Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Августа 2013 в 09:02, курсовая работа
Я полагаю, что эффективность — это хорошо. Возможно, то, что вы делаете — важно, интересно или полезно, а возможно и нет, но просто так или иначе это надо сделать. В первом случае вы хотите получить максимально возможную отдачу от вложенных времени и сил. Во втором — хотите перейти к другим делам так скоро, как только возможно, не оставляя надоедающих хвостов.
И чем бы вы не занимались, вам, скорее всего, комфортнее было бы находиться в расслабленном состоянии, уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать. Пьёте ли вы пиво с коллегами после работы, или наблюдаете в полночь за своим спящим в кроватке ребёнком, отвечаете ли на электронное письмо или тратите несколько минут на неформальное общение с потенциальным клиентом после деловой встречи — это именно то, что вам следует делать.
Купите качественную мебель
Шкафы для папок — это не то, на чём надо экономить в ущерб качеству. Нет ничего хуже, чем открывать тяжёлый шкаф и слышать жуткий скрип! А это запросто может случиться, если вы задумаете покупать шкаф для бумаг на какой-нибудь супер-распродаже. Вам нужен такой шкаф, ящики которого будут легко открываться и выдвигаться, даже если они на три четверти заполнены, а дверцы будут закрываться легко и плавно, как в немецких автомобилях. Я не шучу.
Избавьтесь, если можете, от необходимости вешать папки на крючки
Рискуя нанести личную обиду, я всё-таки рекомендую людям, которые ранее использовали систему развешенных по крючкам папок, полностью отойти от неё и использовать простые папки, которые будут стоять в шкафу. "Висячие" папки куда гораздо менее эффективны, потому что при неожиданном появлении нового документа придётся прикладывать дополнительные усилия, чтобы поместить его в какую-нибудь из папок.
Вот письмо от главного менеджера, который всё-таки решился воспользоваться моим советом после двух лет колебаний (он ведь уже потратил деньги на шкафы с крючками):
"Ваша система
— это просто ФАНТАСТИКА! Я
полностью переделал мои
Но если вы не можете…
Многие люди просто вынуждены пользоваться "висячими" папками, по крайней мере на работе, только потому, что это во многих фирмах является корпоративным стандартом. Если вы вынуждены работать с висячими файлами, я советую вам:
В реальной работе, если на то, чтобы поместить в систему хранения новые приходящие документы вам требуется больше 60 секунд, вы их убирать не станете, вы их оставите валяться в стопке на столе.
Прочищайте ваши хранилища хотя бы раз в год
Регулярная прочистка вашего архива не даст ему превратиться в чёрную дыру, это также позволит вам сохранять в своей системе вещи просто "на всякий случай". Вы ведь знаете, что через несколько месяцев, в любом случае, всё это будет пересмотрено, и вы можете принять повторное решение, что стоит сохранить, а что можно и выбросить. Как я уже говорил, я расчищаю свою систему, когда ожидаю ответа по телефону (например, во время присоединения других людей к начинающейся телефонной конференции, которое может и затянуться!).
Я рекомендую всем организациям учредить День Разгребания Мусора, когда все сотрудники будут приходить на работу в кроссовках и джинсах, отключать звонки у своих телефонов и разгребать весь накопленный материал.
* У всех будет официальное разрешение потратить целый день на уборку. Здорово было бы поставить в план и Индивидуальный День Разгребания мусора где-нибудь на выходных, в конце года, или ранней весной, или незадолго перед подготовкой бухгалтерской отчётности, когда вы могли бы совместить это со сбором финансовой документации за прошедший год.
* Здорово было бы сделать это в канун Нового года или в какое-нибудь предпраздничное время. Большинство людей пребывают в приподнятом настроении, так что это прекрасная возможность довольно весело навести порядок.
И напоследок…
Вы выделили время, организовали рабочее место, озаботились необходимыми инструментами и принадлежностями — словом, всем, чтобы начать внедрять методологию. Что теперь?
Если вы решились выделить определённое время на организацию рабочего процесса, тогда вам надо сделать кое-что ещё, чтобы эта организация была максимально эффективной — на время становления процесса избавьтесь от всех иных обязанностей. Если вам нужно-таки сделать супер-важный звонок, или ваш секретарь что-то должен сделать для вас, или вы должны переговорить с супругой — сделайте это сейчас. Или же решите, когда вы этим займётесь и поставьте напоминание, чтобы не забыть. Совершенно необходимо, чтобы всё ваше психологическое внимание было уделено реорганизации рабочего процесса.
