Практические аспекты автоматизации управленческого учета

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Использование  единой базы данных

 

Такие решения характерны для зарубежных программных продуктов, у которых имеются мощные генераторы отчетов. Особое внимание финансовому директору следует обращать на полноту и правильность адаптации официальных печатных документов к казахстанским условиям.

В РК представлены такие крупные интегрированные системы, как SAP/R3, Baan, Oracle Applications, стоимость которых составляет сотни тысяч долларов. Кроме того, предлагаются учетные системы Axapta, Hansa Solutions, Scala, ACCPAC стоимостью от нескольких десятков тысяч долларов.

В последнее время  расширяются также предложения  со стороны российских производителей интегрированных систем: Галактика, Парус, Магнат, Альфа, Инотек и др. Их стоимость обычно колеблется от десяти тысяч до нескольких десятков тысяч долларов [20, c. 85].

Более дешевые решения  на поверку обычно оказываются неинтегрированными системами, требующими дополнительных модулей либо стороннего программного обеспечения.

2. Использование нескольких программ

Данный способ иногда пренебрежительно называют "лоскутной автоматизацией" (см. рис. 2). Однако это один из самых дешевых способов автоматизации управленческого учета, который позволяет дополнить информационную систему предприятия новыми модулями, не ломая уже существующих учетных программ. При этом программы первичного, бухгалтерского и управленческого учета используются независимо друг от друга, периодически производя между собой передачу и синхронизацию общих данных.

 

 

 

                                            Импорт-экспорт данных

 

 

 

 

 

Рис. 2. Использование  нескольких программ

 

Основной сложностью (правда, вполне решаемой) данного метода является необходимость создания специальных шлюзов экспорта-импорта данных. Преимуществ же у данного способа несколько:

• - безопасность данных - вероятность того, что все программы сломаются одновременно, довольно мала;
• - удобство пользователей - им не требуется переучиваться с привычной программы;
• - улучшенная функциональность - за каждый участок отвечает специализированная программа.

На практике применяются следующие варианты взаимодействия программ:

1. Движение денег:

• - банковские выписки импортируются в каждую программу непосредственно из программы "Клиент-банк";
• - выписка импортируется в оперативный контур, где расшифровываются поступления денег от покупателей. Затем частично расшифрованная выписка из оперативного контура передается в бухгалтерскую программу, где конкретизируется расходная часть. После этого выписка передается из бухгалтерской в управленческую программу, где окончательно расшифровывается и исправляется;
• - возможны также комбинации первых двух методов.

2. Движение товара:

• - из складской программы передаются в бухгалтерскую и управленческую программы.

Зачастую при импорте  данных используется метод "сворачивания" оборотов: если руководство не интересует в управленческой программе информация по всем покупателям (которых может быть тысячи) или по всей товарной номенклатуре, то из складской программы переносятся только итоговые суммы оборотов.

Данный метод может  иметь еще две разновидности, при которых оперативный учет встраивается в бухгалтерский либо управленческий контур. Фактически это означает использование двух программ - оперативно-бухгалтерской и управленческой либо оперативно-управленческой и бухгалтерской.

Первый вариант возможен, если действует одно юридическое лицо и бухгалтер готов работать в одной базе данных с менеджерами. Второй вариант - более универсальный в плане масштабирования и позволяет вести отдельно несколько бухгалтерских баз данных, не засоряя их ненужной информацией.

В качестве программы  непосредственно для управленческого  учета можно использовать небольшие зарубежные комплексы (например, MYOB Accounting, BS/1, Sage) либо специально настроенные 1С-Предприятие, Инфо-Бухгалтер или даже Access. В частности, автор использует для этого собственную конфигурацию 1С: Экономист, созданную в программной среде 1С: Бухгалтерии 7.7. Общая стоимость решений из нескольких программ колеблется от 1 до 10 тысяч долларов.

