Практические аспекты автоматизации управленческого учета

В результате того, что величина чистой прибыли с  каждым годом снижается, величина себестоимости  оказанных услуг увеличивается, происходит снижение рентабельности услуг. Так в 2009 г. рентабельность строительных услуг составляет 30%, уже в 2010 г. он снизился на 3% и составит 27%, а в 2011 г. также снизился на 6% и составляет 21%.

Таким образом, предприятие ТОО «Молодежное» осуществляет достаточно прибыльное производство, имея постоянный хоть и небольшой доход, находящийся в его распоряжении. Однако, на основании приведенных данных можно свидетельствовать о имеющихся экономических проблемах на данном предприятии.

Это видно из следующего: величина чистой прибыли  с каждым годом снижается, а себестоимость ремонтно-строительных работ при этом увеличивается.

Увеличивается производительность 1 работника, снижается фондоотдача, а фондоемкость с каждым годом увеличивается. На основании всего этого снижается и рентабельность услуг.

2.2 Состояние автоматизации управленческого учета в ТОО «Молодежное»

 

Управленческий учет в ТОО «Молодежное» отражает все  процессы, протекающие на предприятии, включая:

1) детальный оперативный  учет на основе первичных документов;

2) учет эффективности  бизнес-процессов вне зависимости от юридических границ, правил и ограничений, действующих в бухгалтерском учете;

3) отражение реальной  картины бизнеса со всеми особенностями  – множеством юридических лиц  и системами планирования.

ТОО «Молодежное» как  и большинство казахстанских компаний ведут управленческий учет с помощью бухгалтерских систем.

Cамой распространенной  в РК учетной программой является  «1С: Бухгалтерия». Именно она и применяется в ТОО «Молодежное».

В программу «1С» вводится и хранится информация для внутреннего использования на предприятии.

Программа понятна и  удобна в обращении, не отягощена  сложными экономическими терминами. В  то же время, она предоставляет полную информацию о состоянии предприятия  и результатах его деятельности в приемлемой для руководителя форме.

Система учета, реализованная  в "1С", соответствует потребностям предприятий.

Учет в "1С" можно  вести одновременно в тенге и  в валюте, как по одному, так и  по нескольким юридическим лицам.

Учет движения денег  можно вести по нескольким кассам с авторизованным доступом.

Разнообразные и гибкие возможности программы позволяют  использовать ее и как простой  инструмент учета денежных средств, и как средство автоматизации  учета, для получения полной информации от финансовом состоянии предприятия.

В "1С" принят ряд мер для защиты информации от несанкционированного доступа: как посторонних лиц, так и сотрудников.

Управленческий учет:

- Учет операций по кассам;

- Учет операций по расчетным счетам;

- Расчеты с поставщиками и покупателями;

- Расчеты с сотрудниками (подотчетниками);

- Получение и отгрузка товаров, продукции, услуг;

- Взаимозачеты, списание долгов;

- Инвентаризация товара;

- Переоценка, списание, износ имущества;

- Переоценка валюты, расчет курсовых разниц;

- Определение результатов деятельности предприятия.

Программа обладает открытой архитектурой, что позволяет адаптировать ее к потребностям пользователя. Благодаря  популярности платформы "1С" всегда можно найти специалистов, способных  дать консультации, настроить программу  и сопровождать ее. Интуитивно понятный интерфейс и простота терминологии делают программу доступной и позволяют быстро ее освоить.

Автоматизация управленческого  учета в ТОО «Молодежное» на основе программы 1С включает следующие  этапы:

1. Сбор информации 

Данные управленческого и бухгалтерского учета собираются и вносятся в соответствующие базы отдельно. Никаких проблем с сопоставлением информационных баз не возникает, поскольку в этом нет необходимости. Однако этот вариант очень трудоемок.

Например, при поступлении  строительных материалов от поставщиков предприятие получает приходные документы, которые вносятся в программу 1С бухгалтером. Им же составляется приходный ордер, который передается на склад и в планово-экономический отдел (Приложение В).

Применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

При использовании данных материалов в процессе производства прораб составляет требование на необходимые материалы, которое заносится в программу 1С бухгалтером. Данное требование составляется в 4-х экземплярах: прорабу на строительный участок, на склад, в планово-экономический отдел и в бухгалтерию (Приложение Г).

Бланк требования-накладной  применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные  лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для  учета движения материалов.

Все затраты, произведенные по строительству объектов, собираются на счете 8110 «Основное производство». По каждому объекту отрывается отдельный субсчет (Приложение Д).

После окончания работ  по объектам строительства заказчику  выставляется акт об оказании строительно-монтажных услуг, который должен быть подписан заказчиком (Приложение Е).

Акт об оказании услуг – документ, целью которого является отображения самого факта  оказания тех или иных услуг, их общая  стоимость, а так же сроки начала и окончания их выполнения.

Акт составляется в двух экземплярах и в обязательном порядке требует подписи обеих  сторон – заказчика и исполнителя. Один экземпляр данного документа  остается у непосредственного исполнителя  услуг, а другой передается заказчику  тех или иных услуг.

В ТОО «Молодежное» управленческим учетом занимается непосредственно независимый от бухгалтерии планово-экономический.

Кроме того, управленческий учет и бюджетирование не поставлены как управленческие технологии и  за принятие решений отвечают один-два  человека, которые и являются потребителями финансовой информации, а сама информация четко делится на «черную» и «белую». При этом в ТОО «Молодежное» не возникает потребности в комплексных системах автоматизации, поэтому для ведения управленческого учета используется параллельная база в программе «1С: Бухгалтерия».

Чтобы учетная система  стала комплексным инструментом сбора и анализа управленческой информации о деятельности компании, необходима ее доработка: сопоставление  справочников управленческого и  бухгалтерского учета, разработка аналитик, настройка и т. д. Для этого потребуются дополнительные финансовые (от нескольких сотен до десятков тысяч долларов) и временные (до одного года) затраты.

2. Дополнение данных учетной системы

Помимо различной трактовки  операций в бухгалтерском и управленческом учете существуют еще проблемы совмещения этих типов учета. В тиражных версиях учетных программ, в том числе и в «1С: Бухгалтерия», очень трудно организовать учет нефинансовых показателей. Поэтому при ведении управленческого учета возникает необходимость дополнения и корректировки данных учетных систем.

Еще одна проблема при  автоматизации управленческого  учета в ТОО «Молодежное» с помощью «1С: Бухгалтерия» — учет расчетов между центрами ответственности в рамках одного юридического лица. В бухгалтерском учете такие операции, как правило, не отражаются вовсе, а в управленческом их отражать необходимо. Эта проблема решается с помощью дополнительных настроек.

3. Бюджетирование и сопоставление плановых и фактических данных

Бюджеты в ТОО «Молодежное» составляются в программе Excel.

Ведение оперативного анализа  отклонений фактических показателей  от плановых возможно при условии, что  большая часть данных вносится в  систему на основании операций, информацию о которых вводят исполнители на местах, а, не исходя из первичных документов, поступивших в бухгалтерию.

При этом на момент ввода  операции информация о ней может  быть не подтверждена документально.

4. Технические аспекты

Определенные проблемы при использовании «1С: Бухгалтерия» связаны с тем, что ТОО использует дешевую (а, следовательно, маломощную) версию программы и недорогое оборудование. Поэтому возникают трудности при обработке больших массивов данных.

 

2.3 Пути совершенствования  автоматизации управленческого  учета в ТОО «Молодежное»

Изучив программы автоматизации  управленческого учета, представленные на рынке Республики Казахстан, ТОО  «Молодежное» можно порекомендовать  внедрить программу автоматизации  управленческого учета «1С Управляющий». Для ТОО «Молодежное» это «предмет первой необходимости», поскольку такое программное обеспечение помогает подготавливать всю необходимую отчетность для государственных органов или партнеров по бизнесу, а программа 1С Предприятие не справляется со всеми задачами управленческого учета.

