Искусство ведения переговоров.

Федеральное агентство по образованию

Вологодский государственный технический университет

Кафедра социально-культурного сервиса и  туризма

Реферат:

Искусство ведения переговоров.

Факультет:  гуманитарный Группа: ГСКС32

Специальность 100103 – Социально-культурный сервис и туризм

Специализация  – Социокультурный сервис

Михайлова Юлия Алексеевна

Вологда 2009

Содержание

 

1. Переговоры и  беседа. Отличие между ними 

2. Типология переговоров  

3. Важнейшие особенности  переговоров  

4. Подготовка к переговорам

5. Этапы переговоров  и типы совместных решений 

6. Тактические приемы 

7. Ошибки при ведении  переговоров  

8. Список литературы

1. Переговоры и беседа. Отличие между  ними

Переговоры  занимают важное место в нашей повседневной жизни и в деловом общении. Люди вступают в переговоры, когда обмениваются идеями с целью изменить взаимоотношения, прийти к согласию. «Словарь русского языка» дает такое определение: «Переговоры -- это обсуждение с целью заключения согласия между кем-либо по какому-либо вопросу». Это определение подчеркивает специфику данного вида коммуникации, его отличие от других форм, в частности от беседы. Еще раз подчеркнем это отличие. «В беседе партнеры обмениваются взглядами, точками зрения, информацией. А в процессе переговоров его участники обычно добиваются соглашения по обсуждаемой проблеме. Конечно, на практике порой бывает трудно провести четкую грань между переговорами и некоторыми видами деловых бесед, например, проблемными, организационными, творческими. Фактически любая беседа может перерасти в переговоры. В свою очередь стороны, ведущие переговоры, не всегда готовы к совместным действиям и ограничиваются обменом взглядов, информацией» (5,100).

2. Типология переговоров

Существуют различные подходы к описанию переговоров:

· по сфере деятельности;

· по цели;

· по характеру взаимоотношений  между сторонами.

В зависимости от сферы деятельности, в которой ведутся переговоры, они могут быть дипломатическими, политическими, экономическими, военными, производственно-техническими, торговыми, административными и др.

Переговоры различают  по цели, которую ставят перед собой их участники. По этому основанию можно выделить следующие виды переговоров:

о заключении соглашения, договора; о продлении действующих договоренностей; о координации совместных действий; об изменении в договоре, перераспределении взаимных обязательств; о выполнении соглашений; о нормализации отношений, снятии конфликтных моментов; для успокоения оппонентов при затягивании решения проблемы; для привлечении внимания общественности к обсуждаемым вопросам.

По характеру взаимоотношений между сторонами выделяют три вида переговоров с условными названиями:

· партнерские (участники  переговоров -- партнеры, работают в  условиях сотрудничества);

· конкурентные (участники  переговоров -- конкуренты, соперники, борются за получение больших  выгод, преимуществ);

· конфронтационные (участники переговоров находятся  в конфликтных отношениях).

Как видим, существует большое разнообразие переговоров, и все же между ними есть то общее, что необходимо учитывать в практической деятельности.

Рассмотрим важнейшие  особенности переговоров.

3. Важнейшие особенности  переговоров

«Важнейшая  особенность переговоров  заключается в  том, что мнения участников частично совпадают, а частично расходятся. При полном совпадении взглядов оппонентов переговоры не нужны, необходимы совместные действия для решения поставленных задач. Если же позиции сторон диаметрально противоположны и участников общения на данный момент ничто не объединяет, за стол переговоров садиться нельзя. Нужно определенное время для сближения позиций противников и появления точек соприкосновения взаимных интересов.

Переговоры  являются эффективным  средством разрешения конфликтов, спорных  вопросов, установления доброжелательных отношений и налаживания сотрудничества» (5,102) .

Видный  специалист по переговорам  Дж. Ниренберг считает, что недопустимо  начинать переговоры с настроением  одержать верх над  противником, загнать  его в угол, «раздавить». «При правильном ведении переговоров побеждает каждый участник, выигрывают все, » -- утверждает Ниренберг, формулируя свою главную идею, т.е., по его мнению, успешные переговоры -- это прежде всего взаимовыгодные решения, наиболее приемлемые для той и другой стороны в данной ситуации.

Обратим внимание на еще один важный аспект переговоров -- это желание учитывать интересы партнеров, что не отрицает умения анализировать их позицию. То есть «на первый план выдвигается поиск баланса интересов, их соотношения», основной вопрос состоит в том, «как разрешить противоречия интересов и в наиболее полном объеме реализовать их совпадение» (6,14).

В зарубежных пособиях приводится такой пример. Две сестры делят апельсин. Каждая приводит доводы, которые убеждают в том, что апельсин действительно необходим каждой из них. В конце концов они решают разделить апельсин пополам. Не правда ли, решение кажется справедливым? Однако оказывается, что одна сестра хотела съесть апельсин, другой же нужна была лишь кожура для того, чтобы приготовить торт.

О чем говорит  этот пример? Стороны долго и упорно обсуждают позиции, не затрагивая вопроса, зачем им это надо, и даже не задумываются над этим, т.е. не учитывают интересы друг друга.

