Искусство ведения деловых переговоров и совещаний

Контрольная работа

тема: Искусство  ведения деловых переговоров  и совещаний 
 
 

ПЛАН

   Введение………………………………………………………………………

1. Переговоры: понятие и их роль в деловом общении…………………..
2. Организация и проведение деловых переговоров……………………..
3. Деловые совещания как одна из форм менеджмента………………….
4. Технология организации и проведения совещаний…………………..

Заключение………………………………………………………………….

Список  литературы………………………………………………………… 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Существует  множество определений понятия  «бизнес», и одно из них гласит: «Бизнес – это договоренности». Что значит «умело вести деловые переговоры, проводить деловые совещания»? Как научиться быть в переговорах одновременно твердым и гибким? Какой стиль ведения деловых переговоров и деловых совещаний наиболее оптимальный?

     Коммерческие  переговоры и совещания необходимы для того, чтобы разрешить возникшие  проблемы, обсудить насущные вопросы, выработать совместное решение.

     Искусству ведения переговоров и совещаний  специально обучаются во всем мире. Большинство же российских предпринимателей не только никогда не обучались процессу ведения переговоров и деловых  совещаний, но и не имеют опыта  участия в них. Между тем переход  к рынку немыслим без данных форм делового общения.

     Сегодня в сферу коммерческого переговорного  процесса втягивается все больше и больше деловых людей. А что  касается модной ныне у нас профессии  менеджера, то умение вести коммерческие переговоры и деловые совещания – одно из основных слагаемых его профессиональной деятельности.

     Цель  данной работы: дать общее представление  об искусстве ведения деловых  переговоров и совещаний.

     Для раскрытия цели следует рассмотреть  такие вопросы:

     - сформировать общее представление о деловых переговорах: дать понятие и показать их роль в деловом общении;

     -  раскрыть основные моменты организации  и проведения деловых переговоров;

     - дать понятие деловых совещаний  как одной из форм управления;

     - проанализировать технологию организации проведения совещаний, выявить их эффективность.

     1. Переговоры: понятие  и их роль в  деловом общении

     Переговоры - неотъемлемая часть нашей повседневной жизни. Как утверждает известный американский специалист по ведению переговоров Дж. Ниренберг, «в жизни можно вести переговоры по всем вопросам, при любых обстоятельствах и в любое время». «Ведь в каждом аспекте – в бизнесе, социальной области, в отношениях между людьми – ощущается потребность в переговорах»¹, - пишет он. И успех в жизни во многом определяется тем, как удачно ведут люди свои переговоры. Поэтому овладение навыками и умениями переговорного процесса становится насущной необходимостью для каждого делового человека.

     Переговоры  – это обсуждение чего-либо, обмен  мнениями с целью договориться о  чем-либо. Ведение переговоров сопровождает любую совместную деятельность. Целью переговоров обычно является достижение договоренности об участии сторон в деятельности, результаты которой будут использованы для обоюдной выгоды; заключение соглашения, договора; продление действующих договоренностей; координация совместных действий и т.п.. Деловые переговоры ведутся в рамках сферы ведения бизнеса участников и имеют более узкую задачу - достичь договоренности о взаимовыгодном обмене ресурсов, совместном инвестировании ресурсов, распределении прибыли, полученной от совместной деятельности.

     Переговоры  являются эффективным средством  разрешения конфликтов, спорных вопросов; установления доброжелательных отношений и налаживания сотрудничества.

     Важнейшая особенность переговоров заключается  в том, что мнения участников частично совпадают, а частично расходятся. При  полном совпадении взглядов оппонентов переговоры не нужны, необходимы совместные действия для решения поставленных задач. Если же позиции сторон диаметрально противоположны и участников общения на данный момент ничего не объединяет, за стол переговоров садиться нельзя. Нужно определенное время для сближения позиций противников и появления точек соприкосновения взаимных интересов.

     Исследователи обращают внимание еще на один очень  важный аспект ведения переговоров. Они считают, что в  переговорах  главным является не анализ позиции  оппонентов, хотя это, бесспорно, важно  и необходимо, а учет интересов сторон,  т.е. «на первый план выдвигается поиск баланса интересов, их соотношения», основной вопрос состоит в том, «как разрешить  противоречия интересов и в наиболее полном объеме реализовать их совпадение»².

     Искусство ведения деловых переговоров состоит в том, чтобы показать своему оппоненту путь к решению его задачи через совершение действий, выгодных другой стороне. Это требует глубоких знаний в области коммуникации, компетентности в применении техник делового общения, умения управлять своим эмоциональным состоянием.  
 

2. Организация и проведение деловых переговоров

     Залог успешного проведения переговоров  – хорошая подготовка к ним. Подготовительный этап включает в себя отработку как  организационных моментов, так и  содержательной стороны переговоров.

     В процессе организации переговоров  необходимо решить, кто будет принимать  участие в переговорах, кто возглавит  делегацию, как распределить обязанности  между членами делегации. Нужно  определить место, время встречи, составить  программу переговоров, уточнить регламент работы, подготовить помещение, оборудовать рабочие места, дать поручение сотрудникам, обслуживающим переговоры, и т.д.

