Информационное обеспечение в управлении компанией на примере ООО «ВЗБТ»

      Ценность  информации это соответствие ценностным ориентирам деятельности человека или организации.

      Важно различать данные и информацию. Данные рассматривают как сырье, некий  случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные на ООО «ВЗБТ регистрируются на множестве носителей: записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Но только когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, получается информация. К качеству управленческой информации предъявляются требования, так как от этих ее характеристик зависит качество управленческого решения, сила и точность управленческого воздействия.

      Движение  информацией от отправителя к  получателю на ООО «ВЗБТ» состоит из нескольких этапов: отбор, кодирование, передача, прием, расшифровка и осмысление.

      Отправитель информации всегда ждет, чтобы её получатель направил ему сигнал, которым бы подтверждал факт получения сообщения  и степень его понимания или  непонимания, иными словами, установил  бы обратную связь. Устойчивая обратная связь на данном предприятии позволяет существенно повысить надежность обмена информации и хотя бы частично избежать её потерь, помех, искажающих смысл сообщений.

      Восприятие  информации представляет собой активную полусознательную деятельность по её приему, переработке, осмыслению и интерпретации, во многом определяющую отношения человека к ней.

      На  восприятие человека влияет ситуация, в которой она поступает. В  благоприятной информация воспринимается, как правило, лучше, чем того заслуживает; в неблагоприятной, наоборот, хуже. А так же глубина видения ситуации. Много знающий и понимающий человек обычно спокойнее относится к информации и более трезво оценивает её, чем тот, чей кругозор ограничен. Личностные и социальные характеристики отправителя то же играют немаловажную роль. Если они негативны, к информации обычно относятся настороженно. И, конечно же, стереотипы, если есть стандартные наборы упрощения представлений о сложных явлениях и процессах окружающей действительности, с которыми человеку еще не приходилось сталкиваться. Однако, облегчая ориентацию в них и снимая неопределенность ситуации, стереотипы искажают реальность и могут служить основой формирования новых.

      Отсутствие  интереса, чему причинами бывают неубедительность договоров, отсутствие призыва к конкретным действиям, сведений о выгодах, которые сулит должное отношение к ней и потерях, связанные с её игнорированием.

      На  восприятие влияет физическое или психологическое  состояние получателя: усталость, слабая память, рассеянность или, наоборот, импульсивность, излишняя эмоциональность, нетерпеливость, не позволяющее сосредоточиться. Информационные перегрузки, которые вызывают пропуски или не восприятия сигналов; ошибочные ответы или их отсрочку; искажение или упрощение сообщений; неадекватную реакцию на них; фильтрацию информации; отключение от её источника. Все это не дает возможности одному из участников обмена информации в полном объеме донести её до другого, а другому - соответственным образом её воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений. Информационный обмен облегчает краткость, четкость сообщений, постоянный контроль их содержания, процесса передачи и приема, дублирование устной информации письменной.

      Для надежности информация на ООО «ВЗБТ» дублируется или передается с некоторым избытком. Однако избыточность должна быть оптимальной, иначе может сложиться впечатление о том, что она невысокого качества.

      Итак, информация является технологической  основой менеджмента. Менеджер Коротов В.П. использует информацию в своей деятельности, и в то же время она является продуктом его деятельности в виде управленческих решений и нормативов деятельности. Объемы информации, циркулирующие в обществе, обусловили появление новых технологий работы с ней, а это, в свою очередь, повлекло изменение рабочих мест.

      Использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог успешной деятельности любой организации и её управленческого звена.⁷

      Факторы, влияющие на качество информационного  процесса:

      1.     Личное восприятие – у каждого  человека своя реальность, свои понятия (хорошего/плохого, мало/много).

      2.     Физиологические преграды – иностранный  язык; дефицит слов; слова, имеющие  несколько значений; лексическое  своеобразие.

      3.     Невербальные преграды – любые  символы, кроме слов (мимика, позы, телодвижения).

      4.     Отсутствие обратной связи –  человек никак не реагирует  на получаемую информацию (неактивное  слушание).

      5.     Искажение сообщения – непреднамеренное  искажение в случае межличностных контактов, вследствие фильтрации по причине преднамеренного искажения информации.

      6.     Информационная перегрузка.

      7.     Неудовлетворительная структура  организации.

      8.     Плохие средства связи.

3. Анализ информационной обеспеченности менеджера ООО «ВЗБТ» и предложения по ее совершенствованию

 

      Принципы управления предприятием как единым организмом, имеющим свои цели и задачи, достаточно хорошо разработаны в научном и практическом планах. Переход к рыночным отношениям прежде всего отразился на проблеме поведения предприятия во внешней среде, которая все более активно осуществляет регулирующую роль.

      Принимая  внутренние или внешние управленческие решения, менеджер не должен нарушать правила установленные внешней  средой, а для этого он должен их знать и понимать.

      Внешняя среда представляет собой метасистему, состоящую из множества организационных систем. Одной из таких организационных систем является предприятие. Системы, осуществляющие в отношении предприятия явное или неявное управление, являются управляющими системами.

