Контроль в системе организации и его влияние на эффективность

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. Г.В.ПЛЕХАНОВА

КЕМЕРОВСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

 

Кафедра менеджмента

 

 

РЕФЕРАТ

 

по дисциплине «Менеджмент»

 

на тему «Контроль в системе организации и его влияние на эффективность»

 

 

Выполнил:

студент гр. БД-134

Колесников Д.И.

Проверил: 
к.э.н., доцент Исупова А.Н.

 

 

 

 

 

 

Кемерово 2014.

Содержание:

Введение. 3

1. Контроль деятельности завода как важная составляющая управленческого процесса. ……5

2. Анализ внутреннего контроля на примере торгового завода ООО «Адамас»……………...12

2.1. Внутренний контроль торгового завода. …………………………………………………...12

2.2. Взаимодействие внешнего и внутреннего контроля. ……………………………………...22

3. Методы контроля торговых предприятий. …………………………………………………...25

3.1. Разделение обязанностей. ……………………………………………………………………26

3.2. Документальный контроль. ………………………………………………………………….27

3.3. Система подтверждения полномочий. ……………………………………………………...28

3.4. Физические способы контроля. ……………………………………………………………..30

3.5. Система независимых проверок. ……………………………………………………………31

4. Эффективность контроля, требования к эффективному контролю. ………………………..32

5. Процедуры проведения внутреннего контроля на торговом ювелирном заводе «Адамас».34

5.1. Процедуры проведения внутреннего контроля. ……………………………………………34

5.2. Принципы внутреннего контроля. …………………………………………………………..35

Заключение. ……………………………………………………………………………………….37

Список использованных источников: …………………………………………………………...39

 

 

 

 

 

Введение

Множество компаний во всем мире страдает от неэффективного использования разного рода ресурсов – людских, финансовых, материальных, от недостатка необходимой для принятия правильных решений информации, непреднамеренного и преднамеренного искажения отчетности, прямого мошенничества со стороны персонала и управляющих. Подобных проблем можно избежать путем создания внутри самих компаний эффективной системы внутреннего контроля.

Термин “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово “контроль” означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях. Понятие внутреннего контроля отнюдь не новое. Появившись в лексиконе еще в начале XVIII века, оно эволюционировало со временем.

В течение длительного времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

Как система контроля деятельности завода это понятие сформировалось к началу XX столетия в виде совокупности трех элементов: разделение полномочий, ротация персонала, использование и анализ учетных записей. Позже функции внутреннего контроля значительно расширились, преобразовавшись в организацию и координирование действий, направленных на обеспечение сохранности активов, проверку надежности учетной информации, повышение эффективности операций, следование предписанной политике и процедурам компании. Таким образом, новые функции вывели понятие внутреннего контроля за рамки круга вопросов, относящихся к обычному бухгалтерскому учету. Эволюционируя и расширяя сферу своего приложения, внутренний контроль к концу XX века превратился в инструмент контроля за рисками, где его функции тесно переплетаются с функцией управления рисками - риск-менеджментом.

 

Какова же роль и значимость внутреннего контроля?

Любая деятельность в организации происходит в рамках двух систем. Одна – это организационная система, построенная для достижения заданных целей. Другая система – это система контроля, пронизывающая организационную систему. Она состоит, в общем виде, из политики, процедур, правил, инструкций, бюджетов, системы учета и отчетности. Эта система направлена, в конечном итоге, на создание необходимых предпосылок и повышение вероятности того, что компания в целом и менеджеры в частности достигнут поставленных целей.

Внутренний контроль есть процесс, направленный на достижение целей компании, и являющийся результатом действий руководства по планированию, организации, мониторингу деятельности компании в целом и ее отдельных подразделений.

Объектом контроля являются:

– средства и предметы труда;

– персонал;

– производственные и управленческие процессы.

Данная реферат рассматривает существующую систему внутреннего контроля ювелирного завода ООО «Адамас».

Основными направлениями деятельности ООО «Адамас» являются производство ювелирных изделий и розничная торговля произведенным товаром.

 

 

 

 

1. Контроль деятельности завода  как важная составляющая управленческого процесса.

В условиях современной действительности успех деятельности любого предприятия полностью зависит от выполнения поставленных перед ним целей, его финансово-экономической устойчивости, а также от положения предприятия среди конкурентов на рынке. Обеспечение выполнения перечисленных требований является основной задачей управления предприятием.

