Информационное обеспечение в управлении компанией на примере ООО «ВЗБТ»

      Однако  метод разделения функций не гарантирует  принятия рациональных решений, особенно это касается стратегических решений.

      Менеджер Коротов В.П. не вырабатывает стратегических решений индивидуально, а привлекает, как правило, руководителей функциональных подразделений и отдельных специалистов, поручая им, в дополнение к основной работе, выполнение отдельных компонентов процесса принятия решения. Функциональные руководители, подготавливая решение со своих позиций, как правило, не имеют возможности и потребности согласовывать их с учетом последствий для всего предприятия.

      В литературе по менеджменту, к менеджеру  предъявляется столько требований, что выполнить их в реальные сроки невозможно. Но если это так, а менеджеры реально все же работают, значит, или рекомендации неверны, или менеджер выбирает только те проблемы, которые знает как решать. Личная интуитивная система критериев, с помощью которой менеджер отбирает проблемы и варианты решений, не является оптимальной или даже рациональной.

      Если  сейчас говорят о команде, то подразумевают, что директор, его заместители  и руководители функциональных подразделений  имеют общие установки и цели, слаженно принимают решения, доверяют и дополняют друг друга. Иными словами, речь идет о слаженной работе малой социальной группы. Однако каждый из членов такой команды руководит функциональным направлением - экономикой, производством, сбытом, и т.д. Следовательно, у них недостаточно времени на разработку и квалифицированное принятие решений, имеющих общефирменное значение.

      Команда менеджеров в ОВК ООО «ВЗБТ» состоит из специалистов, не являющихся руководителями функциональных подразделений и не имеющих других обязанностей. Их основная работа должна заключаться в том, чтобы постоянно генерировать и сравнивать различные варианты решений на основе выбранных критериев, готовить, оформлять и принимать окончательные решения, организовывать их реализацию и накапливать опыт, анализируя полученные результаты.

      Управление  предприятием представляет собой постоянный циклический процесс принятия управленческих решений. Ни одно решение не может  приниматься автономно от других. Наличие команды менеджеров позволяет значительно повысить эффективность и экономичность этого процесса.

      Все этапы выработки и принятия решения  выполняются командой коллегиально, однако целесообразно закрепить  за отдельными специалистами ответственность  за инициирование и оформление каждого отдельного этапа. Как показывает опыт, коллегиальной может быть только безответственность, ответственность должна быть персональной.

      Экономическая, организационная и социально-политическая составляющие компетентности команды  менеджеров определяются их совокупным информационным потенциалом, то есть способностью воспринимать и адекватно реагировать на информационные продукты, вырабатываемые внешними управляющими системами.

      Таблица 1 содержит реальную специализацию членов команды менеджеров ОВК ООО «ВЗБТ» и основные действия в процессе принятия управленческого решения. 

      Таблица 1 

      Функциональная  специализация команды менеджеров 

      Продолжение таблицы 1

      Продолжение таблицы 1

      Принятие  управленческих решений - основная и ответственная функция менеджера Коротова В.П.. Нарушение правил поведения в метасистеме приводит предприятие к экономическим потерям (вплоть до банкротства и ликвидации), делающим его деятельность бессмысленной.

      Главной задачей информационного менеджмента на предприятии является информационная поддержка основной деятельности организации.

       Задачу  информационного менеджмента под  этим углом зрения следует видеть в том, чтобы интегрировать созданные  сотрудниками индивидуальные информационные элементы системы (документы, дела, технологии) на основе объединяющей программы поиска и на базе предложений через Интернет и соответствующего маркетинга используемых информационных ресурсов.

       Следующая задача информационного менеджмента на ООО «ВЗБТ» состоит в переработке разнообразного предлагаемого на информационном рынке "массового продукта" в информацию, релевантную действиям, переход от внешнего знания к знаниям, релевантным внутренним решениям.

       Информационный  менеджмент на исследуемом предприятии решает задачи планирования, руководства, контроля и организации документационного обеспечения управления организацией по определенным целевым критериям для поддержки согласованных организационно-информационных действий членов организации.

       Важной  задачей информационного менеджмента является выбор рациональных форм коммуникаций, техники и информационных технологий, а также характеристик информационных ресурсов, необходимых для достижения целей организации.

       Специалист  ООО «ВЗБТ», работник, руководитель являются не просто потребителями, которым поставляется информация, а непосредственными участниками информационного процесса, важнейшей составной частью структуры информационного менеджмента.

       Практическая  реализация коммуникационных процессов  в аппарате управления ООО «ВЗБТ» осуществляется институтами (службой) информационного менеджмента в виде организации документооборота, бездокументных связей, циркуляции документных потоков в рамках системы управления внутрифирменной информацией, функционирования информационных систем и сетей.

       Традиционное  делопроизводство, более прогрессивные  системы документационного обеспечения, автоматизированные системы обработки  информации, технические средства обработки  информации объединяются в единую систему  на общей методической базе под единым руководством. Другими словами, опыт управления документацией интегрируется с возможностями техники и технологий. В этом случае отдельная составная часть информационного менеджмента поддерживается соответствующей организационной структурой.

      Организационные структуры информационного менеджмента призваны объединить высшее руководство, специалистов, менеджеров, поставщиков информации и собственно подразделение информационного менеджмента и создать тем самым предпосылки для управления документацией в масштабе организации на основе современных методологических подходов.

      Все этапы выработки и принятия решения  выполняются командой коллегиально, однако целесообразно закрепить  за отдельными специалистами ответственность  за инициирование и оформление каждого  отдельного этапа. Как показывает опыт, коллегиальной может быть только безответственность, ответственность должна быть персональной.

      Также целесообразно создать на предприятии команду менеджеров в составе: главный менеджер, менеджер-юрист, экономист-исследователь, экономист-конструктор и менеджер-технолог не только в ОВК, но и других функциональных подразделениях предприятия. Команда должна владеть ПЭВМ, чтобы иметь возможность использовать информационные базы данных и применять математические модели поведения организационных систем при подготовке и принятии управленческих решений.

       ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

      Ускорение научно-технического прогресса предъявляет  все более высокие требования к информационному обеспечению  органов управления. Эффективность  этого вида деятельности, ставящего  своей целью подготовку и обоснование управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в целом. Начав со справочно-информационной работы, подразделения информирования руководящих работников перешли к серьезному анализу и обобщению информации, выработали методологию и технологию обработки информационных материалов. Сейчас эти подразделения выполняют функции квалифицированных консультантов, помогают руководителям сформировать новые варианты, обосновать или опровергнуть имеющиеся аргументы, осуществлять поиск различных решений.

      Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного  построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить  дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации.

      Информационное  обеспечение предполагает: распространение  информации, то есть представление  пользователям информации, необходимой  для решения управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в процессе деятельности; создание наиболее благоприятных условий для эффективного распространения информации.

      Содержание  каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев  и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

      - краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

      - удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

      - точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

      Целесообразно создать на предприятии команду  менеджеров в составе: главный менеджер, менеджер-юрист, экономист-исследователь, экономист-конструктор и менеджер-технолог. Команда должна владеть ПЭВМ, чтобы иметь возможность использовать информационные базы данных и применять математические модели поведения организационных систем при подготовке и принятии управленческих решений.