Бизнес-процесс «Платежи. Взаиморасчеты с кредиторами»

Федеральное государственное автономное

образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

______________________________________________

институт

_________________________________________________________________

кафедра

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

____________________________________________________

тема проекта (работы)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Преподаватель                        __________               ______________

                                                              подпись, дата            инициалы, фамилия   Студент ____________ ________________   __________  _____________

                       номер группы        номер зачетной книжки         подпись, дата      инициалы, фамилия

 

 

 

 

Красноярск 20_

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Для обеспечения конкурентных преимуществ на рынке товаров и услуг в XXІ в. предприятиям важно перейти на инновационную модель развития с использованием новейших технологий для реализации потенциала и эффективного его управления. Рыночные преобразования, что произошли в общественно-экономической системе за последние годы, вызвали важные изменения в определении приоритетов развития предприятий, особенно с учетом внедрения новой техники, новых информационных технологий, ресурсных возможностей, которые приоткрываются перед бизнесом в связи с мировой глобализацией.

Большинство компаний понимают необходимость инновационной стратегии, однако лишь единицам удается внедрять ее системно и последовательно, обращая большое внимание на внутренние бизнес-процессы предприятия и их оптимизацию.

Цель работы заключается в том, чтобы спроектировать информационную по бизнес-процессу «Платежи. Взаиморасчеты с кредиторами».

Для этого необходимо построить:

- диаграмму действий по бизнес-процессу “как есть”;

- таблицу операций и таблицу документов по бизнес-процессу, составленных на основании текстового описания. Форма таблиц приведена ниже;

- диаграмму бизнес–процесса «как должно быть».

 

 

1 Текстовое описание бизнес-процесса  «Платежи. Взаиморасчеты с кредиторами»

 

Процесс платежей осуществляется бухгалтерией и финансовой службой. Платежи проводятся через несколько банков. Платежи могут быть безналичными, наличными, рублевыми и валютными.

Процесс платежей в компании осуществляется следующим образом:

1. Отдел закупок в соответствии с планом поставок составляет план платежей на месяц.

2. Менеджер отдела закупок еженедельно формируются справки по состоянию поставщиков.

3. План платежей на неделю утверждается руководителем проекта и один экземпляр хранится у него.

4. Ежедневно руководитель отделов закупок на основании плана платежей на неделю и плана платежей на месяц и счетов создают заявки на платежи на один день и направляют их в финансовый отдел.

5. Отдел финансов ежедневно принимает заявки на осуществление платежей от служб компании (бухгалтерии, отделов закупок, продаж, службы АХО). Заявки передаются по электронной почте, либо доставляются руководителями служб.

6. Финансовый менеджер осуществляет анализ заявок. При этом отклоняются заявки с превышением лимитов платежей. Группа отдельных заявок на платежи проверяется на предмет согласованности данного платежа с бухгалтерией. Формой подтверждения необходимости платежа является подпись бухгалтера. Заявки проверяются на содержание всех необходимых сведений для осуществления платежей и разбиваются на платежи наличные и безналичные. Заявка может быть возвращена на доработку и дооформление.

7. После проведенного анализа заявок финансовый менеджер, приступает к их обработке и формированию сводной таблице платежей. В ходе обработки заявок осуществляется разнесение предстоящих платежей по проектам и проставляются коды статей управленческого учета. В сводной таблице платежей проставляет приоритеты предстоящих платежей. Приоритеты на платежи устанавливаются ежедневно в устной форме с руководителями проектов.  Все данные вводятся в таблицу Excel.

8. Бухгалтерия ежедневно выявляет наличие денежных средств на расчетных счетах в банках. Сведения об остатках на расчетных счетах устанавливаются по телефону.

9. Сведения об остатках денежных средств на счетах в банках бухгалтерия передает финансовому менеджеру.

10. Финансовый менеджер заносит остатки денежных средств на расчетных счетах в сводную таблицу.

11. Сводная таблица платежей с данными о наличии денежных средств ежедневно представляется Руководителю компании для утверждения.

12. Процедура утверждения наличных, безналичных и валютных платежей имеет некоторые особенности. При положительном решении о безналичных платежах Руководитель дает в устной форме распоряжение о перечислении денежных средств. В случае утверждения наличных платежей финансовый менеджер готовит документ «Текущие платежи по кассе», который направляется по электронной почте в кассу. При утверждении валютных платежей формируется сумма валютного остатка в у. е. В случае валютных платежей Руководитель дает устное распоряжение менеджеру ФС об осуществлении платежей. Это распоряжение далее передается от менеджера ФС к операционистам ФС и бухгалтерии.

13. Менеджер финансовой службы передает заявки на платежи операционистам бухгалтерии и финансовой службы.

14. Инвойсы (счета) поступают от руководителя отдела закупок в бухгалтерию и финансовую службу.

15. Инвойсы (счета) операционисты бухгалтерии получают от бухгалтера, операционисты финансовой службы от финансового менеджера.

16. После поступления инвойса и заявок на оплату операционистами бухгалтерии и финансовой службы осуществляются платежи.

17. После проведения платежей кассир и операционисты информирует финансового менеджера об осуществлении платежа.

18. В финансовый отдел из бухгалтерии поступают выписки с расчетных счетов.

