Искусство продуктивности без стресса

Выкидывайте сразу

Если вы видите очевидный хлам, сразу же выкидывайте его без  колебаний. Для некоторых моих клиентов процедура сбора неоконченных дел стала первым разом, когда они очистили центральный ящик своего стола!

Если же вы не уверены, что вещь, найденная вами может на что-нибудь сгодиться, положите её во "входящие". Что вы не должны делать, так это  позволять вещам брать вас в плен — не пытайтесь порешать все дела сразу на месте. Вы так или иначе сделаете это позже, так как вещь уже будет в корзинке, к тому же выбор такого рода делать проще, если вы находитесь в режиме обработки, а не сбора. Основная цель — собрать во входящую корзинку всё как можно быстрее так, чтобы можно было удачно "окопаться" и "определиться с линией фронта".

Будьте осторожны  с особо усердной чисткой и  организацией!

Как только люди начинают заниматься сбором неоконченных дел дома или  на работе, они становятся жертвами вируса чистоты и организации, и начинают заниматься абсолютно всеми местами офиса или дома. Это не страшно только если впереди у вас достаточно времени, например, целая неделя. Иначе, вам придётся разбить весь процесс на части и расписать для этих частей напоминания, например, "Расчистить четырёх-ящичный шкаф" или "Навести порядок в вещевом архиве офиса". Чего вы не должны делать, так это идти на поводу какой-то одной единственной части вашей работы, расчищая всё на своём пути, а потом не иметь возможности проведения целостного процесса управления действиями. Процесс сбора может занять гораздо больше времени, чем вы думаете, но вы должны завершить его и наладить собственную систему как можно скорее.

Как поступать  с делами, которые уже включены в списки и числятся в ежедневниках?

Возможно, у вас уже есть некоторые  списки и какая-то организационная  система. Но если вы сформировали их ещё  до знакомства с нашей методикой  организации рабочего процесса или  пока слабо в ней ориентируетесь, я всё же рекомендую поместить эти списки в корзинку входящей информации и рассматривать их наравне со всем остальным её содержанием, требующим обработки. Вам необходимо создать такую систему, которая была бы последовательна, а поэтому совершенно необходимо всё переоценить с этой точки зрения.

"Но это  мне терять нельзя ни в коем  случае!.."

Часто в процессе сбора мы натыкаемся на какую-нибудь бумажку или документ, которые заставляют нас подумать "Боже мой! Я об этом совсем забыл! Мне обязательно надо с этим разобраться!". Это может оказаться напоминанием о необходимости ответного телефонного звонка, который нужно было сделать два дня назад, или какие-то заметки с собрания насчёт дел, которые надо было уладить несколько недель назад. И вот мы уже не хотим складывать это в огромную стопку входящей корзинки, потому что боимся снова забыть.

Если такое с вами произошло, спросите себя, действительно ли надо с этим разобраться до того, как вы выполните работу по организации неоконченных дел. Если это так, то лучше разобраться с этим сразу же, чтобы оно уже на вас не давило. Если же нет, положите это в корзину и продолжайте собирать. Скоро вы всё это обработаете и организуете, и ваша корзинка опустеет, так что ничего не потеряется.

Если вы не можете разрулить это  дело прямо сейчас, однако вы должны не забыть о нём, тогда создайте где-то неподалеку "срочную стопку". Это, конечно, не лучший выход, но придётся им воспользоваться. Помните, что процесс сбора повышает уровень потенциальной тревоги, так как на поверхность всплывает множество открытых вопросов, объём которых ранее был менее осознан.

Начните со своего рабочего стола

Теперь готовы? ОК. Начинайте разбирать  вещи на рабочем столе, и те из них, которые требуют завершения, кладите  во "входящие". Частенько прямо  под рукой находится огромное количество вещей, с которыми надо разобраться. Некоторые люди используют весь свой рабочий стол в качестве "входящих". Если и вы решили пойти этим путем, то будьте готовы к тому, что к началу разбора информации вы будете окружены несколькими стопками документов. Начните с края вашего стола и исследуйте каждый его квадратный дециметр. Как правило, на пути встречается следующее:

• Стопки писем и заметок;
• Бумажки с телефонными номерами;
• Накопленные визитки;
• Заметки со встреч и совещаний.

Старайтесь не поддаваться искушению  сказать себе: "Ну, я знаю, что  в этой стопке, я её тут и оставлю". В таком случае они так и останутся нетронутыми, поэтому им самое место в корзине входящих материалов.

Пока вы возитесь на столе, задайтесь  вопросом, не поменять ли что-нибудь из инструментов или оборудования. Телефон нормально работает? Как насчёт компьютера? А сам стол? Если что-то требует изменений, напишите себе напоминание и положите его во "входящие".