      Предприятие в метасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны внешних систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые оно подлежит управляющему воздействию.

      Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния предприятия в форме множества его параметров.

      Сущность  внешнего управления на ООО «ВЗБТ» состоит в том, чтобы предприятие либо оказалось в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение при добровольном достижении им определенной ситуации.

      Например, ситуация: получение прибыли больше нуля; регламентированное поведение: уплата налога на прибыль.

      Собственно, внешнее управление состоит в  передаче ООО «ВЗБТ», а именно в отдел внешней комплектации информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика ситуационного управления состоит в том, что управляющие системы направляют информационные продукты не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие, а именно ООО «ВЗБТ», обязано самостоятельно найти и приобрести все необходимые информационные продукты, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых информационных продуктов или неправильное истолкование не принимается во внимание.

      Повседневная  деятельность менеджера Коротова В.П. включает в себя: постановку целей, прогнозирование, планирование, организацию, мотивацию и стимулирование, контроль и регулирование, оценку исполнения, интерпретацию результатов.

      Каждый  шаг его деятельности сопровождается принятием управленческого решения.

      Широкое толкование термина «принятие управленческого решения» в ОВК ООО «ВЗБТ» включает:

      - формирование цели, которую необходимо достигнуть;

      - измерение текущего и планируемого конечного состояния предприятия;

      - целенаправленный сбор информации, влияющей на принятие решения;

      - выработка вариантов решения;

      - выбор критериев сравнения вариантов;

      - сравнение вариантов;

      - выбор по критериям одного рационального варианта;

      - воплощение в жизнь;

      - оценка результата достижения цели.

      Для принятия эффективного управленческого  решения менеджер Коротов В.П. должен целенаправленно собрать всю информацию о состоянии и условиях функционирования его предприятия и отдела в частности в рамках требований управляющих систем метасистемы. Иными словами, менеджер Коротов В.П. должен выбрать и приобрести все информационные продукты, относящиеся к его деятельности.

      Однако  информационные накопители создаются  и размещаются, не сообразуясь с  желаниями и потребностями менеджера. В рыночных условиях накопители продают имеющиеся у них информационные продукты предприятию, однако первичный сбор ими информационных продуктов и изделий осуществляется в общем случае хаотично. Иными словами, они не могут дать менеджеру полного информационного обеспечения его управленческих решений.

      Конкуренты  ООО «ВЗБТ» находятся с ним в одном информационном поле, поэтому чем более умело организована на предприятии эффективная система поиска и приобретения информационных продуктов - тем выше его конкурентоспособность.

      В процессе управления встречаются самые  различные ситуации, весьма сложные  проблемы и задачи. Поэтому менеджеру Коротову В.П. приходится принимать организационные, экологические, организационно-экономические, социальные, социально-экономические, производственно-технологические и технические решения.

      При рассмотрении организационно-экономических  решений видно, что принимая решение, менеджер Коротов В.П. должен выполнить следующие шаги, обеспечивающие согласованность с требованиями метасистемы:

      - формализовать будущую ситуацию, в которой окажется предприятие;

      - выявить множество систем, управляющих предприятием в данной ситуации;

      - классифицировать эти системы по степени их прав в отношении предприятия;

      - найти и приобрести обучающие информационные продукты;

      - переработать обучающие информационные продукты для увеличения информационного потенциала;

      - найти и приобрести управляющие информационные продукты;

      - переработать управляющие информационные продукты и зафиксировать ограничения и требования управляющих систем по отношению к предприятию.

      При выборе конечного варианта необходимо учесть результаты информационного анализа требований внешней среды.

      Обозначим через Т - время, необходимое для  последовательного выполнения всех шагов, через t - время, отпущенное менеджеру для принятия конкретного решения. Для абсолютного большинства ситуаций будет справедливо соотношение: T > t. На практике чаще всего менеджер просто не выполняет этих действий в силу указанных ниже причин.

      В условиях дефицита необходимых управляющих информационных продуктов и соответствующего информационного потенциала менеджер Коротов В.П. генерирует также и вредные варианты управленческого решения, которые наравне с полезными рассматриваются при выборе рационального решения.

      Для обеспечения T < t менеджеру необходимо предварительно освоить все обучающие  информационные продукты и сформировать полный информационный потенциал, настроенный на все возможные ситуации. Очевидно, что один человек в силу физических, физиологических и финансовых ограничений не имеет возможности найти в ситуативном информационном поле, приобрести и переработать все имеющиеся и относящиеся к управлению предприятием информационные продукты.

      Выход из положения на ООО «ВЗБТ» состоит в том, что в процессе подготовки решений принимают участие несколько сотрудников. Организационная структура предприятия предусматривает разделение функций между подразделениями и отдельными специалистами и, следовательно, распределение принимаемых решений между ними. Менеджер, лицо, персонифицирующее предприятие и отвечающее за действия своих сотрудников, придает их решениям статус поведения предприятия.