Закупочная логистика

2. Механизм  функционирования закупочной логистики

   В основе традиционной системы организации материального снабжения лежит принцип хранения запасов, который может осуществляться через систему складов предприятий-поставщиков, центральных складов и складов снабжаемых предприятий. В случае возникновения необходимости в материалах оформляются документы о их получении из запасов собственного склада. С помощью транспортировки подобранные материалы передаются получателю или прямо на рабочие места [15, с.62].

   Если  необходимые материалы отсутствуют  на складе, то делается запрос в орган  закупок. В свою очередь орган  закупок оформляет заказ и  отправляет его поставщику. Поставщик на основе принятого заказа формирует партии материалов и обеспечивает их отправку. На центральном приемном пункте компании происходит прием грузов, их качество, количество, номенклатура. После этого оформляются документы о приемке грузов и материалы отправляются на производство [15, с.62].

   Как можно заметить, в такой системе  присутствует огромное количество документации и звеньев системы. Обработка  и оформление всех документов занимает много времени, что приводит к  значительным ущербам, а ошибки в выполнении заказа могут обнаружиться только, когда материалы уже доставлены. Для того чтобы обрабатывать всю документацию необходим соответствующий персонал. Это приводит к значительным затратам. Так же затраты связаны и с содержанием складов [15, с. 62].

   Можно выделить такие основные группы издержек по содержанию складов, как:

1. Содержание складских помещений: а) амортизация складских зданий; б) амортизация складского оборудования; в) затраты на профилактический ремонт; г) расходы на отопление, электроэнергию и воду; д) страхование зданий и земельный налог; е) арендная плата.
2. Затраты на обслуживающий персонал: а) заработная плата складских рабочих и служащих; б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих.
3. Затраты на транспортные средства: а) амортизация; б) расходы на топливо и энергию; в) расходы на профилактический и текущий ремонт; г) страхование и налоги на транспортные средства.
4. Убытки от хранения запасов: а) охрана складов и старение материалов; б) коррозия и другие потери; в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и приемки); г) кражи; д) потери вследствие понижения цен; е) страхование запасов [16, с.100].

   Эти издержки могут достигать значительных сумм, поэтому приходится постоянно  оптимизировать систему материально-технического снабжения [16, с.100].

   В конце 70-х — начале 80-х годов в ФРГ была разработана система договоров с фирмами посредниками. Ее структура имеет меньшее количество звеньев. Функции отбора и доставки грузов переходят к поставщику, которым является не производитель материалов, а оптовая торговая компания, выполняющая распределительные функции, имеющая свои торговые склады и являющаяся посредником меду промышленными предприятиями. Структура состоит в следующем: на производственном участке оформляется и отправляется заявка на материалы в пункт регистрации заявок на складском хозяйстве; пункт регистрации отправляет заявку поставщику; поставщик рассылает материалы, которые в дальнейшем собираются и контролируются по каждой заявке в пункте накопления (торговых складах) [15, с.62].

   План  поставок составляется поставщиком  и заказчиком совместно в форме  месячной сводки. Количество документов сокращается до одного, который является и заказом, и документом, регистрирующим поставку и получение товара. В результате снижаются административные издержки. Такая система позволяет отказаться от собственных складов [15, с.64].

  В последующие десятилетия был  разработан ряд методов снабжения, ориентированных на конкретную потребность производства:

• метод «Канбан» (разработан в Японии с целью управления поставками в условиях поточного производства; учитывает потребность, которая исходит из конечного монтажа);
• система планирования материальных потребностей, охватывающая планирование на 3 уровнях: на первом уровне осуществляется программное планирование, затем — распределение материалов и управление закупками (здесь фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);
• метод «Точно в срок», с помощью которого в результате частых («дробных») поставок резко сокращаются накопленные запасы;
• система запросов, по которой с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;
• метод прогнозных показателей: спрос на большие партии закупок формируются на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом;
• электронно-информационный метод коммуникации клиента и поставщика на основе передачи необходимых данных, когда запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении [16, с.103].

   Для определения размеров запасов, своевременности  закупок, затрат на изготовление продукции  необходимо составить прогноз сбыта. На его основе составляется план сбыта. Сбыт должен балансироваться таким образом, чтобы возникла этапная производственная программа, которая позволит определить потребности в материалах. После определения объемов потребностей выбирается способ действия, и организуются поставки [16, с.105].

   Наиболее  перспективным и характерным  способом оперативного снабжения является метод «Точно в срок». Его смысл заключается в закупке материалов по долгосрочному договору, поставка осуществляется прямо на производственные линии, закупка осуществляется мелкими партиями и частыми поставками, при выборе поставщика внимание больше уделяется качеству товара, счетный и приемочный контроль сокращены, график поставок составляет покупатель, для упаковки используются стандартные контейнеры небольшого размера, которые содержат точное количество материала или деталей и точные эксплуатационные их характеристики, ответственность за качество несет поставщик[16, с. 108].

