Отчет по практике в ООО «Тоникс»

• Хранение (Основная и самая сложная функция склада, подразумевает все остальные действия с товаром, не описанные выше, например, складирование, комплектование, оформление документации на товар, списание). Подлежит дальнейшей декомпозиции.

Структурно-функциональная модель функции „Хранение” приведена на рис. 4.

 

Рис. 4. Структурно-функциональная модель функции „Хранение”

 

Процесс хранения, в свою очередь подразделяется на:

• Формирование отгрузочных документов (Согласно оплаченного счета от клиента)

На данном этапе формируются отгрузочные документы, а также документы, согласно которым будет произведено комиссионирование (комплектация) товара для дальнейшей отгрузки клиенту, либо возврата поставщику.

• Складирование (Непосредственное размещение товара на складе)

В зависимости от характера товара (прошел или не прошел приемку) товар размещается на соответствующем складе. Товар, не прошедший приемку размещается на возвратном складе, прошедший же – на оптимальном. На товар, размещенный на возвратном складе формируются возвратные документы. Подлежит дальнейшей декомпозиции.

В результате дальнейшего разбиения (декомпозиции) функции Складирование получаем конечную диаграмму декомпозиции (рис. 5)

• Комплектование (Комплектация товара согласно отгрузочных документов для дальнейшей выдачи клиенту, либо возврата поставщику)

На данном этапе, при комплектации товара производится внешний осмотр товара и выявляется брак, который, при его обнаружении, передается на списание

• Списание товара (Списание и дальнейшая передача на утилизацию брака).

Рис.5. Структурно-функциональная схема функции „Складирование”

 

Диаграмма складирования, в свою очередь подразделяется на:

• Складирование на оптимальный склад (при поступлении товара, принятого в соответствии с приходными документами)

На данном этапе производится непосредственное складирование поступившего товара на оптимальный склад и передача соответствующих приходных документов для заведения товара в базу (в отделе снабжения)

• Складирование на возвратный склад (При поступлении товара, не принятого в соответствии с приходными документами)

На данном этапе производится непосредственное складирование поступившего товара на возвратный склад, и передача несоответствующих приходных документов для заведения товара в базу (в отделе снабжения)

• Формирование возвратных документов (Формирование и передача документов на комплектование товара для возврата поставщику)

Результаты работы персонала ООО «Тоникс» фиксируются в различных документах. В настоящее время нет единых требований к составу и формам документов, однако их можно разделить (по типу хранимой в них информации) на три вида: нормативные, первичные и вторичные. Нормативными являются те документы, сведения в которых в течение некоторого периода остаются неизменными. К первичным относятся те документы, в которых фиксируется информация о ходе текущей деятельности ООО «Тоникс». В них могут содержаться данные из нормативно-справочной документации. К вторичным относятся документы, содержащие результаты выборки и группировки данных из первичных документов, нормативно-справочную и другую информацию.

Все документы, которые вращаются в системе документооборота ООО «Тоникс», можно разделить на такие категории:

 -  Входные

 -  Выходные

 -  Приказы

 - по основной деятельности

 - по личному составу

 -  Внутренние

 - финансовые

 - служебные

 Расходы на работу с документами состоят из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Расходы времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Расходы на регистрацию документа складываются со времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие расходы, но в крупных организациях количество документов, которые вращаются, может существенно расти. Потому проведем анализ количества документов, обращающихся в организации, определим их основные потоки.

Структурная характеристика документооборота предприятия за 2009 год предоставлена в таблице 2.

 

 Таблица 2. Анализ структуры документооборота ООО «Тоникс» в 2009 году

Название документа	Количество
Входящие документы	240
Исходящие документы	358
Приказы В том числе: По основной деятельности По личному составу	89   73 16
Внутренние В том числе: Финансовые Служебные	1972   1272 700
Всего за год	2659
В среднем за день	11

 

Для оптимизации системы документооборота предприятия путем внедрения ИС нужно проанализировать, кто из исполнителей имеет наиболее интенсивные потоки документов. Эти данные приведены в таблице 3.

