Искусство продуктивности без стресса

Я обычно рекомендую своим клиентам записывать голосовые сообщения на бумагу и складывать в корзинку "входящих", а ежедневники туда кидать целиком — частенько им бывает нужна основательная ревизия. Если вы используете наладонник, Microsoft Outlook или Lotus Organizer, для каких-то иных записей помимо телефонной книги, я советую вам распечатать все ваши задачи и "to-do"-списки и тоже положить в корзинку. Электронные письма лучше всё же оставить как есть, потому как работа с ними более эффективна, когда они находятся в своей мини-системе.

Но все эти  материалы не должны оставаться во "Входящих"

Когда вы с этим управились, можно  переходить к следующему шагу. Оставлять  всё это в корзинке надолго  нельзя, потому как через некоторое  время осознание того, что дела (и какие именно дела) не двигаются, вновь начнёт давить на вас. Пожалуй, основная причина неохоты, с которой люди берутся за сбор информации во "входящие" — это отсутствие у них хорошей отлаженной системы последующей обработки и организации собранных материалов.

Об этой системе мы и поговорим в следующей главе, которая называется "Обработка: опустошение "входящих".

Глава 6. Обработка: Опустошение "Входящих"

Теперь, когда всё занимающее ваше внимание собрано в корзинку, пора эту корзинку разбирать. Это вовсе  не подразумевает выполнение всех неоконченных дел и проектов. Это просто означает идентификацию каждого предмета, и принятие решения, что с ним дальше делать.

Вот желаемые результаты этого процесса:

1. Всё ненужное будет  выкинуто;

2. Все дела, требующие  менее двух минут, будут выполнены;

3. Всё, что можно делегировать, будет делегировано;

4. Все дела, занимающие  более двух минут, будут отсортированы  и помещены в вашу систему  организации напоминаний;

5. Будут проидентифицированы  все крупные проекты на основе  материалов, скопившихся во "входящих".

Возможно, вам будет  полезна Диаграмма Рабочего процесса, целиком показанная ниже. В центральной  колонке представлены все шаги процесса обработки и принятия решений  насчёт следующих конкретных действий.

В этой главе подробно рассматривается  как раз центральная колонка  — движение от переполненной корзинки к решениям о конкретных действиях. Вы убедитесь, что в результате последовательных действий этого процесса, все ваши "открытые вопросы" будут естественным образом организованы. Например, вы вытаскиваете из корзинки заметку и понимаете, что вам надо позвонить Андре, но сделать это можно только в понедельник, когда она будет в офисе, поэтому вы сразу отлóжите это действие и занесёте напоминание о нём в ежедневник на понедельник.

Прежде чем приступить к обработке  и организации неоконченных дел, собранных во "входящих", я рекомендую вам прочесть эту и следующую  главу. Это избавит вас от лишних действий. Процесс обработки, как правило, представляет из себя переключение между простым принятием решений на стадии обработки "открытых вопросов" и более хитрой задачей вписывания этих решений в индивидуальную организационную систему клиента наилучшим образом.

Первое, что надо сделать (после  того, как мы собрали все неоконченные дела в корзинку) — это проверить  работоспособность программного и  аппаратного обеспечения. Например, многие из моих клиентов предпочитают использовать ежедневник в наладоннике, который синхронизируется с Аутлуком, применяемым в организации для получения электронной почты и планирования. Затем мы очищаем (обычно распечатываем и удаляем) всё, что они пытались ранее организовать в своих Аутлуках, а распечатку кладём в корзину "входящих". Потом определяем для себя некоторые рабочие категории, например, "Звонки", "Поручения", "Повестки дня", "На компьютере" и т.д. Когда мы начинаем обрабатывать содержимое корзинки, клиент всегда имеет возможность немедленно сесть за компьютер и вписать все действия непосредственно в систему организации, от которой он впоследствии и будет зависеть.

Если вы ещё не определились какую  личную систему напоминаний использовать, не беспокойтесь об этом. Можно начать и с простых заметок на листочках  бумаги, а уж проапгрейдить Ваши инструменты Вы сможете позже, главное — это наличие такой системы.

Правила обработки

Лучший способ изучить эту модель — это следовать ей. Вот несколько  основных правил:

• Обрабатывайте сначала верхние дела корзины;
• Обрабатывайте по одному делу за раз;
• Никогда не перекладывайте дела обратно в корзинку.

