Искусство продуктивности без стресса

Я предлагаю вам расписать на бумаге ваш проект или ситуацию, которая первой всплывёт в вашей  памяти. Какие позиции вас более  всего беспокоят? Что вас отвлекает, что интересует или каким-то другим образом занимает значительную часть  вашего внимания? Это может быть проект или проблема, требующая от вас разрешения в данный момент, или просто ситуация, которую вам необходимо разрулить чем скорее, тем лучше.

Возможно, вам предстоит отпуск-путешествие, и вам необходимо принять последние  решения насчёт этого. Или же вам в наследство достались 6 миллионов долларов, и вы не знаете, как поступить с наличкой. Без разницы.

Понятно? Отлично! Теперь, в одном  предложении опишите успешный результат, к которому вы стремитесь. Иначе  говоря, как всё должно выглядеть, чтобы вы смело могли сказать "работа окончена". Можно написать что-то простое, например "Уехать в отпуск на Гаваи", "Разрулить ситуацию с заказчиком ХХХ", "Решить ситуацию в школе у Сьюзан", "Прояснить новую распределённую структуру менеджмента". Всё понятно? Отлично!

Теперь запишите ваше конкретное физическое следующее действие, которое вы собираетесь  предпринять, чтобы продвинуться в  этом деле. Если Вам вообще уже больше нечего делать в своей жизни, то присмотритесь  поближе: куда бы вы пошли прямо сейчас и какое видимое действие предприняли бы? Может быть вы возьмёте трубку и позвоните? Пойдёте к компьютеру и напишите электронное письмо? Засядете с ручкой и бумагой и устроите мозговой штурм насчёт этого? Лично поговорите с супругом, с секретарём, с адвокатом, с начальником? Пойдёте в магазин стройматериалов и купите гвозди? Что?

Ответили на этот вопрос? Хорошо.

Была ли для вас польза в этих двух минутах размышлений? Если вы, как и большинство слушателей моих семинаров, выполните это упражнение, то это уже поможет вам, по крайней мере, немного расслабиться и сконцентрироваться, наладить чуть более усиленный контроль. Вы также получите неплохую мотивацию предпринять что-либо по проблеме, о которой вы до этого едва ли задумывались. Представьте себе тысячекратное увеличение мотивации, в качестве способа жизни и работы.

Если вы извлекли из этого упражнения хоть что-то полезное для себя, задумайтесь: что изменилось? Что случилось  такого, что улучшило условия вашей  работы? Ситуация сама по себе не изменилась, как минимум в физическом мире. И, конечно, с ней ещё не покончено. Что на самом деле случилось, так это то, что вы просто получили чёткое определение желаемого результата, и вашего следующего конкретного действия, требующегося для его достижения.

Но что это породило? Ответ: размышление. Не так уж много, но достаточно для того, чтобы определить ваше обязательство и ресурсы, необходимые, для его выполнения.

Думайте, как человек дела, действуйте, как человек разума. 
Анри Бергсон

Реальная работа интеллектуального труда

Добро пожаловать в реальный мир  интеллектуального труда, где действует  основной принцип: "Дóлжно обдумывать свою работу тщательней, чем вы считаете нужным, но не так уж въедливо, как вы с ужасом представляете". Питер Друкер пишет: "В интеллектуальном труде нет задач. Их надо определить. 'Каковы ожидаемые результаты работы?' — вот основной вопрос, по которому определяется продуктивность интеллектуального труда. И отвечая на этот вопрос, вы в любом случае рискуете. Обычно, правильного ответа не существует, но есть из чего выбрать. А для того, чтобы была достигнута продуктивность, результаты должны быть чётко определены."

Большинство людей жалеет сил на то, чтобы прояснить для себя реальное значение вещей в своей жизни, чтобы затем принять решение  насчёт того, что с ними делать. Нас никогда по настоящему не учили, что прежде, чем приступать к работе, необходимо её обдумать: большая часть дневной активности уже определена за нас горой незавершённых вещей, которые отсвечивают нам, когда мы приходим на работу, или нашей семьёй, нуждающейся в еде и стирке, или детьми, которых надо одеть, обуть. Очень немногие считают нужным тратить время на сконцентрированное обдумывание желаемого результата. Однако, именно обдумывание результата — самый эффективный способ сделать мечты реальностью.

Почему дела крутятся в голове

Чаще всего причиной того, что  что-то крутится в ваших мыслях, является ваше желание изменить это что-то, однако:

• Вы ещё не определили чётко желаемый результат;
• Вы ещё не решили, каким будет ваш следующий шаг, который вы собираетесь предпринять;
• Вы не установили напоминаний о результате и требующимся действии, хранящиеся в системе, которой можно доверять.

