Понятие, сущность, принципы делового общения

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине

«Профессиональная этика и этикет»

на тему:

«Понятие, сущность, принципы делового общения»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

 

 

Введение.

    Вопросы делового  этикета важны для руководителя  компании, прежде всего потому, что  профессионал – это не только  тот, кто владеет тонкостями какой-либо  специальности, но и тонкостями  делового общения. Если руководитель  является специалистом, например, в  менеджменте, то чтобы эффективно  управлять, ему необходимо еще  быть специалистом в деловом  общении. Эффективное общение невозможно  без владения нормами этикета. Оно пронизывает всю профессиональную  деятельность руководителя. Ведь  он не сам выполняет работу  за своих подчиненных. Его задача - обеспечение выполнения работы  с помощью других людей. Эффективное  деловое общение и владение  нормами этикета - это связующие  процессы среди четырех основных  функций управления - планирования, организации, мотивации, контроля.

    Кроме того, сотрудники  очень чувствительны к стилю  общения и манерам руководителя. Разумеется, с помощью уважения, внимания и деликатности можно  добиться от подчиненных больших  результатов, чем с помощью давления, угроз, пренебрежения.

    Важно отметить, что в цивилизованном мире  деловой этикет считается экономической  категорией. И это действительно  так. Если все сотрудники соблюдают  деловой этикет, придерживаются  высоких стандартов поведения, то  в коллективе создается позитивная  атмосфера, улучшается микроклимат, меньше конфликтов и болезней  на нервной почве, выше производительность  труда, выше качество принимаемых  решений, более рационально используется  рабочее время и прочее. Ведь  только довольный внутренний  клиент может создать довольного  внешнего клиента. Если внутри  компании сотрудники (внутренние  клиенты) испытывают дефицит хороших  деловых манер своего руководителя, если их не устраивает стиль  руководства и качество общения  между сотрудниками, то не приходится  удивляться, что такие недовольные  внутренние клиенты проявляют  холодность, безразличие, а подчас  и хамство, в отношении внешних клиентов. Например, когда руководитель критикует подчиненного на глазах у других сотрудников, то такой подчиненный при обслуживании внешнего клиента, скорее всего также будет несдержанным.

 

Понятие делового этикета. Документы, регламентирующие деловой этикет.

    Этикет – это  правила поведения в той или  иной социальной группе, профессиональной  сфере, внешние формы поведения. Очень важно, чтобы сотрудники  в компании одинаково понимали, что принято в их организации, а что нет, что приемлемо в  поведении, а что недопустимо.

Деловой этикет применим:

- На работе;

- На встречах;

- В телефонных разговорах  и деловых письмах;

- В путешествиях;

- На деловых обедах;

    Поскольку существуют  внутренние клиенты – это весь  персонал компании и внешние  клиенты – это те, кто потенциально  приносит деньги в компанию, то  необходимо создать документы, регламентирующие  этикет для внутренних и внешних  клиентов.

Например, в некоторых компаниях для регламентации этикета для внутренних клиентов создается «Кодекс поведения сотрудника» или документ «У нас так принято». А для того, что описать, каков этикет при работе с внешними клиентами, может быть создан «Стандарт обслуживания клиентов».

    Бывает, что создается  один документ, определяющий этикет  для внутренних и внешних клиентов. Например, в «Книге сотрудника»  одной московской торговой сети  есть такие разделы:

Обращение к сотруднику генерального директора,

 Миссия компании,

Философия компании,

Что компания ожидает от Вас?

Чего Вы вправе ожидать от компании?

Стандарты поведения на работе,

 Желаемый образ будущего  компании,

Принципы работы с покупателем,

Информационная безопасность,

Система мотивации и оплаты труда,

Система дисциплинарных взысканий и штрафов,

Организационные процедуры.

    Целесообразно, чтобы  этот документ регламентировал  как можно больше сторон жизни  компании. Таким образом, работающим  сотрудникам не нужно каждый  раз размышлять, как поступить  в той или иной ситуации. А  сотрудникам только что поступившим  на работу в компанию, изучив  этот документ, тоже становится  понятно, что принято в поведении, а что нет. Поскольку жизнь  зачастую непредсказуема и описать все ситуации, которые могут возникнуть в трудовой жизни работника, не представляется возможным, то необходимо, чтобы в документе были названы основные принципы. Например, по отношению к внутренним клиентам – уважение и тактичность на всех уровнях иерархии, а по отношению к внешним клиентам - принцип обслуживания каждого клиента как дорогого гостя, то есть принцип гостеприимства.

