тема: Изменения и риски в проектах

 

      Содержание

 

 

      Введение

     Современные предприятия все чаще обращаются к проектному типу организации деятельности, т.к. данный тип организации позволяет структурировать деятельность внутри фирмы по направлениям и закрепить за каждым из них ответственного, которые будет отвечать за качество и своевременность выполнения проекта.

     Проект (от лат. projectus – брошенный вперед, выступающий, выдающийся вперёд, торчащий) – это уникальная (в отличие от операций) деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение заранее определённого результата/цели, создание определённого, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска¹.

     Изменения и риски для менеджера в  области проектной деятельности это первостепенные вопросы, которые требую своевременного, адекватного и взвешенного решения. Именно эти моменты проектной деятельности отнимают значительную часть времени и ресурсов, а если не управлять рисками и изменениями в проекте, он вряд ли будет реализован.

     Целью данной работы анализ практического использование средств и методов управления изменениями и рисками в проекте, а соответственно и адаптация проводимых мероприятий контроля за изменениями и рисками в реальном проекте.

     Для достижения поставленной цели необходимо:

• сформировать понятия: изменения и риски в проекте;
• составить краткий обзор основ управления изменениями;
• определить причины незапланированных изменений объема работ;
• обозначить элементы системы контроля изменений проекта;
• определить методики минимизаций изменений проекта;
• определить основные источники риска;
• составить краткий обзор основ управления рисками;
• обозначить варианты реагирования на риски;
• определить стратегии контроля рисков;
• проанализировать процесс реализации проекта «Организация школы горно-туристической подготовки на базе ГОУ Колледжа предпринимательства №11» на предмет выявления рисков и изменений, и методов и средств реагирования на них в данном проекте.

 

      I. Изменения в проекте

     Изменения в проектах неизбежно возникают, независимо от ранее проделанной работы менеджера по их предотвращению или сокращению. Они имеют место быть по различным причинам: изменение рыночной ситуации; ошибки планирования, которые необходимо исправить; смена членов команды и т.д.

     Изменения в проектах очень опасны. Изучение и оценка изменений может отнять много времени и усилий. Не все сообщения о проблемах являются побудителями к изменениям, их анализу, а тем более планированию выполнения. Именно поэтому к управлению изменениями необходимо относиться как к проекту в проекте.

     1.1. Понятие «изменения проекта»

     Изменение проекта – это изменение любого из критически важных факторов успеха (объема работ, затрат, качества и критериев приемки проекта) [4].

     Если  изменения в проекте приходятся на объем работ, а в итоге и на объем затрат и на сроки, то как следствие цепочка этих изменений может создать ситуацию, связанную с рисками.

     При возникновении любых изменений по проекту следует уметь их распознавать, давать оценку уровню их воздействия и уметь планировать корректирующие действия на случай принятия изменений. Этот механизм называют системой контроля изменений проекта.

     1.2. Основы управления изменениями проекта

     Процесс управления изменениями проекта  в действительности – своего рода небольшой проект по перепланированию проекта. Все процессы, которые необходимо использовать для планирования проекта, должны быть выполнены и для процесса изменениями проекта.

     Планирование  изменений. Любые изменения в проекте необходимо прогнозировать (планировать) и выстраивать систему регулирования, которая предопределяет методику выполнения проекта и способ контроля изменений.

     Установление  системы контроля изменений дает следующие преимущества:

• помогает сохранить целостность точек отсчета производительности проекта;
• позволяет привлечь в процесс принятия решений нужных людей;
• способствует управлению ожиданиями участников проекта;
• помогает повысить доверие и профессионализм руководства;
• в ситуации возникновения изменений способствует снижению конфликтности и проблем.

     Обучение  заинтересованных сторон. При использовании системы контроля изменений (разработанной самостоятельно или уже существующей) необходимо пройти через весь алгоритм процедуры контроля изменений совместно с участниками проекта. Для гарантии понимания самой системы контроля, роли исполнителя или заказчика и уровня ответственности всех позиций вовлеченных в реализацию проекта.

     Использование системного подхода. Руководитель проекта должен постоянно следовать выбранной системе контроля, подавая тем самым пример остальным члена проекта.

     Минимизация изменения объема работ. С целью минимизации возникновения изменений проекта, необходимо учитывать следующие моменты:

• проектная группа должна быть ориентирована на выполнение задач проекта;
• руководитель проекта должен постоянно «держать руку на пульсе» для предотвращения изменений и возникновения ситуации риска;
• по возможности необходимо устранить (или свести к минимуму) ненужные изменения, предлагаемые заказчиком или коллективом;
• создание ситуации информированности участников проекта о действиях, которые могут спровоцировать изменения в проекте по их инициативе;
• поощрение требований изменение объема работ, являющихся обязательными для следующего проекта.

     Четкое  сообщение об изменениях. Необходимо четко и понятно доносить информацию об изменениях проекта, как до заказчика, так и до коллектива.

