Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Августа 2013 в 09:02, курсовая работа
Я полагаю, что эффективность — это хорошо. Возможно, то, что вы делаете — важно, интересно или полезно, а возможно и нет, но просто так или иначе это надо сделать. В первом случае вы хотите получить максимально возможную отдачу от вложенных времени и сил. Во втором — хотите перейти к другим делам так скоро, как только возможно, не оставляя надоедающих хвостов.
И чем бы вы не занимались, вам, скорее всего, комфортнее было бы находиться в расслабленном состоянии, уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать. Пьёте ли вы пиво с коллегами после работы, или наблюдаете в полночь за своим спящим в кроватке ребёнком, отвечаете ли на электронное письмо или тратите несколько минут на неформальное общение с потенциальным клиентом после деловой встречи — это именно то, что вам следует делать.
Это и есть фокус, который я называю "Положить вещь перед дверью". В наших целях дверь становится "дверью" нашего сознания, а не вашего дома. Но идея та же.
Откройте ежедневник и просмотрите записи на ближайшие две недели — вам на глаза попадётся хотя бы одно "О! Точно! Надо же сделать __". Если вы поставите себе где-то постоянно всплывающее напоминание об этом, вы почувствуете себя уже лучше, очистите голову, и ещё одна позитивная вещь будет сделана. Это не китайская грамота — это просто нехитрый трюк.
Если вы достанете чистый лист бумаги и ручку, и, усевшись с ним, в течении трёх минут сконцентрируетесь на проекте, который в основном занимает ваши мысли, то вы наверняка сможете припомнить хотя бы одно "О! Точно! Надо же решить насчёт ___". Запишите это и положите туда, где вы реально сможете воспользоваться этой идеей или информацией. Вы не станете умнее, чем 10 минут назад, но вы сделаете что-то полезное для работы и жизни.
Вы существенно повышаете личную продуктивность, когда обдумываете нужные дела в нужное время и постоянно имеете под рукой инструменты, чтобы свои идеи зафиксировать.
Основная идея, как получить "чёрный
пояс" в управлении рабочим процессом,
заключается в том, чтобы держать
под рукой необходимые
Если вы серьёзно настроены на создание вашей личной системы управления, я советую вам обратить особое внимание на детали и целиком следовать указаниям, приведённым ниже. Целостность гораздо лучше, чем просто совокупность частей. Вы также обнаружите, что выполнение этой программы окажет реальное влияние на реальные вещи, которые происходят в вашей жизни прямо сейчас. Многое из того, что вы хотите сделать, мы сделаем новыми эффективными способами, которые вас несомненно удивят.
Оставьте время в покое
Я рекомендую вам выделить особое время только на то, чтобы подготовить полигон с необходимым пространством, мебелью и инструментами. Если ваше пространство организовано разумно, это уменьшит подсознательное нежелание взаимодействовать с вашими вещами и даже сделает для вас разгребание входящих и их обработку привлекательным занятием. Для большинства людей оптимальным является отрезок в два дня. (Не откладывайте это, даже если вы не сможете выделить столько времени. Эти действия полезны в любом случае, как бы мало ни было время, которое вы можете уделить каждому из них. Два дня — это не жёсткое требование этих техник для получения хоть какого-то преимущества, видимая отдача будет заметна почти сразу же). Применение полного процесса сбора может занять часов шесть или больше, а обработка и принятие решений по поводу действий с собранной информацией, которую вы хотели бы воплотить в жизнь — ещё часов восемь. Вы, конечно, можете собирать и обрабатывать информацию порциями, но будет гораздо проще, если вы сможете сделать это в один присест.
Самое лучшее время для такой работы — это выходные или отпуск, потому что в это время вероятность того, что вас потревожат, резко уменьшается. Если вы собрались заниматься этим в обычный будний день, стоит убедиться, что не назначено никаких встреч или заседаний, исключение составляют лишь внезапно возникшие экстренные дела; на телефонные звонки пусть отвечает автоответчик или секретарь. Я не рекомендую задерживаться на работе для таких дел. К концу дня вы уже порядочно устали, а также можете зациклиться на выполнении какой-то одной задачи, которая повлечёт за собой появление большого количества сопутствующих подзадач*.
* После работы можно переделать несложные дела, которые вы, скорее всего, не будете делать в течение рабочего дня, например: распределить большую кипу бумаг, разложить фотографии по папкам, выбрать в Интернете местечко предстоящего отпуска или обработать чеки.
