Эффективное управление временем

     С другой стороны, существуют организации (малый и средний бизнес), которые создаются «с чистого листа». До определенной стадии эти организации растут стихийно, но рано или поздно сталкиваются с проблемой «наведения порядка» в организационной структуре и процессах. Кто-то пытается сделать это сам, кто-то приглашает квалифицированных менеджеров или консультантов.

     Стоит заметить, что если в ближайшие годы в России не произойдет значительных социально-политических и экономических перемен, то у ТМ-консультирования — большое будущее.

1.3. Основные методики тайм-менеджмента

     Для решения проблем, связанных с  рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент – это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент – это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека или организации следует подбирать их отдельно, индивидуально.

     По  книге Лотара Зайверта необходим  самоменеджмент, т.е. последовательное и целенаправленное, использование  испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Основная цель состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

     Функции самоменеджмента по Л. Зайверту приведены  в таблице 1.1.

     Таблица 1.1.

Функции самоменеджмента

Продолжение табл. 1.1.

     «Скажите, пожалуйста, куда мне  отсюда идти?»

     «А  куда ты хочешь попасть?»  — ответил Кот.

     «Мне  все равно...» —  сказала Алиса.

     «Тогда  все равно, куда и  идти », — заметил Кот.

     (Льюис  Кэррол, «Алиса в  Стране Чудес»)

     Постановка  цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках  наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а  также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение. Постановка цели означает взгляд в будущее. Ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Цели являются масштабом для оценки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если заранее четко и однозначно не определить то, чего вы хотите.

     Для многих оказывается сложным просто сесть за стол и описать на бумаге идеал — свое представление о  жизни или жизненную цель. Радикальное, но эффективное упражнение — написание надгробного слова для самого себя. Л. Зайвер предлагает представить, что человек присутствует на собственном погребении. Гроб опускается в могилу, и перед собравшимися людьми нужно кратко описать вашу частную и профессиональную жизнь. Вы не можете повернуть время вспять, однако являетесь автором надгробного слова для самого себя. Каким должен быть текст в частностях? Какие положительные стороны нужно назвать? Какие заслуги, успехи и этапы жизни необходимо отметить с уважением? И что ещё можно было бы сказать? Необходимо самому написать текст и подумать, кому бы хотелось доверить его произнесение. [8, c. 61]

     Ситуационный  анализ является одним из этапов целеполагания, и его основная задача — выявить  и описать актуальную, существующую на момент постановки целей ситуацию жизнедеятельности. Разумеется, ситуационный анализ не претендует на максимально полное и целостное описание жизненной ситуации личности (или организации). Его задача несколько скромнее: зафиксировать уже имеющиеся на пути к цели достижения, а также выявить уже существующие и недостающие для достижения целей ресурсы. При этом ресурсы в ситуационном анализе понимаются в самом широком смысле, как любые средства, способствующие достижению цели. Например, в ситуационном анализе выделяются не только внешние ресурсы (финансы, сырье, технологии, информация, контакты и связи и др.), но и внутренние (личностные качества, состояния, способности, опыт и т. п.).

     Лотар Зайверт рекомендует для ситуационного  анализа в личной сфере использовать список контрольных вопросов:

1. Мой жизненный путь: каким были мои крупнейшие успехи и неудачи?
2. Влияние семьи: детство? юность? родители? братья и сестры? близкие?
3. Мои личностные параметры, черты характера и сильные стороны?
4. Моя гармония? В чем состоят мои конфликты с окружающим миром? Чем я их объясняю?
5. Дружеские связи? Вражда?
6. При каких обстоятельствах я чувствую себя сильным, побежденным, слабым?
7. Каких успехов я до сих пор не смог достичь? По каким причинам?
8. Какие опасности, трудности, проблемы и т. п. могут передо мной возникнуть? В каких областях?
9. Какие меры я хочу предпринять для их предотвращения?
10. Кто из окружающих стимулирует мою жизненную активность? Кто ей препятствует?
11. В чем могут раскрыться мои возможности? В чем не могут? Что я хочу против этого сделать?
12. Какие негативные для меня посторонние воздействия я хочу устранить?
13. Какие позитивные воздействия я хочу поддержать, использовать?
14. Чего хотят окружающие? Что я могу им дать?
15. Кому я могу принести пользу сейчас и в будущем?
16. Что я хочу конкретно сделать, чтобы принести пользу окружающим?
17. Какими денежными средствами я мог бы пожертвовать для своих друзей?
18. Приношу ли я максимальную пользу тем людям, которые приносят максимальную пользу мне?
19. Кому и какую радость я доставлю немедленно? Завтра? И т. п. [8, c. 70]

