Закупочная логистика

   2. Порядковый номер. Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счет-фактура и т. п.). Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

   3. Название и адрес компании. Эти сведения информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

   4. Ответственность за заказ. В бланке заказа укажите должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

5. Дату, наименование и адрес поставщика.
6. Сроки поставки и количество поставляемых товаров.
7. Описание товаров. Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию.

   8. Адрес поставки. В случаях, когда адрес поставки отличается от основного адреса компании, названного в бланке заказа, необходимо его указать.

   9. Цену. В бланке заказа должна быть проставлена цена товара во избежание конфликтных ситуаций при расчете за поставленные товары.

   10. Расчетный счет. Чтобы не возникали различные финансовые недоразумения, необходимо указать свои банковские реквизиты [16, с.121].

  При планировании закупок важно определиться, закупать ли материалы или производить  самому. Для этого надо сопоставить  затраты на производство и на закупку. Затраты на производство включают стоимость энергии, сырья, хранения, рабочей силы. Затраты на закупку включают цену поставщика, а так же расходы, связанные с транспортировкой, складированием, упаковкой, персоналом, обработкой [16, с.122].

  Преимуществами  производства являются более низкая производственная себестоимость, поддержание  надлежащего уровня поставки, рациональное использование имеющихся трудовых и материальных ресурсов, достижение и гарантия необходимого уровня качества, поддержание организационной структуры, рост или сохранение объемов производства. Преимущества покупки: неосновной вид деятельности или услуг, наличие надежного поставщика, отсутствие собственных производственных мощностей, возможность отказа от покупки при изменении конъюнктуры рынка, отсутствие собственного производственного персонала нужной квалификации [4, с.21].

  При получении поставляемых материалов важное значение имеют приемка товаров, проверка количества и качества продукции, документальное оформление поставок.

  При приемке важно проверить, что  товар поставлен в оговоренное  время и за установленную цену, от своего поставщика, необходимого качества и в нужном количестве. Так же нужно расположить складские  помещения, места приемки и разгрузки  как можно ближе друг к другу [16, с.122].

  Используются  следующие документы при поставке товаров:

1. Копия заказов, которая должна быть направлена в подразделение-потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спецификации (описание товара).
2. Уведомление об отгрузке, которое направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки.
3. Сопроводительное письмо. Оно должно обязательно сопровождать поставленную партию товара и подтверждать, что эти товары предназначены именно для вашей фирмы.
4. Документ доставщика. Он применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:

• название и адрес отправителя;

• описание продукции;
• масса (вес) продукции;
• количество мест;
• название доставщика;
• особенности транспортировки.

5. Подтверждение получения поставки. Его используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.

6. В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товаров [16, с.123].

   При получении товаров необходимо проводить  проверку на соответствие их качества предъявляемым требованиям. Отсутствие контроля качества может привести к  следующим издержкам:

• расходы, связанные с возвратом бракованного товара;
• остановка производства, в случае если вся партия оказалась некачественной;
• потеря доверия потребителей к своей продукции;
• судебные иски.

   Следует применять следующие меры по обеспечению  качества принимаемого товара:

1. Методы приемки партий: 

   а) Сплошной контроль

   б) Выборочные методы: приемочный выборочный контроль партий по качественным признакам, непрерывный выборочный контроль по качественным признакам, приемочный выборочный контроль по качественным признакам с пропуском партий, приемочный выборочный контроль по качественным признакам, ревизионный выборочный контроль.

   2. Методы приемочного контроля

   а) Апробация установленной поставщиком системы методов и операций по обеспечению качества.

   б) Апробация применяемой поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров.

   в) Учет и определение улучшения качества показателей продукции данного поставщика.

   г) Сравнительная оценка качества продукции различных поставщиков [16, с.124].

   Таким образом, при планировании закупок  важно определиться с тем, производить  необходимые материалы самому или  закупать. Для этого нужно тщательно  проанализировать все издержки.

   При выборе метода определения потребности  в материалах в первую очередь  нужно учесть их назначение, характер потребления, объем, а также сложность  конечного продукта, состав комплектующих  материалов. 
 