   Сущность  этой системы заключается в том, что спрос на любом участке  цепи определяется спросом, предъявленном  в конце ее. Пока нет спроса в  конце цепи, продукция не производится, не заказываются  и не накапливаются комплектующие [6, с.173].

   Недостатками  такого способа снабжения являются: возникновение проблем с поставками из-за срыва производства, возможность  оказаться «во власти» поставщика.

   В результате развития философии «точно в срок» был разработан метод  быстрого реагирования. Суть метода: быстрая реакция логистической системы на возникший на рынке спрос. Если поставщиком является производственное предприятие, то оно должно иметь возможность оперативно перестраивать производство на выпуск новых товаров небольшими партиями, иметь возможность быстрого доступа к информации о реальном спросе, который предъявляет потребителю рынок [6, с.178].

   За  последние годы в мировой практике активно развивается тенденция, направленная на повышение структурной гибкости цепей поставок, а так же наделение их новыми ресурсами, дающими возможность оперативно учитывать индивидуальные особенности и объем продвигаемых на рынок продуктов, изменчивость условий их сбыта, требования заказчиков логистических услуг. Поэтому актуальной является концепция создания адаптивных цепей поставок. Она нацелена на повышение гибкости цепей поставок, их быстрого реактивного приспособления к рыночным вызовам и ситуациям при сохранении устойчивости цепей поставок. Гибкость достигается путем структурного развития цепей поставок, расширения информационного пространства, в котором взаимодействуют участники цепей поставок, обеспечивая координацию своих действий. Создается дополнительный структурно-функциональный резерв из альтернативных поставщиков ресурсов для возможности оперативного маневра с целью учета колебаний спроса на эти ресурсы, появление заказов на новые продукты, нарушений в процессе выполнения работ [12]. 
 
 
 

3. Планирование  закупок

   В процессе планирования закупок необходимо определить:

• какие материалы требуются;
• количество материалов, которые понадобятся для производства продукта;
• время, когда они понадобятся;
• возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
• требуемые площади ваших складских помещений;
• издержки на закупки;
• возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии.

   Методы  определения потребности в материалах зависят от их вида и назначения, объема и характера потребления, от способов исчисления и ряда других факторов [8, с.110].

   Разработано много методик того, какое количество материалов нужно закупить и с  какой периодичностью они должны поступать, но для них требуется информация о прошлом использовании аналогичных материалов [16, с.116].

   Основным  методом является расчет по нормам расхода. Его сущность заключается  в том, что потребность в материалах на программу определяется как произведение объема работ, выраженного в определенных единицах, на норму расхода материалов на одну единицу. Норма расходов – это максимально допустимое количество материальных ресурсов для производства единицы продукции или работы установленного качества [8, с.110].

   Также можно рассчитать потребность в  материалах с помощью программы  производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP-1 (планирование потребности в материалах) [16, с.117]. Исходная точка расчета - спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время их производства на собственном предприятии. В соответствии с временем поставок конечного продукта потребителю определяется брутто-потребность в материалах, которая переводится в нетто-потребность. При этом учитывают наличный запас, заказанные материалы и запланированное собственное производство, заказ для предыдущей серии продукции. В результате определяют время заказа [15, с.64].

   Также используются и другие методы определения  потребности в материалах:

1. Стохастический. Расчеты ведутся с использованием математико-статистических методов, которые  дают ожидаемую потребность.
2. Эвристический. Потребность определяется на основе опыта работников.
3. Детерминированный. Используется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам [16, с.118].

   При выборе метода закупок необходимо обратить внимание на сложность конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов.

   Основные  методы закупок:

• оптовые закупки;
• регулярные закупки мелкими партиями;
• закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.

   В основе первого метода лежит поставка товаров большой партией за один раз. При этом оформление документов упрощается, возможно повышение торговых скидок, но возникает необходимость в собственных складских помещениях, и замедляется оборачиваемость капитала. Второй заключается в заказе необходимого количества товара, который поставляется в течение определенного периода времени. При этом сокращаются затраты на документирование, ускоряется оборачиваемость капитала, возникает экономия в складских помещениях, но одним из недостатков является вероятность заказа избыточного количества. Третий характеризуется следующим: количество не устанавливается, а определяется приблизительно;  оплачивается только поставленное количество товара; поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем; по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены [16, с.119].

  Еще один метод - это ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Он используется, когда закупаются дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товара, имеющегося на складе; требуемое количество товаров. При этом ускоряется оборачиваемость капитала, снижаются затраты на складирование и хранение [15, с.66].

  Следующий метод – закупка товара с немедленной  сдачей. Применяется при покупке  нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается в тот момент, когда он требуется. Недостатком является детальное оформление документации, вследствие чего растут издержки [15, с.66].

  При документальном оформлении заказов  целесообразно разрабатывать бланки, которые должна содержать следующее:

   1. Название документа. В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку».