Информационные ресурсы на примере ООО "Галерея окон"

     ВВЕДЕНИЕ 

     Современное состояние общество, деятельность любого предприятия не возможна без осуществления  коммуникаций. Коммуникация – это  процесс обмена информацией, опытом и сведениями между двумя и  более людьми.

     Коммуникация  является неотъемлемой частью функционирования предприятия. И менеджер тратит на нее  от 50 до 90% своего рабочего времени. С  помощью коммуникации руководство  может координировать деятельности как внутри предприятия, так и  налаживать внешние контакты. Без  коммуникационных процессов невозможна совместная работа коллектива. Невозможна и деятельность самого предприятия, так как любое предприятие  – это открытая система, взаимодействующая  с внешней средой (потребителями, конкурентами, поставщиками, государством и пр.), способом взаимодействия с  которой и является коммуникация.

     Информация  как основная составляющая процесса коммуникации сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любого предприятия. От своевременности  и качества информации зависит эффективность  принятия управленческих решений, и, соответственно, эффективность деятельности всего  предприятия.

     Поэтому тема курсовой работы является очень  актуальной в современных рыночных условиях.

     Целью курсовой работы является углубление теоретических знаний и применение их на практике в процессе деятельности ООО «Галерея окон» по выбранной теме курсовой работы, и на основе этого выработка предложений и рекомендаций по повышению эффективности коммуникаций в процессе управления на данном предприятии.

     Объектом  исследования выступает СООО «Автотехинжиниринг», предметом исследования является внешняя и внутренняя среда функционирования предприятия.

     В процессе написания курсовой работы будут решены следующие задачи:

• в первой главе работы будут рассмотрены сущность и содержание коммуникаций и коммуникационный процесс;
• во второй главе будет дана организационно - экономическая характеристика в ООО «Галерея окон»;
• в третьей главе работы будут рассмотрены предложения по совершенствованию инфармационных ресурсов на предприятии;

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. КОММУНИКАЦИИ  В УПРАВЛЕНИИ

 

1. Сущность  и содержание коммуникаций

 

     Коммуникация  является одним из важнейших факторов интеграции управления. Коммуникация – это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен  идеями, мнениями, мыслями чувствами, обмен информацией.

     Без коммуникаций невозможно существование  никакой организационной группы людей. Коммуникация здесь выступает  как условие организации.

     Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны  опирается на существующие и сложившиеся  формы коммуникаций, а с другой – формирует те формы коммуникаций, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление. Понятие «Коммуникация» соединяет  в себе три аспекта совместной деятельности людей: движение информации, процесс управления и отношения  индивидуума к цели управления и  управленческим решениям. Менеджер распределяет информацию и определяет порядок  ее движения, влияет на отношение индивидуума  как к информации, так и к  управлению и другим индивидуумам. Нередко понятие «Коммуникация» отождествляют с понятием «Информация» или в практическом менеджменте  рассматривают коммуникацию как  следствие информационного обеспечения  управления.

     Информация  как основной элемент  коммуникативных  систем

     Информация  в данном контексте понимается как  комплекс сведений, необходимых для  успешного функционирования коммуникативной  системы. Роль информации определяется тем, что она занимает важнейшее  место среди компонентов, определяющих процесс принятия решений.

     Конец 20-го века показал, что информационный ресурс становится главным богатством любой организации. От того, на сколько  менеджер владеет информацией, зависит процесс управления. Умение обращаться с информацией зависит от многих социальных и культурных факторов, индивидуальных особенностей организатора, его ценностных ориентаций. А непосредственно от умения обращаться с информацией зависит и управление.

     Сегодня рассматривают различные виды информации. Одни в большей мере нужны управленцам (производственная, экономическая, социальная, политическая), другие накапливаются  в процессе деятельности (актуальная, аккумулятивная), третьи необходимы менеджеру (знания, навыки, умения).

     Информация, полученная с помощью различных  социологических, статистических и  других методов, должна составлять полную картину об управляемом объекте. Информация об объекте должна отражать состояние, процессы и тенденции  его развития. Однако на практике в подавляющем большинстве случаев по различным причинам (нехватка времени, отсутствие необходимого количества каналов) не удается в полном объеме собрать информацию об объекте с целью принять то или иное решение. Ли Якокка однажды сказал Филиппу Колдуэллу, возглавив компанию «Форд» после ухода: «Ваша беда в том, что окончили Гарвард, где вас учили не переходить к действиям, пока не станут известны все факты. В вашем распоряжении имеется 95 процентов фактов, а вы тратите время на то, чтобы добыть последние 5 процентов. К моменту, когда вы их добыли, оказалось, что они устарели, так как рыночная ситуация претерпела изменения»1.

