Будьте очень осторожны, игнорируя звонки, которые потом «повисают в воздухе». Есть разговоры, которые по той или иной причине никак не удается довести до конца, а если и удается, то лишь через значительный промежуток времени, скажем, из-за того, что оба номера очень перегружены, и вы с вашим потенциальным собеседником пытаетесь созвониться целыми днями, а то и неделями. В конце концов, бесконечные взаимные просьбы позвонить начинают раздражать, а поговорить так и не удается. Бывает, что кто-то звонит в неудобное время, вы обещаете перезвонить завтра, но на следующий день заняты другими делами и позвонить не можете. Только через несколько дней обнаруживается, что вы так и не перезвонили. Бывает, весь отпуск вы помните о том, что надо позвонить. но, вернувшись, до того погрязнете в текучке, что так и не удосуживаетесь покончить с этими старыми долгами. Иногда кто-то оставляет просьбу, чтобы ему перезвонили, и ведет себя так, будто он дозвонился и дело сделано. Надо ли ждать, дока вам перезвонят? Надо ли оставлять дополнительные записки или продолжать звонить до тех пор, пока не поймаете нужного человека? Случается, позвонишь кому-то с каким-нибудь вопросом, а его нет на месте; просишь передать, чтобы перезвонили, оставляешь телефон. через некоторое время этот человек вам звонит, а вы уже все выяснили в другом месте, у другого человека. А тот, кто вам уже не нужен, теперь просит передать, чтобы вы ему перезвонили.

  Будете ли вы звонить, несмотря на то, что помощь его вам уже не нужна? Поболтаете, даже признаетесь, что обошлись, на сей раз без него, но все равно перезвоните? Или постараетесь назвать изначальную причину звонка. даже сели она уже утратила для вас актуальность? А может, быть подождете, пока возникнет новая надобность, чтобы совместные усилия связаться не пропали впустую?

   Лучше всего перезвонить в любом случае, чтобы не было «повисших в воздухе» звонков, оставляющих неприятный осадок, а то и создающих нам репутацию человека, который не заинтересован в контакте. Можно объяснить, вас подпирал срок сдачи работы, по поводу которой вы звонили, так что вам пришлось решить все возникшие вопросы без посторонней помощи. Но вы ведь можете придумать, как еще воспользоваться идеями или услугами коллеги, даже если вы просто поболтаете с ним на общие темы. Таким образом и звонки, и состоявшийся в итоге разговор могут стать для вас обоих важными в более широком смысле - в смысле укрепления личных взаимоотношений.

Особенности разговора по мобильному телефону… 

  Настало время обратить ваше внимание на изобретение конца 20 века- мобильный телефон. Оно принесло с собой и свой собственный этикет.

- Если  вам звонят по мобильному телефону, прежде всего назовите себя. 

- Если  вы звоните кому-либо по его  мобильному телефону, то назовите  себя и спросите, удобно ли  ему разговаривать с вами в  данный момент. 

- Если  в приемной или в зале заседаний  идет совещание или вы общаетесь  с посетителями, необходимо уменьшить  звук либо вообще на время отключить телефон. Оставить его включенным можно лишь в том случае, если вы ожидаете срочный звонок. Считается неэтичным громко разговаривать по мобильному телефону в присутствии окружающих. 

- По  мобильному телефону обсуждайте  только неотложные дела.

- Остальные  звонки делайте из офиса. 

Помните, что несоблюдение правил ведения  служебных телефонных разговоров- серьезный  пробел в профессиональной подготовке не только секретаря, но и руководителя, так как может привести к потери времени и ненужным конфликтам. 
 
 
 

Трудности делового общения  по телефону 

  Есть такие телефонные разговоры, которых мы боимся сильнее всего — когда нам звонят и когда требуется позвонить самому.  

Вашему  вниманию предлагается специальная  техника, позволяющая справиться с самыми неприятными телефонными беседами, с которыми вам когда-либо приходилось иметь дело.  

     Но сначала приведем пять основных правил, которыми можно руководствоваться при любых типах неприятных телефонных звонков. Приятными их сделать никак не удастся, но эти практические советы немного облегчат вам жизнь.  

1. По  возможности берите инициативу  на себя и звоните сами. Так  вы сможете подготовится к  разговору, и вас не застигнут  врасплох.  

2. Переходите  прямо к делу. Никогда не пытайтесь  смягчить проблему, обходя острые углы. Начните разговор примерно так: «Причина моего звонка...», а затем приступайте к сути вопроса.  

3. Если  вас застали врасплох, никогда  не отвечайте немедленно. Извинитесь  и перезвоните после того, как  обдумаете свой ответ.  

4. Проверьте  свое понимание результата разговора.  Прежде чем положить трубку, повторите,  каких действий вы ожидаете. Это  важно потому, что в процессе  общения по телефону мы склонны  слышать — особенно при малейшем  напряжении — то, что ожидаем,  а не то, что действительно было сказано.  

Кроме того, в подходящие моменты повторите  ключевые моменты своей позиции. Эти повторения ни в коем случае нельзя считать пустой тратой времени  — наоборот, они спасают нас  от еще более бесполезной траты  сил. При общении по телефону всегда помните правило троекратного повторения:

Итак, с  точки зрения этикета, поступать  надлежит следующим образом: перезванивайте в любом случае, заставляет ли вас  нужда или нет. Будьте вежливы. Если вас просили - звоните.  

                                                Заключение 

  Разговаривать по телефону это искусство. Один телефонный звонок может сделать больше, чем несколько долгих и представительных бесед. Быстрота и дальность связи можно отнести к несомненным преимуществам телефона, но и пользоваться им нужно крайне осторожно. Возможность улыбок, дружеских рукопожатий, располагающей мимики и поз здесь отсутствует, и вы можете даже не заметить, как неосторожным словом или звуком обидите собеседника, а потом будете долго недоумевать: что же случилось?

Зачастую  по телефону разговаривают совершенно незнакомые люди, поэтому влияние  телефонного разговора на формирование первого впечатления о человеке трудно переоценить. Поэтому, будьте вежливы  и внимательны, не поддавайтесь на провокации, вот основные правила общения по телефону.

                                             Список литературы:

Кузин Ф. А. Делайте бизнес красиво. - М.: Прогресс, 1995. - с. 297

Ягер  Джен. Деловой этикет: как выжить и преуспеть  в мире бизнеса. - М.: Джон Уайли энд Санз, 1995. - с. 285