Искусство продуктивности без стресса

"Вертикальное" и "горизонтальное" управление  действиями

Необходимо контролировать обязательства, проекты и действия двумя способами  — "горизонтальным" и "вертикальным". "Горизонтальный" контроль поддерживает связь всех процессов, в которых вы участвуете. Представьте, что ваше сознание постоянно сканирует окружающий мир как полицейский радар; в течение дня он может задержаться на одном из тысяч разных пунктов, привлекающих или требующих вашего внимания: аптека, домработница, тётушка Марта, стратегическое планирование, обед, увядающее комнатное растение, недовольный заказчик, нечищеные туфли. Вам надо купить марки, забронировать номер в гостинице, отменить совещание, посмотреть вечером кино. Вас может удивить то количество вещей, которые приходится обдумывать и выполнять в течении одного дня. Вам нужна хорошая система, которая может помочь отследить, по возможности, всё это, снабжая вас необходимой информацией о любом пункте при первой же необходимости, и позволяя вам переключаться с одной вещи на другую быстро и просто.

"Вертикальный" контроль, напротив, управляет обдумыванием  сверху до низу индивидуальных  задач и проектов. Например, ваш  внутренний "полицейский радар"  останавливается на вашем следующем отпуске, который вы обсуждали с супругой за обедом: куда и когда вы поедете, что вы будете там делать, как подготовиться к путешествию и так далее; или же вы с начальником собираетесь провести некоторую реорганизацию отдела; или вы хотите собраться с мыслями перед предстоящим телефонным разговором с заказчиком. Это и есть "планирование проектов" в широком смысле, это концентрация на одной единственной цели, ситуации, персоне и конкретизация всего, что с этим так или иначе связано, будь то идеи, приоритеты, детали или последовательность событий — словом, всё, что вам может понадобиться для решения проблемы, как минимум, в данный момент.

Цель горизонтального  и вертикального управления одна и та же: очистить сознание и выполнить  задачи. Правильное управление действиями позволяет комфортно чувствовать себя в водовороте работы и жизни, тогда как правильная концентрация на отдельных проектах помогает вам прояснять их и отслеживать всё, что вам необходимо.

Основное изменение: выкинуть всё из головы

Невозможно достичь чувства спокойствия и подконтрольности ситуации, которые я обещал, если держать все дела в голове. Далее вы обнаружите, что индивидуальные линии поведения, описанные в этой книге — это то, что вы уже и так делаете. Разница между тем, что делаю я, и тем, что делают другие в том, что я организую сто процентов "разного", используя инструменты организации, которые у меня под рукой, а не в голове. И это правило распространяется на все дела — мелкие или крупные, личные или профессиональные, срочные или несрочные. На все.

Как правило, количество того, что вы держите в голове, обратно пропорционально количеству сделанного.

Я уверен, что рано или поздно, в  вашем проекте или в жизни  наступит ситуация, когда вам придётся засесть за составление списка. Если так оно и произошло, то вот вам и точка отсчёта, о которой я толкую. Однако большинство людей усаживаются за составление списка, только тогда, когда дел наваливается невыносимое количество, и они вынуждены, в конце концов, хоть что-то с этим делать. Они обычно составляют список, охватывающий только какую-то отдельную область, которая их более всего беспокоит. Но если вы всё же составили список, охватывающий всю картину жизни целиком (а не только самые срочные дела), то этот уровень управления соответствует "чёрному поясу" в каратэ.

Нет никакого смысла думать одну и ту же мысль  дважды. Если только вам не доставляет удовольствие сам процесс.

Я стараюсь принимать интуитивные  решения, основываясь на имеющихся  аргументах, а не раздумывать над  самими аргументами. Мне уже необходимо один раз всё обдумать, а результаты сохранить в надёжном месте. Я не люблю тратить время, обдумывая вещи больше, чем единожды. Это просто неэффективное использование творческой энергии, источник усталости и стрессов.

И подделать этот процесс обдумывания вы тоже не сможете. Ваш разум будет продолжать работу над тем, что находится в подвешенном состоянии. Но есть и границы того количества нерешённых проблем, которые могут крутиться в голове до тех пор, пока она не взорвётся.

Часть вашего сознания, называемая краткосрочной памятью — это та часть, которая умудряется удержать все недоделанные дела: непринятые решения и неорганизованное "разное" — работает почти как оперативная память вашего компьютера (RAM: Random Access Memory). Ваше сознание, как монитор компьютера — это всего лишь инструмент концентрации, а не хранилище данных. Вы можете думать только о двух или трёх вещах одновременно. Но незаконченные дела будут сохранены в пространство краткосрочной памяти. Также, как и RAM, это пространство обладает ограниченным объёмом, и, если хранить там слишком много, то часть вашего мозга будет функционировать на "повышенных оборотах". Многие люди держат "RAM" во взрывоопасном состоянии. Они совершенно обезумели, способность концентрироваться нарушена из-за их же собственной умственной перегрузки.

