Эффективное управление временем

     — наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми. [4, c. 85]

4. Рабочий день – настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное.

     Краткие рекомендации:

     — выделяйте 10 минут вечером или  утром на создание полной обзорной картины задач на день;

     — при планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры;

     — заведите «стратегическую картонку»  — закладку с ключевыми долгосрочными  целями;

     — в плане дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи;

     — делайте список «гибких» задач результато-ориентированным;

     — выделяйте 2-3 приоритетные задачи в  списке и начинайте работу с них;

     — при планировании «жестких» встреч закладывайте резервы;

     — согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности;

     — запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану. [4, c. 98]

5. Планирование – организуйте контекстное планирование и среднесрочное планирование по методу «День - Неделя» и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок.
6. Приоритеты – научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев - таким образом, всегда находя время на главное.

     Краткие рекомендации:

     — расширьте арсенал ваших «стратегий отказа»;

     — приучайте окружающих к твердому «нет»;

     — используйте «здоровый пофигизм» и «метод трех гвоздей»;

     — «покупайте» время, заменяя вашу личную работу профессиональной услугой;

     — делегируя задачи, создавайте их обзор  и используйте активный контроль;

     — формулируйте и используйте критерии расстановки приоритетов;

     — передавая задачи подчиненным или коллегам, прописывайте в явном виде матрицу критериев;

     — взвешивайте ваши долгосрочные цели и концентрируйтесь на ключевых. [4, c. 189]

7. Информация – внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального «раскладывания по полочкам».

     Краткие рекомендации:

     — спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой серьезной литературы;

     — отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ;

     — настройте автофильтрацию электронной почты;

     — используйте папки электронной  почты как инструмент контроля по технике «День — Неделя»;

     — «выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса;

     — заведите творческую картотеку для  материализации мыслей;

     — организуйте любое информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека;

     — выделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные  лотки по методу «День — Неделя». [4, c. 174]

8. Поглотители – используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.

     Краткие рекомендации:

     — проведите сплошной учет вашего времени  в течение 2-3 недель;

     — сформируйте 2-3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике;

     — планируйте наполнение транспортного  времени и времени командировок;

     — имейте сценарии реагирования на случай технических форс-мажоров.

     — применяйте техники организации  совещаний;

     — «точите топор», используя для  этого любые «отходы времени». [4, c. 198]

     Лотар Й. Зайверт считается ведущим экспертом по тайм-менеджменту в Германии и Европе. Если для методик Зайверта ключевым словом является «продуктивность», то для методик Глеба Архангельского это скорее «эффективная самореализация». Большое внимание уделено искусству верно определять и ставить цели, отделять первостепенное и вторичное. Есть оригинальные и очень интересные идеи, такие как «поедание лягушек», «календарик-пинарик» и система расстановки приоритетов. [15, c. 20]

     Оба известных автора раскрывают две модели тайм-менеджмента: россиская и западная. «Ваше время – в Ваших руках», посвящена, в первую очередь, максимальной самоорганизации, с почти научной точностью. В «Тайм-драйв» большое внимание уделено стимулированию творческого начала, а также фактору самомотивации. Несмотря на то, что книги очень разные, обе практичны и эффективны, каждая по-своему.

     Это только малая часть методов, которые  предлагают рассмотренные мной ученые в области тайм-менеджмента. На самом  деле их намного больше. Каждый человек  сам определяет чему придерживаться в зависимости от целей, планов, уклада жизни, мировоззрений.

 

ГЛАВА 2. МОДЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

1. Анализ использования собственного временного ресурса

      Для того чтобы всё успеть надо грамотно планировать своё время. На данный период времени я являюсь студенткой Тюменской государственной академии мировой экономики, управления и права. Учёба отнимает много времени и поэтому нужно иметь конкретную цель, чтобы потратить столь огромный период времени (5 лет) на неизвестный результат. Одна из моих целей на среднесрочный период времени – это успешно закончить высшее учебное заведение для того чтобы устроиться на отличную работу с дальнейшими перспективам развития. Также очень люблю разного вида деятельность и, конечно же, отдых.