 

   1.4. Задача выбора поставщика

   Понятие «цепь поставок» трактуется как  совокупность процессов, выполняемых  при доведении товара определенного  товаропроизводителя до потребителя. Это линейно упорядоченное множество участников, выполняющих определенный логистический процесс. Канал распределения превращается в логистическую цепь после принятия решения о выборе конкретных организаций и лиц, участвующих в доведении товара до потребителя. Поэтому проблема выбора участников чрезвычайно важна при проектировании цепей поставок [9].

   При поиске и получении информации о  потенциальных поставщиках можно  пользоваться различными методами. Наиболее распространенные и эффективные  из них это:

1. Конкурсные торги;
2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

   Конкурсные  торги (тендеры) проводятся в тех  случаях, когда необходимо закупить товар на большую сумму или  предполагается установить долгосрочную связь с поставщиком. При этом поставщик получает информацию об условиях работы, а покупатель получает возможность  решить проблему получения требуемого предложения и выбора наилучшего поставщика [16, с.125].

   Проведение  тендера включает следующие этапы:

1. Реклама.
2. Разработка тендерной документации.
3. Публикация тендерной документации.
4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.
5. Оценка тендерных предложений.
6. Подтверждение квалификации участников торгов.
7. Предложение и присуждение контракта.

   Тендерная документация выполняет следующие  функции: инструктирует участников торгов о процедуре торгов, дает описание закупаемых товаров или  услуг, устанавливает критерии для  оценки предложений, определяет условия будущего контракта [16, с.126].

   При оценке тендерных предложений предварительно назначаются члены тендерного комитета, рассматриваются только те предложения, которые удовлетворяют требованиям  тендерной документации, должны соблюдаться  те процедуры оценки, которые объявлены  в тендерной документации. При  этом переговоры с участниками торгов должны отсутствовать. Комитет составляет отчет об оценке предложений, в котором должны быть указаны критерии оценки, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта [16, с.126].

   В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами:

1. Инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (оферты). Они обычно включат следующее: наименование товара, количество и качество товара, цену, условия и срок поставки, условия платежа, характеристику тары и упаковки, порядок приемки-сдачи. Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердые направляются только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Свободная не включает в себя никаких обязательств продавца к покупателю, рассылается неограниченному числу потенциальных потребителей [16, с.127].
2. Инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения. В запросе указываются все необходимые реквизиты [16, с. 128].

   Для того чтобы выявить потенциальных  поставщиков необходимо провести исследование рынка, которое состоит из нескольких этапов. Сначала формулируется общая цель производства, которая конкретизируется подцелями. Они, в свою очередь, требуют решения определенных задач. Далее следует выделить те материалы, которые имеют большое значение для производства. Рынок исследуется на предмет определения укрупненных ассортиментных групп требуемой продукции. Если нужная продукция имеется на рынке, то выявляются потенциальные поставщики. В результате определяются возможные альтернативы стратегии снабжения, из них выбирается наилучшая, и принимается решение о ее использовании [8, с.105].

   К основным требованиям при выборе поставщика относят стоимость приобретения продукции или услуг и качество обслуживания. Стоимость приобретения включает цену товара и прочую стоимость, не выраженную денежно (изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т. п.). Качество обслуживания включает в себя качество продукции и надежность обслуживания. Надежность обслуживания – это гарантированность поставки нужного товара в течение заданного промежутка времени. Также существуют и другие критерии выбора поставщика:

• удаленность поставщика от потребителя,
• способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в      течение всего срока службы поставленного оборудования,
• наличие у поставщика резервных мощностей,
• сроки выполнения текущих и экстренных заказов,
• организация управления качеством продукции у поставщика,
• риск забастовок у поставщика,
• психологический климат в трудовом коллективе поставщика,
• кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр. [16, с.128].

   При выборе поставщика можно провести рейтинговую  оценку. Для этого:

1. определяют наиболее важные критерии;
2. выбирают метод оценки деятельности поставщика;
3. оценивают относительную важность каждого параметра;
4. делают окончательные выводы [4, с.25].

Выбор поставщика – очень важная составляющая закупочной логистики. От качества закупаемой продукции, от своевременности поставок зависит качество конечного продукта и степень удовлетворения потребностей покупателей.