Начинайте с  верхнего в стопке документа

Даже если вторым документом в стопке лежит адресованная лично вам  записка от президента страны, а  первым — какое-то малозначащее письмо, сначала надо обработать именно его! Это, конечно, гротескный пример, я привожу его здесь, чтобы подчеркнуть важность этого принципа: соблюдайте строгую очерёдность. "Обрабатывать" не значит "тратить время". Это значит решить, с чем вы имеете дело и принять решение насчёт следующего конкретного действия. Вы же всё-равно собираетесь как можно скорее добраться до дна корзинки, так что нечего избегать в ней что-либо.

Обрабатывать  — вовсе не значит "тратить  время".

Ускоренный  просмотр — это вовсе не обработка

Большинство людей сперва просматривают свои корзинки на предмет только самых срочных или самых интересных дел. "Ускоренный просмотр" иногда может оказаться необходим (я им не пренебрегаю). Возможно, вы только что вернулись с деловой встречи, а через пятнадцать минут вам уже надо быть на продолжительной конференции. Тогда и проверяете, не запрятаны ли где-нибудь мины, которые могут взорваться: посмотрите, например, прислал ли вам заказчик письмо с подтверждением вашего предложения.

Но это вовсе не обработка, это  экстренный просмотр. Вы должны привыкнуть обрабатывать каждый документ в порядке строгой очереди. Если же вы станете пренебрегать этим правилом и обрабатывать только то, что вам заблагорассудится, в вашей корзине начнёт скапливаться куча необработанных материалов, система ваша развалится и неоконченные дела опять расползутся по всему столу, а то и офису.

LIFO или FIFO?

Теоретически вы должны перевернуть  вашу корзину вверх дном, чтобы  её содержимое оказалось перевёрнутым на столе и обрабатывать то, что  лежит на самом верху (то есть то, что изначально было на дне корзины, принцип FIFO - First In - First Out - первый пришёл - первый ушёл). На самом деле, если на обработку вы готовы потратить какое-то более или менее приличное количество времени, то в общем-то безразлично, с какого края начинать. А если вы возьмётесь разгребать электронную почту, вы и сами поймёте, что целесообразно начать с последнего письма, так как оно может содержать всю предыдущую переписку на эту же тему.

Ваша корзинка это лишь перевалочный пункт для документов и материалов, а никак не склад и вечное хранилище.

Обрабатывайте по одному документу за раз

Возможно, вы заметите за собой желание  вытаскивать из корзинки документ, и, не имея ни малейшего понятия, что  с ним потом делать, тут же хватать  документ, лежащий под ним и сосредотачивать внимание уже на нём. Возможно, он кажется вам более привлекательным потому, что вы уже знаете, что с ним делать и вам не надо раздумывать, что это за штуковина и куда её деть. Однако, это небезопасно. То, что у вас сейчас в руках, имеет все шансы попасть в стопку "э-э-э…" на краю стола и быть начисто вытесненным более интересными и важными делами.

Многие также любят вытащить из корзинки всю стопку, положить её прямо перед собой и только тогда начать перебирать. Несмотря на то, что я поощряю желание расправиться со всем за раз, я всё-таки настоятельно рекомендую вам вытащить только один документ. Концентрация на одном единственном документе в каждый момент времени только ускорит весь процесс. А если вас и отвлекут (что тоже не редкость), вам не придётся потом возвращаться к многочисленным частям "входящих", снова бесконтрольно разбросанным в беспорядке вне корзины.

Многозадачное исключение

Однако из правила обработки  одного документа за раз есть одно весьма редкое исключение. Человеку, обладающему определённым типом личности, действительно необходимо хоть на минуту отвлечься от дела для того, чтобы принять по нему решение. Если мне очевидно, что так оно и происходит, я, как правило, рекомендую заниматься параллельно двумя или тремя делами. В таких условиях этим людям проще принять решение или сделать выбор. Но помните, что это всего лишь исключение, и работает оно только в том случае, если вы привыкли управляться с каждой из задач очень быстро и никогда не откладываете принятие любого решения дольше чем на одну-две минуты.