Для большинства людей, которых я консультирую, заставить мир подождать два дня — это задача весьма непростая — сложно избавиться от необходимости быть постоянно доступным для встреч и переговоров, когда вы в офисе. Вот почему мы чаще всего работаем в выходные. Если же вы работаете в помещении совместно с другими, то выделить несколько часов в день для такой работы будет ещё сложнее.
Выделите процессу организации рабочего места два дня и они потом сто раз окупятся возросшей продуктивностью и ментальным здоровьем.
Сама по себе процедура организации не является "сакральным знанием", просто для того, чтобы собрать и обработать огромное количество "разного", надо много сил и времени, особенно, если это "разное" — открытые вопросы, которые с давних пор ещё не обдуманы или застопорились. Прерывания и отвлечения могут увеличить требующееся время вдвое. Если же вы можете "достигнуть дна" за один временной промежуток, у вас появится чувство контроля, завершённости и море творческой энергии. Позже вы сможете тратить на поддержку вашей системы меньше времени, выделяя временные промежутки между делами обычного рабочего дня.
Организация пространства
Вам понадобится физическое пространство, которое будет служить центральным контрольным пунктом. Если у вас уже есть рабочее место и свой стол, то это, вероятно, будет лучшей стартовой площадкой. Если вы работаете в домашнем офисе, тогда, очевидно, он и будет вашим полигоном. Если у вас есть и то и другое, то вам понадобится создать идентичные, даже взаимозаменяемые системы в обоих местах.
Основой создания рабочего пространства являются письменный стол и место, где можно собирать входящую информацию. Некоторым людям, таким как менеджер торгового зала в магазине автомобилей, или дежурная медсестра, или приходящая няня, этого будет вполне достаточно. Для большинства профессионалов же, рабочее место это ещё и компьютер, телефон, лотки для клейких листочков, ящики для рабочих бумаг, шкафы со справочным материалом. Некоторым может понадобиться факс, принтер или оборудование для мультимедийных конференций. Серьёзно озабоченные также захотят иметь принадлежности для спорта, досуга и хобби.
Наличие функционального рабочего места критично. Если у вас такового ещё нет, так заведите его сейчас. Это относится и к студентам, и к фрилансерам, и к пенсионерам. У каждого должен быть физический пункт контроля, из которого можно разруливать всё остальное. Если бы мне надо было срочно соорудить рабочее место за несколько минут, я взял бы дверь, водрузил её на две тумбочки с ящиками в качестве столешницы, поставил бы на неё три лотка для бумаг, блокнот и положил бы ручку. И это была бы моя база (если бы у меня ещё было время, чтобы присесть, я бы купил и стул!). Верьте или нет, я побывал в нескольких офисах менеджеров, где была не обеспечена и такая функциональность рабочих мест.
Даже если вы работаете в офисе, дома вам всё равно нужно место
Не скупитесь на рабочее место дома. Как вы впоследствии поймёте, важно, чтобы дома было хотя бы сопутствующее офисному рабочее место. Многие из тех, с кем мне случалось работать, были совершенно обезоружены степенью беспорядка у них дома, по сравнению с офисом. И обещание самим себе наладить такой же порядок дома было для них весьма полезно.
Если у вас схожие проблемы, то посвятите выходные организации вашего рабочего места дома, и вы увидите — это произведёт революционное изменение в вашей способности организовать собственную жизнь.
Переносной офис
Если по работе вам приходится много ездить, или вы просто ведёте мобильный образ жизни, вам всё равно необходим эффективно организованный передвижной мини-офис. Скорее всего, это будет портфель, чемоданчик или ранец с необходимыми отделениями и папками.
Часто возможность работать продуктивно теряется только потому, что большинство людей не имеет с собой необходимых рабочих принадлежностей, и поэтому не могут с пользой использовать временные дыры, нередко случающиеся, если вы находитесь в пути. Хороший стиль работы, правильные инструменты и хорошая связующая система домашнего и офисного рабочих мест могут сделать путешествие весьма продуктивным в смысле выполнения определённого вида дел.
Не делитесь своим пространством!
У вас обязательно должно быть ваше собственное рабочее место или хотя бы место, куда можно складывать входящие материалы, и физическое пространство, в котором можно было бы работать с бумагами. Слишком многие супружеские пары, с которыми мне случалось работать, пытались дома организовать один на двоих рабочий стол. Когда же они всё-таки переходили к раздельным столам, они ощущали, что разница была как между небом и землёй. За "разделением", которого они ожидали, последовало ещё и избавление от лёгкого стресса при перемешивании их вещей и жизней. Одна чета решила даже устроить рабочее место в миниатюре на кухне так, чтобы мама, которая сидит с ребёнком, могла заниматься своими делами и в то же время приглядывать за малышом.
