На  входе в здание должно быть объявление, а на пути между входной дверью и местом проведения пресс-конференции следует развесить указатели «пресс-конференция», «гардероб», что позволит приглашенным без труда ориентироваться в здании. На столе президиума должны стоять таблички с ФИО выступающих. Надписи должны быть повторены и на обратной стороне, чтобы выступающие смогли найти свое место за столом. Отсутствие табличек в президиуме становится гарантом того, что представители СМИ перепутают и во время пресс-конференции, и во время подготовки материала к печати фамилии, имена, должности выступающих. Особенно в том случае, если число отвечающих больше чем один и большая часть — люди неизвестные. Желательно, чтобы микрофон был не один на всех участников, а у каждого персональный. На стене за столом участников должен висеть логотип организации. Размер логотипа не должен быть меньше, чем 60 х 80 см.

     Подводя итоги первой главы, где были проанализированы и рассмотрены назначение, этапы подготовки можно с уверенностью сказать, что пресс-конференция представляет собой одну из форм коммуникации между организаторами и представителями средств массовой информации, которая в свою очередь сама является коммуникационным процессом между целевой аудиторией и организацией. Посредствам пресс-конференции зачастую принято предоставлять какие-либо инновационные свершения.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 2. Организация и проведение конференций

2.1. Организация конференции 

     Конференция, как  и любое деловое мероприятие - это напряженная работа, как для  самих участников, так и для  организаторов. Участники конференции, конгресса или семинара за ограниченное время должны обсудить стоящие перед  ними вопросы и принять, если это необходимо, конструктивное, взвешенное решение. Поэтому задачей секретаря в организации мероприятий является максимальное удовлетворение задач, поставленных Клиентом.

     Это достаточно сложный процесс, который  потребует большого количества сил и времени:

      - подобрать конференц-зал;

     - создать комфортную атмосферу,  отвечающую формату и целям  делового мероприятия;

     - продумать и учесть множество  организационных моментов. 

       Секретарь может предложить  различные  варианты проведения мероприятия  согласно бюджету и ожиданиям, поможет подобрать необходимое конференц-оборудование, варианты кофе-брейков и меню для банкетов, предложит разнообразную культурную программу для участников мероприятия, а также по Вашему желанию сможет скоординировать в целом мероприятие, чтобы не упустить ни одну деталь!

     Осуществление работ по проведению конференции  начинается после получения соответствующего запроса от Заказчика. Основные требования к содержанию запроса – это  указание дат начала и окончания  конференции и числа участников, а также перечня услуг. Исходя из данной информации, составляется предварительная смета расходов на проведение конференции и определяется бюджет, если он не был задан заранее. Но, как правило, Заказчик планирует бюджет еще на стадии принятия решения об организации конференции. Поэтому в основном смета расходов составляется исходя из бюджета.

     В первую очередь необходимо подобрать  место проведения конференции, которое  обеспечит комфортное размещение участников, исходя из требуемого плана расстановки  столов и кресел (плана рассадки). Место проведения конференции должно также соответствовать и иметь возможности для подключения и эксплуатации оборудования и технического оснащения, необходимого для организации конференции. После этого осуществляется подбор конкретного оборудования, исходя из его функциональных требований с учетом требований качества и бюджета. Также, исходя из бюджета, осуществляется выбор меню кофе-брейков, ланчей и всех иных услуг, необходимых для организации и проведения конференции.

     С целью гарантированного обеспечения участников конференции номерами в гостиницах, осуществляется предварительное бронирование. Подбор средств размещения для иностранных или иногородних участников конференции осуществляется на основании бюджета, в случае если оплату за размещение осуществляет непосредственно Заказчик. В случае, если участники конференции осуществляют оплату за свое размещение самостоятельно, подбор средств размещения осуществляется на основании их предварительных требований, как правило, на альтернативной основе. К услугам участников конференции предоставляются несколько гостиниц от 3 до 5 звезд недалеко от места проведения конференции.

     Заказчик  обязан проинформировать участников конференции  относительно того, какие услуги он передал на аутсорсинг компании и как осуществляется связь с компанией. Это происходит посредством рассылок и размещения соответствующей информации на сайте организатора конференции с размещением интерактивной ссылки на сайт компании.

     В случае необходимости предоставления визовой поддержки иностранным участникам конференции, осуществляется сбор необходимой информации от участников конференции, а также осуществляется пересылка соответствующих документов в загранучреждения РФ.

     Заказ легкового транспорта для встреч и проводов участников конференции в аэропортах, их транспортировки от гостиницы до места проведения конференции (если мероприятие происходит не в гостинице, в которой размещены участники) осуществляется либо на основании бюджета, либо, если таковой не предусмотрен на условиях оплаты услуг непосредственно участниками конференции. Предоставляются любые виды легкового транспорта (представительский, бизнес, эконом-класс), а так же микроавтобусы и автобусы.

     Организация экскурсий, культурной программы, пост-конгрессных  туров для участников конференции и гостей осуществляется так же, либо на основании бюджета Заказчика или предлагается в качестве опциона непосредственно участникам конференции. При этом осуществляется сбор оплаты с участников конференции и предоставление всего комплекса туристско-экскурсионных услуг.

