«Вопросная», т. е. экспромтная,  импровизированная часть пресс-конференции должна быть по мере возможности подготовлена заранее. Вполне может возникнуть ситуация, когда после окончания основных выступлений и предложения задавать вопросы никаких вопросов не будет и в зале воцарится неловкое молчание. Полезно заранее распределять некоторые вопросы (из числа предполагаемых) среди своих сотрудников, с тем, чтобы они могли задать их выступающим в подходящий момент для смягчения трудной ситуации или перевода обсуждения на другую тему. Этот прием нередко используется в практике проведения пресс-конференций, однако злоупотреблять им не стоит. Часто используется следующий прием: «Перед пресс-конференцией (или во время выступления) нам было передано несколько записок с вопросами...». Вопросы могут быть и неожиданными, и «неудобными», поэтому подготовка к пресс-конференции включает в себя также и составление списка возможных вопросов и ответов на них. Отвечающий должен владеть рядом приемов, позволяющих ответить на любой нежелательный вопрос. Например: «Спасибо за вопрос. Проблема, о которой вы говорите, действительно существует. Но чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно рассказать вот о чем...». Молчание при ответе на нежелательный вопрос – вовсе не худший вариант. Варианты ответов «У меня сейчас нет данных» или «Не знаю» значительно лучше, чем «Без комментариев» или «Не хочу отвечать». Если же выступающий все-таки ошибся, он должен сразу признать ошибку и принесите извинения, в противном случае ошибки будут «смаковать» журналисты.

     После завершения пресс-конференции основные выступающие должны на какое-то время задержаться. Как правило, журналисты хотят взять у них отдельное интервью, задать дополнительные вопросы.

     За  официальной частью может следовать неофициальная, к примеру — фуршет. И хотя на первый взгляд фуршет представляет не столь важной частью встречи, это далеко не так. Для докладчиков и руководителей компании, проводившей пресс-конференцию, фуршет — это время свободного, неформального общения с прессой. Их работа не заканчивается вместе с официальной частью, и они не должны уезжать после ее завершения. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур. Именно при неформальном общении журналисты имеют возможность выяснить многие вопросы, которые их волнуют, договориться о дополнительных встречах и интервью, узнать компетентное мнение специалистов о событиях в отрасли. Беседы во время фуршета иногда оказываются полезнее, чем сама пресс-конференция.

     В завершении пресс-конференции очень  важно по «горячим следам» подготовить и разослать уточненный пресс-релиз, чтобы журналисты могли воспользоваться им в своей работе. Следует упомянуть о том, что пресс-релиз является простым и эффективным средство передачи точной и оперативной информации о субъекте PR, а также установления контактов с журналистами. Его целью выступает распространение новостной информации о новых товарах и услугах; он считается также средством распространения и рекламной информации.

ГЛАВА 4. Пути оптимизации проведения пресс-конференции

       PR на настоящее время находится на стадии взаимовлияния, для которой характерен  ускоренный  рост высоких технологий и увеличение числа коммуникационных каналов. Одним из важнейших коммуникационных каналов является Интернет.

         Наиболее  перспективное развитие  технологий  в структуре PR деятельности представляет собой проведение пресс-конференции в Интернете. Такие пресс-конференции принято называть веб-конфернциями.

     Следует отметить, что веб-конференции (англ. Web conferencing) - это технологии и инструменты для онлайн-встреч и совместной работы в режиме реального времени через Интернет. Веб-конференции позволяют проводить онлайн-презентации, совместно работать с документами и приложениями, синхронно просматривать сайты, видеофайлы и изображения.

     Веб-конференция  позволяет расширить круг активно участвующих в пресс-конференции журналистов путем привлечения региональных СМИ и пользователей сети интернет со всего мира. Кроме того, она имеет двустороннюю форму коммуникации, все желающие могут задавать свои вопросы участникам через Интернет и тут же, в режиме "он-лайн" получать на них ответы.

