Закупочная логистика

5. Правовые  основы закупок

   Для того что бы грамотно проводить закупочные операции необходимо знать определенные разделы хозяйственного права, касающиеся  заключения контрактов [16, с.129].

   Юридическое оформление поставок обеспечивается контрактом поставки. В его условия закладывается коммерческий успех сделки, поэтому важно провести серьезную подготовительную работу. Подготовку контракта проводят путем переговоров – уточняют все параметры поставляемых товаров, способы поставки, условия платежа, что в конечном итоге определяет цену контракта [4, с.26].

   Выделяют  следующие элементы контракта:

1. Предложение и принятие предложения. Контракт заключается в том случае, когда одна сторона предлагает партию товара по назначенной цене и на определенных условиях, а другая сторона принимает это предложение.
2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость, только тогда он становится контрактом в юридическом смысле.
3. Право заключать контракты. Такое право имеют определенные должностные лица, уполномоченные фирмой и действующие от ее имени.
4. Законность. Контракт обязан отвечать юридическим нормам страны.

   Заключение  контракта предполагает согласование различных условий, которые могут  быть четко выраженными и подразумеваемыми. Подразумеваемые условия вытекают из зафиксированных в контракте либо являются сами собой разумеющимися [16, с.130].

   Контракт  может предусматривать такое  условие, как возмещение убытка, то есть оговаривается сумма, которая  должна быть выплачена поставщиком  при нарушении срока поставки. Штрафы в отличии от возмещения убытков представляют собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки некачественного товара и др. [16, с.131].

   Фактически  любое условие поставки может  стать предметом переговоров. Переговоры следует начинать в наиболее подходящее время, чтобы в последующем удержать инициативу в своих руках. Субъекты в процессе прямого взаимодействия на переговорах проходят несколько  этапов:

1. подготовка к проведению переговоров;
2. достижение договоренности о проведении переговоров и согласование условий их проведения;
3. предметная беседа;
4. завершение переговоров;
5. анализ итогов переговоров [8, с.121].

   Заключительным  этапом выполнения контракта является получение счетов на оплату заказанных товаров. При получении счета необходимо удостовериться, что он предназначен именно вам, сверить указанный в счете номер заказа с номером заказа в имеющейся у вас копии. При оплате счета чаще используют безналичные расчеты. Стороны по контракту могут избрать одну из следующих форма расчета:

1. Расчеты платежными поручениями. Банк обязуется по поручению плательщика, за счет находящихся на его счете средств, перевести нужную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в установленный законом срок.
2. Расчеты по аккредитиву. При расчетах по аккредитиву банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккредитива, обязуется произвести платежи в пользу получателя средств по представлении последним документов, соответствующих всем условиям аккредитива, либо предоставить полномочие другому банку произвести такие платежи.
3. Расчеты по инкассо. Банк обязуется по поручению клиента осуществить за его счет действия по получению от плательщика платежа и (или) акцепта платежа.
4. Расчеты чеками. Чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. В качестве плательщика по чеку может быть указан только банк, где чекодержатель имеет средства, которыми он имеет право распоряжаться путем выставления чеков. Чек должен содержать:

• наименование «чек», включенное в текст документа;

• поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму;
• наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж;
• указание валюты платежа;
• указание даты и места составления чека;
• подпись лица, выписавшего чек, — чекодателя [16, с.135].

   1.6. Откаты в практике снабжения 

   В связи с обострением конкуренции  организации вынуждены искать дополнительные резервы прибыли. Одним из таких  резервов является снижение закупочных цен и повышение эффективности  снабжения. Огромным препятствием являются сотрудники, которые не заинтересованы в повышении качества своей работы. Причины могут быть различны. Причина, приносящая наибольший вред, - это взятки, бонусы и откаты, которые получает сотрудник от поставщика за закупку товаров не на самых выгодных условиях [1].

   Зачастую  относительно безобидным становится бонус  за дополнительный сервис. Закупщик в  этом случае делит поставщиков на группы. В первую попадают поставщики, с которыми уже договорились, во вторую поставщики – друзья начальства, в третью те, для которых начинают задерживать оплату, завышать наценки. В скором времени, если поставщики окажутся догадливыми, они присоединятся  к группе друзей [1].

   Следующий шаг – создать условия, при  которых у поставщиков не останется выбора, кроме как заплатить за ограниченный ресурс. Для начала ограничивается количество закупаемых ассортиментных позиций. С поставщиками проводятся переговоры, где их убеждают в исключительной способности вашей компании обеспечить объем продаж, контакт с потребителями, уровень представленности на полках и прочее. Когда они начнут предлагать цены и условия, объявить, что по всем параметрам побеждает конкурент. И тогда они быстро прибегут с конвертом [1].

   Если  не хочется прикладывать никаких  усилий, а компания вам безраздельно доверяет, то можно получить со своей  компании бонус за неумение организовывать свой бизнес. Схема проста. Закупщик договаривается о цене по накладной и сумме вознаграждения для него лично [1].

   Основные  виды оплаты услуг розничной сети (виды бонусов) за работу с товаром поставщика представлены на рисунке 3.

