Отчет по практике в сети салонов красоты «Ангел»

 

2.4. Документы по установлению трудовых отношений

 

Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Трудовой договор является основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме работника ССК «Ангел» на работу.

Личное  заявление работника ССК «Ангел» о приеме на работу, как правило, пишется от руки в произвольной форме. В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия директора ССК «Ангел»), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника, должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии, с какой квалификацией) автор заявления просит принять (перевести)  его на работу), подпись, дата.

Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике. Свой личный листок сотрудник, поступающий на работу, заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.

Автобиография является документом для получения дополнительных (по сравнению с личным листком по учету кадров) данных о работнике. Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1, Т-1а и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка ССК «Ангел» (п. 2. 2). Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме и содержит следующие данные работника: фамилия, имя, отчество, табельный номер работника, наименование профессии (должности), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок. Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы «Личная карточка работника Т-2» (приложение 9), внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи (для лиц, поступающих на работу впервые).

Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой Т-5. Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу. Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. Приказ о переводе объявляется работнику ССК «Ангел» под расписку.

Увольнение работника ССК «Ангел», т. е. прекращение трудового договора, документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора  с работником».

Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.

Текст приказа об увольнении начинается со слова «Уволить», далее указываются дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность (профессия), номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы (ст. 77 ТК РФ).

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется унифицированной формой Т-6.

Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в ССК «Ангел». По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев. Согласно ст. 122 ТК РФ по истечении 6 месяцев работы работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск по заявлению работника:

– женщине – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

– работникам в возрасте до 18 лет;

– работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;

– в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словами «Предоставить отпуск», указывают фамилию, имя, отчество, табельный номер, профессию, должность и структурное подразделение, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число календарных дней, в течение которых работник находится в отпуске, дата ухода в отпуск и возвращения на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (форма Т-10а), утверждаемым директором ССК «Ангел» или лицом, им уполномоченным, не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений ССК «Ангел» на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности ССК «Ангел» и пожелание работников. График отпусков составляется бухгалтером ССК «Ангел».

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за 2 недели до его начала.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника ССК «Ангел» оформляется унифицированной формой Т-11. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (статья 191) работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). За особые трудовые заслуги перед ССК «Ангел» и государством работники ССК «Ангел» могут быть представлены к государственным наградам.

Основаниями для издания подобных приказов служат представления директоров СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, докладные записки, акты, решения профсоюзных комитетов СП, совета трудового коллектива. Работник Управления на основании представления и резолюции генерального директора или руководителя СП при наличии доверенности, выданной генеральным директором, готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.). На основании такого приказа сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, Личную карточку ф. Т-2 работника ССК «Ангел».

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании резолюции генерального директора ССК «Ангел» или лица, им уполномоченного, объяснительной и докладной записок. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его   в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. За совершение дисциплинарного проступка, т. е. неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника ССК «Ангел» возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий: замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям.

Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения. За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.

До применения взыскания должно быть затребовано от работника ССК «Ангел» объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего – нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.

 

2.5. Документы по учету кадров

 

Трудовая книжка работника – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.

Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе. Личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими  трудовую деятельность.

В состав документов личного дела работника входят следующие документы:

– внутренняя опись документов дела;

– личный листок по учету кадров;

– автобиография;

– копия документов об образовании;

– копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

– характеристика или рекомендательное письмо;

– заявление о приеме на работу;

– трудовой договор;

– копия приказа о приеме на работу.

В дальнейшем в личное дело подшиваются следующие документы в хронологической последовательности:

– подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей и др.);

– характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).

Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации – постоянно. Личные дела хранятся в ССК «Ангел» как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника.

Журналы (книги) учета – документирование основных операций по движению личного состава. К учетным документам относятся:

– личные карточки ф. Т-2;

– журнал регистрации приказов;

– журнал регистрации трудовых договоров;

– журнал регистрации входящей документации;

– журнал регистрации исходящей документации;

– трудовые книжки работников;

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Личная карточка работника ССК «Ангел» оформляется унифицированной формой Т-2. Личная карточка заполняется главным бухгалтером в одном экземпляре, от руки (разборчиво) или в печатном виде, формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника ССК «Ангел» должны своевременно отражаться в личной карточке.

Главный бухгалтер в учетные журналы вносит сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на хранение трудовых книжек и их копий.

Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе ССК «Ангел». Они хранятся в течение 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования ссылкой на ст. 62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения.

Трудовой кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч. 5 ст. 80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст. 89 ТК РФ).