     Влияние на факторы успеха. Руководитель проекта должен контролировать и предотвращения изменений, которые могут значительно повлиять на факторы успеха проекта.

     1.3. Причины незапланированных изменений объема работ

     Изменение движущих сил. Скоротечность изменений в мире бизнеса может оказать воздействие на изменение в существующих проектах. Примеры движущих сил, способные изменить объем работ по проекту:

• наличие финансирования проекта;
• новые государственные нормативы;
• изменение целевого рынка товара;
• изменение времени вывода нового товара на рынок;
• новые возможности деловой деятельности;
• изменение приоритетов заказчика;
• неожиданные события на рынке или в мире.

     Изменение критериев приемки  работ. Речь идет об изменении ожидаемых результатов, сроков реализации проекта, требований к качеству результата проекта и других условий, создающих рамки проекта и оговариваемых на этапе формирования заказа. Эти условия – являются критериями приемки работ.

     Изменение технологии. В процессе выполнения проекта возникает ситуация, когда становятся доступными новые технологии, которые в большей степени отвечают требованиям заказчика. Но на сегодняшний день эта причина не является столь актуальной, как в предыдущие годы, в связи с тем, что наблюдается тенденция сокращения проектов и деления их на этапы.

     Неправильное  указание объема работ. Если техническое задание по проекту сформировано не совсем корректно, т.е. указан не полный объем работ, четко не определены некоторые этапы или работы, задание не согласуется с допущениями по проекту, то это может привести к увеличению объема работ.

     Плохое  определение требований. Чем больше упущений в требованиях, тем больше вероятность возникновения изменения объема работ. Основные причины плохого определения требований:

• при формировании перечня требования использовались неадекватные или неэффективные методики;
• отсутствие связи между аналитиками и участниками проекта;
• требования не соответствуют объему работ по проекту;
• требования не охватывают всего производственного процесса;
• перечень требований неадекватен по отношению к целевой аудитории и ничего для нее не значит;
• целостность требований не была проанализирована;
• требования не были проверены на предмет полноты и правильности;
• участники проекта были выбраны не правильно;
• пользователи не понимают «реального» значения задокументированных требований.

     Также существует мнение, что основной причиной возникновения изменений в проекте  является не адекватная (не эффективная) технология формирования заказа на проект. Неверно проявленная проблема заказчика, в большинстве случаев, и вынуждает вносить изменения в проектную деятельность.

     За  редким исключением, на сегодняшний день менеджеры, принимая на себя ответственность за реализацию проекта, обращаются к истинным причинам возникновения потребности выполнения той или иной работы для заказчика. Чаще всего формирование заказа сводится к документированию (созданию технического задания) представлений заказчика о том, что ему нужно. Редкий человек может объективно оценить ситуацию, в которой он сам и находится. Именно поэтому и нужна внешняя позиция, способная посмотреть на ситуацию со стороны и соответственно на основании анализа этой ситуации сформировать дальнейшее взаимодействие с заказчиком, а также технологию решения его проблемы.

     А если все-таки проблема заказчика была сформулирована не верно, то стоит обращаться к системе контроля изменений, и  это неизбежно.

     1.4. Значительные элементы системы контроля изменений проекта

     Базой эффективного управления изменениями проекта является система контроля таких изменений. Особенности системы контроля изменений будет зависеть от отрасли промышленности, степени важности проекта, организационной структуры компании, типа организации, но существуют общие принципы, правила и компоненты для каждой из систем контроля изменений проекта.

     Принципы  систем управления изменениями  проекта:

• Любое изменение объема работ документируется, оценивается и утверждается перед его внедрением.
• К утверждению изменений привлекаются участники проекта.
• Анализируется степень влияния требований об изменениях на особенно важные факторы успеха, особенно на график и бюджет проекта.
• Требования о внесении изменений утверждаются у руководства.
• Все необходимые изменения документируются и о них информируются все участники проекта.
• Участники проекта могут выдвигать требования об изменениях в проекте.
• Правила, позиции и ответственность четко ограничены, а производственный процесс удовлетворяет потребностям всех заинтересованных сторон.

     Правила

     Выполнение  повторной установки точек отсчета. При внесении изменений в процесс выполнения проекта, также необходимо выполнить корректировку плана проекта (установить новые точки отсчета реализации проекта).

     Необходимо  сформировать несколько  технологических  путей. Внесение изменений в процесс реализации проекта предполагает учет нескольких технологических путей, согласованных с руководством.

     Включение в процесс изменений  в проекте действующих  сторон. На этапе внесения изменений в проект необходимо активно включать в этот процесс всех заинтересованные участников проекта для обеспечения их информированности и понимания предстоящих изменений, а также согласованности последующих действий.

     Отслеживание  выполнения контракта. Если для реализации проекта были заключены контракты с другими организациями, необходимо отслеживать, чтобы внесенные изменения не повлияли на выполнение контрактных обязательств или были заранее внесены соответствующие корректировки в контракты.