Программа "1С Управляющий 1.8" предназначена для ведения на предприятиях управленческого учета. При разработке редакции 1.8 учтены замечания и пожелания пользователей предыдущих редакций программы 1.5, 1.6 и 1.7. Реализованный в программе управленческий учет позволяет вести на предприятии параллельный бухгалтерскому учет, используемый исключительно внутри предприятия и отражающий реальные хозяйственные операции.

Данные управленческого учета предназначены для контроля собственниками деятельности предприятия, для принятия управленческих решений руководителями предприятия.

Наряду с возможностью контролировать текущие взаиморасчеты  с контрагентами и движение ТМЦ, программа "1С Управляющий" позволяет организовать учет всего спектра хозяйственных операций на предприятии. В конфигурации отражаются такие не охватываемые оперативным учетом операции, как учет всех видов расходов предприятия, капитала, имущества, использования прибыли.

Программа позволяет  определить итоговые финансовые показатели предприятия.

С помощью управленческого баланса управляющий может контролировать оборотные средства, состояние взаиморасчетов и источники финансирования предприятия, может анализировать структуру активов и пассивов предприятия и динамику их изменения.

В программе определяются финансовые результаты деятельности предприятия (прибыль или убыток), в том числе имеется возможность сравнить эффективность направлений деятельности предприятия.

Эффективность деятельности предприятия можно также контролировать посредством сравнения входящих и исходящих денежных потоков (Сash Flow) по каждому направлению деятельности. Имеется возможность оперативного планирования движения денег посредством платежного календаря и среднесрочного планирования при помощи бюджета движения денег. Имеются средства для план-фактного контроля исполнения планов.

Программа ориентирована  на руководителей предприятий. Она  не отягощена сложными экономическими терминами и имеет понятный интерфейс, позволяя эффективно управлять предприятием, без временных затрат освоение тонкостей методологии финансового учета.

Программа "1С Управляющий 1.8" позволяет поэтапно задействовать ее функционал. Начав работу с решения отдельных задач, например, с учета движения денег, можно постепенно перейти к учету в программе всех хозяйственных операций предприятия и использовать в полном объеме функциональные возможности программы.

Система защиты данных позволяет  управляющему настроить права доступа  каждого сотрудника к информации. Права пользователей могут изменяться в широком диапазоне: от доступа к разделам учета до разрешения работы с конкретной кассой. Ключ защиты программы является дополнительным аппаратным средством защиты информации.

В программе имеется  возможность импорта данных из других конфигураций системы "1С:Предприятие", что позволяет избежать двойного ввода данных. При выгрузке хозяйственных операций в "1С Управляющий 1.8", в отличие от редакции 1.7, устранена необходимость преобразования структуры справочника "Контрагенты" в типовых конфигурациях.

Для работы программы  необходима установленная компонента "Бухгалтерский учет" системы программ "1С:Предприятие".

Программа "1С Управляющий" реализует управленческий учет, который существенно отличается по назначению от бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет предназначен для формирования информации, необходимой для внешних пользователей (кредиторов, инвесторов, налоговых органов). В отличие от бухгалтерского учета, управленческий учет предназначен для формирования информации, используемой внутренними пользователями  (собственниками, руководителями, сотрудниками) для организации управления предприятием. В отличие от бухгалтерского учета программа имеет следующие особенности:

- единый учет для нескольких фирм, можно вести консолидированный учет по нескольким юридическим лицам, подчиненным одному управляющему;

- нет привязки к бухгалтерскому плану счетов;

- исключена аналитика в разрезах, не имеющих значения для управления предприятием. Например, расчеты с покупателями в разрезе ставок НДС;

- ведется учет сугубо для внутренних целей без привязки к каким–либо положениям и регламентам;

- удобный учет операций с тенге и валютой.

В программе не предполагается выписка первичных документов, так  как это не является задачей Управляющего. Первичные документы выписываются бухгалтерами или менеджерами в  программе «1С:Бухгалтерия». Вместе с тем программа полностью отражает все направления хозяйственной деятельности предприятия и позволяет анализировать деятельность и состояние предприятия. Программа может быть использована как для узкоспециальных задач, например, только для учета движения денег, так и с использованием всех ее функциональных возможностей. Причем, начав с одной задачи, можно постепенно, по мере необходимости, задействовать и другие возможности.