Искусство продуктивности без стресса

Дэвид Ален. Как  разобраться с делами

Искусство продуктивности без стресса

Вступление

Добро пожаловать на золотые прииски  стратегий, направленных на то, чтобы  научиться сохранять больше энергии, научиться расслабляться и выполнять  больше дел, прилагая для этого меньше усилий. Если вы похожи на меня, то вы любите расправляться с делами и выполнять их хорошо, но кроме того, хотите не потерять вкус к жизни, что кажется совсем уж неправдоподобным и даже вообще невозможным при огромных объёмах работы. Не надо ставить ультиматум "или-или". Это действительно возможно — отлично справляться с работой и жить в своё удовольствие в вашем обычном, будничном мире.

Я полагаю, что эффективность —  это хорошо. Возможно, то, что вы делаете  — важно, интересно или полезно, а возможно и нет, но просто так или иначе это надо сделать. В первом случае вы хотите получить максимально возможную отдачу от вложенных времени и сил. Во втором — хотите перейти к другим делам так скоро, как только возможно, не оставляя надоедающих хвостов.

И чем бы вы не занимались, вам, скорее всего, комфортнее было бы находиться в расслабленном состоянии, уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать. Пьёте ли вы пиво с коллегами после работы, или наблюдаете в полночь за своим спящим в кроватке ребёнком, отвечаете ли на электронное письмо или тратите несколько минут на неформальное общение с потенциальным клиентом после деловой встречи — это именно то, что вам следует делать.

Главная цель написания этой книги  — научить вас быть максимально эффективным и расслабленным, независимо от того, вынуждены ли вы быть таким или это просто ваше желание.

Я долгое время, как быть может, и  вы, искал ответы на вопросы что  делать, когда делать и как делать. И после более чем двадцатилетних изысканий и применений новых методов личной и организационной продуктивности, спустя годы исследований и опытов на себе, я могу утверждать, что не существует ни одного универсального решения проблемы. Нет такого программного обеспечения, суперского персонального планировщика или персонального постановщика задач и целей, который организует ваш день, вашу неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы поднимите вашу продуктивность на уровень выше, вам откроется новый горизонт творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некой простой формулой.

Если и не существует единственного  средства улучшения личной организации  и продуктивности, то существуют рецепты, способствующие этому. Год от года в  ходе работы над собой, я находил всё более и более значимые вещи, на которых или стоило сосредоточиться, или стоило их опасаться, или стоило делать. Я также обнаружил простые процессы, которые каждый из нас мог бы научиться использовать, и которые сильно увеличивают возможность активно и конструктивно использовать реалии сегодняшнего дня.

Результатом является компиляция более  чем двух десятилетий открытий в  области личной продуктивности —  это руководство по максимизации результатов работы и минимизации  затраченных на неё сил, и всё  это в мире, где объём работ неукоснительно растёт, а задачи раз от раза всё неоднозначнее. Я провел много тысяч часов обучая людей на их рабочем месте, помогая им организовать их рабочий процесс. Методы, которые я открыл, оказались действительно эффективными во всех типах компаний, на любом уровне работ, во всех культурах и пригодились даже для дома и школы. После двадцати лет обучения и тренинга некоторых всемирно известных профессионалов своего дела, я доподлинно узнал, что миру действительно не хватает этих методов.

Топ-менеджеры хотят привить  себе и своим подчиненным в  качестве основного стандарта формулу "выполнить, во что бы то ни стало". Но они, как и я, знают, что за закрытыми  дверями, после окончания рабочего дня остаются неотвеченные звонки, неперепорученные задания, необработанные брифы с деловых встреч и переговоров, невыполненные личные обязанности и дюжина писем, за которые даже не брались. Большинство из этих бизнесменов вполне успешны, потому что кризисы, которые им приходится преодолевать и возможности, которые открываются перед ними, гораздо масштабнее, чем проблемы, которые они допускают и создают в своих офисах и портфелях. Как уравновесить заданный нам сегодняшним днём ритм бизнеса и жизни — это ещё вопрос.

С одной стороны, нам нужны проверенные приёмы, которые помогут людям сосредоточить всю свою энергию, не позволяя ей растрачиваться на незначительные отвлекающие факторы. С другой — необходимо создать такую рабочую атмосферу, в которой наиболее загруженные работники будут надежно защищены от стрессов. Нужен позитивный стиль работы, такой, который бы привлекал и удерживал в компании самых лучших и самых выдающихся специалистов.