Постоянное, непродуктивное раздумывание над делами, которые следовало  бы сделать — это самый прожорливый поглотитель времени и сил. 
Керри Глисон

Вот почему это постоянно крутится у вас в мыслях. До тех пор, пока мысли не упорядочились и решения  не были приняты и сохранены в  системе, которую вы абсолютно точно всегда контролируете, ваш мозг не перестанет непроизвольно возвращаться к проблеме. Вы можете обмануть кого угодно, но только не своё сознание. Оно-то уж точно знает, пришли вы или нет к нужным решениям, выписали ли вы желаемые результаты и расставили ли напоминания в системе, которой можно доверять, чтобы больше об этом не думать. Пока вы этого не проделали, сознание не перестанет возвращаться к этому снова и снова. Даже если вы определились со следующим шагом, ваше сознание вас не отпустит, пока вы не поставите напоминание, да так, чтобы точно быть уверенным, что оно сработает. Необходимость сделать это будет давить на вас, и особенно тогда, когда сделать вы уже ничего не можете, а это только увеличит стресс.

Ваше сознание не имеет собственного сознания

Как минимум часть вашего сознания совсем глупа — но глупа своеобразно. Если бы сознание обладало врождённым разумом, то напоминало бы вам о вещах, которые надо сделать, только тогда, когда вы могли бы что-то сделать.

Есть ли у вас карманный фонарик, в котором сели батарейки? Когда  бы вы думали, сознание напомнит вам о том, что их пора заменить? Когда вы заметите, что эти уже сели! Не слишком-то разумно. Если бы ваше сознание обладало врожденным разумом, то оно напомнило бы вам о севших батарейках тогда, когда вы в магазине проходите мимо витрины с батарейками. Да ещё и размер батареек напомнило бы.

Сколько раз вы думали об одной  и той же вещи, которую вам надо сделать с момента пробуждения  сегодня утром и до текущего момента? Больше одного раза? Зачем? Ведь это  просто трата времени и сил  — думать о том, в чём вы всё равно не можете продвинуться именно сейчас. И это просто лишнее беспокойство по поводу того, что вам следовало бы делать, а вы не делаете.

Кажется, большинство людей позволяют  сознанию слишком суетиться, особенно когда появляется синдром "слишком много надо сделать".

Возможно, и вы уделяли основное внимание таким категориям как "разное", "открытые вопросы", но это не способно помочь эффективно разобраться с  делами, а что способно, так это  ваше сознание.

Управляйте  сознанием, или оно само начнёт вами управлять.

Трансформация "Разного"

Моё определение "разного" таково. "Разное" — это то, чему вы постоянно  позволяете вмешиваться в свой психологический  или физический мир, независимо от того, где вы находитесь, и для которого вы ещё не определили желаемый результат и следующее конкретное действие для его достижения. Причина, по которой для большинства людей не сработало большинство организационных систем в том, что эти люди не трансформировали всё "разное", которое они пытались организовать. До тех пор пока дела относятся к категории "разное", контролировать их невозможно.

Большинство списков дел, которые мне за многие годы доводилось видеть (если они вообще имелись) состояли по большей степени из "разного" — и никакой результативной реальной работы, которую надо выполнить. Это были напоминания о множестве нерешённых проблем, которые ещё не были представлены в виде желаемых результатов и действий — это были наброски плана того, что составитель списка должен "сделать".

Необходимо  трансформировать "разное", которое мы пытаемся организовать, в нечто такое, с чем можно работать, в последовательность действий.

"Разное" — не такая уж  плохая вещь. То, что завладевает  нашим вниманием, по своей природе  как раз и является тем самым  — "разным". Но как только  это "разное" входит в нашу жизнь, мы просто обязаны это "разное" для себя прояснить и классифицировать. Это наша обязанность, как работников умственного труда; если же "разное" уже трансформировано и очевидно, то наша оценка, вероятно, больше не потребуются, а будет необходим только физический труд.

В конце одного из моих семинаров, старший менеджер большой  компании, занимающейся биотехнологиями, взглянула на свой список дел, который  она принесла с собой и воскликнула: "Боже! Это же бесформенная, невыполнимая каша!". Это, пожалуй, лучшее описание списков дел большинства персональных систем организации, которое я когда-либо слышал. Огромное количество людей пыталось организовать свою работу путём перекомпоновки неполных, непонятых до конца даже ими самими вещей; они даже не представляли, что и сколько им надо организовать, чтобы достичь стоящего результата. Им следовало бы собрать всё, что требует размышлений и поразмышлять над этим, чтобы усилия, затраченные на организацию, оправдались.

