Регламентация бизнес процессов

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования 

 «Южно-Уральский государственный  университет»

(национальный исследовательский  университет)

 

 

 

 

ДОКЛАД

На тему:

«Регламентация бизнес процессов»

 

 

               Проверил: преподаватель

Дорошенко Ю.А.

 

Выполнила:

Студентка 52 группы

Худякова А.Д.

          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Челябинск 2013

Регламент бизнес процесса – это нормативно - методический документ, описывающий последовательность операций бизнес процесса и порядок взаимодействия исполнителей этих операций. Регламентация бизнес процессов позволяет получить четкие, управляемые процессы, для которых указаны:

1. Графическая диаграмма бизнес процесса;
2. Владелец бизнес-процесса, все исполнители процесса и их функции;
3. Входы - выходы и границы процесса, его взаимодействие с другими бизнес процессами;
4. Подробное описание процесса : содержание каждой операции, исполнитель, требования к срокам, входящая и исходящая информация;
5. Документооборот по бизнес процессу : все документы, используемые в бизнес-процессе, и совершаемые над ними действия;
6. Цели, показатели и результаты бизнес-процесса.

Регламент бизнес процессов необходим руководству компании для периодического контроля правильности выполнения процессов исполнителями и обучения новых сотрудников. Существование регламента обеспечивает базу для совершенствования и оптимизации процессов. Регламентация бизнес-процессов позволяет компании поддерживать систему постоянного совершенствования процессов (CPI).

Отсутствие четкого регламента приводит к несоблюдению технологии процесса, а это влечет рост затрат, увеличение длительности выполнения процессов, рост числа дефектов, ошибок и несоответствий. Формальная разработка регламента бизнес-процесса или отсутствие контроля со стороны руководства приводит к тому, что на практике выполняемые процессы не соответствуют требованиям регламента и существующие стандарты не работают.

 

Регламентация бизнес-процессов. Для чего это нужно?

Для чего предприятия описывают, а затем регламентируют свои бизнес-процессы? Приводит ли это к заметному росту эффективности? Опыт показывает, что нет.

Важно четко уяснить следующее. Если бизнес-процессы предприятия не описаны (и, соответственно, не регламентированы), это означает, что работа ведется на основе устоявшихся норм и правил. Эти нормы и правила держатся в умах сотрудников, требуемый результат достигается. Однако, при такой организации работы неизбежны потери различных видов ресурсов (финансовых, материальных, человеческих и временных).

Регламентация, не сопровождаемая анализом и изменениями существующих процессов, эффекта почти не дает.

Процессы нужно описывать и регламентировать  для:

1. Анализа проблем, узких мест, потерь при выполнении процессов с последующей разработкой и реализацией мероприятий по улучшению;
2. Стандартизации деятельности, обеспечения четкой повторяемости процессов и возможности управления ими;
3. Распространения опыта в другие организации (филиалы, новые предприятия);
4. Сравнения себя с конкурентами и улучшения процессов (бенчмаркинг);
5. Определения того, как должна выполняться работа (для новых организаций, в случае создания новых направлений бизнеса);
6. Накопления знаний и передачи их новым сотрудникам (при обучении, приеме на работу)
7. Для проведения внутренних аудитов.

В российских компаниях вопрос регламентации решается часто формально. Сказывается отсутствие понимания целей и задач регламентации, а также навыков, адекватных методик и опыта. Часто ошибочно применяется ландшафтная карта процессов, в которой просто отображаются такие процессы, как сбыт, закупка, производство и т.д. (изначально не  выстраиваются реальные ЦСЦ, а значит, и реальное взаимодействие и взаимозависимость). Без предварительно построенной ЦСЦ традиционны ошибки в уровнях рассмотрения (смешение процессов разных масштабов), в неправильном определение границ процессов и т.д. С такими регламентами бизнес-процессов невозможно работать ни с точки зрения улучшения, ни с точки зрения организации управления.

Формальный подход к выделению и регламентации процессов приводит к созданию массы не работающих на практике, не нужных работникам документов.

Для успешного выполнения проектов описания и регламентации процессов необходимо выбрать (разработать) методику и подобрать программный инструмент для описания и последующего документирования процессов.

Наличие в компании эффективной методики регламентации и квалифицированных сотрудников, применяющих ее на практике, является важнейшим фактором успеха проекта.

Обычно в организации  документы, регламентирующие деятельность, создаются бессистемно, под влиянием возникшей потребности. Это приводит к тому, что регламентируются хаотично выхваченные куски цепочек работ (рис. 1). 

 

 

 

 

 

Рис.1 Зоны действия регламентов на сквозные бизнес-процессы 

 

Так как созданием Регламентов 1 и 2 занимаются разные должностные лица, возникают типовые проблемы:

работа 3 будет в разных регламентах описана по-разному;

работы 8 и 9 могут вообще не попасть в технологическую последовательность работ, описанную в регламентах;

взаимосвязи и взаимозависимости между работами 8, 9 и 10 не будут отражены в документации, так как в организации на момент написания регламента нет проблем с их выполнением - «все и так знают, как надо делать».

Выход из этой ситуации - в тщательной координации зон действий документов и обеспечении их внутренней и внешней непротиворечивости. 

 

             Под регламентацией бизнес-процесса понимается разработка нормативно-методических        документов, частично или полностью устанавливающих:      

1. Порядок управления бизнес-процессом;      

2. Порядок выполнения бизнес-процесса;      

3. Требования к ресурсам, необходимым для его выполнения.

При регламентации бизнес-процесса  обязательно следует учитывать основные элементы бизнес-процесса: 

- деятельность по управлению процессом, в т.ч. владелец процесса и его полномочия, технология управления процессом (как минимум - планирование и отчетность), система показателей для управления процессом;

- входы процесса, в том числе требования к входам; события, инициирующие начало процесса;

- выходы процесса, в том числе требования к выходам (результатам); события, завершающие процесс;

- деятельность по преобразованию входов в выходы (технология выполнения процесса), т.е. ответственность персонала, выполнение операций (структура и взаимосвязь операций);

При выполнении проекта регламентации бизнес-процессов в конкретной компании  приведенный выше перечень может быть изменен как в сторону усложнения, так и в сторону упрощения. Если некоторые процессы в организации вообще не регламентированы, но выполняются эффективно (с точки зрения руководителей компании), то не обязательно подробно описывать технологию их выполнения (но это может потребоваться, если руководство компании собирается тиражировать опыт, открывая новые компании в других регионах и т.д.).

Состав подпроцессов (операций) процесса может быть описан простым перечнем или таблицей без указания связей между подпроцессами. В некоторых случаях это вполне приемлемо. Для других процессов нужно не только указать состав подпроцессов (операций), но и связи между ними, например в виде простейшей схемы взаимодействия (рис.2).  

 

 

 

Рис.2 Возможные варианты описания процесса  

 

Для регламентации бизнес-процесса могут быть  использованы документы различной формы. Разработано множество подходов к построению графических схем процессов, используемых при регламентации.

При комплексном подходе к регламентации бизнес-процессов компании стоит выполнить анализ ее нормативно-методологической документации, определить общие проблемы и степень регламентированности деятельности; принять решение по целям и задачам регламентации.