Контроль — аналитическая функция управления, которая представляет собой осуществляемый субъектом управления комплекс мер наблюдения за подготовкой, принятием и ходом реализации управленческих решений, а также проверки фактического состояния государственной организации (подразделения, сотрудника).

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство становится более понятным после Изучим три основные вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать.

Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

Процесс управления предприятием был впервые разделен на этапы классиками науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г. Черч). Так, А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

Рассматривая контрольную деятельность в управлении завода, А.Файоль разделял ее на шесть основных групп:

· с точки зрения административной - необходимо выяснить, существует ли программа работы и соответствует ли она моменту;

· с точки зрения коммерческой - все материалы, поступающие и выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене;

· с точки зрения технической - нужно проследить ход операций, их результаты, состояние машин и оборудования;

· с точки зрения финансов - необходимо проконтролировать кассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.;

· с точки зрения охраны - надо проверить средства, употребляемые для охраны имущества (от пожаров, краж и т.д.);

· с точки зрения учета - необходимо выяснить, как быстро поступают отчеты, дают ли они точное представление о положении завода, как ведется статистика.

Таким образом, по А.Файолю контроль соотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становится особой функцией.

В настоящее время под термином “контроль” подразумевают:

· органическую функцию управления;

· набор средств регулирования поведения личности или организации в целом;

· функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы.

В настоящее время процесс управления включает следующие основные стадии: планирование, организация, руководство и контроль.

Планирование необходимо для того, чтобы сформировать основные цели и определить пути их достижения, организация – оптимально распределить работу среди подчиненных, руководство – создать условия и желания у людей для совместной работы по достижению целей компании, а контроль – оценить реальность поставленных целей и выяснить, каких результатов предприятие смогло достичь. Таким образом, процесс управления предприятием подразумевает, что функции контроля и планирования взаимосвязаны – благодаря контролю пересматриваются цели организации (рис 1).

Рис 1. Процесс управления предприятием

Контроль деятельности предприятия должен осуществляется посредством выявления отклонений между фактическими показателями и плановыми. Формирование плановых показателей деятельности завода – это основная функция бюджетного планирования. По определению, бюджет – это детализированный план деятельности предприятия, а контроль деятельности предприятия, по сути, представляет собой контроль исполнения бюджета.

Процесс контроля деятельности завода должен включать следующие этапы:

1. Определение ответственных за  исполнение статей бюджета завода. Практика показывает, что привлечение  всех сотрудников завода для  контроля за деятельностью завода является нецелесообразным. Достаточно закрепить за основными статьями расходов и доходов завода ответственных, которые и будут анализировать динамику отклонений.

2. Формирование набора индикаторов  для анализа деятельности завода. Контроль каждой цифры бюджета  может потребовать не только  больших затрат завода, но и  окажется неэффективным, поэтому  для контроля деятельности завода  необходимо использовать ряд  индикаторов, посредством которых  будут наглядно прослеживаться  все благоприятные и неблагоприятные  изменения происходящие на ювелирном  заводе.

3. Подбор необходимой информации  о финансово-хозяйственной деятельности  завода и представление ее  в удобной для анализа форме;

4. Определение отклонения факта  от плана путем сравнения соответствующих  показателей. Отклонения различают  следующие: абсолютные, относительные, селективные, кумулятивные, отклонения  во временном размере;

5. Анализ отклонений и выявление  причины их возникновения. Все  причины можно разделить на  две группы:

- внешние и внутренние факторы  деятельности завода: (например, изменения  положения завода на рынке, увеличение  цен на сырье или энергоносители, вынужденные простои завода, форс-мажор  и прочее);

- использование в процессе планирования  или анализа некорректных данных (умышленное или связанное с  некомпетентностью);

6. Принятие решения о корректировке  бюджета или ужесточении за  контролем его исполнения (рис 2).

Рис 2. Схема анализа отклонений

Правильно организованный контроль позволяет не только своевременно обнаружить недостатки в деятельности завода, но и вовремя принять меры к их устранению. Четкое следование вышеперечисленным этапам позволяет правильно организовать систему контроля деятельности завода. Контроль направлен на постоянное совершенствование деятельности завода, что является необходимостью современных предприятий.