Искусство продуктивности без стресса

40'000 футов: трёх-пятилетняя  перспектива. Планирование будущего на глубину 3-5 лет заставляет мыслить более масштабными категориями: стратегии организации, мода, карьера, жизненные обстоятельства. Внутренние факторы касаются карьерных перспектив, семьи, финансовых целей. Внешние — это изменения, которые повлияют на вашу работу и организацию, такие как новые технологии, глобализация, рыночная мода и конкуренция. Решения на этом уровне легко могут видоизменить вашу работу на многих более низких уровнях.

50'000 футов и более:  жизнь. Это полный обзор перспектив. Каковы цели существования вашей компании? Какова цель вашего собственного существования? Эти цели определяют, что на самом деле представляет из себя "работа". Все цели, видения, направления, проекты и действия начинаются отсюда, определяются этим и к этому же ведут.

Эта аналогия с высотами в некотором  смысле спорна, и в реальной жизни  ваши важные целевые установки и  приоритеты могут не вписываться абсолютно точно в какой-то один уровень высоты. Но эти уровни создают полезную основу, напоминающую вам, что ваша "работа", обязательства и задачи по своей природе многогранны.

Очевидно, множество факторов должно быть учтено для того, чтобы вы чувствовали себя уверенно по поводу правильности и своевременности выбранного конкретного действия. "Расстановка приоритетов" в традиционном смысле ориентации на далеко идущие цели, бесспорно, необходима, но она всё-таки не обеспечивает практичной основы для большинства решений и задач, с которыми вы изо дня в день работаете. Управляя рабочим процессом на всех уровнях, вы поймёте, что это обеспечивает куда гораздо более целостный способ выполнения задач, и позволяет не беспокоиться об этом.

Вторая часть этой книги содержит специфические тренинги использования этих трёх моделей выбора действий, которые вкупе с методикой сбора, обработки, организации, планирования и обзора помогут вам добиться успеха.

Глава 3. Творческий подход к работе: пять фаз планирования проектов

Думайте о главном, когда возитесь с мелочами — тогда и эти  мелочи будут идти в правильном направлении. 
Альвин Тоффлер

Основные условия, необходимые  для полного контроля дел в  спокойной обстановке — это (1) чётко  определённые результаты и следующие  конкретные действия, необходимые для того, чтобы к этим результатам двигаться и (2) напоминания, выстроенные в надежную систему, которую вы будете регулярно просматривать. Это я называю горизонтальной фокусировкой. Несмотря на кажущуюся простоту процесса, его реализация может привести к существенным результатам.

Установка "вертикального" фокуса

В большинстве ситуаций необходим  только "горизонтальный" фокус. Однако иногда вам может понадобиться и  более тщательная концентрация для  того, чтобы взять проект под контроль, определиться с выбором или удостовериться, что все принятые решения верны. Вот тут-то и понадобится "вертикальная" фокусировка. Умение продуктивно мыслить в "вертикальном" смысле и последующее интегрирование результатов в вашу личную систему организации — это второй важный навык, необходимый при интеллектуальном труде.

Итак, наша цель — избавить сознание от всех нависших проектов, но не упустить при этом потенциально полезные идеи.

Этот вид мышления не предполагает тщательной проработки. Большую часть времени вам придётся думать неформально, то, что я называю "планирование на оборотной стороне конверта" — планирование в свободной форме или на салфетке в кафе вместе с коллегой, когда вы обсуждаете план мероприятий или структуру презентации товаров. На мой взгляд, исходя из соотношения результатов к затраченной энергии, это самый продуктивный способ планирования. На самом деле вам может понадобиться разработать и формальную структуру или план, чтобы прояснить компоненты, последовательности или приоритеты. А также понадобится более детальная схема для того, чтобы координировать более сложные ситуации — например, если условия требуют сотрудничества по разнообразным проектам, или если надо набросать бизнес-планы, чтобы объяснить инвестору ваши действия. Но, как правило, вы можете быть очень и очень креативным, имея под рукой только карандаш, бумагу и ничего более.

Как я заметил, то, что на самом  деле очень не хватает проектному мышлению мира профессионалов, никак  не связано с формальными моделями. Обычно люди, которым такие модели нужны, их уже имеют или же могут получить их в курсе академического или профессионального образования. Я обнаружил, что для всех остальных большим пробелом является отсутствие модели концентрации на проекте. Нам нужны способы контроля и поддержки нашего мышления, не важно, насколько оно неформально. Официальные планёрки и ломовые инструменты (такие как софт управления проектами), конечно, могут оказаться очень полезными, но часто участники подобных мероприятий испытывают необходимость провести другое заседание — планирование "на оборотной стороне конверта" — для того, чтобы прояснить какую-то часть работы и взять её под контроль. Официальные и чётко структурированные планёрки имеют тенденцию, пропускать обсуждение, как минимум, одного вопроса, такого как зачем выполняется данный проект. Или они не выделяют достаточного времени для мозгового штурма, разработки кучи идей, насчёт которых никто никогда не задумывался, и которые могли бы сделать проект более интересным, прибыльным или даже просто более забавным. И, наконец, редко такие встречи приводят к серьёзным подвижкам в определении следующих конкретных действий и назначению ответственных по различным аспектам проектного плана.