19. Финансовый менеджер на основании сведений, полученных от операционистов, удаляет из сводной таблицы строки, по которым прошли платежи. Таким образом, при формировании сводной таблицы платежей на следующий день в нее переносятся ранее не утвержденные к оплате заявки на платежи.

20. В отделе закупок данные по совершенным платежам вводятся в базу данных, где выводится сальдо по взаиморасчетам с поставщиками.

21. Бухгалтерия осуществляет сверку с поставщиками сальдо по взаиморасчетам.

Пожеланий по изменению бизнес-процесса нет.

 

2 Диаграмма действий по  бизнес-процессу «как есть»

 

Моделирование бизнес-процессов в компании направлено на решение большого числа различных задач:

- определить набор действий, составляющих бизнес-процесс. Ясное определение набора задач и действий, которые необходимо выполнить, чрезвычайно важно для детального понимания процесса.

- определить порядок выполнения действий. Действия в рамках бизнес-процесса могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Параллельное исполнение, если оно допустимо, дает возможность сократить общее время выполнения процесса и повысить его эффективность.

- произвести разделение зон ответственности: определить, а затем отслеживать, какой сотрудник или подразделение компании несет ответственность за выполнение того или иного действия или процесса в целом.

- определить ресурсы, потребляемые бизнес-процессом. Точно зная, кто какие ресурсы использует и для каких операций, можно повысить эффективность использования ресурсов посредством планирования и оптимизации.

- понять суть взаимодействий между участвующими в процессе сотрудниками и подразделениями компании и оценить, а затем повысить эффективность коммуникации между ними.

- увидеть движение документов в ходе процесса.

- определить потенциальные узкие места и возможности для улучшения процесса, которые будут использованы позже для его оптимизации.

- использовать модели бизнес-процессов в качестве руководства для новых сотрудников.

- эффективно произвести автоматизацию бизнес-процессов в целом или отдельных их шагов.

На рисунке 2.1 показана схема бизнес-процесса «как есть».

 

Рисунок 2.1 - Диаграмма действий по бизнес-процессу «как есть»

3 Таблица операций и  таблица документов по бизнес-процессу

 

Таблица 3.1. – Таблица операций по бизнес-процессу

№	Операция	Исполнитель	Как часто	Входящие документы (документы-основания)	Исходящий документ (составляемый документ)
	Составление плана платежей на месяц	Отдел закупок	Ежемесячно	План поставок	План платежей на месяц
	Формирование справок по стоянию поставщиков	Отдел закупок	Еженедельно		Справки по стоянию поставщиков
	Составление плана платежей на неделю	Отдел закупок	Еженедельно	План платежей на месяц	План платежей на неделю
	Создание заявок на платежи на один день	Руководитель отдела закупок	Ежедневно		План платежей на месяц План платежей на неделю Счета
	Прием заявок на осуществление платежей от служб компании	Отдел финансов	Ежедневно	Заявки на платежи на один день
	Анализ заявок	Финансовый менеджер	Ежедневно	Заявки на платежи на один день
	Согласование платежа с бухгалтерией	Бухгалтерия	Ежедневно	Заявки на платежи на один день	Заявки на платежи на один день с подписью бухгалтера
	Обработка заявок и формированию сводной таблице платежей	Финансовый менеджер	Ежедневно	Заявки на платежи на один день с подписью бухгалтера	Сводная таблица платежей
	Проверка наличия денежных средств на расчетных счетах в банках	Бухгалтерия	Ежедневно
	Занесение остатков денежных средств на расчетных счетах в сводную таблицу.	Финансовый менеджер	Ежедневно		Сводная таблица платежей с данными о наличии денежных средств
	Утверждение	Руководитель	Ежедневно	Сводная таблица платежей с данными о наличии денежных средств
	Распоряжение о перечислении денежных средств	Руководитель	Ежедневно	Сводная таблица платежей с данными о наличии денежных средств

 

 

Продолжение таблицы 3.1.

	Подготовка документа «Текущие платежи по кассе»	Финансовый менеджер	Ежедневно		«Текущие платежи по кассе»
	Передача заявок на платежи операционистам бухгалтерии и финансовой службы	Менеджер финансовой службы		Заявки на платежи	Заявки на платежи
	Формирование счетов	Руководитель отдела закупок	Ежедневно
	Осуществление платежей	Бухгалтерия		Заявки на платежи Счета
	Формирование выписок с расчетных счетов	Бухгалтерия
	Удаление из сводной таблицы строк, по которым прошли платежи	Финансовый менеджер	Ежедневно	Выписки с расчетных счетов
	Ввод в базу данных	Отдел закупок	Ежедневно		Сальдо по взаиморасчетам с поставщиками
	Сверка с поставщиками сальдо по взаиморасчетам	Бухгалтерия	Ежедневно	Сальдо по взаиморасчетам с поставщиками

 

 

Таблица описания документов получается путем переформирования (перестановки столбцов и объединении строк) таблицы описания операций.  Особенности таблицы описания документов заключаются в следующем. В Графе 1 не должно быть повторяющихся наименований документов. Если один и тот же документ является исходящим на различных операциях, то он один раз указывается в графе 1 «Составляемый документ», а в графе 2 ему в соответствие ставятся несколько операций. Также по наименованию документа следует объединить записи и в других графах.