Почти без исключений, когда я начинаю тренировать людей, даже если они выделили время и потратили на меня немалые деньги, у них всё равно находятся дела, которые необходимо выполнить до окончания рабочего дня, ведь дела в прежней системе не были приведены в порядок. "Ах да, мне надо сегодня перезвонить этому клиенту", говорят они, или "Я должен связаться с женой, чтобы спросить, купила ли она билеты на вечер". Я полагаю, что если такое количество далеко не самых глупых людей игнорируют ответственность перед собой, это явный показатель определённой нехватки зрелости нашей культуры.
Итак, разобрались? Отлично. Теперь самое время собрать все ваши "открытые вопросы" в единственном месте.
Глава 5. Сбор информации: собираем "разное"
Во второй главе я уже говорил об основной процедуре сбора информации. А сейчас мы более подробно расскажем о том, как собрать всё "разное", все незавершенные дела в одном месте — во "входящих". Это первый важный шаг на пути к "кристально чистому сознанию". Соберите ещё немного вещей помимо тех, над которыми вы сейчас работаете, и вы уже сможете почувствовать себя лучше. Когда же вы соберёте всё, абсолютно все 100%, у вас появится новый важный опыт, с точки зрения которого, вы и продолжите движение к вершинам личной эффективности.
Над этой частью организационного процесса я работаю с клиентом, как правило, от одного до шести часов, правда, однажды мне попался такой, который ковырялся все 20 (в конце концов я ему сказал "Ладно, вы общую идею поняли уже"). Сбор может занять больше времени, чем вы рассчитываете, но это при условии, что вы вознамерились сделать полный обзор, как рабочих, так и личных дел. Это ведь значит, что вам придётся осмотреть все хранилища, в каждый угол заглянуть, и в машине проверить, и в лодке, и дома — везде.
Если у вас в распоряжении имеется часа два, то вы легко справитесь со сбором большей части того, что находится "на поверхности". А для остальных дел пишите напоминания, что-нибудь вроде "Осмотреть гараж" или "Заглянуть в ванную комнату".
На самом деле, вам вряд ли удастся
поддерживать 100% дел в собранном
и обработанном состоянии. Как и
большинство людей, вы, вероятно, в
течение недели будете слишком заняты
и не сможете зафиксировать
Готовы? Поехали…
Вот несколько веских причин, почему необходимо сначала всё собрать, а уж потом начинать это обрабатывать:
1. Вы сможете оценить объём ваших материалов, с которым придётся иметь дело;
2. Вы сможете увидеть "свет в конце туннеля" и его длину;
3. Когда вы заняты обработкой и организацией, крайне нежелательно, чтобы вас тревожила некая бесформенная сущность "разного", рассредоточенного невесть где. Однажды собрав всё в единственном месте, вы автоматически повышаете уровень своей концентрации и контроля.
Идея собрать разбросанные где придётся предметы одновременно в одном месте может показаться устрашающей. Большая часть этого "разного" не является жизненно необходимым или очень важным, поэтому-то и валяется, где попало. Оно изначально не было срочным, да и до сих пор ничего не рухнуло из-за того, что за него никто и не брался. Это визитка, которую вы кладете в бумажник, чтобы потом связаться с её владельцем, если понадобится; это какая-то запчасть, завалявшаяся в нижнем ящике; это принтер, который вы давно уже намереваетесь передвинуть в более подходящее для него место. Словом, это те вещи, которые беспокоят вас, а вы всё ещё не решили, браться за них или же вовсе вычеркнуть из списка открытых вопросов. Но до тех пор, пока вы будете думать, что они вполне могут оказаться очень важными, они будут держать вас в своей власти и отнимать гораздо больше физической энергии, чем стоило бы на них потратить. Запомните: ощущение комфорта при незаконченном деле возможно только если вы точно знаете, что именно вы не делаете.
Самое время начать. Возьмите свою корзину входящих материалов, и стопку чистых листов для заметок и давайте…
…Начнём!
Физический сбор
Первое, что надо сделать — осмотреть окрестности на предмет наличия каких-либо неоконченных дел или предметов, которые лежат не там где надо или не так, как надо, и сложить всё это к вам в корзинку с входящей информацией. Среди прочего встретятся дела, которые ещё не завершены, дела, требующие принятия решения для дальнейшего продвижения. Все они должны отправиться во "входящие", чтобы позже вы могли с ними разобраться.