Процесс управления действиями

Вы можете тренироваться, почти  как спортсмен, чтобы быть более  быстрым, ответственным, активным, сосредоточенным  на умственном труде. Вы можете думать более эффективно и контролировать результаты с большей лёгкостью. Вы можете минимизировать потери временных отрезков во всех сферах жизни — профессиональной и личной — и успевать выполнять гораздо больше, затрачивая при этом меньше усилий. Вы можете создать систему трансформирования всего вашего "разного" для функционирования в 21-вом веке.

Но прежде, чем вы достигнете хоть чего-то из вышеперечисленного, вам следует выработать привычку поддержания чистоты сознания. А способ достичь этого — как мы уже видели, состоит вовсе не в управлении временем, информацией или приоритетами. В конце концов:

• вы не организуете 5 минут, самоустраняясь на шестой;
• вы не организуете избыточную информацию — иначе поход в библиотеку закончился бы вашей кончиной, или первый же выход в Интернет или даже просто открытый телефонный справочник заставил бы вас просто взорваться;
• вы не организуете приоритеты — у вас они просто есть.

Вместо этого, ключ к организации "разного" является организация  своих действий.

Организация действий — это главная задача

Что вы делаете со своим временем, что вы делаете с информацией, и что вы делаете со своими приоритетами, в соответствии с которыми вы должны распределять свои ограниченные ресурсы. Это настоящая проблема — выбор правильного действия для любого момента времени, это реальный вопрос — как управлять действиями.

Может это прозвучит банально, однако, вас может удивить огромное количество проектов и обязательств, которые большинство людей оставляют без определённых следующих действий. А это по-настоящему сложно — управлять действиями, которые ещё даже не были идентифицированы и обдуманы. Большинство людей должны сделать десятки вещей, чтобы продвинуться на многих фронтах, но они ещё даже не знают что это за вещи. Поэтому типичная жалоба "У меня нет времени на … " (вписать нужное) вполне понятна, потому как множество проектов кажутся неподъёмными, и они действительно неподъёмны, потому что нельзя выполнить целый проект за раз! Можно выполнить только действие, относящееся к этому проекту. В подходящих условиях на многие действия тратится всего минута или две, но проект-то движется!

Первый шаг — это половина любого дела. 
Греки

Обучая и тренируя тысячи профессионалов, я понял, что нехватка времени  не является для них главной проблемой (хотя они запросто могут думать именно так); реальная проблема — это  недостаток ясности и определённости по проекту в целом, и по связанным с ним конкретным действиям, которые необходимы для его выполнения. Прояснение вещей с самого начала, тогда, когда они ещё только возникли, а не когда проблема уже разрослась, позволяет людям пожинать преимущества управления действиями.

Выполнение проектов редко стопорится из-за нехватки времени. Оно стопорится из-за того, что не определены необходимые действия по ним.

Ценность подхода "снизу вверх"

За годы работы над улучшением личной продуктивности я по достоинству  оценил преимущество подхода "снизу вверх", когда мы начинаем с самых приземлённых уровней текущей активности и обязательств. По уму, самый правильный способ работы должен быть "сверху вниз", т.е. вначале определение персональных и корпоративных миссий, выяснение целей, а потом уже концентрация на деталях выполнения. Однако, проблема в том, что большинство людей настолько погрязли в рутине каждодневных обязательств, что им довольно-таки сложно сконцентрироваться на чём-то более крупном и перспективном. Следовательно, подход "снизу вверх" обычно оказывается более эффективен.

Держите под контролем текучку  — вашу входящую информацию и ваше сознание — это поможет вам  не сбиться с курса и наилучшим  образом расширит ваши возможности. Откроется поток творческой энергии, который поднимет уровень вашей концентрации на новые высоты, увеличится уверенность в своих возможностях реализации креативных идей. Чувство свободы и вдохновения посещает тех людей, которые, закатав рукава, придерживаются этого правила.

Вы будете лучше подготовлены к  переходу на более высокий уровень концентрации мыслительного процесса, если ваши инструменты организации работы станут частью вашего стиля. Есть куда более значимые вещи для обдумывания, нежели ваша входящая информация, однако, если ваша самоорганизация ещё не достаточно эффективна даже на её уровне, то заниматься перспективами — это всё равно, что пытаться плавать в мешковатой одежде.

Многих руководителей, с которыми я проработал весь день за расчисткой их столов от всякого "разного", весь последующий вечер посещало настоящее вдохновение, они генерировали целый поток идей и видений относительно своего будущего и будущего их компаний. Это происходит автоматически, как результат активации залипших проектов.

Видения недостаточно —  необходимо действие. 
Не достаточно просто разглядеть ступени — надо по ним подниматься. 
Вацлав Гавел