   Рис. 3. Виды бонусов за работу с товаром  поставщика

   Выявить всех сотрудников, получающих откаты, практически невозможно. Одним из способов является своевременная проверка слухов, ходящих внутри компании. Также  можно проверить соответствие уровня жизни уровню дохода. Если закупщик тратит много времени на переговоры, а особенно важно, если он тратит на это свое личное время, то для руководителя есть причина задуматься. Самый простой способ проверки – передать поставщика от одного закупщика другому и начать снижать объемы закупок и задерживать платежи. Если закупщику платят, то он попытается повлиять на принимаемые решения. Еще один вариант – лично провести переговоры с поставщиком и получить от него такие условия, при которых он уже не сможет оплачивать лояльность вашего закупщика [1].

   Для того чтобы минимизировать потери, необходимо исключить наличные расчеты  с участием персонала, принимающего решение о размере бонуса. Предоставление скидок должно быть четко регламентировано, и поставщик должен получать его  вместе с контрактом. Необходимо отделить процесс поиска новых товаров  и поставщиков от определения  цен продажи по товарам и наценок. Необходимо проводить оперативно-розыскные мероприятия со стороны службы безопасности компании [1].

   Рассмотрение  этой темы в данной работе более  чем актуально, так как даже в  детских садах работает система  отката. Это отрицательно сказывается  на качестве закупаемой продукции, а  в следствии и на здоровье ребенка. 
 
 
 

1.7. Контроллинг закупок 

   Контроллинг – это искусство управления (система управления), направленное определение будущего состояния деятельности функционируемого предприятия и достижения его. Суть работы контроллеров - стремиться так управлять процессами, чтобы по возможности исключить любые ошибки, отклонения, и просчеты как в настоящем, так и в будущем [13]. Миссия контроллера заключается в информационной и консультационной поддержке менеджмента в процессе планирования, организации, управления и контроля использования ресурсов.

   Контролинг включает в себя планирование от стратегических планов до оперативных планов, планирование отдельных бизнес-процессов, их результатов, обеспечение менеджеров информацией, создание системы контроля оперативной информации, создание системы контроля на основе самоуправления, ориентацию на клиента, создание системы стимулирования работ низов на их вклад в достижение целей, синхронизацию целей предприятия и личностных целей (личностный доход и карьера), постоянную оценку клиентов по критерию доходности [13].

   Информационное  обслуживание контроллинга обеспечивается с помощью систем планирования, управленческого учета и отчетности, разработанной для подразделения. На основе такой информации рассчитывается отклонения, принимаются стратегические решения. Контроллинг разрабатывает контрольные документы, включающие сроки, содержание контрольных операций, допустимые отклонения, ответственность и т.д. В задачи контроллинга входит разработка архитектуры информационной системы. Контроллер разрабатывает архитектуру ИС от сбора информации до принятия решений. В задачи контроллинга так же входит проведение специальных исследований, связанных с изучением тенденций развития организации в рыночных условиях. Можно выделить следующие функции контроллинга:

   1. Учет.

   2. Разработка и внедрение внутреннего учета.

   3. Унификация методов и критериев оценки деятельности организаций и подразделений.

   4. Функция планирования (совершенствование всей архитектуры системы планирования).

   5. Координация всех планов с общими планами организации.

   6. Контроль и регулирование (определяет научно допустимые границы отклонений величин).

   7. Информационное обеспечение контроллинга (определяются носители информационного обеспечения, порядок обмена информацией, порядок корректировки, обмен откорректированной информацией и обмена ею) [13].

   Задачу  обеспечения ресурсами контроллинг выполняет такими средствами, как обеспечение бесперебойного процесса производства с минимальными затратами. В первую очередь контроль осуществляется за ритмичностью поставок сырья, вспомогательных материалов. Второе, что ставит контроллинг это поставка качественных сырья и материалов. Контроллинг ставит своей задачей обеспечить руководство сведениями о поставщиках, поставке качественного сырья в разрезе поставщиков, обязательно снабжает информацией о верхних пределах цен, извещает об узких местах в поставке и дает рекомендацию по их устранению. Для решения этой задачи контроллинг проводит исследование рынка закупаемого сырья, вспомогательных материалов и анализ поставщиков (используется форма опроса (анкета), наблюдение (данные торговой палаты)), вторичный анализ, который предполагает обработку полученной информации (складская статистика, данные в разрезе поставщиков, данные о качестве продукции, которые берутся из СМИ, официальных оценок, собственных товароведческих оценок, сообщение банков, бирж, производственная статистика). С помощью ABC – анализа определяют значимость сырья в производстве. Согласно этому методу вся необходимая потребность в материалах делится на 3 группы: A,B,C. Группа А – основные материалы, без которых ничего нельзя произвести (с наиболее высокой стоимостью), B – достаточно значимое сырье для производства, C – всякого рода остальные материалы. Контроллинг определяет возможные причины сбоев производства и решает задачи выхода из положения. Наиболее распространенный показатель – степень готовности поставщика. Для выполнения плана обеспечения ресурсами предприятия, большую роль играет служба закупок. От эффективности работы каждого зависит выполнение производственных программ на предприятии. Для оценки работы менеджера по закупкам, маркетолога, контроллинг рекомендует некоторые показатели:

• расчет относительной доли стоимости процесса закупок в общем объеме закупок;
• эффективность работы сотрудников отдела закупок;
• определение цены заказа;
• расчет достигнутого снижения цены сотрудником;
• показатели обеспечения надежности поставок по заключенным договорам;
• уровень обслуживания поставщиками [13].