 

 

 

 

 

Таблица 3. Анализ интенсивности документооборота по подразделениям ООО «Тоникс»

Подразделение	Количество документов
	Абс.	%
Директор	250	9,40%
Коммерческий директор	450	16,92%
Гл. бухгалтер	1272	47,84%
Менеджер	687	25,84%

 

Следовательно, как можно видеть, наиболее интенсивный обмен документацией происходит в бухгалтерии и на складе. Именно эти потоки документов необходимо автоматизировать в первую очередь.

АСУ предназначена для решения автоматизации повседневной работы менеджера, ведущего оперативный учет по приходу и расходу ТМЦ (товарно-материальных ценностей) а также планирование запасов ТМЦ на складе.

 

2.1. Информационное  обеспечение задачи

 

Информационное обеспечение разрабатываемой ЭИС включает в себя внутримашинное и внемашинное информационное обеспечение (рис. 6 ).

В состав внемашинного информационного обеспечения входят:

• система классификации и кодирования информации технико-экономической информации;
• система документации.

В состав внутримашинного информационного обеспечения входит хранилище данных ООО «Тоникс».

Рис. 6. Структура информационного обеспечения АС

 

Внутримашинное информационное обеспечение включает информационную базу на машинных носителях и средства ее ведения. База данных – это интегрированная совокупность структурированных и взаимосвязанных данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и обработки данных.

Существуют 4 основные модели данных – списки (плоские таблицы), реляционные базы данных, иерархические и сетевые структуры.

В течение многих лет преимущественно использовались плоские таблицы (плоские БД) типа списков в Excel. В настоящее время наибольшее распространение при разработке БД получили реляционные модели данных. Реляционная модель данных является совокупностью простейших двумерных таблиц – отношений (англ. relation), т.е. простейшая двумерная таблица определяется как отношение (множество однотипных записей объединенных одной темой).

От термина relation (отношение) происходит название реляционная модель данных. В реляционных БД используется несколько двумерных таблиц, в которых строки называются записями, а столбцы полями, между записями которых устанавливаются связи. Этот способ организации данных позволяет данные (записи) в одной таблице связывать с данными (записями) в других таблицах через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля.

Основные понятия реляционных БД: нормализация, связи и ключи

1. Принципы нормализации:

• В каждой таблице БД не должно быть повторяющихся полей;
• В каждой таблице должен быть уникальный идентификатор (первичный ключ);
• Каждому значению первичного ключа должна соответствовать достаточная информация о типе сущности или об объекте таблицы (например, информация об успеваемости, о группе или студентах);
• Изменение значений в полях таблицы не должно влиять на информацию в других полях (кроме изменений в полях ключа).
3. Виды логической связи.

Связь устанавливается между двумя общими полями (столбцами) двух таблиц. Существуют связи с отношением «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим».

4. Отношения, которые могут существовать между записями двух таблиц:
• один – к - одному, каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице;
• один – ко - многим, каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей  другой таблице;
• многие – к - одному, множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице;
• многие – ко - многим, множеству записей из одной таблицы соответствует несколько записей в другой таблице.

Тип отношения в создаваемой связи зависит от способа определения связываемых полей:

• Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса.
• Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.
• Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц

Ключи.  Ключ – это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с  записями в другой таблице. Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние.

Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний (вторичный) ключ - это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.

Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей. СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе.

Существует три типа первичных ключей: ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ и составной ключ.

Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение.

Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null.

Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц многие - ко - многим.

Необходимо еще раз отметить, что в поле первичного ключа должны быть только уникальные значения в каждой строке таблицы, т.е. совпадение не допускается, а в поле вторичного или внешнего ключа совпадение значений в строках таблицы допускается.

Основными компонентам базы данных являются: нормативно-справочная, плановая, оперативная, учетная информация (рис. 8). К плановой информации относится та часть нормативных данных, которые непосредственно связаны с организационно-технологическими моделями строительных объектов и плановыми ресурсами по строительным работам. Данные этой группы можно считать условно-постоянными.

Большое внимание в процессе проектирования внутримашинной информационной базы уделяется эффективной организация данных, хранимых на машинных носителях. Выбор тех или иных способов организации данных В ЭВМ во многом определяет в дальнейшем затраты на разработку программных средств обработки информации, на возможность развития базы данных, ее надежность.