Такая информация ценится в организациях на вес золота. Нужна она и в  школе, где наших детей по-прежнему не учат работать с информацией, ориентироваться на результат и какие действия следует предпринять, чтобы его достичь. И каждому из нас в отдельности — она тоже очень кстати — мы могли бы научиться в полной мере использовать предоставляемые нам возможности, чтобы самосовершенствоваться и приносить пользу.

Мощь, простота и эффективность, о  которых я говорю в книге, лучше  всего проявляются в опыте, получаемом в реальном времени и в реальном мире. Книга нацелена на то, чтобы  структурировать динамичное искусство  организации рабочего процесса и личной продуктивности. Я организовал информацию таким образом, чтобы, с одной стороны, предоставить вам вдохновляющий обзор, а с другой, дать возможность сразу же почувствовать результаты.

Книга разделена на три части. Первая часть описывает всю игру, содержит краткий обзор системы и объяснение её уникальности и представляет основные методологии в самых общих чертах. Вторая часть повествует о том, как использовать систему. Это ваши тренировки: шаг за шагом, потихоньку-помаленьку вы научитесь применять модели. Третья часть берёт ещё выше — она описывает более существенные и значительные результаты, которые вы сможете достичь, если сделаете эти методологии и модели неотъемлемой частью вашей работы и вашей жизни.

Я рекомендую вам действовать по принципу "с места в карьер" — тестируйте материал на себе, не просто поверьте, но и проверьте, что эти методы не только можно, но и нужно использовать лично вам. И ещё — я хочу, чтобы вы поняли, что всё, что я предлагаю — это действительно просто. Это не требует никаких особенных навыков, ведь вы уже умеете концентрироваться, записывать дела, принимать решения о результатах и действиях, пересматривать позиции и делать выбор. Вы увидите, что многое из того, что вы делали инстинктивно и интуитивно, правильно, и я дам вам возможность поднять эти умения на новый уровень эффективности. Я хочу убедить вас собрать всё это воедино и принять в качестве новой модели поведения, которая и станет для вас маяком.

На страницах книги я нередко  апеллирую к моим тренировкам и семинарам. В последние двадцать лет я работал как консультант по менеджменту, работал как в одиночку, так и в небольшой команде. Моя работа состояла в том, чтобы проводить закрытые тренинги по продуктивности и вести семинары, посвящённые методам, представленным здесь. Я и мои коллеги тренировали более тысячи людей в частном порядке, сотни тысяч профессионалов и провели несколько сотен семинаров — это тот опыт, из которого я буду исходить. Перспектива была верно сформулирована одним моим клиентом. Он писал: "Я начал применять методы из этой программы и это спасло мою жизнь, когда же я сделал их своей привычкой — это изменило мою жизнь. Это вакцина против ежедневной схватки "не на жизнь, а на смерть", когда "проект закончить надо было ещё вчера" и противоядие от дисбаланса, который многие люди сами себе создают".

Часть первая. Искусство выполнять задания

Глава 1. Новые  методы для новой жизни

Ситуация, когда над человеком  висит огромный список задач и  при этом он умудряется сохранять  свежую голову, позитивное чувство спокойного контроля и работать продуктивно, вполне реальна. Это замечательный способ жить и работать, достигая высокого уровня эффективности. В последнее время это становится стилем работы, который требуется от успешных специалистов высокого класса. Вы уже знаете, что и как необходимо делать, чтобы этого уровня достигнуть. Однако если вы относитесь к большинству, вам необходимо применить эти знания в более сжатые сроки и чётким систематизированным способом так, чтобы вы могли достичь вершины вместо того, чтобы барахтаться где-то у самых низов. Несмотря на то, что метод и технологии, которые описаны в книге, основываются на здравом смысле и предназначены для практического применения, большинство людей всё же подвержены общим рабочим привычкам, которые стоит изменить прежде, чем приступать к применению системы. Необходимо внести небольшие коррективы в ваш способ прояснять и организовывать задачи, которые занимают ваше внимание.

Беспокойство вызвано недостатком  контроля, организации, подготовки и  действий. 
Дэвид

Все методы, представленные здесь, основаны на двух ключевых целях:

1. Собрать все дела, которые надо  сделать сейчас, позже, когда-нибудь, большие, мелкие или не очень  в логичную систему, которой  можно доверять, но хранить её  не в голове.

2. Заставить себя принять окончательные решения по поводу всего. То есть вы должны всегда иметь план и точно знать, что надо делать дальше — и вы сможете в любой момент выполнить эту задачу или же пересмотреть её.