Не возвращайте  документы обратно в корзинку

Для документов обратного пути в  корзинку нет. Тоже самое утверждает старинный совет "делай вещи единожды". Однако эта затея не так уж и  хороша. Если вы на самом деле следуете ей, то вы реально не сможете составить список, ведь вы, столкнувшись с задачей, будете доводить её решение до конца. А это жутко неэффективно, потому как большинство дел вовсе не нуждаются в этом, и даже более того, их не стоит выполнять сразу, как только вы на них натолкнётесь. А вот от привычки вытаскивать из корзинки документы, крутить их в руках и складывать назад так и не решив, что же это такое, и что с этим делать — от этой привычки надо избавляться. "Вытаскивая материал из корзины "входящих", определитесь, что же это такое, и что с ним дальше делать, и не вздумайте класть его обратно" — примите это за правило.

Ключевой вопрос процесса обработки: "Каково следующее  конкретное действие?"

Итак, документ у вас в руках. Вы собираетесь разделаться с ним прямо сейчас. И вам предстоит принять твёрдое решение по поводу следующего конкретного действия по отношению к этому самому документу. Кажется, будто это просто — и это действительно просто — но подумать вам всё равно придётся. И почти всегда решение ваше не будет лежать на поверхности — к нему придётся прийти и, возможно, путём извилистым.

Подумайте, например, не надо ли вам  по поводу этого документа/дела кому-то позвонить, заполнить какие-то бланки, отыскать информацию в Интернете, купить что-то в магазине, поговорить с секретарём, написать письмо начальнику. Если какое-то действие предпринять надо, то его специфика определит подмножество следующих конкретных действий. Но что если никакое действие выполнять не требуется?

Я чувствую себя комаром на нудистском пляже — я в общем-то знаю, что делать, но не знаю, откуда начать. 
Стефен Бэйн

Что делать, если делать нечего?

Вполне возможно, что что-то из вашей  корзинки и не потребует конкретных действий. Это что-то наверняка попадёт  в одну из трёх следующих категорий:

• Мусор;
• Дела, которые надо обдумать;
• Сопутствующие материалы.

Мусор

Если вы аккуратно следовали  моим рекомендациям, то вы наверняка  уже выкинули приличную гору хлама. Однако же вы наверняка поместили  в корзинку и немало уже ненужных вещей. Так что не удивляйтесь, если в процессе обработки документов и дел всплывут бумаги и материалы, место которым в мусорном ведре.

Обработка всех ваших дел поможет  вам более ясно осознать, что вы собираетесь делать, и что вы делать не должны. Один руководитель компании, с которым мне случилось работать, обнаружил у себя в электронном почтовом ящике кучу (а точнее несколько тысяч!) сообщений, на которые он и не собирался отвечать — это ему попросту было не нужно. Он сказал мне, что мой метод стал для него своеобразной оздоровительной диетой, строго определяющей, что можно оставлять незавершённым, а что нет.

Почти наверняка вы столкнётесь  с вопросом, сохранять ли тот или  иной документ для того, чтобы впоследствии к нему можно было обратиться или  же выкинуть его. Тут есть два пути:

• Если сомневаетесь, выкидывайте;
• Если сомневаетесь, оставляйте.

Выберите свой — оба они хороши. Доверьтесь интуиции и не переоценивайте вместительность ваших хранилищ. Поначалу многих охватывает лёгкая тревога  и недоверие, но это только потому, что прежде их системы самоорганизации никогда не работали как положено. Если же вы определите для себя чёткую грань между справочными материалами и делами, которые требуют конкретных действий, и если вы сумеете создать простую и удобную систему хранения ваших справочных материалов, вас уже не будет пугать их безумное количество — вы ведь всегда с лёгкостью сможете найти то, что нужно. Если по конкретному документу ничего делать не надо, то его хранение становится лишь вопросом свободного пространства и логичного местонахождения.

Специалисты по архивам снабдят  вас более подробной инструкцией  обо всём этом, а ваш опыт позволит определить как долго вы должны будете хранить каждый вид документов. Я  же рекомендую вам просто определять для каждого документа, надо ли совершать какое-то действие, связанное с ним или же нет. Если ясно, что никакое действие не требуется, у вас найдётся для него место в системе хранения.

Вынашивайте идеи, обдумывайте

Наверняка в вашей корзинке окажутся предметы и дела, о которых вы могли бы сказать "Сейчас с этим делать ничего не надо, но вот потом, может быть, и понадобится". Например: