соответствие организационного  построения этапам жизненного  цикла организации и др.
		Адаптация в связи  с интеграцией	1. Изменение стратегии  и планов в соответствии с  интеграцией 2. Адаптация организационной  структуры интеграционным отношениям 3. Обеспечение соответствия  процессов в организации интеграционным  процессам и др.
		Совершенствование процессов  в организации	1. Совершенствование  процессов управления 2. Совершенствование процессов производства 3. Совершенствование  процессов коммуникации и др.
		Обеспечение ориентации на перспективу	1. Постановка новых  стратегических ориентиров 2. Обеспечение амбициозности  организации 3. Создание системы  предвидения изменений среды  и др.

 

 

2. Координация  как функция управления.

Координация в  организации – это управленческая деятельность по обеспечению эффективного взаимодействия всех направлений и подразделений в организации.

Координация - функция  процесса управления, обеспечивающая, во-первых, его бесперебойность и непрерывность, и, во-вторых, взаимосвязь всех функций. Главная задача координации - достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей и обмена информацией между ними.

Сущность этой функции заключается в обеспечении согласованности действий всех звеньев системы управления, сохранении, поддержания и совершенствования установленного режима работы производственного механизма. При помощи этой функции решаются задачи, связанные с разделением труда в аппарате управления и упорядочением системы производства в случае отклонения от заданных параметров.

Цели координации и  регулирования - установление взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов, устранение помех и отклонений от заданного режима работы.

Регулирование - деятельность по поддержанию в динамической системе управления производством заданных параметров. Она определяется задачей сохранять состояние упорядоченности, как в подсистеме производства, так и в подсистеме управления. Эта как раз та функция, которая связывает систему управления с внешней средой.

Координация осуществляется путем проведения совещаний, личных контактов между руководителями, согласование рабочих планов и графиков, внесение в них корректировок, увязки работы между исполнителями. Координацией охватываются общественные организации, что возможность сосредоточить силы на основных участках производства.

 

 

3. Контроль  как функция управления.

Контроль – пятая  функция управления, при этом на практике она служит основой планирования на новый отчетный период. Т.о. контроль является неотъемлемой частью управления любой организацией. Согласно Питеру Друкеру, контроль и определение направления деятельности – это одно и то же.

Контроль:

- это процесс,  обеспечивающий достижение организацией  поставленных целей, состоящих  из установки показателей, измерения  фактически достигнутых результатов  и проведение корректировки в  случае, если имеются отклонения  от заданных или запланированных  показателей,

- это управленческая  деятельность, задачей которой является  количественная и качественная  оценка и учет результатов  работы организации,

- это функция  процесса управления, которая обеспечивает  обратную связь и позволяет  непрерывно повторять циклический процесс управления на новой основе.

Руководитель начинает осуществлять функцию контроля с  того момента, когда он сформулировал  цели, поставил задачи и сформировал  организационную структуру управления. Любая организация должна обладать способностью вовремя фиксировать симптомы появления проблемных ситуаций и реагировать на них до того, как они будут препятствовать достижению целей организации. Без системы контроля успешное функционирование современной организации невозможно.

Необходимость контроля:

- контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций, позволяет выявить проблемы, когда они еще находятся в стадии зарождения, и скорректировать параметры объекты управления до того, как эти проблемы перерастут в кризис организации в целом,

- контроль уменьшает степень неопределенности внешней среды организации. В современной организации, действующей в условиях сложной и нестабильной окружающей среды, контроль должен служить эффективным механизмом оценки возможных изменений окружающей среды. Изменения законодательства, социальных ценностей, поведения потребителей и конкурентов, технологий и других факторов внешней среды могут превратить планы, вполне реальные на момент создания, в нечто недостижимое;

- контроль поддерживает  сильные стороны организации.  Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, определяя причины успехов и неудач, руководители получают возможность адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить продвижение к целям организации.

Контроль как функция управления пронизывает все сферы жизни общества:

- государственный контроль,

- банковский контроль,

- аудиторский контроль,

- маркетинговый контроль,

- производственный контроль.

Основными средствами контроля деятельности:

- наблюдение,

- измерение показателей деятельности,

- проверка всех сторон  деятельности,

- учет и анализ.

Процесс контроля является неотъемлемой частью процесса управления. Сам контроль, в свою очередь, также  является процессом, т.е. имеет протяженность  во времени и пространстве и может  быть разбит на определенные этапы  или стадии.

Процесс контроля состоит из трех основных этапов:

1. Выработка  стандартов, норм и критериев  оценки.

Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых  поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из стратегии и многочисленных целей организации.

Цеди, используемые в  качестве стандартов, должны отвечать следующим требованиям:

- наличие временных  рамок, в которых должна быть  выполнена работа,

- наличие конкретного  измерителя, по отношению к которому  можно оценить степень выполнения  работы.

2. Сопоставление  реально достигнутых результатов  с установленными стандартами. На этом этапе процесса контроля осуществляется измерение достигнутых показателей работы организации или подразделения и сравнение фактически достигнутых результатов с запланированными, что дает возможность установить наличие отклонений в ту или иную сторону.

3. Оценка результатов  и принятие необходимых корректирующих  действий.

По параметрам, оцениваемым  в процессе контроля, могут быть получены результаты трех видов:

- положительные, когда фактические результаты работы оказываются лучше запланированных,

- отрицательные, когда  фактические результаты работы  оказываются хуже запланированных,

- ожидаемые, когда  контролируемые достигнутые показатели  соответствуют плановым.

Только при получении ожидаемых результатов контроля не требуется никаких корректирующих действий со стороны руководителя.

В случае, когда получены положительные результаты, их желательно закрепить и осуществить корректирующие действия, направленные на усиление мер, которые привели к положительному результату.

Если получены отрицательные  результаты, их необходимо проанализировать и определить направление мер  по исправлению ситуации. В данном случае руководитель может выбирать из трех альтернатив:

- осуществить управленческое воздействие и устранить отклонение,

- ничего не предпринимать,

- пересмотреть стандарт.

Виды контроля:

- стратегические,

- тактический,

- оперативный.

В повседневной практике управления менеджеры чаще всего  имеют дело с оперативным контролем, который должен осуществляться постоянно в ежедневном режиме.

Оперативный контроль разделяется  на три вида:

1. Предварительный  контроль – осуществляется до фактического начала работ. Прежде всего, он применяется по отношению к ключевым видам ресурсов: трудовым, материальным и финансовым. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения, которые вырабатываются для обеспечения выполнения планов. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов заключается в тщательном анализе деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей, отборе наиболее подготовленных и квалифицированных работников. Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки и проверки качественных параметров поставляемых материалов. Важнейшим средством предварительного финансового контроля является бюджет и текущий финансовый план организации.