Ящики стола

Затем переходите к ящикам стола, если таковые имеются. Требует ли их содержимое вашего внимания? Есть ли там материалы, требующие каких-либо действий? Может быть, там есть что-то, чего там быть не должно? Если вы ответили утвердительно хотя бы на один из этих вопросов, сложите это в корзинку входящих материалов или напишите себе напоминания о них и поместите вместо самих вещей. Опять же, решайте заниматься ли вам ящиками стола сейчас или оставить на потом в зависимости от количества времени, которым вы располагаете и количества материалов, которое вам надо будет там перебрать.

Горизонтальные  поверхности

Продолжайте работать над своим  рабочим окружением, собирая вещи с полок, шкафов и тумбочек, если они не являются частью интерьера. В  результате часто появляются стопки материала для прочтения, писем, разные папки и сопутствующие проектам и действиям материалы. Соберите всё это.

Возможно, у вас есть справочные материалы, которыми вы уже воспользовались  и просто оставили не на месте. Если это так, и вы можете вернуть их в папки или шкаф за несколько секунд, то сделайте это прямо сейчас. Однако сначала подумайте, нет ли каких-нибудь потенциальных действий, связанных с этими материалами. Если есть, то положите материалы в корзинку "входящих" — потом разберётесь.

В шкафах

Теперь посмотрите в шкафах. Что там? Туда ведь можно припрятать горы документов и справочных материалов, такое место также очень соблазнительно для хранения материалов более "продвинутых" уровней. Может там есть что-то сломанное или устаревшее? Частенько я там нахожу совершенно бесполезные для клиентов вещи, которые им давно уже не нужны. Например, генеральный менеджер одной страховой компании годами копил сувениры, полученные в награду за хорошую работу, в результате получилась огромная гора ненужного ему мусора.

И опять же, если какое-то из этих мест вышло из под контроля и им надо обязательно заняться, напишите себе напоминание и положите его в корзинку "входящих".

Подумайте, так  ли важны для вас ваши безделушки.

Полы, стены, полки

Может, на доске объявлений есть что-то, что надо доделать? Может, на стенах висит что-нибудь непотребное? Как насчёт картин, постеров и прочих декоративных вещей? Что там на открытых полках? Книги, которые надо прочесть или подарить? Каталоги, инструкции или переполненные скоросшиватели, содержимое которых давно просрочено или требует какого-то особого внимания? Какие-нибудь кучи или стопки бумаг на полу? Просто перетащите их к корзине входящих материалов — разберётесь позже.

Оборудование, мебель

Может вы хотите что-то изменить в  обстановке или оборудовании офиса, сменить или переставить мебель? Всё ли работает как надо? Лампочки все на месте? Если что-то нуждается в доработке, вы знаете, как с этим поступить — делаете напоминание и помещаете его во "входящие".

Другие места

В зависимости от того, что вы уже обследовали в процессе сбора, вы можете проверить таким образом и другие места, где вы что-либо храните. Если вы действительно намерены очистить сознание, то было бы правильно расчистить везде.

Некоторые мои клиенты приглашали меня домой с тем, чтобы я помог им разобрать неоконченные дела и там. Частенько они позволяли "не такому уж важному делу" в их домашней жизни поймать себя в ловушку, и это высасывало все силы.

Не позволяйте "не такому уж важному" делу отнимать всю вашу энергию дома.

Интеллектуальный сбор: Прочистка сознания

Когда вы уже собрали все неоконченные дела вокруг вас, вам, возможно, захочется  очистить и вашу оперативную память. Что ещё занимает ваше сознание и, в то же время, не попало в той  или иной форме в корзинку входящих?

Вот тут-то нам и понадобится стопка чистых листов бумаги. Я рекомендую вам записывать каждую идею, каждый проект, каждую мысль, каждую вещь, которая требует внимания на отдельном листе бумаги. Можете сделать длинный список на одной странице, но гораздо эффективнее расписать всё на отдельных листах, так как потом вам придётся разбираться с каждым пунктом по отдельности. Скорее всего, вам не придётся долго хранить все эти листы (разве что вы решите работать по-старинке с привлечением низкотехнологичных инструментов), но в процессе обработки каждого пункта удобнее иметь дело с отдельным листом для него, а не с перемешанным списком.

Вам потребуется от двадцати минут  до часа на то, чтобы расписать всё, что занимает ваше сознание, но это  только после того, как вы уже собрали всё остальное. Вы заметите, что дела вспоминаются в разнобой — мелкие, крупные, личные, рабочие — безо всякого порядка.

В этом случае, стремитесь к максимальному  количеству. Лучше перестараться, чем  упустить что-то. Хлам вы всегда сможете  повыкидывать позже. Возможно, первая мысль, которая придёт вам в голову — "Спасти озоновый слой", а потом "Купить еду для кошки". Собирайте всё. И не удивляйтесь, что стопка бумаг во "входящих" стремительно разрастётся.