     Проведя анализ двух разделов конференций можно  придти к выводу, что веб-конференция лучше традиционных тем, что: решён вопрос с массовой неявкой. По статистике на традиционные пресс-конференции приходит меньше половины из тех журналистов, которые на неё аккредитовались. Это связано с дополнительными расходами для организатора. Так как из расчёта числа аккредитовавшихся арендуется большой зал, ресурсы которого используются не полностью. Печатается излишек раздаточных материалов. Готовится больше бутербродов. С онлайн-конференциями журналист может прямо дома (или в редакции) посмотреть конференцию и скачать все необходимые материалы. Так же одим из важных критериев при отборе выступает дешевизна. Традиционная пресс-конференция тянет примерно на 65000 рублей. А двухчасовое мероприятие в онлайн формате всего за 5000 рублей.

     Онлайн пресс-конференция может дополнять живую пресс-конференцию, что позволит существенно увеличить аудиторию активно участвующих в пресс-конференции журналистов, а также позволит всем заинтересованным получить информацию "из первых рук" в полном объеме. В таком случае вопросы, задаваемые участникам пресс-конференции могут поступать как от журналистов в пресс-центре, так и через интернет. Кроме того все происходящее в пресс-центре может транслироваться в интернет в режиме adaptive hi-motion video со стерео-звуком. Для проведения такой конференции требуется оснастить пресс-центр специальным оборудованием и высокоскоростным доступом в интернет.

     Веб-конференции  могут проходить в различных формах: текстовых, визуальных, аудиальных (аудио подкаст).

     Под текстовыми конференциями подразумевается общение между представителем организации и общественностью посредствам интерактивных сайтов, предоставляющих пользователю услугу FAQ -«быстрых вопросов и ответов». На таких конференциях обсуждаются актуальные на данное время темы, задаются вопросы, высказываются предложения.

     К такой текстовой конференции  можно отнести недавно прошедший  проект на информационном портале Тольятти с Ерохиной Лидией Ивановной под  названием «В поисках коррупции, учебы и трудоустройства». Актуальность данного вида конференции состоит в двусторонней форме коммуникации. Лидие Ивановне мог задать вопрос любой желающий, на который получал компетентные ответы, помимо этого выдвигались предложения и велись обсуждения между самими участниками общения.

     Так же такие конференции проводятся газетой «Комсомольская правда». Одна из них была на тему «Береги сердце смолоду!», на вопросы отвечал - к.м.н. врач-кардиолог, заведующий амбулаторно-поликлиническим отделением Клиники факультетской терапии и интервенционной кардиологии им. В.Н. Виноградова ММА им. И. М. Сеченова Антон Владимирович Родионов. Участники дискуссии могли задать ему вопрос относительно своего здоровья или же получить квалифицированные рекомендации относительно сердечных заболеваний. Благодаря такой конференции любой желающий мог узнать мнение специалиста по интересующему его вопосу.

       К визуальным веб-конференциям  относится пресс-конференция транслируемая  в онлайн режиме посредством  выделенного каналом для доступа в интернет со скоростью не менее 512k.

     Для проведения он-лайн конференции создается  специальный сайт, оснащенный следующим  механизмом: посетитель сайта может  ознакомится с темой происходящей пресс-конференции и информацией  о ее участниках, получить необходимые  пресс-релизы; может видеть те вопросы, на которые уже дан ответ участниками конференции, при этом при поступлении новых отвеченных вопросов страница обновляется автоматически; есть возможность задать свой вопрос кому-либо из участников конференции, либо всем участникам, при этом вопрос не виден посетителям сайта до тех пор, пока на него не будет дан ответ; при поступлении нового вопроса от посетителя сайта, он попадает к оператору (операторам) в пресс-центре; операторы в пресс-центре совместно с консультирующим лицом проводят отсев нежелательных вопросов и при необходимости вносят коррективы. После того, как вопрос прошел проверку, он выводится на печать и передается ведущему пресс-конференции, либо выводится на монитор отвечающего участника конференции, если он в данный момент не занят ответами на вопросы гостей пресс-центра; ведущий пресс-конференции распределяет полученные вопросы по участникам конференции и при необходимости озвучивает их для гостей пресс-центра; ответ на вопрос, даваемый участником пресс-конференции стенографируется, после чего и вопрос и ответ становятся видны посетителям сайта; все вопросы, заданные непосредственно в пресс-центре стенографируются и также доступны для просмотра посетителям сайта; посетители сайта могут наблюдать за происходящим в пресс-центре, просматривая прямую видео-трансляцию в режиме adaptive hi-motion video. При этом качество изображения и звука будет зависеть только от качества связи конкретного посетителя сайта. При модемном подключении 56k посетитель сайта сможет просматривать трансляцию со скоростью 18 кадров минуту со стерео-звуком. При модемном подключении 28k посетитель сайта сможет просматривать трансляцию в виде слайд-шоу со стерео-, либо моно-звуком. При подключении по выделенной линии 256k посетитель сайта сможет просматривать трансляцию со скоростью 25 кадров минуту со стерео-звуком; посетителям сайта предоставляется возможность ознакомиться с фоторепортажем непосредственно по мере поступления новых снимков, а также скачать снимки полиграфического качества для последующего использования в своих обзорных материалах.

