Контроль в системе организации и его влияние на эффективность

Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Контроль - это непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

Характеристики эффективного контроля:

1.Стратегическая направленность  контроля, т.е. отражение общих приоритетов  организации и поддержание их.

2.Ориентация на результаты. Конечная  цель контроля состоит не в  том, чтобы собрать информацию, установить  стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В  итоге контроль можно назвать  эффективным только тогда, когда  организация фактически достигает  желаемых целей и в состоянии  сформулировать новые цели, которые  обеспечивают ее выживание в  будущем.

3.Соответствие делу. Для того  чтобы быть эффективным контроль  должен соответствовать контролируемому  виду деятельности. Он должен  объективно измерять и оценивать  то, что действительно важно.

4.Своевременность контроля заключается  не в исключительно высокой  скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между  проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует  контролируемому явлению. Значение  наиболее подходящего временного  интервала такого рода определяется  с учетом временных рамок основного  плана, скорости изменений и затрат  на проведение измерений и  распространение полученных результатов.

5.Гибкость контроля. Контроль, как  и планы, должен быть достаточно  гибким и приспосабливаться к  происходящим изменениям.

6.Простота контроля. Наиболее эффективный  контроль - это простейший контроль  с точки зрения тех целей, для  которых он предназначен. Простейшие  методы контроля требуют меньших  усилий и более экономичны. Избыточная  сложность ведет к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать  потребностям и возможностям  людей, взаимодействующих с системой  контроля и реализующих ее.

7.Экономичность контроля. Любой  контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения  целей, не улучшает контроля над  ситуацией, а направляет работу  по ложному пути, что является  еще одним синонимом потери  контроля.

8.К контролю необходимо привлекать  весь персонал, ибо лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы  повысить надежность контроля, необходимо  расширять границы полномочий  персонала.

Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности.

Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.

 

2. Анализ внутреннего контроля  на примере торгового завода ООО «Адамас».

2.1. Характеристика столичного ювелирного завода «Адамас»

6 апреля 1993 года в Москве началось  создание нового ювелирного завода  полного производственного цикла. Летом 1993 года было закуплено  и установлено оборудование для  машинного изготовления цепей  и выпущена первая серийная  партия золотых цепочек 585 пробы (на основе собственного запатентованного  сплава, обеспечивающего более высокую  прочность изделий). До 1997 года АДАМАС  развивал только производство  цепей и уже к этому времени  по объемам производства ювелирных  изделий из золота в России  вышел на первое место. Осенью 1997 года АДАМАС построил еще  одну линию по производству  ювелирных изделий методом микролитья. Фактически, это еще один завод полного производственного цикла. Таким образом, к 1997 году АДАМАС построил два ювелирных завода, которые позволяют выпускать любые ювелирные изделия из золота и платины любых проб. В 1999 году АДАМАС начал строить свою собственную розничную сеть магазинов АДАМАС. "АДАМАС" столичный ювелирный завод" является абсолютным лидером на российском ювелирном рынке. На сегодня в России работает более 150 фирменных магазинов «АДАМАС». Оптовые поставки производятся более чем в 1000 ювелирных магазинов России, а так же на Украину, Казахстан, Молдавию, Белоруссию, Латвию, Литву, Эстонию, Англию, Германию, Канаду.

Проведем анализ факторов делового окружения, для чего составим таблицу

Таблица 2 Факторы непосредственного окружения.

Фактор	Проявление	Влияние на предприятие	Возможная реакция со стороны завода
Конкуренты	Менее широкий ассортимент продукции. Возможность появления товара–новинки	Расширяются каналы сбыта. Вероятность потери доли рынка	Увеличение объема производства. Разработка новых видов продукции более быстрыми темпами, чем конкуренты.
Поставщики	Своевременная доставка необходимого качественного сырья и материалов Несвоевременная	Бесперебойная работа. Сбои в работе.	Укрепление связей. Поиск новых поставщиков, применение штрафных санкций.
Покупатели	Растущий спрос. Падающий спрос.	Увеличение сбыта продукции Уменьшение сбыта продукции	Регулирование объемов производства. Маркетинговые мероприятия.

Анализируя непосредственное окружение, можно сделать следующие выводы:

· Для сохранения и укрепления позиций завода на рынке необходимо направлять финансовые средства на повышение качества продукции, увеличение объема и ассортимента. При этом необходимо осуществлять непрерывную деятельность по разработке новых коллекций ювелирных изделий.

· Соблюдение инструкций производственного процесса, поддержание качества продукции на должном уровне.

· Существует реальный риск сбоев в работе завода в случае невыполнения поставщиками своих обязательств. Их страхованием может служить построение взаимоотношений с поставщиками на четкой договорной основе, поиск альтернативных возможностей поставок, планирование пополнения запасов сырья и материалов.

· Во всех вопросах, связанных с производством и сбытом предприятию необходимо учитывать колебания потребительского спроса ввиду непредсказуемой экономической ситуацией в стране.

Рассмотрим технологию производства ювелирных изделий.

Она включает следующие стадии:

1. Со склада поступает слиток  золота. Устанавливается на строгальный станок и при помощи резца получают золотую стружку.

2. Золотую стружку перемешивают  с медью, серебром и др. компонентами. Смесь закладывается в тигель  литейной машины, все это расплавляется, после чего охлаждается и готовый  продукт в виде гранул закладывается  в установку непрерывного литья  под давлением.

3. Из установки непрерывного литья  через специальные отверстия  выходит готовая проволока, которая  поступает в установку отжига.