Однако есть и хорошие новости: существует продуктивный способ обдумывания проектов и ситуаций, который приносит максимальную пользу при минимальных вложениях сил и времени. Оказывается, что это способ нашего естественного мышления и планирования, хотя не обязательно для нас он является нормальным, особенно когда мы сознательно пытаемся взять проект под свой контроль. На мой взгляд, когда люди планируют более естественным образом в свободной форме, они не дают стрессу овладеть ими и достигают лучших результатов.

Естественная  модель планирования

Вы уже хорошо знакомы с самым классным и креативным планировщиком в мире — с вашим мозгом. Вы сами по себе и есть настоящая машина планирования. Вы планируете когда одеваетесь, обедаете, ходите по магазинам или даже просто болтаете. Несмотря на то, что процесс кажется хаотичным, вашему разуму необходимо проделать довольно сложную цепь ходов для того, чтобы что-нибудь реально осуществить. Чтобы виртуально выполнить какое-либо задание, ваш разум совершает пять шагов:

1. Определение цели и принципов;

2. Видение желаемых результатов;

3. Мозговой штурм;

4. Организация;

5. Определение следующего конкретного  действия.

Самый опытный  в мире планировщик — это ваш  мозг.

Простой пример: планирование выхода в ресторан

Вспомните, когда вы были в ресторане  последний раз — что послужило  поводом к тому, чтобы туда сходить. На то могло быть множество причин — желание утолить голод, встретиться с друзьями, отметить какое-то событие, подписать деловой контракт, романтическое свидание и т.д. Как только какой-то из этих поводов окончательно трансформировался в желание сделать это, вы начали планировать. Ваше намерение было вашей целью, и оно автоматически запустило ваш внутренний процесс планирования. Ваши принципы создали ограничения для вашего плана. Возможно, вы и не думали осознанно о ваших принципах, планируя поход в ресторан, но вы размышляли в их контексте: стандарты еды и обслуживания, доступность, удобство и комфорт — всё это могло сыграть определённую роль. В любом случае, ваши принципы и цель были определяющим импульсом и ограничениями вашего процесса планирования.

Как только вы вознамерились достичь  цели, каковы были ваши первые мысли  по существу? Скорее всего, не "пункт II.A.3.b плана". Скорее уж ваши идеи были связаны примерно с такими вещами как "Итальянская кухня в Джованни" или "Посиделки за столиком в Кафе Бистро". Возможно, вы представили какую-то приятную картину того, что вы могли бы почувствовать или какой исход мог бы принять вечер — людей, которые будут с вами, или атмосферу. Это было ваше видение результата. Тогда как ваша цель была ответом на вопрос, почему вы пошли в ресторан, то видение было картиной того, как это произойдет, что вы будете видеть, слышать и чувствовать, если ваша затея удастся наилучшим образом.

Что делал ваш разум в тот  момент, когда вы получили зрительный образ результата? "Во сколько мы пойдем"? "Сегодня открыто?" "Народу будет много?" "Какая погода?" "Переодеваться надо?" "Бензина в машине хватит?" "Мы сильно хотим есть?" Это был мозговой штурм. Подобные вопросы — это часть естественного процесса обдумывания процесса получения результата, который ещё не достигнут. Ваш мозг замечает пропасть между тем, где вы находитесь сейчас и тем, чего вы хотите достичь, и пытается этот "когнитивный диссонанс" устранить путем заполнения существующих пробелов. Это и есть начало фазы "как" естественного планирования. Но этот мыслительный процесс несколько хаотичен и импульсивен. Множество аспектов приближающегося ужина обрушивается на вас. Вам почти наверняка не понадобится всё это записывать на бумаге, но нечто подобное вы производите в уме^*.

^* Однако если вы собрались праздновать недавний триумф своего лучшего друга, то всё нарастающая сложность организации такого мероприятия вполне может вас заставить как минимум набросать планчик на оборотной стороне конверта!

Когда вы сгенерировали достаточное количество идей и деталей, вы не можете не начать их организовывать. Возможно вы подумали или сказали: "Для начала надо бы выяснить, открыт ли ресторан" или "Давайте позвоним Андерсанам и спросим, пойдут ли они с нами". Как только вы накопили различные мысли по проекту, ваш мозг начинает автоматически рассортировывать их по компонентам (подпроектам), приоритетам и/или по последовательности событий. Компоненты могут быть такими: "Нам надо определиться с месторасположением, приглашёнными и меню". Приоритеты — такими: "Важно выяснить, действительно ли клиент хочет пойти на этот ужин". Последовательность — такой: "Для начала надо узнать, открыт ли ресторан, потом позвонить Андерсанам и только потом наряжаться".

