Эффективное управление временем

     Употребляйте  при этом сокращения, соответствующие  виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня».

2. Оценка длительности акций.

     Проставьте  против каждого задания приблизительное  время для его выполнения, просуммируйте  и определите ориентировочно общее  время.

3. Резервирование времени про запас.

     При составлении плана дня придерживайтесь  основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов.

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению.

     Установите  однозначные приоритеты для своих  дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Перепроверьте  скалькулированную Вами потребность  во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности. Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации.

5. Контроль (учет несделанного).

     Не  все задачи удается выполнить. Поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и тоже дело переносится многократно, то оно становится обузой, и тогда существуют две возможности: вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца; вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой. [8, c. 173]

     Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом  лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут многократный выигрыш во времени.

     Принятие  решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение  — значит установить приоритетность. Установить приоритетность — означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение.

     Принцип Парето (соотношение 80:20). Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848—1923 гг.), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.

     Принцип Парето применительно к рациональному  использованию времени гласит: «Если  все рабочие функции рассматривать  с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога «поглощают» 80 % рабочего времени». [10, c. 158]

     Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью: сначала — немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом —многочисленные «второстепенные».

     Вместо  того чтобы иметь время для  действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела. Редко случается, что важную задачу надо выполнить  сегодня или на этой неделе, тогда  как срочную задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно.

      Предложенное американским генералом  Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда  надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела (рис. 1.2.)

     

 

     Рис. 1.2. Правило Д. Эйзенхауэра 

     Срочные/важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

     Срочные/менее  важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

     Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки.

     Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться. [8, c. 109]

     Функция самоменеджмента «Реализация и  организация» предполагает объединение  энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей. Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот.

     Важным  фактором успехов в работе выступает  личный рабочий стиль. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы изменить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к сохранению или упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков.

     Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно  важном и существенном вместо распыления по мелочам. Можно значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос. Зачем вообще это делать? Почему именно я? Почему именно сейчас? Почему в этой форме?

     Контроль  за результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса. Всякая постановка цели и планирование эффективны лишь настолько, насколько эффективны следующие за ними реализация и завершающий контроль за исполнением. [8, c. 121]

     Контроль  за результатами труда с точки зрения достижения конечной цели (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов он должен осуществляться на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный контроль).

     Лотар Зайверт предлагает очень простой  и удобный метод ежедневного  итогового ТМ-контроля (впрочем, метод  можно использовать и для промежуточного контроля над выполнением отдельных  задач в течение дня) — так  называемый метод «пяти пальцев». Метод является элементарной мнемотехникой, в которой за каждым из пальцев руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели.

     Достаточно  лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названий пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль.

     М (мизинец) — мыслительный процесс: какие  знания, опыт я сегодня получил?

       Б (безымянный палец) — близость  цели: что я сегодня сделал  и чего достиг?

       С (средний палец) — состояние  духа: каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа?

       У (указательный палец) — услуга, помощь: чем я сегодня помог  другим, чем услужил, порадовал  или «поспособствовал»?

       Б (большой палец) — бодрость, физическая форма: каким было  мое физическое состояние сегодня? Что я сделал сегодня для своего здоровья, поддержания своих физических кондиций? [8, c. 137]

     Осуществляйте регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.

     Функция «Информация и коммуникации»  является важным связующим звеном между различными функциями самоменеджмента, поскольку человек вынужден постоянно обмениваться информацией — вступать в коммуникации. Коммуникации — это обмен информацией. Менеджеры проводят в среднем 80 % своего времени за чтением, перепиской, телефонными переговорами, совещаниями и т. п. Существует множество рациональных подходов к овладению информацией. [8, c. 149]

     Рациональное  чтение помогает лучше справиться с  потоком информации, поскольку бессистемное чтение означало бы потерю времени  и пустую трату средств. Различные способы и формы рационального чтения можно сгруппировать в зависимости от того, используются ли они до, во время или после самого процесса чтения.

     Среди разных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Менеджеры в зависимости от уровня управления 50, 60, 70 и даже 80 % своего времени проводят на конференциях и совещаниях.

     Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляющим средством коммуникации и тем самым наиболее частым источником «помех» в деловой жизни. Парадокс телефона в том, что являясь будучи одним из самых эффективных средств экономии времени, он является одним из самых распространенных «поглотителей времени».

     Бесконтрольная и чрезмерная коммуникация является ключевой проблемой персонального стиля работы и самым большим  «поглотителем времени».

     В настоящее время в России одним  из известных специалистов в области  тайм-менеджмента является Глеб Архангельский. Он по праву считается основоположником российской школы тайм-менеджмента: он проводит семинары и тренинги по данной тематике, а также руководит ТМ-проектами в РАО ЕЭС, “Вимм-Билль-Данн” и в других компаниях.

     Г. Архангльский советует построение личной системы управления временем таким образом:

1. Отдых – потратив минимум «начальных вложений времени», наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.

     Краткие рекомендации:

     — сделайте отдых в течение дня  ритмичным;

     — обеспечивайте максимальное переключение;

     — используйте «творческую лень»;

     — повысьте эффективность сна;

     — применяйте «микросон» в течение  рабочего дня;

     — переживайте момент. [4, c. 54]

2. Мотивация – освойте методы «настройки» на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени работы над ними.

     Краткие рекомендации:

     — используйте «якоря» для настройки  на различные задачи и отдых;

     — применяйте «метод швейцарского сыра»  при раскачке;

     — ежедневно съедайте минимум одну «лягушку»;

     — дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона»;

     — поощряйте себя «промежуточными  радостями»;

     — заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение;

     — попробуйте календарик-пинарик. [4, c. 60]

3. Целеполагание – сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.

     Краткие рекомендации:

     — управляйте своей «персональной  корпорацией» «проактивно»;

     — расчистите штампы и нарисуйте «ваш день через несколько лет»;

     — определите ваши ценности с помощью  «мемуарника»;

     — сформулируйте личную миссию в форме  эпитафии;

     — ищите ваше призвание;

     — выявите ключевых областей вашей  жизни;

     — сделайте обзорный график жизненных  целей по ключевым областям и будущим  годам;