Контроль и оценка в процессе управления

Заключительный контроль - осуществляется после того, как работа выполнена. Хотя это слишком поздно, чтобы  отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет  две важные функции. Во-первых, дает руководителю информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем; во-вторых, за счет оценки качества выполненной  работы способствует совершенствованию  мотивации эффективности деятельности персонала.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после  того, как работа выполнена. Либо сразу  по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного  заранее периода времени, фактически полученные результата сравниваются с  требуемыми. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство  имеет возможность лучше оценить, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет  также получить информацию о возникших  проблемах и сформулировать новые  планы так, чтобы избежать этих проблем  в будущем.

Если руководство организации  связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного  уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. «Измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».

  По степени охвата

Во второй группе - по степени охвата наблюдаемых явлений и процессов  контроль делится на:

· общий (полный, сплошной);

· выборочный.

Общий контроль - предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной  деятельности, социально-экономического процесса.

Выборочный контроль - получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно используются методы статистического контроля качества. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии.

По срокам проведения

В третьей группе, выделяющейся по установлению рациональных сроков проведения, различают следующие виды контроля:

· систематический;

· периодический;

· разовый.

Систематический контроль - организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса.

В обычной, повседневной производственно-хозяйственной  деятельности используются преимущественно  периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие  материалов на складе, выход рабочих  на работу. К этой же группе относится  статистическая отчетность.

Особое место в управлении принадлежит  разовому контролю. Он, как правило, проводится специализированными функциональными  органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта  или всей производственно-хозяйственной  деятельности.

По форме осуществления

Четвёртой, заключительной группой  является группа контроля, отличающаяся по форме осуществления. В ней  выделяют следующие виды контроля:

· финансовый контроль;

· административный контроль;

· технический контроль.

Финансовый контроль проводится путем  получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям. При этом в центре внимания находятся  такие показатели, как уровень  прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность  капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и  др. Число позиций и сроки представления  отчетности могут быть различны. Как  правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними  фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится  в основу сравнения фактических  показателей с планируемыми. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности , а также по фирме в целом.

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных  результатов показателям, запланированным  в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических и  планируемых продаж; анализируются  изменение доли фирмы на рынке - как  в целом, так и по отдельным  продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. В то же время административный контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей  путем наиболее эффективного использования  имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.

Технический контроль используется для  проверки производственных параметров. Он необходим для своевременного устранения технических неполадок, проверки состояния оборудования[3;445-484].

Мы рассмотрели сущность, различные  виды и задачи контроля. Из всего  вышеизложенного можно сделать  вывод: насколько функция контроля является сложной в исполнении и  допущение малейших просчетов в  работе может стоить компании больших денег. Существуют различные виды контроля и для каждого из них есть различные методы получения результата.

2.2. Характеристики эффективного  контроля

Контроль - это процесс обеспечения  эффективной работы на основе владения информацией об уровне достижения, запланированных результатах и  своевременной коррекции возникающих  отклонений от первоначального плана. В процессе управления контроль выполняет  важнейшие социальные функции повышения  устойчивости и эффективности самого управления, стабилизации ситуации. Контроль выступает центральным моментом в процессе принятия и реализации решений - он завершает один из циклов реализации управленческих решений  и открывает новый, образуя основу «спирали» общественного развития. 

Чтобы системы контроля были эффективными, в организации, на всех ее уровнях, должны понимать, что эти системы в  большй степени способствуют достижению корпоративных целей, но никак не ограничивают сотрудников и не является средством бюрократических регламентаций.

Эффективная система внутреннего  контроля имеет ряд характеристик. Она должна быть: простой и понятной;интегрирована  с планированием; эффективна по затратам; гибкой;поддающейся учету; полной, точной; динамичной; предоставляющей информацию как можно чаще, причем объективную; обеспечивающей самоконтроль и ранее  предупреждение [5;196].А также:

1.Действенность. Выявленные в результате контроля нарушения, изъяны, ошибки, промахи в деятельности предприятия (организации) должны оперативно устраняться.

2.Гибкость. Эффективные контрольные механизмы должны предотвращать последствия неблагоприятных изменений и учитывать преимущества новых возможностей. Очень немногие современные организации работают в условиях стабильной внешней среды и не нуждаются в гибкой системе контроля. Сегодня даже самые механистические структуры требуют механизмов контроля, которые можно скорректировать в соответствии с изменением ситуации и обстановки.

3.Систематичность. Контроль должен проводиться не от случая к случаю, а постоянно. Кроме этого все виды и процедуры контроля, осуществляемые в организации, должны быть связаны в единую взаимозависимую целостность.

4.Комплексность. Контроль должен охватывать не один или несколько показателей плана, а все показатели, все направления деятельности предприятия (организации). Реализация контрольной функции в организации всегда должна быть единым комплексом, а не набором случайно связанных или вообще несвязанных процедур.

5.Экономичность. Эффективная система контроля должна оправдывать издержки, связанные с ее созданием и применением. Чтобы минимизировать эти затраты, менеджерам следует использовать как можно меньше контрольных механизмов, то есть внедрять только те методики и способы, которые действительно необходимы для достижения намеченных результатов. Выгоды, приносимые контролем, должны быть выше затрат на его проведение. Гласный. Результаты контроля должны быть известны исполнителям.

6.Своевременность. Механизмы контроля должны своевременно привлекать внимание менеджера к отклонениям, чтобы он мог предупредить их серьезное влияние на работу подразделения. Даже самые ценные сведения обесцениваются, если поступают с опозданием. Следовательно, эффективная система контроля должна обеспечивать своевременную информацию.

7.Понятность. Механизмы контроля, непонятные для тех, кто ими пользуется, бессмысленны. По этой причине иногда возникает необходимость упростить систему контроля. Применение системы контроля, которую трудно понять, нередко приводит к дополнительным ошибкам, недовольству сотрудников и к тому, что люди их просто игнорируют.

Самым главным фактором повышения  эффективности контроля, а значит, и изменения характера управления является развитие партнёрства - управления, осуществляемого на основе участия  всех членов организации или группы в управлении. Для такого совместного  управления характерно внедрение и  развитие самоконтроля[8].

Партнёрство и самоконтроль способствуют интеграции интересов, замыслов, намерений, стремлений, характеризуют понимание  и поддержку руководителя персоналом. Эффективность самоконтроля зависит  от авторитета руководителя, стиля  управления, целей и социально-психологической атмосферы организации.

Вывод: эффективный контроль позволяет  осуществиться каким-либо действиям  именно таким образом, как это  было запланировано.

Заключение

Проведенное исследование позволило  сделать следующие выводы:

• о том что контроль, несомненно, является одной из ключевых функций в процессе управления. Без этого, подводящего итоги, этапа не могло быть осуществленно должное функционирование всей системы управления;
• методы управления, воздействуя на сотрудников,мотивирует их качественно выполнять свою работу. По особенности воздействия на мотивы поведения сотрудников методы управления можно разделить на административно-организационные, экономические, социально-психологические и правовые;
• функция контроля является сложной в исполнении и допущение малейших просчетов в работе может стоить компании больших денег. Существуют различные виды контроля и для каждого из них есть различные методы получения результата;
• эффективный контроль позволяет осуществиться каким-либо действиям именно таким образом, как это было запланировано.