3. Трансформация проводок по разным планам счетов

Еще одним решением является способ трансформации проводок (см. рис. 3). Он позволяет организовать в одной физической базе данных накопление двух логических баз данных одновременно. Для этого, как правило, используется специальная настройка бухгалтерской базы данных, которая позволяет на каждую проводку, сделанную по бухгалтерскому плану счетов, сгенерировать одну или несколько проводок по управленческому плану счетов. При этом в программе заранее прописываются правила, по которым происходит перевод проводок между планами счетов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Метод трансформации каждой проводки

 

Данный метод достаточно прост в использовании, однако рекомендовать  его можно лишь небольшим предприятиям, поскольку при усложнении структуры  холдинга потребуется дополнительная проверка, исправление и консолидация управленческой отчетности.

Трансформация проводок между несколькими планами счетов поддерживается в относительно небольших бухгалтерских программах, таких как БЭСТ, некоторых конфигурациях 1С: Предприятия 7.7. Их стоимость с внедрением колеблется от одной до нескольких тысяч долларов.

4. Трансформация бухгалтерской отчетности

Один из возможных  подходов состоит в трансформации  готовой бухгалтерской отчетности (см. рис. 4). Процесс трансформации включает в себя устранение влияния инфляции, уточнение стоимости основных средств, складских запасов, задолженностей и других статей баланса. Если компания использует для своей деятельности несколько юридических лиц, то завершает процесс трансформации консолидация данных по этим фирмам.

Основное достоинство  метода трансформации - относительно небольшая  трудоемкость самого процесса трансформации. Однако если структура бизнеса разветвленная и не соответствует юридической структуре (присутствуют оффшорные и скрытые обороты), то процесс трансформации многократно усложняется.

Трансформацию может  выполнять бухгалтер или аудитор, знакомый с международными стандартами  финансовой отчетности (МСФО) и обученный  методике трансформации. C точки зрения программного обеспечения для работы этой схемы зачастую достаточно таблички Excel.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 4. Схема трансформации отчетности

 

Иногда руководителям  кажется, что правильнее нанять себе программиста, поставить ему задачу и написать собственную комплексную программу. Однако, во-первых, программист будет работать долго (и не бесплатно), во-вторых, обслуживать эту программу сможет только автор. Кроме того, в готовые учетные программы фирмы-производители вкладывают многие тысячи человеко-часов работы программистов, постановщиков задач, экономистов, свой опыт работы и др.

Внедрение выбранной  программы исполнитель должен производить  совместно с заказчиком. Для этого создается рабочая группа, которая проходит обучение по работе с программой, а затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению и сопровождению системы.

В заключение хочется  отметить, что во главу угла необходимо ставить общую эффективность  предприятия, повысить которую и  призвана автоматизация управленческого учета.

 

1.3 Характеристика программных продуктов, применяемых для автоматизации управленческого учета                                                     

 

Наиболее оптимальный  метод организации управленческого учета на предприятии — это автоматизация. Тем более, что такому выбору способствует повсеместное использование компьютеров. Очень многие продукты, даже не специализированные, используется в качестве инструмента автоматизации. Но все они могут быть условно поделены на 5ть групп.

Первая — это электронные  таблицы (такие как Microsoft Excel). Они позволяют записывать информацию в наглядной табличной форме, производить математические расчеты,в том числе довольно сложные. Но всю информацию из них придется компилировать в какие-то сводные данные вручную, и в них напрочь отсутствуют механизмы проверки и защиты данных.

Вторую группу составляют программы  бухгалтерского учета с инструментом формирования сводной информации для  отчетности руководителю. Само собой, такие программы предоставляют  только финансовую часть отчетности, и о каком-либо полноценном контроле за деятельностью предприятия речи не идет.

В третью группу входят программы, модули программ и модификации готовых  силами штатных программистов с  целью получения от разработанного программного продукта необходимых данных и отчетности. Зачастую таким образом имеющаяся программа (тот же Excel) достаточно удачно дорабатывается именно под нужды предприятия, оставаясь при этом все такой же простой и привычной.

