Эффективное управление временем

     Как бы ни хотелось не делать необходимую работу, некоторые из дел бывают достаточно трудны и не всегда приятны. У меня есть плохая привычка откладывать сложные, труднодостижимые задачи на потом. Чтобы «замотивировать» себя на выполнение таких дел применю метод «разглобализации» крупных задач. Например, написать курсовую работу. Сделать это за неделю, разделив на несколько небольших задач. При этом важно разделить на задачи так, чтобы каждая из которых действительно приближала к цели.

     В понедельник найти необходимую  литературу и ознакомиться с выбранной  темой в Интернете; во вторник  составить план и написать введение; в среду сдать на проверку и  подумать над первой главой; в четверг  учесть все замечания и написать первую главу; в пятницу доработать первую и написать вторую главу; в субботу доработать вторую и написать заключение; в воскресенье поработать над оформлением и списком литературы. Курсовая работа готова, осталось сдать на проверку.

     Важно начать измерять количество времени затраченного на сложную задачу, как показано на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Измерение затраченного времени  на сложную задачу 

     Сама  фиксация количественного показателя уже подталкивает к действиям  в нужном направлении.

     Глебом  Архангельским также предложен  интересный метод стимулирования человека к использованию тайм-менеджмента  в своей деятельности. Этот метод  помогает задуматься о том, как быстро течет время и о том, что  огромное количество времени тратится впустую. Метод называется «календарик – пинарик», который проделан в таблице 2.5. [ПРИЛОЖЕНИЕ 2] Над календарем изображены мои прожитые годы, внизу — будущие. Карандашом один за другим вычеркиваются прожитые годы. Возможно с лирическими воспоминаниями. Затем таким же способом вычеркиваю прожитые дни и месяцы текущего года. Каждое утро необходимо зачеркивать половину наступившего дня. Вечером – вторую половину. Таким образом, материализуется время, ежедневно чувствуется, как оно идет. Вложения времени  – 15 минут на заведение пинарика, и дальше – 30 секунд утром, 30 секунд вечером на вычеркивание дней.

     В предыдущем пункте был проведён анализ видов деятельности и расход времени. Чтобы составить хороший план, важно иметь представление о  предстоящих делах. Для этого применю метод «Альпы».

1. Записать общий список дел (задачи из списка дел, невыполненное накануне, добавившиеся дела и т.п.)
2. Проставить напротив каждого пункта приблизительное время для его выполнения, просуммировать и определить ориентировочно общее время. (Табл. 2.6.)

Таблица 2.6.

Список  задач для выполнения

3. Основное  правило планирования времени 60:40. Где 60% - запланированное время, а 40% - оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Возьмём за 100% - 12 часов (время, за которое я точно могу выполнить все свои дела). Запланированные задачи составили 525 минут (73%).
4. Установить однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточнить в соответствии с ними задачи дня; перепроверить скалькулированную потребность во времени и сократить время на все дела до совершенно необходимого. (Табл. 2.7.)

Таблица 2.7.

Список  задач по приоритетности их выполнения

     В окончательном варианте план дня  составлен на 60%

5. Контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день.

     Нужно постоянно применять «принцип Парето», который еще справедливо называют «законом неправильного распределения» (времени, усилий, ресурсов и т. д.). То есть так управлять своим временем, чтобы тратить как минимум 80% своего времени на максимально эффективные решения и действия (посещение лекций, подготовка к семинарам, написание курсовой работы) и не более 20% – на менее эффективные. Это позволит преодолеть еще одно препятствие на пути к цели – суету (путем резкого уменьшения количества дел за счет малоэффективных).

     Регулярно в течение 10 минут планировать  свой день, чтобы ежедневно сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше  справиться с важными делами.

     Очень важно концентрироваться на приоритетных делах. Используя при этом правило Д. Эйзенхауэра. Никогда не вредно спросить «Зачем?». Знание и четкое понимание цели составляют основу ясности и творческого развития.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Тайм-менеджмент – это совокупность знаний, имеющих  огромное как экономическое значение, так и значение личное. Экономическое значение заключается в том, что за счет рационального использования времени, возможно, значительное повышение производительности труда, как отдельного человека, так и всего коллектива в целом. Личное же значение заключается в том, что он позволяет человеку обрести значительное количество свободного времени, которое будет позволять ощущать себя свободным, уделять больше внимания своему отдыху, здоровью и личной жизни.

     Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы  и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время нашей жизни в соответствии с целями и ценностями.

     В ходе написания, в первой главе своей работы мною были изучены основные приемы и методики тайм-менеджмента, проведён анализ теоретических основ. Во второй главе я исследовала факторы потери собственного времени, а также разработала рекомендации по улучшению эффективности использования собственного времени.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Альтшуллер Г. С. Творчество как точная наука. 2 изд., дополн. — Петрозаводск: Скандинавия, 2004. — 208 с.
2. Альтшуллер Г.С., Шапиро Р.Б. Психология изобретательского творчества. – Вопросы психологии, 1956, №6, с. 37-49
3. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений — М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. — 160 с.
4. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2005. – 240 с.
5. Гайденко П.П. Проблема времени у Канта: время как априорная форма чувственности и вневременность вещей в себе. Вопросы философии. 2003, № 9, с. 134-150
6. Гастев А.К. Как надо работать. – М: Экономика, 1966. – 478 с.
7. Друкер П. Эффективный управляющий – М.: Вильямс, 2007. – 224с.
8. Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках: Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время: Пер. с нем. – М: Интерэксперт, Инфра-М, 1995. – 267 с.
9. Зайверт Л. Если спешишь – не торопись: новый тайм-менеджмент в ускорившемся мире: семь шагов к эффективности и независимости в использовании времени / пер. с нем. Н.С. Сироткина. – М.: ACT; Астрель, 2007. – 255 с.
10. Калинин С. И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. — СПб.: Речь, 2006. – 371 с.
11. Керженцев П.М. Борьба за время. – М.: Экономика, 1965
12. Кови Стивен Р. Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности. – М.: «Альпина Паблишерз», 2008. — 374 с.
13. Кравченко А.И. Классики социологии менеджмента: Ф.Тейлор и А.Гастев. — СПб.: РХГИ, 1998
14. Лакейн А. Искусство успевать: Перевод Ю. Емельянов, Н. Емельянова. Редактор и корректор А. Медведев. М.: Агентство "ФАИР", 1996, ISBN 5-88641-036-8. OCR: М.Свердлов.
15. Тейлор Ф.У. Принципы научного менеджмента – М.: Контроллинг, 1991 – 104 с.
16. PSYLIB, самопознание и саморазвитие: Психологическая библиотека Киевского Фонда cодействия развитию психической культуры. Луций Аней Сенека: Нравственные письма к Луцилию / перевод и примечания С.А.Ошерова. – М.: Наука, 1977 Режим доступа: http://www.psylib.org.ua/books/senek03/index.htm Дата обращения: 05.01.2010 г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Таблица 2.2.

Анализ  видов деятельности и расхода  времени

Продолжение табл. 2.2.