      В таблице 2.1. отвечу на некоторые вопросы, прежде чем приступить к развитию необходимых для эффективного управления временем навыков и привычек.

     Таблица 2.1.

Опросник  «Как я обычно управляю временем»

 

     Подсчёт очков

     Вопросы 1-5

      Запишите себе по 2 очка за все вопросы, на которые вы ответили отрицательно  6

     Вопросы 6-10

      Запишите себе по 2 очка за все вопросы, на которые вы ответили, утвердительно 6

     Общее количество очков:

• 14 очков и более: вам нужна помощь в управлении временем
• 8-12 очков: неплохо, но нужно совершенствоваться дальше
• менее 8 очков: у вас хорошие навыки управления временем, и вы можете ещё больше улучшить свои методы.

     Мой результат – 12 очков. Следовательно, для качественной траты времени  необходимо дополнительное время, что говорит о желательности рационального использования времени и применении тайм-менеджмента.

      Моя деятельность складывается из различных  процессов, происходящих в течение  дня. Чтобы понять на что я в  основном трачу своё время и какие методики применять для повышения эффективности управления временем, необходимо провести анализ затрат личного времени. Анализ видов деятельности и расхода времени произведён в таблице 2.2. [ПРИЛОЖЕНИЕ 1]

     Я провела примерный анализ расхода  собственного времени. Мною была проанализирована среднестатистическая неделя за период обучения с 01.09.2009 г. по 31.12.2009 г. Многое не учитывалось, например, потеря времени из-за «нестыковок», незапланированные встречи, общение, потери времени из-за собственной лени, не было расписано всё свободное время (творчество, хобби, поездки и т.д.), так как это приблизительный анализ. Неделя составляет 168 часов (10080 минут). Из всех таблиц видно, что ежедневная деятельность начинается в разное время. На учёбу уходит 25% времени в неделю, в то время как на отдых 49%. Так как мною была поставлена цель – закончить вуз, то я должна больше времени уделять учёбе. Для более точного вычисления проведём анализ траты времени за день. (Табл. 2.3.)

     Таблица 2.3.

Анализ  траты дневного времени

 

     Для того чтобы прийти к определенной разработке рекомендаций, проанализируем мою деятельность по блокам в таблице 2.4.)

     Таблица 2.4.

Сводка  одноимённых затрат времени

 

     Проанализировав один день, и здесь видно, что много времени уделяется отдыху практически в два раза больше, чем учёбе. В течение дня несколько раз приходится тратить время на дорогу в академию и из академии из-за неудобного графика учёбы, это нерационально, хоть и составляет 4%.

     Из  таблиц видно, что во второй половине недели идёт расход времени на отдых, занятия танцами (3%), развлечения (7%) это обусловлено большой нагрузкой в первой половине. Из этого следует, что необходимо более рационально распределять свою деятельность.

 

2. Рекомендаций по улучшению эффективности использования времени

 

     Отдыхать  в течение учебного процесса и  всё что с ним связано нужно  ритмично, пять минут в час.  Я, например, звоню знакомой, смотрю что-нибудь интересное в Интернете или выпиваю чашку чая. Глеб Архангельский предлагает наиболее качественный отдых: выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих размять суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть обо всех проблемах. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше отдых и восстановление сил.

     В таблице однодневного анализа видно, что произошла потеря времени с самого начала дня (30 минут), при подъёме. Эту потерю можно устранить организовав процесс пробуждения. Установить в будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий и с их помощью просыпаться постепенно. Например, мне нужно проснуться в 8.00. Пусть в 7.30 сыграет первая мелодия, приятная и спокойная, в 7.45 — что-нибудь более бодрое, возможно, уже со словами, на которые мозг реагирует более активно, чем на мелодию без слов. И в 8.00 — самая радостная и энергичная мелодия, на которой я окончательно проснусь, встану с постели и с удовольствием встречу новый день жизни.