"Триггер"- список

В деле прочистки сознания неплохо может помочь список "Триггеров незаконченностей", который можно будет просматривать пункт за пунктом и проверять, не забыли ли вы чего. Часто для того, чтобы что-то всплыло из потайных уголков вашего разума, вам необходим лишь слабый толчок. Не забудьте, когда вам что-то вспомнится, записать это на листок и положить в корзинку "входящих".

Список "Триггеров  незаконченностей"

Рабочие

Начатые, но неоконченные проекты Проекты, которые надо начать Обязательства Обещания другим Начальник Партнёры Коллеги Взаимодействия Остальные люди своей организации Люди "со стороны" Заказчики Другие организации Специалисты Связи Внутренние Внешние Сделать самому или ответить на: Телефонные звонки Голосовую почту Электронную почту Газетные статьи Факсы Письма Заметки Другая письменная работа для завершения отправки Отчеты Выводы Обзоры Предложения Статьи Промо-материалы Руководства Инструкции Переписать и отредактировать Встречи, которые надо назначить  согласовать  Кому о каких решениях надо знать? Внимательное прочтение Просмотр Финансы Наличные деньги Статистика Бюджеты Прогнозирование Прибыль и убытки Баланс Кредиты Планирование Организация Формальное планирование (цели, задачи, перспективы) Текущие проекты (следующие ступени) Проекты, которые вот-вот начнутся Бизнес Маркетинговые планы Организационные предложения Предстоящие события Встречи Презентации Организационные структуры Изменения основных средств Установка новых систем оборудования Командировки Банки Получение денег Платежи Мелкие суммы

Администрирование Юридические вопросы Страхование Личное Правила Методики Заказчики Внутренние Внешние Маркетинг Продвижение Продажи Обслуживание покупателей Системы Телефоны Компьютеры Офисное оборудование Другое оборудование Принадлежности Системы хранения Архивы Инвентаризация Снабжение Офис Рабочее место Организация офиса Мебель Интерьер Ожидание чего-либо Информация Делегированные задачи Проекты Критичные подзадачи проектов Ответы на… Письма Заметки Звонки Предложения Требования Возмещения Мелкие суммы Страхование Заказанные вещи Отремонтированные вещи Билеты Решения других Профессиональное развитие Тренинги Семинары Вещи, которые надо выучить Информация, которую надо отыскать Навыки, которые надо попрактиковать выучить Компьютерная грамотность Аудио Видео тренинги Резюме Дополнительное образование Выяснить — узнать о  чём-то… Рабочий гардероб

Личное

Начатые, но неоконченные проекты Проекты, которые надо начать Поручения Обещания другим Супруг Дети Семья Друзья Специалисты Одолженные вещи Проекты: другие организации Сервис Гражданская активность Добровольные Связи, которые надо наладить поддерживать Семья Друзья Специалисты Сделать самому или ответить на: Телефонные звонки Письма Открытки Предстоящие события Особые события Дни рождения Именины Свадьбы Выпускные Праздники Каникулы Отпуск Путешествия на выходных Общественные события Культурные мероприятия Спортивные мероприятия Исследования и разработки —  что надо сделать Места, которые надо посетить Люди, с которыми надо встретиться  пригласить их куда-то Местные развлечения Финансовые Счета Банки Инвестиции Займы Налоговые сборы, пошлины Страховка Правовые вопросы Хранение Ожидание чего-либо Почтовый заказ Ремонт Компенсации Возвращение долгов Медицинская информация Запрошенные ответы

Дела по дому Земельные Имущество в собственности Узаконенное Недвижимость Зональность Налоговые сборы, пошлины Строители Подрядчики Обогрев кондиционирование воздуха Сантехника Электричество Крыша Сад Подъезд к дому Стены полы потолки Интерьер Мебель Бытовое оборудование Электрические лампочки проводка Кухонные аксессуары Стиральная машинка Сушка Пылесос  Места, которые надо организовать Почистить Компьютеры Программное обеспечение Комплектующие Сеть CD-ROM Интернет Электронная почта Телевизор Видеомагнитофон Музыка Диски Кассеты Фото Видео Телефоны Автоответчик Спортивные принадлежности Стенные шкафы, одёжные Гараж Сарай Ремонт автомобиля, профилактика Инструменты Багаж Домашние животные Здоровье Доктора Дантисты Специалисты Увлечения Книги Звукозаписи Плёнки Диски По пути Магазин комплектующих Аптека Супермаркет Банк Бытовая химия Канцелярские товары Сообщество Соседи Школы Местная администрация Гражданские вопросы

Инвентаризация  содержимого корзинки

Если ваша голова освободилась от всех рабочих и домашних дел, тогда  ваша корзинка "входящих", должно быть, ими переполнена до краёв. Кроме  предметов и бумаг в вашей  корзинке, так или иначе, должны присутствовать и все электронные письма, и все голосовые сообщения, оставшиеся без ответа. Туда же должны попасть и те дела из вашего ежедневника, для которых вы ещё не определили следующего конкретного действия.