     Также есть направляющие вопросы для ситуационного  анализа в профессиональной сфере. На эти вопросы рекомендуется не просто отвечать кратко («Да» или «Нет»), но и давать более развернутые оценки вроде: «имеющийся ресурс», «недостающий ресурс», «ресурс, имеющийся в достаточном объеме» и т. п. Развернутые ответы на предложенные контрольные вопросы позволят более качественно провести ресурсный анализ и целеполагание в целом.

     Для ситуационного анализа можно  использовать не только контрольные  вопросы — подойдет любой метод, облегчающий сбор информации об актуальной ситуации целеполагания. Например, для поиска и систематизации необходимой информации можно применять различные таблицы (матрицы), отчасти напоминающие аналитический инструментарий популярного в менеджменте SWOT-анализа.

     Ситуационный  анализ можно использовать не только на этапе целеполагания, но и на этапе  достижения целей, позволяя оценить  ваше «местоположение» на пути к цели, провести своеобразную ревизию актуальной жизненной ситуации, выявить имеющиеся ресурсы и ограничения для достижения целей. [7, c. 57]

     При определении поэтапных целей  на ближайший год доказала свою эффективность  формула «МУДРО», согласно которой  краткосрочные цели должны соответствовать  пяти критериям:

• М ¾ метко сформулирована. Цель должна быть сформулирована конкретно, однозначно и точно, иначе она останется неясным пожеланием.
• У ¾ поддается учету. Цель и степень ее достижения должны поддаваться проверке («Если можно измерить — значит, можно сделать!»).
• Д — сориентирована на действия. Цель должна открывать путь к позитивным изменениям, а не указывать на то, чего делать не следует.
• Р — является реалистичной. Цель должна быть отдаленной, но всегда — достижимой.
• О — ограничена по срокам. Цель должна быть привязана к достаточному и точному сроку исполнения. [8, c. 85]

     «Кто  все принимает  так, как придется, тот не работает, а подчиняется  работе»

     Народная  мудрость

     Планирование  как составная часть задач  и правил самоменеджмента означает: подготовку к реализации целей + структурирование (упорядочение) времени. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.

     Планирование  представляет собой проект процессов  труда на предстоящий временной  период. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1 % времени тратить на планирование. Для разработки плана дня требуется 5— 10 минут.

     «Золотая» пропорция планирования времени 60:20:20 предложенная Лотаром Зайвертом: 60 % — запланированная активность; 20 % — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия); 20 % — спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество). [8, c. 94]

     Перед планированием следует провести анализ видов деятельности и расхода времени. Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделив их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи. Установив их приоритетность и действуя в соответствии с нею, даже если менее важные дела, даются намного легче, чем более важные.

     Не  стоит впадать в крайность  чрезмерного планирования, необходимо планировать лишь такой объем  задач, с которым реально можно  справиться. Составляйте свои временные  планы на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно. Невыполненные задачи, которые не хочется вычеркнуть совсем, переносите в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов. Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия. Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. А также устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, вы приучите себя к самодисциплине, избежите нерешительности, промедления и откладывания дел. [4, c. 147]

     Пять  стадий метода «Альпы»:

     Предлагаемый  метод относительно прост, и после  некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

1. Составление заданий.

     Запишите  под соответствующими рубриками  формуляра «План дня» все то, что  Вы хотите или должны сделать на следующий день: задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.