Тренируйтесь всегда замечать и собирать всё, что лежит не на своём месте.
Что должно оставаться нетронутым
Самый лучший способ определить, что именно должно попасть в вашу входящую корзинку — это определить, чего там быть не должно. Вот четыре категории вещей, которые должны остаться на своих местах именно в таком виде, в каком они сейчас и находятся, и по ним не требуется предпринимать какие-либо действия:
Канцелярские принадлежности: это всё то, чем вы постоянно пользуетесь. Бланки, визитки, марки, стэплеры, клейкие листки для заметок, блокноты, скрепки, стержни для ручек, батарейки, шаблоны документов, которые вам время от времени необходимо заполнять, ластики — всё в таком роде. У многих людей на работе есть "личный ящичек", содержащий в себе зубочистки, салфетки, освежители полости рта и так далее.
Сопутствующие материалы: это всё, что вы храните просто для информации, которая может пригодиться, например, инструкции к программному обеспечению, меню из ближайшего ресторана, расписание уроков вашего ребёнка. В эту категорию попадает телефонная и адресная книга, любой материал, имеющий отношение к проектам, темам, вопросам, а также источники справочной информации — словари, энциклопедии и альманахи.
Элементы интерьера: это фотографии ваших близких, произведения искусства, забавные и воодушевляющие вещицы, пришпиленные к доске объявлений. У вас могут быть также плакаты, сувениры, комнатные растения и т.д.
Оборудование: это, очевидно, телефон, компьютер, факс, принтер, мусорная корзина, мебель, звуко- и видеозаписывающее оборудование.
Наверняка у вас найдутся вещи, которые попадают в эти четыре категории — в основном все ваши инструменты и приспособления, которые не требуют по отношению к себе каких-то действий. Всё остальное должно оказаться во "входящих". Случается, однако, что некоторые вещи, которые вы отнесли бы к одной из перечисленных категорий, всё-таки нуждаются в особом внимании потому, что они до сих пор не соответствуют положенному состоянию.
Например, многие держат в ящиках стола и на полках множество материалов, которые или уже просрочены, или просто нуждаются в переорганизации их где-нибудь в другом месте. Вот они-то и должны отправиться во "входящие". Тоже самое, если ваш ящик с принадлежностями переполнен всяким хламом и поломанными предметами — это тоже считается как неоконченное дело, с которым надо бы разобраться. Фотографии ваших детей самые свежие? На стене висит именно та картина, которую вы хотели бы там видеть? Точно ли вы хотите сохранить эти сувениры? Вполне ли подходит вам мебель? Настроен ли компьютер так как вы хотели бы? Комнатные растения не завяли? Другими словами, все ваши принадлежности, справочные материалы, элементы интерьера и оборудование должны тоже попасть в корзинку с входящими материалами, если только они не соответствуют тому, чему должны.
Несколько замечаний о сборе
На стадии сбора вас подстерегают несколько ловушек:
Что если предмет слишком большой для вашей корзинки входящих?
Если вы физически не можете запихнуть что-то в корзину, тогда напишите заметку об этой штуке и поместите в корзину только её. Например, если дело касается вывески на двери вашего кабинета или произведения искусства за дверью вашего офиса, то просто напишите на листе формата А5 "вывеска на двери".
Также не забудьте проставить там дату. Это даст вам пару преимуществ. Если в вашей системе организации попадается несколько заметок подобного рода, то не лишне будет знать, когда именно каждая из них была сделана. Вообще, это чрезвычайно полезная привычка — датировать всё, что вы пишете: клейкие листки для заметок, которые вы передаете ассистенту, голосовую почту, сообщения которой вы записываете в блокнот, заметки, которые вы делаете в ходе телефонного разговора с клиентом. Три процента случаев, в которых эта информация окажется полезной, того стоят.
Что если собранная куча слишком большая и не помещается в корзинке?
Скорее всего, вы, как и 98 процентов моих клиентов, насобираете гораздо больше, чем может уместиться в корзинке входящих. Если так и произошло, то сложите всё это в стопки вокруг лотка или даже на полу, под ним. В конце концов вы постепенно их разберёте, обработаете и всё организуете. Тем не менее, убедитесь, что эти стопки не будут спутаны с чем-то другим, не относящимся ко входящим материалам.