     Данного рода конференции часто проводятся на сайтах различных организаций, представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур. Одна из таких конференций была устроенная Альфа-Банком, под названием «Работа Альфа-Банка с корпоративными клиентами. Перспективы взаимовыгодного сотрудничества». Она проходила 8 апреля с 11.00 до 14.00 по московскому времени на сайте Альфа-Банка. Но вопросы отвечал Заместитель Председателя Правления Альфа-Банка, со-руководитель Блока Корпоративно-Инвестиционный Банк Владимир Татарчук.

     Аудио подкаст - процесс распространения звуковых или видео-передач (то есть подкастов) в интернете (обычно в формате MP3 или Ogg/Vorbis для звуковых и Flash Video и других для видео-передач). Пресс-конференция созданная в звуковом формате, который распространяется бесплатно через интернет для массового прослушивания.

     Делая вывод данной главы можно сказать, что веб-конференция расширяет  возможности пресс-конференции, так  как в ней могут принимать участие не только журналисты, но и все желающие не зависимо от их количества, место нахождения и рода занятий, ибо на пресс-конференцию созываются только представители средств массовой информации. Такая конференция является важным инструментом PR-деятельности.  

заключение

      В результате проведенного исследования определено, что пресс-конференция – один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняет пресса и другие СМИ.

      Важное  значение при проведении пресс-конференций  имеют личность выступающего, его  ораторские способности и значения обсуждаемого предмета.  После завершения выступления основных докладчиков организаторы пресс-конференции объявляют, что для вопросов журналистов и ответов на них отводится строго определенное время.

      Для повышения результативности пресс-конференции  каждому из присутствующих на ней  представителей СМИ вручаются необходимые  информационные материалы. Организаторы пресс-конференции тщательно продумывают многочисленные технические аспекты ее обеспечения.

      По  завершению пресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров кофе-брейк. Целью данного мероприятия - вовсе не налаживание дружеских контактов с представителями СМИ, а создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководства и специалистов компании с представителями СМИ и других кругов.

      А благодаря технологиям Интернета  в настоящее время развивается один из самых эффективных средств коммуникации посредствам веб-конференции между представителями государственных структур и обществом.   
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы

1. Кочеткова А. В., Филиппов В. Н., Скворцов Я. Л., Тарасов А. С.     Теория и практика связей с общественностью. — СПб.: Питер, 2009.
2. Ляйнеманн Р., Байкальцева Е., М.: Гревцов Паблишер Пресс-конференция: Игра по собственному сценарию: Перевод с английского.:, 2009
3. С. Блэк «Паблик рилейшнз. Что это такое?» М., 2009
4. Варакута С.А. «Связи с общественностью»– М.: ИНФАРА-М, 2009.
5. Пашенцев Е.Н. Паблик рилейшнз: от бизнеса до политики. — М.: «Финпресс», 2008.
6. Арацкая Н. Русский PR наступает...// Реклама. Advertising. — 2008. — № 5—6.
7. http://www.web-soft.ru/cgi-bin/index.pl/item/online
8. http://tyomma.ru/comdi-online/
9. http://gov.cap.ru/hierarhy.asp?page=./19187/20555/20592