.4. Подготовка к переговорам

Залогом успешного проведения переговоров является хорошая подготовка к ним. Подготовиться к переговорам -- значит продумать их организационную и содержательную сторону.

При организации переговоров  нужно продумать  все детали и решить:

· кто будет принимать участие в переговорах;

· кто возглавит делегацию;

· как распределить обязанности между членами делегации.

Кроме того, нужно:

· определить место  и время встречи;

· составить программу  переговоров;

· уточнить регламент  работы;

· подготовить помещение;

· оборудовать рабочие  места;

· дать поручения сотрудникам, обслуживающим переговоры (ответственный за подготовку справочных материалов, за встречу и проводы представителей другой стороны, за организацию угощения в ходе переговоров и т.д.).

В переговорах может  участвовать один человек или  команда. Выбор количества участников зависит от многих факторов: предмета переговоров, их значимости, предстоящих трудностей, условий работы, наличия времени и др. Но в том и другом варианте есть свои преимущества. Перечислим их.

Если переговоры ведет один человек, то:

1. нет условий  для разногласий внутри команды;

2. полная ответственность  ложится на плечи одного человека;

3. партнерам не  удается ослабить заявленные  позиции из-за разногласий между  членами команды;

4. есть возможность  принять решение на месте: делать какие-либо уступки или, наоборот, добиваться уступок от оппонента.

Если переговоры ведутся командой, то положительных результатов можно добиться благодаря тому, что:

1. в команду набираются  люди разных профессий, они  могут скорректировать неправильное  восприятие фактов;

2. появляется возможность  взвешивания и согласования мнений;

3. можно выставить  другой стороне более широкую  оппозицию.

Как говорилось выше, переговоры могут проходить в  собственном офисе или на территории оппонентов. Выигрышные моменты есть в обеих ситуациях.

Дж. Ниренберг пишет: «Если встреча проводится на вашей площадке, у вас будут следующие преимущества:

1. вам предоставляется  возможность получить одобрение  у своего руководства по вопросам, которые вы ранее не предвидели;

2. это не дает возможности противной стороне преждевременно завершить переговоры и уйти, что они могли бы сделать, находясь в своем собственном офисе;

3. вы могли заниматься  и другими делами и иметь  под рукой собственные средства  производства:

4. это предоставляет  вам психологические преимущества из-за того, что противная сторона пришла к вам;

5. это экономит  время и деньги на поездку.

Перемещение переговоров  на территорию оппонентов также имеет свои выгоды:

1. можно посвятить  все время именно переговорам,  без отвлечений и прерываний, которые могут возникнуть в вашем офисе;

2. можно придерживать  информацию, заявляя, что в данный  момент она у вас отсутствует; 

3. у вас будет  возможность зайти к кому-нибудь  из руководства противной стороны; 

4. бремя подготовки  хозяйственных дел будет лежать на оппоненте, и оппонент не будет свободен от других своих обязанностей.

Если ни одна из этих альтернатив не кажется удовлетворительной, можно встретиться с оппонентом на нейтральной территории» (4, 78-79)

Итак, вы решили организационные вопросы, но одновременно с ними нужно продумать и содержание предстоящей встречи:

· проанализировать проблему;

· досконально изучить  состояние дел;

· четко сформулировать цели и задачи;

· выработать четкую позицию команды;

· определить собственный взгляд на предмет обсуждения;

· подобрать убедительные аргументы;

· найти возможные  варианты решения:

· подготовить предложения;

· составить необходимые  документы и т.д.

Главная задача на этом этапе -- собрать необходимую информацию по теме. Для этого необходимо изучить соответствующую литературу, документы, провести консультации со специалистами. Информация, по мнению специалистов, «самое эффективное орудие, самое ценное достояние в любых переговорах».

Для успешных переговоров  также очень важно хорошо изучить и самого оппонента, т.е. составить его социальный портрет (вспомните параграфы о подготовке к публичному выступлению, где давались вопросы для анализа аудитории, слушателя). В книге «Умение вести переговоры» авторы Дональдсон пишут: «Ни одному боксеру или борцу не придет в голову мысль о поединке, пока он не изучит сильные и слабые стороны будущего соперника, его любимые приемы и особенности стиля. Такие спортсмены тщательно изучают видеозаписи и отчеты о поединках, проведенных предполагаемым соперником. Затем они проводят тренировочные бои со спарринг-партнерами, которые копируют будущего соперника. Если вам предстоят важные переговоры, то вам следует обеспечить себя таким же преимуществом. Изучите своего оппонента» (3, 41) Дональдсон, специалисты по менеджменту, получившие мировое признание, предлагают перечень контрольных вопросов для сбора информации:

· Фамилия, имя, отчество.

· Место работы.

· Как долго он работает в этой организации.

· Какие планы  этот человек связывает с этой компанией.

· Если он планирует уволиться, то когда и по какой причине?

· Насколько этот человек готов к проведению переговоров  с профессиональной точки зрения?

· Имеется ли у  этой компании какая-либо стратегия  в отношении переговоров подобного  рода?

· Какова система  оплаты труда этого человека? Существует ли какая-то система премирования, если в результате переговоров будут сэкономлены какие-то деньги?

· Труд этого человека оплачивается в виде комиссионного  вознаграждения или он получает установленную  зарплату?