И, наконец (учитывая, что вы действительно решительно настроены по поводу проекта, в данном случае — ужина в ресторане), вы концентрируетесь на следующем действии, которое вам надо предпринять, чтобы первый из компонентов реализовался. "Позвонить и узнать, открыт ли ресторан, и заказать столик".

Эти пять фаз планирования проекта  проходят сами собой естественным образом, какие бы задачи вы ни решали. Это  ваш способ создавать новое —  будь то ужин, вечерний отдых, новый  продукт или новая фирма. Вам  необходимо что-то сделать, вы представляете результат, набрасываете подходящие идеи, сортируете их и определяетесь с реальной деятельностью, которая начала бы эти идеи воплощать в реальность. Всё происходит естественным образом, без особых умственных усилий.

Естественное  планирование не обязательно является нормой

Но достаточно ли надёжен вышеописанный  процесс? Так ли ваш IT-отдел готовится  к установке новой системы? Так  ли вы организуете свадьбу или  планируете потенциальное слияние  компаний? Вы прояснили основную цель проекта и донесли её до всех участников? Вы договорились насчёт стандартов и линий поведения, которых вам следует придерживаться, чтобы проект был успешным? Вы спрогнозировали успешный итог и все вытекающие результаты?

Вы просмотрели все возможные  идеи — все, которые могли бы повлиять на результат? Вы определили стратегически важные компоненты и краеугольные камни? Вы определили все аспекты проекта, за которые можно было бы взяться прямо сейчас, каково следующее конкретное действие для каждого подпроекта, и кто за это отвечает?

Вы уже представили последующий ошеломительный успех?

Ответом на большинство этих вопросов, скорее всего, будет "нет". Наверняка  есть ещё какие-то компоненты модели естественного планирования, которые  вы не осуществляли.

Иногда на своих семинарах я  просил участников взять да запланировать какой-то реальный проект, используя модель естественного планирования. Всего за несколько минут они проходили все пять фаз, и обычно были совершенно поражены огромным результатом по сравнению с тем, что они достигали ранее. Один джентльмен подошел ко мне после занятия и сказал: "Я даже не знаю, злиться на вас или благодарить. Я только что закончил бизнес-план, на который, как я думал, должны были уйти месяцы, и сейчас у меня нет совершенно никаких причин не приводить его в исполнение!".

Можете попробовать прямо сейчас, если хотите. Выберите новый или  застопорившийся проект, подумайте  над целью. Подумайте, как бы вы хотели чтобы выглядел результат: как это  скажется на вашей репутации и  финансовом состоянии или ещё  на чём? Устройте мозговой штурм по потенциальным действиям, которые можно было бы предпринять. Организуйте ваши идеи. Определитесь со следующими конкретными действиями. Ну что, прояснились ли желаемые результаты и способы их добиться?

Неестественная  модель планирования

Для того, чтобы подчеркнуть важность использования модели естественного планирования для сложных проектов, в которых мы участвуем, давайте сравним её с более "нормальной" моделью, которую чаще всего и используют. Я называю её неестественным планированием.

Когда "Хорошая идея" оказывается идеей плохой

Вы видели когда-нибудь, чтобы опытный  менеджер начинал совещание с  фразы: "Ну что, у кого есть по этому  поводу хорошие идеи?" Что здесь  не так? Прежде чем начинать оценку идей, надо прояснить цель и перспективы, собрать всю необходимую сопутствующую информацию (мозговым штурмом) и проанализировать её (организовать). "Что же такое — хорошая идея?". Это хороший вопрос, но он уместен только тогда, когда вы уже обдумали 80% проекта! Начинать стоит именно с этого момента, тогда у кого угодно произойдёт взрыв творческого мышления.

Достигнуть результата сразу не так-то просто, так как это противоречит способу естественного планирования, которым оперирует ваше сознание. Люди всё время предпринимают  такие попытки, но они не приводят ни к чему, кроме стресса и недостаточной ясности по проекту. При взаимодействии с другими людьми, это открывает двери самолюбию, политиканству и тайным планам (шоу начинается с общих фраз и агрессивного общения). Если вы рвётесь со своими "хорошими идеями" прежде, чем определена цель, перспективы, собрана сопутствующая информация и все плохие идеи, то это хороший пример заговора против творческого мышления.

Если вы ждёте  появления хороших идей прежде, чем  вообще какие-то идеи появились, они  к вам и не придут.