Например, переключался ли за последние несколько минут  ваш мозг на что-то, не имеющее никакого отношения к тому, о чём вы здесь  читаете? Возможно. На что именно? Скорее всего на какой-то открытый вопрос, на какое-то неоконченное дело. И вот это самое неоконченное дело выбралось из глубин RAM вашего сознания и наорало на вас, напоминая о себе — вот и всё. Что вы можете с этим поделать? Пока вы не запишите его в надёжную систему, которую вы абсолютно точно периодически просматриваете, скорее всего это дело будет вас беспокоить. Правда, это не самая эффективная линия поведения: никакого прогресса, напряжение только возросло.

Непросто вести войну  с тем, у кого аванпост в вашей  голове. 
Салли Кемптон

Действительно серьёзная проблема заключается в том, что ваше сознание не перестаёт напоминать вам о делах, тогда когда вы всё равно ничего не можете с ними поделать. Сознание не делает разницы между прошлым или будущим. Как только вы поставите перед собой задачу и поместите её в RAM, какая то часть вас будет постоянно об этом думать. Всё, что вы решили когда-либо сделать, сознание будет считать необходимым действием прямо сейчас. Откровенно говоря, как только у вас в памяти появляются 2 задачи, которые необходимо сделать, это становится вашим личным провалом — вы же не можете выполнить их обе одновременно. Это порождает фактор всепроникающего стресса, от источника которого никак не избавишься.

Многие люди так долго  пребывали в этом состоянии, что  оно стало для них нормой и  не замечается. Оно постоянно, как гравитация — те, кто подвержен такому стрессу, даже не подозревают о нём. Единственная возможность узнать, какому сильному давлению они были подвержены — это избавиться от него и почувствовать себя совсем иначе. Можете ли вы избавиться от такого стресса? Спорим? Оставшаяся часть книги расскажет как.

Глава 2. Контроль над жизнью: пять фаз управления рабочим процессом

Основной процесс, которому я обучаю с целью овладеть искусством спокойно выполнять умственную работу — это  пятифазный метод организации рабочего процесса. Независимо от других условий, мы должны пройти пять ступеней, чтобы справиться с задачей. Мы (1) собираем "разное", которое отвлекает наше внимание; (2) проясняем, что это за дела и как с ними справляться; и (3) рассортировываем результаты, которые мы (4) рассматриваем как руководства к (5) действию.

Это и составляет управление "по горизонтали" — обзор всего, что  занимает наше внимание в данный момент.

В принципе этот метод достаточно прямолинеен, и все мы, в большинстве своём, используем его в повседневной жизни, но мой опыт показывает, что большинство людей могло бы значительно усовершенствовать свои навыки в каждой из этих пяти фаз. Качество нашей работы определяется самым слабым звеном в этой пятизвенной цепи, поэтому все звенья должны быть прочно связаны и стандартизованы.

Знания, которые мы считаем знаниями, подтвердились на практике. 
То, что мы сейчас подразумеваем под знаниями — это информация в действии, информация, направленная на результат. 
Питер Ф. Друкер.

Большинство людей не способны полностью  справиться с первым этапом — со сбором "разного". Кто-то всё-таки собрал "разное", но не обработал собранную информацию, не решил, зачем она ему нужна и что с ней делать. Остальные принимают верные решения относительно "разного", но впоследствии значение решений теряется только потому, что они не организовали их эффективно. Те же, кому удаётся создать хорошую систему, не пользуются ею, и она просто валяется без дела. В любом случае, если хотя бы одно из звеньев цепи даёт слабину, то уже нельзя гарантировать, что любое действие в любое время является наилучшим выбором.

Необходимо разобраться в функционировании каждого из звеньев и подобрать  удобные инструменты так, чтобы  сделать работу цепи оптимальной. Я  обнаружил, что разделение пяти фаз в течение дня очень полезно, а, возможно, и необходимо. Бывают периоды, когда я хочу заниматься только сбором информации и не принимать никаких решений. А иногда мне хочется разобрать заметки с совещания. Или вернувшись из долгого путешествия мне надо распределить и организовать всё то, что я накопил в дороге. Бывает время, когда мне хочется сделать полный обзор предстоящей работы или какой-то её части. И, конечно, много времени я трачу на то, чтобы выполнить стоящие передо мной задачи.

Я обнаружил, что причина неудач в области самоорганизации заключается  в беспрестанных попытках провернуть все пять фаз одновременно. Многие, едва усевшись с ручкой и бумагой  для того, чтобы "составить список", тут же пытаются расставить "самые  важные дела" в порядке приоритетов и совершенно не думают, что реально нужно сделать для их выполнения. Но если вы не решите, как всё-таки провести день рождения вашего секретаря только потому, что это "не так уж важно", этот самый день рождения станет "открытым вопросом", который будет высасывать из вас энергию, столь необходимую для эффективной концентрации на действительно важных делах.

В этой главе подробно описываются  все пять фаз. Главы 4—8 содержат пошаговые  инструкции по каждой фазе с множеством примеров.

Собирать

Важно знать, что нужно собирать, и как это сделать так, чтобы  потом легко было с этим работать. С тем, чтобы ваш разум мог  сосредоточиться на решении задач  более низкого уровня, вам необходимо знать, что вы на самом деле собрали  всё, что необходимо сделать, и что в самом ближайшем будущем вы всё это просмотрите и обработаете.

Собрать 100% "незавершённостей"

Чтобы избежать "дыр в ведре", надо собрать все вещи, которые  кажутся вам незавершёнными —  всё рабочее и личное, крупное  и мелкое, срочное и не очень — всё, что, по вашему мнению, подлежит изменению, и в отношении чего вы ощущаете внутреннее обязательство изменить это на любом уровне.

Пока вы читаете этот текст, много  вещей, которые вы должны сделать, уже  собраны за вас: в голосовой почте  лежат сообщения, в почтовом ящике — письма, во входящей корзинке — заметки. Однако, необходимо собрать информацию из вашего окружения, а также свои мысли и идеи, которые не оставляют вас независимо от того, где вы находитесь, и что вы делаете. Возможно, они не так очевидны, как новые сообщения в почтовом ящике, но эти вопросы всё же требуют от вас принятия каких-то решений — вопрос должен быть закрыт, что-то должно быть сделано. Стратегические идеи, затерявшиеся в стопке на вашем столе, нерабочие гаджеты, завалявшиеся в ящиках стола, которые надо или починить или выкинуть, и старые журналы на кофейном столике — всё это попадает в эту категорию "разного".

Как только вы прикрепляете к чему-то ярлык "хорошо бы сделать", "надо бы сделать" или "обязательно сделать", это становится незавершённым делом. Например, необходимость принятия решения, насчёт того, собираетесь вы выполнять что-то или нет — это уже "незавершённость". Сюда же относятся и все ваши "я собираюсь это сделать", когда вы уже решили что-то сделать, но ещё и палец о палец для этого не ударили; это и все дела, которые имеют статус "в процессе выполнения", и даже те дела, которые вы уже выполнили, но ещё не решили, что совсем покончили с ними.

Чтобы правильно управлять "открытыми  вопросами", вам необходимо собрать их в некий временный "контейнер", пока у вас не выдастся свободная минута, чтобы решить, что с ними делать. Однако, необходимо периодически эти контейнеры опустошать для того, чтоб они оставались работоспособными инструментами сбора информации.

В основном, всё уже собрано, в самом широком смысле. Если информация не была размещена в вашей собственной организационной системе, тогда она по-прежнему находится где-то в вашей голове. На самом деле, если вы не поместили дело в такой контейнер, это ещё не значит, что у вас его нет. Мы говорим сейчас о том, чтобы вся информация была собрана где-то, но только не у вас в голове.

Инструменты сбора

Существует несколько типов  инструментов, высоко-технологичные  и низко-технологичные, которые могут  использоваться для сбора информации о ваших незавершённостях. Всё описанное ниже может быть использовано в качестве "корзинки" для сбора входящей информации, поступающей извне:

• Обычная корзинка или лоток;
• Записи в блокнотах и на листках;
• Электронные записные книжки;
• Звукозаписывающие устройства;
• Электронная почта.

Обычная корзинка или лоток

Простой пластиковый, деревянный, кожаный  или проволочный лоток — самый  популярный инструмент для сбора  печатного и рукописного материала  и других предметов, работу с которыми надо организовать: писем, журналов, заметок, визиток — и даже фонариков с севшими батарейками.

Записи в  блокнотах и на листках

Отрывные блокноты со спиральным переплётом или просто листы из упаковки —  всё это отлично работает для  сбора внезапно приходящих идей, информации извне, необходимых дел и т.д. Всё, что вы выберите на свой вкус, прекрасно подойдёт.

Электронные записные книжки

Компьютеры вполне могут использоваться для создания заметок, которые позже  можно обработать. Прогрессирующие  технологии распознавания рукописного текста, а с ними и весь спектр электронных устройств для сбора информации может быть в ходу.