Искусство продуктивности без стресса

Однако таких счастливчиков  мало. На то есть две причины:

1. Компании, в которых мы работаем, постоянно меняют свои цели, выпускаемую  продукцию, партнёров, клиентов, рынки сбыта, технологии и акционеров. И всё это, естественно, сказывается на структурах, стилях, ролях и обязанностях.

2. Сегодня среднестатистический  работник имеет гораздо больше  свободы, чем когда бы то  ни было. Он может менять свою  карьеру с такой же частотой, с какой его родители меняли работу. И даже сорока- и пятидесятилетние работники стараются придерживаться стандартов постоянного роста. Их цели гораздо больше соответствуют мэйнстриму "профессионального, управленческого и исполнительского развития" — это просто означает, что они не собираются задерживаться на своей должности на сколько-нибудь продолжительный срок.

Мы никогда не можем по настоящему быть готовы к абсолютно новому. Мы вынуждены приспосабливаться, а  каждое приспособление — это испытание для самоуважения: мы проходим тест, мы должны самоутвердиться. Надо обладать подконтрольной уверенностью в себе, чтобы принять изменения без колебаний. 
Эрик Хоффер

Итак, всё это весьма туманно  — в чём же заключается наша работа, и какие эмоциональные, умственные и физические усилия должны быть предприняты для её успешного выполнения? Мы получаем огромное количество информации, завязываем множество контактов и порождаем примерно такой же гигантский ворох идей и всякого рода соглашений с самим собой и другими. А ведь мы не так-то хорошо подготовлены, чтобы иметь дело со всеми этими внутренними и внешними обязательствами.

Старых методов  и навыков недостаточно

Ни наше классическое образование, ни традиционный тайм-менеджмент, ни изобилие инструментов самоорганизации, таких как органайзер Microsoft Outlook или цифровой персональный ассистент Palm, не отвечают требованиям времени. Если вы пробовали использовать что-то из вышеперечисленного, то вы, должно быть, убедились, всё это совершенно не годится для нынешних скоростей, сложностей и постоянных смен приоритетов в том, чем вы занимаетесь. В наше сложное, но интересное время, способность быть успешным, спокойным и держащим всё под контролем требует новых способов мышления и работы — не хватает новых методов, технологий и навыков работы, чтобы помочь нам держаться на плаву в современном мире.

Ветра и воды всегда помогают умелым капитанам. 
Эдвард Гиббон

Традиционный подход к тайм-менеджменту  и самоорганизации был актуален в былые времена. Он действительно  давал дельные рекомендации по поводу организации труда ещё тогда, когда трансформировался из обслуживания линий сборки в новый вид работы, где необходимо было принимать решения, что и когда делать. Когда же время само по себе превратилось в средство производства, персональные календари стали основным рабочим инструментом. (Даже в конце 80-х многие специалисты считали карманный ежедневник вершиной самоорганизации, но и сегодня многие люди считают его основным инструментом поддержки подконтрольности ситуации). Наряду с необходимостью деления времени появилась и необходимость принимать правильные решения о том, что надо делать. Приоритеты вида "АВС" и ежедневные списки дел заняли позиции ключевых техник, которые люди использовали, чтобы упорядочить возможные варианты и принять верное решение.

Если вы вольны решать, какой шаг предпринять, то на вас ещё и лежит ответственность  за то, чтобы этот шаг был верным.

Вы, должно быть, убедились, что ежедневник, несмотря на то, что он действительно  немаловажен, на самом деле помогает организовать лишь малую часть ваших дел. Да и ежедневные списки дел с указанием приоритетов оказались неспособны справиться с полным объёмом разнородных дел, которые приходится решать каждому профессионалу. Рабочий день множества людей состоит из десятков и даже сотен писем, и нет никакой возможности проигнорировать ни одну просьбу, ни одну жалобу и ни одно распоряжение. Очень немногие могли бы (или даже должны бы были) распределить свои задачи по трём приоритетам "А", "В" и "С", или составить список дел, не опасаясь, что первый же телефонный звонок или распоряжение начальника не дискредитируют весь этот план.

Крупные планы  против каждодневных забот

С другой стороны множество книг по менеджменту, методов, семинаров  и гуру пропагандируют "взгляд в  перспективу" в качестве решения проблем в нашем сложном мире. Когда вы проясните для себя цели и ценности, ваше сознание само начнёт выдавать распоряжения, направляя работу в нужное русло. Однако на практике обдумывание ценностей часто не приносит ожидаемых результатов. Я видел много раз подобные провальные попытки, которые оказывались таковыми по следующим причинам:

1. В ежедневной рутине слишком  много отвлекающих факторов, которые  не позволяют сконцентрироваться  на более важных позициях.