     Чем тщательнее продуманы все детали предстоящего мероприятия, тем эффективнее  оно проходит. И, наоборот, несвоевременное и некачественное решение организационных вопросов может создать атмосферу напряженности, что негативно скажется на ходе переговоров, а то и приведет к их срыву.

     Важный  момент переговоров – где они  проводятся – в собственном офисе  или на территории оппонентов. Обе ситуации имеют положительные моменты. Вот что по этому поводу пишет Дж. Ниренберг: «Если встреча проводится на вашей площадке, у вас будут следующие преимущества: 1) вам предоставляется возможность получить одобрение у своего руководства по вопросам, которые вы ранее не предвидели; 2) это не дает возможности противной стороне преждевременно завершить переговоры и уйти, что они могли бы сделать, находясь в своем собственном офисе; 3) вы можете заниматься и другими делами и иметь под рукой собственные средства производства; 4) это предоставляет вам психологическое преимущество из-за того, что противная сторона пришла к вам; 5) это экономит время и деньги на поездку.

     Перемещение переговоров на территорию оппонента  также имеет свои выгоды: 1) можно  посвятить все время именно переговорам, без отвлечений и прерываний, которые могут возникнуть в вашем офисе; 2) можно «придерживать» информацию, заявляя, что в данный момент она у вас отсутствует; 3) у вас будет возможность зайти к кому-нибудь из руководства противной стороны; 4) бремя подготовки хозяйственных дел будет лежать на оппоненте и оппонент не будет свободен от других своих обязанностей»³.

     Если  ни одна из этих альтернатив не устраивает стороны, то можно встретиться на нейтральной территории.

     На  подготовительном этапе нужно уделить особое внимание содержанию предстоящей встречи, т.е. проанализировать проблему, досконально изучить состояние дел, четко сформулировать цели и задачи переговоров, выработать общую позицию команды, определить собственный взгляд на предмет обсуждения, подобрать убедительные аргументы, найти возможные варианты решения, подготовить предложения, составить необходимые документы и т.д.

     На  первый план выдвигается задача сбора  необходимой информации по теме. Для  этого участникам переговоров придется прилагать немалые усилия (изучать соответствующую литературу, документы, работать в библиотеке, проводить консультации со специалистами и др.). Чем большей информацией они располагают, тем увереннее себя чувствуют. Информация – это самое эффективное орудие, самое ценное достояние в любых переговорах. Поэтому начинать переговоры рекомендуется только в том случае, когда есть уверенность, что вы знаете по данному вопросу больше своего оппонента. Для успешных переговоров также очень важно изучить и самого оппонента.

     Нежелание собирать информацию о людях, с которыми предстоит вести диалог, является наиболее распространенной ошибкой, которую  многие допускают на этапе подготовки к переговорам.

     Авторы  одного зарубежного пособия по переговорам  пишут: «Ни одному боксеру или борцу не придет в голову мысль о поединке, пока он не изучит сильные и слабые стороны будущего соперника, его любимые приемы и особенности стиля. Такие спортсмены тщательно изучают видеозаписи и отчеты о поединках, проведенных предполагаемым соперником. Затем они проводят тренировочные бои со спарринг-партнерами, которые копируют стиль будущего соперника. Если вам предстоят важные переговоры, то вам следует обеспечить себя таким же преимуществом. Изучите своего оппонента»⁴.

     Необходимо выяснить, что является существенно важным для партнера по переговорам, каковы его ценностные ориентиры, жизненные цели, какую выгоду он может и хочет извлечь из предстоящей встречи и т.п. Собирая информацию, целесообразно поинтересоваться прошлым оппонента, ознакомиться с результатами его настоящей деятельности, навести справки о его предыдущих успехах и неудачах, личных вкусах и слабостях, взаимоотношениях с начальством, коллегами и т.д.

     Достоверная и объективная информация, компетентность участников переговоров помогут добиться нужных результатов. Поэтому не стоит жалеть времени на подготовку к переговорам, необходимо тщательно продумывать все тонкости и детали предстоящего обсуждения, подобрать возможные аргументы для обоснования своей позиции, наметить, как лучше использовать те или иные приемы воздействия на оппонента.

     После подготовительного этапа наступает  самая ответственная стадия –  собственно переговоры, реальная встреча  всех участников.   

     Практика  и опыт проведения самых разнообразных  переговоров, как в нашей стране, так и за рубежом, позволили отработать оптимальную модель процесса переговоров. Назовем ее основные структурные элементы:

1. Приветствие участников, представление сторон друг другу.

2. Изложение проблем и целей переговоров.

3. Диалог участников, включающий в себя уточнение, обсуждение и согласование позиций, выяснение взаимных интересов.
4. Подведение итогов и принятие решений.
5. Завершение переговоров.

     В ходе переговоров могут быть выработаны различные типы совместных решений:

   - компромиссное, или «серединное решение»;

   - асимметричное решение, относительный  компромисс;

   - принципиально новое решение,  «снятие» основных противоречий.

     Компромисс  – это соглашение на основе взаимных уступок.    Компромиссное решение  возможно только тогда, когда стороны  готовы пойти навстречу друг другу и удовлетворить хотя бы часть взаимных интересов. При этом надо иметь в виду, что требования сторон должны носить законный характер и уступки быть равноценными. Компромиссное решение является наиболее типичным на различных переговорах.