Контроль в системе организации и его влияние на эффективность

3. субъекты контроля 3-го уровня - они  выполняют контрольные функции  для реализации тех обязанностей, которые за ними закреплены  непосредственно (например, работники  планово-экономического отдела, отдела  кадров);

4. субъекты контроля 4-го уровня - в  их обязанности входят как  контрольные, так и другие функции (административно-управленческий персонал, персонал, обслуживающий компьютерные  системы, сотрудники отдела бухгалтерского  учета, служб коммерческой и физической  безопасности);

5. субъекты контроля 5-го уровня - в  их функциональные обязанности  входит только осуществление  контроля (сотрудники отдела внутреннего  аудита, члены ревизионной комиссии  или ревизоры, сотрудники отдела  технического контроля и т.п.).

Отдел технического контроля ООО «Адамас» является самостоятельным структурным подразделением завода и подчиняется непосредственно директору.

Задачи ОТК: предотвращение поставки предприятием продукции, не соответствующей требованиям стандартов и технических условий, утвержденным образцам (эталонам), проектно-конструкторской и технологической документации, условиям поставки и договорам, или некомплектной продукции, а также укрепление производственной дисциплины и повышение ответственности всех звеньев производства за качество выпускаемой продукции.

Основные функции ОТК:

1. Контроль за качеством и комплектностью изготавливаемых предприятием изделий, работы:

1.1 Контроль за соответствие продукции  стандартам, техническим условиям, нормалям, эталонам и чертежам.

1.2 Оформление документации на принятую  и забракованную продукцию.

2. Анализ и технический учет  брака и дефектов продукции  завода, работы:

2.1 Разработка и контроль за проведением мероприятий, направленных на предупреждение возникновения брака и устранение дефектов.

2.2 Выявление лиц, виновных в выпуске  бракованной продукции.

3. Организация получения от потребителей  и систематизация информации  о надежности изделий.

4. Контроль за доставкой продукции потребителям.

5. Контроль за своевременной подготовкой и проведением мероприятий, связанных с введением новых стандартов, технических условий и нормалей.

6. Контроль за наличием товарного знака (торговой марки) завода на готовых изделиях.

7.Систематический  контроль за состоянием контрольно-измерительных средств на ювелирном заводе, а также за своевременным представлением их госприемке.

8. Инспекторский контроль за соблюдением условий хранения на складах, завода комплектующих изделий, сырья, материалов и готовой продукции.

9. Осуществление учета показателей  качества выпускаемой продукции  по всем подразделениям производства, работающим по системе бездефектного  изготовления продукции и сдачи  ее ОТК и заказчику с первого  предъявления.

10. Организация и внедрение прогрессивных  методов контроля и оценки  качества продукции.

11. Участие в работах по подготовке  продукции к аттестации, проведения  аттестации, осуществление контроля за соблюдением условий аттестации.

12. Участие в подготовке договоров  на поставку предприятию предназначенных  для основного производства сырья, материалов и комплектующих в  части согласования условий приемки  их по качеству.

13. Разработка предложений о повышении  требований к качеству изготовляемой  и потребляемой продукции, о совершенствовании  нормативно- технической документации, устанавливающей эти требования.

Права ОТК:

1. Прекращать приемку и отгрузку  готовой продукции, не соответствующей требованиям ГОСТ, ТУ, эталонам, чертежам, установленной комплектности и технической документации, немедленно известив об этом директора завода. Распоряжение начальника ОТК о прекращении отгрузки и приемки может быть отменено только на основании письменного приказа директора. Одновременно с выполнением такого приказа директора завода начальник ОТК должен немедленно сообщить о нем главному управлению и главной инспекции министерства по качеству продукции. Разногласия между директором завода и начальником ОТК по качеству продукции разрешаются руководством главного управления.

2. Вносить предложения руководству  завода о приостановке процесса  изготовления продукции в отдельных  подразделениях и цехах в том  случае, если она не соответствует  стандартам, техническим условиям, чертежам и т.д.