Эта книга содержит проверенный  метод для профессиональной организации высокопроизводительного рабочего процесса. Здесь описаны надёжные инструменты, трюки, техники и хитрости. Как вы сами впоследствии увидите, все принципы и методы применимы ко всему, что вы делаете, как в повседневной жизни, так и на работе^*. Как и многие ваши предшественники, вы можете использовать всё, что я описываю, как непрерывный динамический стиль в вашей работе и в вашем мире. Или, опять же, как и многие, вы можете просто использовать наш метод в качестве руководства по организации более продвинутого контроля, если вы чувствуете, что это вам необходимо.

^* Я полагаю, что слово "работа", в смысле всего, что вы хотите или вам нужно выполнить, должно отличаться от того, что это слово обозначает сейчас. Многие люди делают различие между "работой" и "личной жизнью", но я не отношусь к их числу: для меня прополка в саду или переписывание завещания — точно такая же работа, как написание этой книги или тренинг клиента. Все методы и техники в этой книге применимы ко всей сфере "жизньработа" — эффективность должна быть во всём.

Проблема: новые  требования порождают недостаток ресурсов

Почти каждый из тех, с кем мне  приходилось работать, чувствовал, что у него слишком много задач  и совершенно не хватает времени, чтобы все их выполнить. Только неделю назад я консультировал сотрудника одной крупной инвестиционной фирмы, который был убежден, что новая должность корпоративного менеджера, которой он удостоился, пойдет в ущерб его семейным обязанностям. Ещё один менеджер среднего звена пытался справляться со 150-ю и более электронными письмами-запросами в день, лелея надежду за год увеличить количество персонала регионального представительства практически в два раза — с 1100 до 2000 человек — и всё ради того, чтобы иметь возможность проводить выходные не на работе.

Парадокс нового тысячелетия: люди хотят улучшить качество жизни и, в то же время, они увеличивают  стрессовую нагрузку, когда берут  на себя больше, чем способны выполнить. Око видит, да зуб неймёт. И вот  результат: большинство людей расстраиваются и путаются в поисках путей исправления положения.

У работы теперь нет чётких границ

Основная причина всевозрастающего стресса в том, что природа  работы, как таковой, революционно изменилась, в отличие от наших навыков  и возможностей, которые остались прежними. Только во второй половине двадцатого века то, что означало "работа" трансформировалось из понятий о линиях сборки и всяких моторных действий в то, что Питер Друкер так ёмко выразил словосочетанием "работа ума". Раньше работа была самоочевидна. Поля должны быть вспаханы, машины отремонтированы, коробки запакованы, коровы подоены. Вы точно знали, какую именно работу надо было выполнить — вы её видели. И было совершенно очевидно, когда работа сделана, а когда нет.

Время — это такой механизм, который не даёт всем событиям происходить одновременно. 
Впрочем, в последнее время этот механизм, кажется, сломался… 
Неизвестный

Сегодня же большинство из нас не имеет реальных границ наших проектов. У большинства известных мне  людей имеется по крайней мере полдюжины задач, которые они пытаются выполнить прямо сейчас, но даже если б они всю свою оставшуюся жизнь пытались их завершить, им не удалось бы добиться блестящего результата. Возможно, вы тоже столкнулись с подобной проблемой. Насколько потенциально плодотворной может быть конференция? Насколько эффективной будет тренинговая программа? Какое вдохновляющее воздействие окажет эссе, которое вы сейчас пишите? Как промотивировать собрание персонала? Насколько функциональна будет реорганизация? И последний вопрос: сколько именно значимой информации должно быть предоставлено, чтобы выполнять проекты наилучшим образом? Процесс поиска ответа на такие вопросы может быть бесконечен и потенциально легко достижим, например как поиск в Интернете.

Почти каждый проект мог бы быть выполнен лучше, а бесконечное количество информации, доступное сейчас, могло бы способствовать этому.

С другой стороны, отсутствие границ порождает больше работы.

Многие из современных организационных  задач требуют перекрёстного  общения, взаимодействия и участия. Бастион индивидуалистического офиса рушится, а вместе с ним уходит роскошь возможности не читать много-респондентные электронные письма отдела маркетинга и ещё Бог-знает-каких отделов.

Наша работа продолжает меняться

Размытие границ наших проектов и работы в целом само по себе может доставить много неприятностей. Но теперь к этому добавляется ещё и постоянное изменение самого определения нашей работы. На семинарах я часто спрашиваю: "Кто из вас на работе выполняет только то, для чего он был туда нанят?". Поднятые руки в зале — большая редкость. Работа может иметь размытые границы, и, к тому же, постоянно меняться, но если вам удалось придерживаться достаточно продолжительное время чётко обрисованного круга обязанностей, то вы, вероятно, смогли бы определить, что именно вам нужно делать — сколько и на каком уровне — чтобы не сойти с ума.