Некоторые организации пытаются продвинуть концепцию "отеля" — то есть организовать рабочее пространство так, чтобы у сотрудников были мобильные рабочие места, и они могли включаться в работу в любом месте здания организации и работать оттуда. Лично я сомневаюсь в практическом успехе этой идеи. Один мой знакомый, участвовавший в организации "офиса будущего" в Вашингтоне, для правительства США, жаловался, что идея "отеля" с треском провалилась из-за фактора собственничества — люди хотели иметь свои собственные вещи. Я полагаю, что у этого провала более глубокие причины: на подсознательном уровне у нас не должно быть никакого неприятия к использованию таких систем. Постоянная необходимость пересоздавать свою входящую корзинку, систему хранения и изменять образ обработки и организации материалов может вызвать только непрерывные отвлечения.
Наличие собственного рабочего места критично. Вы ведь хотите пользоваться своей системой, не задумываясь об этом.
Вы можете работать практически где угодно, если у вас есть понятная, компактная система и вы знаете, как быстро обрабатывать материалы. Но вам всё-таки нужна "домашняя база", хорошо оснащённая набором инструментов и должным пространством для всех сопутствующих материалов, которые понадобятся вам, когда вы "приземлитесь". Большинству людей, с которыми я работаю, нужны хотя бы 4 ящика для материалов общей направленности и сопутствующих проекту документов — довольно сложно представить, что всё это когда-нибудь вообще будет мобильным.
Сбор инструментов, которые вам понадобятся
Если вы твёрдо решились на полное внедрение нашей методики рабочего процесса, то для начала вам понадобятся некоторые основные принадлежности и оборудование. В дальнейшем вам придётся использовать как уже привычные, так и новые инструменты, возможности которых ещё предстоит оценить.
Замечу, что хорошие инструменты не обязательно должны быть дорогими. Для невысоко технологичных инструментов часто бывает, что чем более "представительным" кажется предмет, тем более функционально обделённым он оказывается на поверку.
Основные инструменты обработки
Предположим, вы начинаете с нуля. Помимо стола вам понадобятся:
Лотки для бумаг
Вам понадобится один лоток для входящих документов, один — для исходящих (документов, которые вы уже подготовили), и ещё парочка — для материалов, относящихся к текущей деятельности и/или для вашей стопки "прочитать/просмотреть". Самые функциональные лотки — те, которые имеют боковой или торцевой доступ к бумагам, и на которых нет "губ", мешающих вынуть только один выбранный лист бумаги.
Простая бумага
Вы будете использовать её на начальной стадии сбора информации. Хотите верьте, хотите нет, но записывать единственную идею на отдельный лист может быть действительно очень полезно. Большинство людей в конце концов предпочтут делать заметки в каком-нибудь много-листовом органайзере, и только малая часть подсядет на систему записи "по одной мысли на обычный лист". В любом случае наличие большого количества чистых листов или блокнота формата А5 необходимо для удобства сбора внезапно возникающей информации.
Ежеминутный сбор, организация, обработка и обдумывание довольно напрягают — позаботьтесь об инструментах, максимально облегчающих эту работу.
Клейкие листочки, скрепки, стэплеры и пр.
Клейкие листочки, скрепки, стэплер, скотч и ластики пригодятся для разбора и сохранения бумажных материалов. Мир ещё не покончил с бумагой (если вы не заметили!), и нехитрые канцелярские принадлежности всё ещё необходимы.
Аппарат для наклеивания этикеток
Этикетки неожиданно необходимы в нашей работе. Тысячи директоров, профессионалов и работников на дому, с которыми я работал, сейчас завели свои собственные аппараты для наклеивания этикеток, и мои рабочие архивы полны комментариев типа "Невероятно — а я и не предполагал, какая будет разница!" "Наклеиватель этикеток" можно использовать, чтобы "обэтикетить" ваши папки с документами, подшивки бумаг и множество других вещей.
Лично я рекомендую аппараты фирмы
Brother, они самые удобные в
Можно делать этикетки и на компьютере, распечатывая их на принтере, но я предпочитаю индивидуальный инструмент. Если вы вынуждены ждать накопления документов, чтобы потом разом создать этикетки, наклеить их и разложить материалы по полкам, то вы, скорее всего, не станете заводить отдельную папку ради одного листочка бумаги, к тому же добавится фактор формальности, который реально застопорит эту систему.