     Все положения, перечисленные выше, находят  отражение в договоре на организацию и проведение конференции. Данный договор является основным документом, на основании которого Заказчик и участники конференции получают все услуги, необходимые для проведения конференции.

2.2. Проведение конференции

     Подготовка к проведению конференции (т.е. работа по организации  конференции) может продолжаться вплоть до ее открытия. Это связано с  тем, что в процессе подготовки всегда возможны незначительные изменения отдельных элементов программы и внесение дополнительных корректировок для повышения качества обслуживания участников.

     Приглашение на конференцию нужно разослать  приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

     В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть  здания или корпус, этаж, комната, а  также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

     Нужно позаботиться о том, чтобы при  проведении заседаний было обеспечено следующее:

     1) помещение для заседаний на  все время их проведений;

     2) обеспечить проход приглашенных  через вахту или проходную  без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;

     3) служебные машины или такси  для подвоза участников из  гостиниц или с вокзала;

     4) обслуживание в зале заседаний.

     Проведение  конференции начинается с прибытия первого участника конференции в аэропорт и заканчивается с вылетом последнего участника. В течение всего периода проведения конференции осуществляются постоянный контроль качества предоставления услуг в соответствии с договором.

     В случае необходимости принимающая  сторона может организовать присутствие своих сотрудников в аэропорту (аэропортах), в гостиницах, на приемах и при реализации культурной программы, а также на иных мероприятиях и объектах, если это является необходимым с точки зрения обеспечения качества.

Сотрудники  принимающей стороны могут осуществлять регистрацию участников конференции, осуществлять взимание оплаты дополнительных услуг (транспорт, авиабилеты, экскурсионные программы и пр.), помогать в оформлении ключей в гостинице, осуществлять проверку и тестирование электронного оборудования, проверять своевременное предоставление кофе.

ГЛАВА 3. Исследование основных форм проведения пресс-конференции

     Широко  известен факт, что выступления на пресс-конференции готовятся заранее; они или просто зачитываются, или произносятся в режиме импровизации по выученному наизусть тексту. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.

     Чтобы провести пресс-конференцию ее делят  на части, такими составными частями  выступают: встреча и регистрация прибывших журналистов; открытие, представление устроителей пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления, информационные сообщения основных участников; вопросы журналистов и ответы на них; краткое заключительное слово ведущего и закрытие.

 Самая первая и важнейшая часть заключается  в встрече прибывших на пресс-конференцию. В группу по приему и регистрации журналистов и гостей назначаются самые опытные и коммуникабельные сотрудники. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация» у входа. К функциям таких групп следует относить: приветствие пришедшего; попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных; выдача комплекта информационных материалов, так называемый «пресс-кит», который представляет собой папку, в которую вложены пресс-релиз, дополнительные материалы (например тексты выступлений на пресс-конференции, информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать, фотографии, копии предыдущих статей), рекламные буклеты и брошюры, визитная карточка сотрудника фирмы, отвечающего за связи с общественностью и прессой, а также полезные сувениры, украшенные символикой организации: блокнот, ручка, календарь, наклейка, зажигалка и т. п.; представить при необходимости пришедшего журналиста ответственному за проведение пресс-конференции или представителю руководства вашей организации; указать дорогу в конференц-зал и гардероб.

     К обязанностям ведущего причисляется вовремя исправлять негативные впечатления от ошибок и оговорок руководства или сотрудников организации во время пресс-конференции.

     Перед началом пресс-конференций иногда целесообразно провести краткую репетицию той ее части, на которой докладчик выступает с основной речью, дополнительно проинструктировать персонал на случай непредвиденных вопросов и ситуаций.

     В президиуме пресс-конференции, включая ведущего, должно сидеть от трех до пяти человек. Большое количество участников в президиуме производит негативное впечатление. Пустой зал также не создает деловой обстановки, поэтому, если присутствующих уж совсем мало, стоит на время пресс-конференции посадить в зал какое-то количество сотрудников фирмы или членов общественной организации.

      Некоторые модераторы не уделяют должного внимания вступительной речи. Тем не менее, значение вступительной речи кажется  нам очень важным. Вступлением  вы как бы задаете свои правила информационной игры  (т.е. взаимодействия  с журналистами). Вступительное слово модератора включает представление участников пресс-конференции, анонсирование темы и правил ведения пресс-конференции.

      Организаторы  пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведения (формат и количество вопросов). В дальнейшем, когда обнаружатся попытки журналистов нарушить регламент пресс-конференции, модератор должен немедленно их пресекать. Главное учитывать, что формат пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Функция пресс-конференции – информирование общественности через СМИ. Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук.

        Начинать пресс-конференцию  ровно в назначенное время  нецелесообразно, открытие должно произойти на 5-10 минут позже. За это время подойдут опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут недопустим: аудитория начнет испытывать раздражение. Вступительное слово начинается с благодарности ведущего журналистам за то, что они пришли, оглашения темы пресс-конференции, представления выступающих, информации о порядке проведения и объявления, что на все мероприятие организаторы конференции планируют отнять у журналистов 40-50 минут. Это должно примерно соответствовать действительности. После краткого вступительного слова ведущего следуют основные выступления, каждое из которых не должно быть длиннее 15, а лучше — 10 минут. Недопустимо читать выступления по бумажке.