2. Неэффективные системы самоорганизации создают огромное подсознательное неприятие к начинанию новых ещё более масштабных проектов, которые, скорее всего, также будут организованы ни к чёрту и приведут к ещё большим отвлекающим факторам и стрессам.

3. Когда определяются высшие приоритеты и ценности, перед нами откуда ни возьмись возникает целый ряд дополнительных позиций, которые в соответствии с нашими стандартами тоже требуют изменений. Уже на этом этапе нас начинает раздражать непомерное число дел, которые надо выполнить. А что у нас добавилось к и без того большому списку задач? Наши ценности!

Концентрация  на ценностях не упростит вам жизнь. Да, они обеспечивают значимость и  основное направление движения, но они же создают и дополнительные трудности.

Концентрация на основных приоритетах и ценностях — это действительно надо, не спорю. Но это вовсе не значит, что дел станет меньше. Совсем наоборот — это повышает ставки в игре, которую придется изо дня в день вести. Например, решение менеджера по кадрам поддерживать высокое качество условий работы, чтобы привлечь и сохранить таланты, не делает его жизнь проще.

В нашей новой культуре интеллектуального  труда есть существенный пробел —  отсутствует система с логичной цепью поведенческих моделей  и инструментами, которая эффективно работает именно на том уровне, где реально идёт работа. Такая система должна объединять и результаты взгляда в перспективу, и самые мелкие детали; она должна учитывать множество уровней приоритетов; должна контролировать сотни потоков новой информации, поступающей каждый день; должна экономить значительно больше времени и усилий, чем затрачивается на её поддержку; должна, в конце концов, упрощать процесс выполнения задач.

В жизни всему удаётся уделить  очень мало внимания: будь то мытьё  окон или написание шедевра… 
Надя Буланжер

Перспектива: "Состояние готовности" мастера  восточных единоборств

Представьте на секунду, что могло  бы быть, если бы ваша система самоорганизации  действительно позволяла непрерывно держать всё под контролем  на всех уровнях. Что, если бы вы действительно могли уделить 100% внимания тому, что выполняете в данный момент, без отвлечений?

И это возможно. Есть способ всё взять под контроль, при этом оставаться спокойным и выполнять значимые дела с минимальными усилиями — всё это реально. Вы можете испытать на себе состояние, которое мастера восточных единоборств называют "сознание, кристально чистое, как вода", а атлеты-чемпионы — "зоной" внутри нашего сложного мира. На самом деле, вы, вероятно, уже испытывали это состояние время от времени.

Это состояние функционирования, выполнения и существования, когда сознание ясно, и происходят только конструктивные вещи. Этого состояния может достичь  каждый, кому необходимо работать эффективно в сложных условиях жизни двадцать первого века. Это состояние всё больше и больше становится необходимым условием для профессионалов, которые хотят соблюдать баланс и стабильно получать позитивные результаты работы.

Гребец мирового класса Крейг Ламберт  описал ощущение кристально чистого сознания:

У гребцов есть своё название состояния отсутствия всякого сопротивления: качели… Вспомните детский восторг от раскачивания на качелях во дворе: лёгкость движения, импульс, приходящий от самих качелей. Качели несут нас: мы не прикладываем к этому никаких усилий. Мы качаем ногами, чтобы взлететь повыше, но гравитация выполняет основную работу за нас. Мы прикладываем не так уж много усилий, основная работа выполняется сама собой. Лодка несёт вас — она будто хочет двигаться быстрее. Наша задача — работать с лодкой в паре — перестать, наконец, останавливать её, силясь разогнаться своими силами. Будете стараться слишком сильно — это замедлит лодку. Попытки становятся борьбой, а борьба дискредитирует саму себя. Некоторые стараются стать аристократами, но само их усилие доказывает обратное. Аристократы-то не стараются — они уже этого достигли. Также и качели — это состояние достигнутой цели.

Сравнение с  кристально чистым сознанием

В каратэ есть рисунок с названием "кристально чистое сознание", определяющий позицию полной готовности. Представьте бросок камешка в тихий пруд. Что происходит с водой? Ответ таков: реакция воды целиком зависит от силы броска и величины камешка, а потом она вновь становится спокойной. Фонтана не будет, но и отсутствия кругов по воде не ждите.

В каратэ важнейшую роль играет скорость удара, а не его сила. Вот почему совсем не сильные люди могут научиться ломать доски и раскалывать кирпичи руками: для этого не надо грубой силы, а только способность верно установить скорость удара. Но напряжённые руки не могут совершать быстрых движений. Так что последняя ступень тренировок восточных единоборств требует баланса и расслабленности как ничего другого. Кристальная ясность мысли и гибкость — самое главное.