    Современный этикет  формировался тысячелетиями и  вобрал в себя нормы, отобранные  и проверенные временем. В деловом  этикете нет ничего лишнего. Нет  ничего такого, что затрудняло  бы деловую коммуникацию и  мешало вести дела. Напротив, деловой этикет – это инструмент, повышающий эффективность общения, дающий положительные эмоции и радость. Деловой этикет формирует лояльность внешних и внутренних клиентов. Многие преуспевающие компании, формируя свой фирменный стиль, сделали ставку на безупречные манеры сотрудников и таким образом создали себе конкурентное преимущество, выгодно отличающее их от конкурентов.

    Действительно, в  ситуации рыночной экономики  и усиливающейся конкуренции, когда  многие компании предлагают похожий  ассортимент и цены, возникает  вопрос, чем отличаться от других, как победить в конкурентной  борьбе? Отвечая на этот вопрос, многие успешные компании отдают  приоритет обучению персонала  на всех уровнях в компании  деловому этикету и эффективному  деловому общению.

 

Функции делового этикета.

    Деловой этикет - это установленный порядок поведения  в сфере бизнеса и деловых  контактов.

    Этикет, если понимать  его как установленный порядок  поведения, помогает избегать промахов  или сгладить их доступными, общепринятыми  способами. Поэтому основную функцию  или смысл этикета делового  человека, можно определить как  формирование таких правил поведения  в обществе, которые способствуют  взаимопониманию людей в процессе  общения.

    Второй по значению  функцией этикета является функция  удобства, то есть целесообразность  и практичность. Начиная с мелочей  и до самых общих правил, этикет  представляет собой приближённую  к повседневной жизни систему.

    Одно из основных  правил, определяющих сам этикет - поступать так стоит не потому, что так принято, а потому, что  или целесообразно, или удобно, или  просто уважительно по отношению  к другим и самому себе.

    Этикет является  одним из главных "орудий" формирования  имиджа. В современном бизнесе  лицу фирмы отводится немалая  роль. Те фирмы, в которых не  соблюдается этикет, теряют очень  многое. Там, где присутствует этикет, выше производительность, лучше  результаты. Поэтому всегда нужно  помнить один из главнейших  постулатов, который знают бизнесмены  всего мира: хорошие манеры прибыльны. Гораздо приятнее работать с  той фирмой, где соблюдается этикет. Практически во всём мире он  стал нормой деятельности. Это  потому, что этикет в силу своей  жизненности создаёт приятный  психологический климат, способствующий  деловым контактам.

    Нужно запомнить, что этикет помогает нам только  тогда, когда нет внутреннего  напряжения, рождающегося из попытки  сделать по правилам этикета  то, что раньше мы никогда не  делали.

 

Правила делового этикета.

    Правила этикета, облаченные в конкретные формы поведения, указывают на единство двух его сторон: морально-этической и эстетической. Первая сторона — это выражение нравственной нормы: предупредительной заботы, уважения, защиты и т.д. Вторая сторона — эстетическая — свидетельствует о красоте, изяществе форм поведения. Приведем некоторые советы и рекомендации.

    Например, для приветствия следует пользоваться не только вербальным (речевым) средством "Здравствуйте!", "Добрый день", но и невербальными жестами: поклоном, кивком, взмахом руки и т.п.

    Можно равнодушно  сказать "Здравствуйте", кивнуть  головой и пройти мимо. Но лучше  поступить иначе — сказать, например: “Здравствуйте, Иван Александрович!”, тепло улыбнуться ему и остановиться  на несколько секунд. Такое приветствие  подчеркивает ваши добрые чувства  к этому человеку, он поймет, что  вы цените его, да и звучание  собственного имени — приятная  мелодия для любого человека.