3. Контролировать работу цехов  и отделов завода и устранение  в производстве причин брака.

4. Требовать от начальников цехов, отделов и служб завода проведения  всех необходимых мероприятий, направленных  на повышение обеспечение надлежащего  качества продукции.

5. Принимать окончательное решение  о качестве продукции в случае  возникновения разногласий между  работниками ОТК и работниками  цехов и других подразделений  завода.

6. Представлять руководству завода  предложения о привлечении к  ответственности работников, виновных  в выпуске некачественной продукции, нарушении технологии производства  и применении недоброкачественных  материалов, сырья и полуфабрикатов.

7. Требовать от подразделений завода  представления необходимых материалов  для осуществления работы, входящей  в компетенцию отдела.

8. Обращаться непосредственно в  главное управление (по подчиненности) и в главную инспекцию министерства  в тех случаях, когда вопросы, касающиеся качества продукции  и организации контроля за ним, решаются на ювелирном заводе не оперативно и не в полной мере.

Ответственность ОТК:

1. Всю полноту ответственности  за качество и своевременность  возложенных на отдел задач  и функций несет начальник  отдела.

2. Степень ответственности других  работников устанавливается их  должностными инструкциями.

 

 

 

 

 

 

2.2. Взаимодействие внешнего и  внутреннего контроля

Внешний и внутренний виды контроля объединяются общей целью. Так, данные внутреннего контроля помогают руководству завода и иному управленческому персоналу получать оперативную информацию об отклонениях от нормальных условий совершения хозяйственной деятельности, а данные внешнего контроля обеспечивают руководство информацией как о допущенных в течение отчетного периода ошибках и нарушениях, так и о недостатках организации самого внутреннего контроля.

Внешний и внутренний контроль являют собой взаимозависимые и взаимообусловленные компоненты единой системы контроля. Но наряду с этим между внешним и внутренним контролем имеются существенные различия по ниже перечисленным аспектам:

1. Обязательность контроля

Внутренний контроль обязателен для каждого завода, независимо от его организационно-правовой формы, формы собственности, величины и отраслевой принадлежности.

2. Пользователи информации

Потребителями информации, являющейся результатом независимого внешнего контроля, являются внешние пользователи. Информация, являющаяся результатом осуществления внутреннего контроля, готовится для внутренних пользователей, в частности, — для руководителей и менеджеров организации,

3. Свобода выбора

Независимый внешний аудит основан на общепринятых нормах — стандартах (правилах) аудиторской деятельности, которые регулируют основные принципы, цели, правила поведения, порядок исследования и сбора аудиторских доказательств, оформления результатов, взаимодействия с третьими лицами и руководством проверяемой организации. Таким образом, внешний контроль до определенной степени централизован и регламентирован. Внутренний контроль организуется исходя из целей и задач управления предприятием.

4. Объекты изучения

Объектами внешнего аудита являются структурные подразделения, финансовая деятельность завода, бухгалтерская отчетность. При осуществлении внутреннего контроля объектами организации контроля и, соответственно, объектами проверки являются циклы деятельности завода:

• снабжения — совокупность хозяйственных операций, предполагающих осуществление закупок товарно-материальных ценностей и платежей по ним, а также проведение соответствующих мероприятий и процедур контроля, действие которых распространяется на такие хозяйственные операции, как направление заказа на закупку, получение товарно-материальных ценностей, оплата заказанных и полученных материальных ценностей;

• производства — совокупность хозяйственных операций, предполагающих производство продукции, выполнение работ, оказание услуг, а также наличие соответствующих мероприятий и процедур контроля, результаты которых распространяются на такие хозяйственные операции, как поддержание уровня запасов, передача товарно-материальных ценностей в производство, начисление и выплата заработной платы и др.;

• реализации (сбыта) или получения дохода совокупность хозяйственных операций, предполагающих получение предприятием доходов, а также наличие соответствующих мероприятий и процедур контроля, результаты которых распространяются на такие хозяйственные операции, как получение заказов на продажу продукции завода, отгрузка продукции и получение выручки.