4. После отжига проволока поступает  на волочильную машину протягивается  через специальные фильеры после  прохождения которых, проволока получается строго заданного диаметра.

5. Далее проволока снова обрабатывается  на установке отжига, после чего  она становиться эластичной и  наматывается на специальные  катушки.

6. Катушки с проволокой отправляются  в цепевязальный участок и  устанавливаются для обработки  на цепевязальные станки, где  после навивки получается полуфабрикат  цепи (полукольца нанизанные друг  на друга).

7. Полуфабрикаты цепи снова наматываются  на катушки и направляются  на участок пайки.

8. На участке пайки катушки с  полуфабрикатом цепочки устанавливаются  на паянную машину, которая запаивает кольца цепи и образует цельную неразборную цепь.

9. Катушки с изготовленной цепью  направляются на участок огранки (получения граней цепи).

10. После обработки на станках  огранки звеньев цепи, катушки  с цепями отправляются на участок  оконцовки.

11. На участке оконцовки цепь разрезается на части. На каждую часть цепочки припаиваются концевые элементы, которые служат для соединения цепочки, (на один конец карабин - на другой кольцо)

12. После оконцовки цепи направляются на пробирный участок, где ставится государственная проба золота.

13. После пробирного участка готовая  цепь направляется на участок  развески и упаковки.

14. После развески и упаковки  готовое изделие поступает в  ювелирный магазин.

Целями организации системы внутреннего контроля на ювелирном заводе ООО «Адамас» являются:

1. осуществление упорядоченной и  эффективной деятельности завода;

2. обеспечение соблюдения политики  руководства каждым работником  завода;

3. обеспечение сохранности имущества  завода.

Для достижения целей организации системы внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач:

· определение фактического состояния деятельности коллектива;

· оценка качества и своевременности исполнения распоряжений самих руководителей органов (подразделений) по их реализации, выполнения других функциональных обязанностей контролируемыми;

· упреждение ошибок и просчетов в процессе осуществления служебной деятельности проверяемых (контролируемых) организаций (подразделений, сотрудников), выявление условий и причин их порождающих, разработка предложений по их предотвращению и устранению. Система контроля позволяет выделить и классифицировать просчеты, анализировать количественные и качественные характеристики ошибок, подбирать пути исправления и прежде всего пути устранения условий и причин, приводящих к нарушениям стройной системы исполнения принятых решений;

· выявление резервов и новых возможностей в организации служебной деятельности. Всесторонний анализ информации, получаемой в ходе контроля, позволяет выделять узкие места, затраты времени, возможности минимизации и оптимизации проводимых мероприятий. В этом ключе можно рассматривать задачу выявления резервов и новых возможностей как основную в реализации содержания управления — с минимальными затратами к достижению максимального результата;

· выявление позитивного опыта решения управленческих задач с учетом складывающейся обстановки, вскрытие потенциальных, неиспользованных резервов и возможностей их использования в целях обобщения и распространения такого опыта, совершенствования деятельности организации (подразделений, сотрудников). В данном случае следует рассматривать положительный и отрицательный опыт, который одинаково важен для организации эффективной работы органов, подготовки квалифицированных сотрудников, совершенствования всей системы управления. Известно, что опыт базируется в том числе и на ошибках и просчетах, а контроль призван предупреждать их появление;

· оказание в ходе контроля и по его результатам конкретной практической помощи контролируемым органам (подразделениям, сотрудникам) в совершенствовании их служебной деятельности и повышении ее эффективности;

· оценка по итогам проверки (контроля) результатов работы контролируемых органов (подразделений, сотрудников), соответствия занимаемым должностям определенных должностных лиц, разработка (при необходимости) предложений по более эффективному использованию сотрудников проверяемого органа (подразделения) или отстранению их от занимаемой должности.

Как видно из содержания поставленных задач, создание системы внутреннего контроля на ювелирном заводе — это достаточно сложный процесс, а сама система внутреннего контроля — это очень сложный и тонкий организм, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения завода, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника-завода.

Степень сложности внутреннего контроля должна соответствовать организационной структуре завода, численности персонала, разветвленности сети филиалов и подразделений, степени централизации бухгалтерского учета и другим характеристикам завода в целом.

Объектами внутреннего контроля ювелирного завода ООО «Адамас» являются циклы деятельности организации — циклы снабжения, производства и реализации.

Важнейшей функцией внутреннего контроля является обеспечение соблюдения работниками завода своих должностных обязанностей.

Методы контроля — это способы проверки состояния дел, хода деятельности, выполнения решений, соблюдения законности, норм морали и др. В практической деятельности организации большое значение имеет правильный выбор метода контроля. Сотрудник ставит перед собой цель, выдвигает задачи, но это не позволит решить стоящие перед организацией и ее подразделениями проблемы. Необходимо найти пути достижения поставленных целей и эффективные приемы решения задач. Этому способствуют основные методы контроля, используемые при организации управления — наблюдение, обследование, эксперимент.

На ювелирном заводе ООО «Адамас» контроль осуществляют работники или участники, т.е. владельцы организации при исполнении возложенных на них обязанностей либо только на основании соответствующих прав. Поэтому всех субъектов управленческого контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки зрения их значимости в контроле:

1. субъекты контроля 1-го уровня - это  участники, т.е. собственники, организации, осуществляющие контроль непосредственно  или косвенно, т.е. с помощью независимых  экспертов, в том числе внешних  аудиторов;

2. субъекты контроля 2-го уровня - в  их обязанности непосредственно  не входит контроль, но в силу  необходимости они выполняют  и контрольные функции (например, рабочий, осуществляющий контроль за качеством работы оборудования);