     Информационные  системы должны быть построены таким  образом, чтобы они позволяли  обращать данные на теоретическом и  эмпирическом уровнях. Вполне понятно, что чем больше затрат и времени  предстоит израсходовать на какой-то проект, тем более достоверной  и подробной должна быть предварительная  информация. «Конечно, вполне естественно  желание получить в свое распоряжение информацию обо всех фактах и добиваться исчерпывающего исследования, гарантирующего надежную реализацию какой-то конкретной программы… В теории все это выглядит прекрасно, но реальная жизнь просто не укладывается в такую схему. Разумеется менеджер обязан собрать возможно больше информации и прогнозных оценок. Но в какой-то момент приходится довериться интуиции и идти на риск. Во-первых, потому, что даже правильное решение оборачивается ошибочным, если оно принято слишком поздно. Во-вторых, потому что как правило, такой вещи, как абсолютная уверенность не существует»2.

     Итак, роль информации в социальном управлении огромна. Исходя из этого многие авторы процесс управления сводят к процессу переработки информации с целью  выработки решения.

     В практике управленческой деятельности лишь часть протекающих в системе  процессов подвергается управленческому  действию. От того, насколько правильно  выбран объект управляющего воздействия, зависит эффективность процесса управления. Соответственно, не вся  социальная информация вовлекается  в процессы управления. Вся наша психическая деятельность настраивается  и организуется для достижения программных  целей: отбор, фильтрация информации, ее извлечение из памяти, переработка. Исходя из этого, условие эффективного управления является контроль над выбором цели и средств ее достижения.

     Сегодня многие управленческие решения принимаются  при дефиците информации об объекте  управления и протекающих в нем  процессах.

     Анализ  состояния управляемого объекта, который  изменяется в зависимости от поставленных целей, позволяет объективно оценить  ситуацию, опираясь на здравый смысл  и интуицию, но, главным образом, на научно-обоснованные данные. Сравнение  объекта в различные промежутки времени позволяет определить величину показателя и направленность протекающего социального процесса.

     Системная информация об объекте, представлена посредством  коммуникаций, должна отражать состояние, процессы и тенденции его развития.

       Неинформационное  содержание коммуникации

     Однако  коммуникацию нельзя рассматривать  только таким образом. Это явление  социально - экономического плана, проявление сущности человека и его отношений  с другими людьми, функционирования сознания и осуществления деятельности.

     Коммуникация  отражает такие понятия «неинформационного»  содержания, как долг, ответственность, ценности, интересы, установки, опыт, интуиция и др. Именно они лежат в основе коммуникации и определяют ее характер, особенности, тип, роль в совместной деятельности. Информация – это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации. Коммуникация опосредуется информацией, но не тождественна ей. Связи отражают интересы и ценности, стремление совместно выполнить какую-нибудь работу, это и рождает и питает информационные потоки в группах совместного труда.

     Понимание коммуникации как связей, в основе которых лежат интересы и ценности, имеет большое практическое значение. Менеджер, занимающийся только диспетчеризацией информационных потоков, распределением и перераспределением информации, никогда  не будет иметь успеха в своей  деятельности. Ведь необходим отбор  и поиск информации. Для этого  необходимо понимать, что людей соединяют  интересы, а не информация. Информация «работает» тогда, когда она воспринимается в соответствии с определенными  интересами, когда она принимаема и понимаема. 

 

       Классификация коммуникаций

     В практике управления оказывается важным соотношение различных видов  коммуникаций. Именно оно и определяет и возможности успешного решения  проблем, и конкретные виды управленческих решений, и успех всех действий менеджера.

     В приложении 1 показана классификация  коммуникации.

     Коммуникации  можно классифицировать по следующим  видам.

     Коммуникации  внешние и внутренние. Они отражают целостность управления системы  и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы  с другими объектами.

     Коммуникации  одноканальные и многоканальные. Каждый человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Это часто отражает и определенный стиль управления: управление по ограниченному составу проблем или суженной задаче. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. ОН как бы не обращает внимания на другие проблемы, все подчиняя одной из них. В этом случае и все его связи сводятся к одной, ограниченной данной проблемой.

     Напротив, многоканальные коммуникации свидетельствуют  о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем. Кроме того, характеристики одноканальности  и многоканальности коммуникаций определяются и системой информационного обеспечения  управления. Множество каналов поступления  информации, разнообразие информации создают многоканальные коммуникации.

     Коммуникации  могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот и другой их вид может  играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом – напротив, неустойчивые. Все зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения, как они влияют на процесс управленческих решений. Конечно, понятие устойчивости коммуникаций имеет условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие могут быстро и безболезненно исчезнуть.

     Коммуникации  могут быть формальными и неформальными. Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций  и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Неформальные коммуникации возникают  в процессе человеческого общения  по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это  коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие  коммуникации существуют в любой  организации и играют важную роль в деятельности человека, определяют социально- психологическую атмосферу  работы. Формальные и неформальные коммуникации существуют во взаимодействии и соотношении. И это соотношение  должно быть результатом целенаправленной деятельности менеджера.