    Обращение без  имени — обращение формальное: будь то подчиненный или начальник, сосед по лестничной площадке  или попутчик в общественном  транспорте. Обращение по имени, а еще лучше — по имени  и отчеству — это обращение  к личности. Произнося имя, отчество, мы подчеркиваем уважение человеческого  достоинства, демонстрируем душевное  расположение. Такое приветствие  говорит о культуре человека. Конечно, с подобными качествами  люди не рождаются. Эти качества  воспитываются, а потом входят  в привычку. Чем раньше начнется  такое воспитание, тем лучше: скорее  войдет в привычку. Особенно тяжело  дается формирование хороших  привычек интеллигента бизнесменам  первого поколения, так как приходится  большей частью идти путем  проб и ошибок. Недаром англичане  говорят, чтобы стать джентльменом, надо иметь в семье три университетских  диплома: деда, отца и сына.

    Но кроме правил  культурного поведения существует  еще и профессиональный этикет. В жизни всегда были и останутся  отношения, которые обеспечивают наивысшую эффективность в выполнении профессиональных функций. Участники какого-либо взаимодействия всегда стараются сохранить наиболее оптимальные формы этого взаимодействия и правила поведения. Например, в организации от новичка станут требовать неукоснительного соблюдения отработанных и проверенных правил делового общения, так как они облегчают выполнение профессиональных функций, способствуют достижению поставленных целей. В том или ином коллективе, группе работников, сотрудников, деловых людей складываются определенные традиции, которые с течением времени приобретают силу моральных принципов и составляют этикет данной группы, общности.

    В практике  деловых отношений всегда есть  какие-то стандартные ситуации, которых  невозможно избежать. Для этих  ситуаций и вырабатывают формы  и правила поведения. Этот набор  правил и составляет этикет  делового общения. Этикет деловых  отношений определяется, в частности, как свод правил поведения  в бизнесе, который представляет  внешнюю сторону делового общения.

    Деловой этикет  — результат длительного отбора  правил и форм наиболее целесообразного  поведения, которое способствовало  успеху в деловых отношениях. Не всегда легко давалось освоение  этих правил, поэтому предприниматели "от сохи" нередко отзывались  о них не очень лестно: "Зачем  мне все это?".

    Можно следовать  и данному принципу, однако если  вы хотите установить прочные  деловые отношения с зарубежными  партнерами, то знание делового  этикета зарубежных стран просто  обязательно.

    Можно напомнить, как устанавливались торговые  связи со средневековой Японией, которая до известной эпохи  Мэйдзи (до 1868 г.) была почти наглухо закрыта от остального мира. Коммерсант, купец, прибывший в страну восходящего солнца для установления деловых связей, представлялся императору. Процедура представления была столь унизительной, что не каждому зарубежному гостю она была под силу. Иноземец должен был от двери по приемной залы ползти на коленях к отведенному ему месту, а после приема таким же образом, пятясь как рак, покинуть свое место и скрыться за дверью.

    Но как и в те давние времена, так и сейчас, правила делового этикета, культура поведения помогают сближению экономических и финансовых интересов торговых людей, бизнесменов. Для многих прибыль была и остается выше всех различий национального характера, вероисповедания, социального положения, психологических особенностей. Эти различия подчинялись этикету интересующей бизнесмена страны. Подчинение правилам игры определяющей стороны создавало основу для успеха сделки.

    Какие же правила  поведения надо знать предпринимателю? Прежде всего, следует помнить, что  деловой этикет включает точное  соблюдение правил культуры поведения, которая предполагает в первую  очередь глубокое уважение человеческой  личности. Социальная роль, которую  играет тот или иной человек, не должна быть самодовлеющей, не должна она оказывать и  гипнотического влияния на делового  партнера. Культурный предприниматель  будет в равной степени уважительно  относиться и к министру, и  к рядовому техническому работнику  министерства, президенту компании, фирмы и уборщице офиса, т.е. всем  показывать искреннее уважение. Это искреннее уважение должно  стать составной частью натуры  бизнесмена. Ему надо научиться  верить в порядочность людей. Нельзя при первой встрече обнаружить даже признак того, что вы представляете его как "темную лошадку", стремящуюся вас обязательно обойти на прямой или вираже, а говоря проще — обмануть. В основе поведения должна лежать нравственная оценка: деловой партнер — хороший человек! Если, конечно, он не доказал своими поступками обратного.