5. Интеграция объектов изучения

При внешнем аудите хозяйственная деятельность завода воспринимается как единое целое. При осуществлении внутреннего контроля основное внимание уделяется центрам ответственности структурным подразделениям, возглавляемым руководителями, которые несут ответственность за результаты их работы. К центру ответственности на ювелирном заводе торговли ООО «Адамас» относятся секции.

6. Периодичность контроля

Обязательный внешний контроль, осуществляемый внешней (независимой) аудиторской организацией, проводится, как; правило, не чаще одного раза в год. Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере надобности. Руководство завода самостоятельно устанавливает состав, сроки и периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации внутреннего контроля — целесообразность и экономичность,

7. Степень открытости информации

Аудиторское заключение по результатам обязательной аудиторской проверки в составе своей первой и третьей частей (вводной и итоговой) является открытым документом. Каждый заинтересованный пользователь может ознакомиться с аудиторским заключением. Все документы внутреннего контроля носят сугубо конфиденциальный характер.

8. Функция управления

Являясь функцией управления, контроль подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Внешний аудит представляет собой один из видов последующего контроля. А внутренний контроль — это совокупность методов предварительного текущего и последующего контроля.

 

 

 

 

3. Методы контроля торговых предприятий

Методы контроля — это способы проверки состояния дел, хода деятельности, выполнения решений, соблюдения законности, норм морали и др. В практической деятельности организации большое значение имеет правильный выбор метода контроля. Сотрудник ставит перед собой цель, выдвигает задачи, но это не позволит решить стоящие перед организацией и ее подразделениями проблемы. Необходимо найти пути достижения поставленных целей и эффективные приемы решения задач.

Основные методы внутреннего контроля торгового завода ООО «Адамас» показаны на рисунке 3.

Рис.3 Состав методов внутреннего контроля

 

 

 

3.1 . Разделение обязанностей

Любой вид деятельности всегда лучше контролируется либо при распределении обязанностей между работниками, либо при помощи двойного контроля. Эти формы контроля, как и большинство профилактических мер, чаще всего применяются там, где производятся расчеты наличными денежными средствами.

Двойной контроль является таким вариантом системы контроля, при котором вся операция не может совершаться одним работником. При двойном контроле одну и ту же задачу выполняют два человека, причем обязанности между ними распределяются таким образом, чтобы ни один из них не мог выполнить все действия по данной операции. Обе разновидности контроля преследуют одну и ту же цель: не позволить одному человеку иметь неконтролируемый доступ к денежным средствам.

Внедрить в производство двойной контроль довольно трудно. Когда люди работают под двойным контролем, они не могут оторваться от своих обязанностей — поговорить по телефону, ответить на какой-нибудь не относящийся к делу вопрос.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Документальный контроль

Другим видом контроля является использование документов или за-писей на машиночитаемых носителях. Процедура контроля полноты данных, использующаяся в компьютерной системе, разработана для удостоверения в том, что все первичные данные по хозяйственным операциям введены и приняты на обработку. Начальная регистрация данных по этим операциям часто предусматривает выполнение ручных действий перед введением данных по хозяйственным операциям в компьютер, хотя во многих системах ручной этап не используется. В ручной системе процедуры контроля разрабатываются для удостоверения в том, что данные по всем имевшим место хозяйственным операциям внесены в контрольный документ и зарегистрированы. При отсутствии соответствующих процедур контроля полноты данных существует вероятность утери документов или их неправильной сортировки, что в свою очередь может привести к неправильной регистрации данных по хозяйственным операциям.

Процедуры контроля полноты данных также необходимы для удостоверения в том, что информация отражена правильно, а финансовые отчеты, предназначенные для внутреннего и внешнего пользования, составлены должным образом.

Процедуры контроля, касающиеся полноты внесения изменений в компьютерную систему учета, разрабатываются для удостоверения в том, что данные по всем хозяйственным операциям были введены, приняты на обработку и постоянно пополняются. В некоторых случаях с помощью процедур контроля изменений можно проследить полноту их внесения.