Четвертую группу образуют специализированные программные продукты для ведения управленческого учета. Обычно они представляют собой готовый типовой набор инструментов для полного контроля руководителем предприятия и всей его деятельности. Некоторые из этих программ классифицируются под «формат» бизнеса (малый, средний и т. д.), некоторые предоставляют только самые необходимые инструменты, а все дополнительные приходится также разрабатывать программистам предприятия, если конечно таковые имеют место быть. Программы четвертой группы могут обойтись дороже программ первых трех. Но, в отличие от них, ориентированы еще и на ускорение работы с данными управленческого учета и возможность контроля доступа к ним.

Наконец к пятой группе относятся  комплексные системы автоматизации  всех процессов на предприятии (ERP- системы), которые в том числе включают поддержку модуля управленческого учета. Такие системы можно назвать, наверное, самым оптимальным вариантом для автоматизации. Если бы только не одно «но»: стоимость разработки и внедрения такой системы исчисляется суммами более высокого порядка, нежели во всех четырех вышеупомянутых группах разом.

Несмотря на имеющиеся  у каждой группы недостатки, все  упомянутые программные продукты использовались и используются на предприятиях. Порой  даже сильно ограниченный функционал — не препятствие, а мелкое неудобство, которое за годы использования уже научились не замечать. Поэтому решать, какую программу использовать для ведения управленческого учета, необходимо в зависимости от потребностей руководства и специфики самого предприятия.

Для автоматизации управленческого  учета можно использовать различные  системы, такие как «БЭСТ», "Галактика", "1С", "ЭКОНОМИСТ".

Рассмотрим основные программные  продукты для автоматизации управленческого учета.

1) "Капитал" - программный продукт, предназначенный для организации управленческого учета и его автоматизации.

"Капитал" позволяет предприятию  получать полную финансовую отчетность  сразу же после установки. Кроме  того, программа предусматривает  поэтапную автоматизацию при контролируемых затратах, поэтому ее использование не требует изменения существующих бизнес-процессов.

2) БИТ: Управление денежными средствами

Продукт «БИТ: Управление денежными средствами» предназначен для небольших компаний и быстрой постановки системного управления денежными потоками.

Продукт позволяет за 1-2 недели запустить  в компании управление платежами  через систему заявок, ввести в  практику Платежный календарь компании и начать прогнозировать свои денежные потоки.

3) 1С-Рарус: Платежный календарь

"1С-Рарус: Платежный календарь"  представляет собой дополнение  к компоненте "Бухгалтерский учет" системы программ "1С:Предприятие 7.7".

Конфигурация предназначена  для специалистов, работа которых  связана с управлением и анализом деятельности предприятия: для руководителей, финансовых директоров и бухгалтеров.

4) 1С:Управляющий 8 ПРОФ

Конфигурация "1С:Управляющий 8 ПРОФ" призвана дополнить линейку  программных продуктов "1С:Управляющий". За два года существования на рынке "1С:Управляющий" зарекомендовал себя как простой и удобный инструмент для автоматизации управленческого финансового учета на небольших предприятиях.

5) ИТРП: Бюджетирование и Финансы

Точное и оперативное  планирование финансового состояния предприятия и управление денежными средствами приобретает особо важное значение особенно в не простых финансовых условиях. Решение "ИТРП: Бюджетирование и Финансы" позволяет быстро и с небольшими затратами внедрить функционал бюджетирования на предприятиях, уже использующим продукт "1С:Бухгалтерия 8" для ведения бухгалтерского учета.

6) ABIS.BSC. Сбалансированная система показателей

Программный продукт  «1С-ВИПАнатех-ВДГБ: ABIS.BSC. Сбалансированная система показателей» разработан на платформе «1С:Предприятие 8» и реализует метод Balanced Scorecard (BSC) для оперативного управления стратегическим развитием компании.

Основное назначение продукта - построение сбалансированной системы показателей компании.

Такая система позволяет  выбрать оптимальный набор показателей  для оценки эффективности работы организации с учетом поставленных целей.

7) «Экономист». 

Сама программа реализована  на базе комплекса «1С:Предприятие 7.7» и представляет собой отдельную конфигурацию для организации независимого учетного контура. 1С-Предприятие было взято за основу в силу своей программной гибкости и необычайной популярности среди отечественных компаний.