Всё, что заставляет вас неадекватно  реагировать (слишком бурно или слишком вяло), способно контролировать вас, и часто так и делает. Неправильная реакция на е-мэйл, на сотрудников, на ваши проекты, на непрочитанные вами журналы, на мысли о необходимых делах, на детей или на вашего босса — приводит к менее эффективным результатам, чем вы бы желали. Большинство людей уделяют вещам или больше или меньше внимания, чем они того заслуживают, просто потому, что они не обладают кристальной ясностью мысли.

Если ваше сознание пусто, оно всегда готово ко всему, оно открыто для  всего. 
Сбанри Судзуки

Можете ли вы войти в своё "состояние продуктивной работы", когда это необходимо?

Вспомните, когда вы в последний  раз продуктивно работали. Скорее всего, у вас было чувство, что  вы контролируете ситуацию, на вас  не давили, вы были сосредоточены на том, что вы делали, время, казалось, пролетает мгновенно (как?! уже время обеда?!), и вы чувствовали, что существенно приблизились к желаемому результату. Хотели бы Вы это испытать снова?

А если ваше состояние далеко от вышеописанного — вы чувствуете, что утратили контроль над ситуацией, вас выбило из колеи, внимание рассеяно, вам скучно — можете ли вы вернуться в это состояние? Вот когда методология GTD окажет огромное влияние на вашу жизнь, поможет вернуться в состояние "кристально чистого сознания" и работать, используя все ваши ресурсы и способности на максимальном уровне.

Мы можем делать только что-то одно. Счастливчики же могут  делать это одно на пределе своих  возможностей. Мы можем полностью  отдаться делу. Мы можем… можем уделить  всё своё внимание открывшимся перед нами возможностям. 
Марк Ван Дорен

Принцип: эффективное  взаимодействие с внутренними обязательствами

За двадцать лет обучения и тренинга я пришел к банальнейшей истине —  главная причина стресса заключается  в том, что люди неправильно обращаются с обязательствами, которые они на себя берут сами, или которые им приходится брать. Даже те, кто не испытывают постоянного стресса, почувствуют большое облегчение, смогут лучше концентрироваться и работать с большей энергией, как только научатся более эффективно контролировать "открытые вопросы" в своей жизни.

Наверняка, вы заключили  с собой гораздо больше соглашений, чем вам представляется, и каждое из них — малое или большое  — было прослежено вашим подсознанием. Это и есть те самые "открытые вопросы" и незавершённости, которые я определяю как нечто, отвлекающее ваше внимание, на не относящиеся к текущему делу вещи. Открытыми вопросами может быть что угодно, начиная от таких крупных позиций в списке дел, как "Покончить с голодом на всей планете", и заканчивая такими более скромными пунктами как "Нанять нового ассистента" и "Заменить электроточилку". Вполне возможно, что вы тоже на задворках сознания храните больше внутренних обязательств, чем сами сознаёте. Подумайте только, как много деталей вам надо продумать, если на вас лежит пусть даже некрупная обязанность. Например, у вас есть обязательство разобраться со всей новой электронной почтой и голосовыми сообщениями.

Всё, что лежит  не на месте — это "открытый вопрос", отвлекающий ваше внимание.

И уж конечно, существует множество  проектов, которые, как вы полагаете, должны быть созданы, так как находятся  в вашей области ответственности, то же самое насчёт непрояснённых  целей и направлений, требующей  внимания карьеры, да и жизни вообще, в которой необходимо соблюдать баланс всего этого.

Вы установили некий уровень  внутренней ответственности за всё  в вашей жизни и работе, а  это как раз и является своего рода открытым вопросом.

Чтобы эффективно взяться за дело, вы должны сперва идентифицировать и  каким-то образом собрать все ваши вещи, которые постоянно "трезвонят в ваш колокол", а затем спланировать способ как разделаться с ними. Несмотря на кажущуюся простоту, на практике большинство людей не представляют, как это можно осуществить наилучшим способом.

Основные требования для организации обязательств

Организация обязательств требует  выполнения кое-каких базовых действий и особого поведения:

• Во-первых, если вы держите обязательства в голове, то сознание уже не кристально чистое. Всё, что вы считаете на данный момент незавершённым, должно быть собрано и упорядочено не в голове, а в системе, которой можно доверять, и куда вы будете периодически заглядывать.
• Во-вторых, вы должны чётко уяснить для себя, в чем состоит ваше обязательство, и что именно вы должны проделать, чтобы продвинуться в его исполнении.
• В-третьих, когда вы расписали все дела, которые необходимо выполнить, надо создать напоминания о них, организованные в систему, которую вы будете регулярно просматривать.

Важное упражнение: проверка этой модели