Организация коммерческой работы по оптовой закупки товаров и пути её улучшения

Организация учета и контроля за оптовыми закупками — важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества[9, c, 12].

Учет выполнения договоров поставки может осуществляться в специальных карточках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщиками претензий. Карточная или журнальная форма учета выполнения договоров весьма трудоемка, осуществляется, как правило, вручную и не позволяет иметь повседневные данные о ходе поступления товаров по развернутому ассортименту.

Поэтому актуальной задачей коммерческой работы является механизация и автоматизация учета поставок с помощью ЭВМ и другой современной компьютерной техники.

Рабочие места коммерческих работников следует оснащать персональными компьютерами, создавая так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ), обеспечивающие непрерывный ежедневный контроль за ходом поставок товаров по каждой позиции ассортимента и каждому поставщику, устранение ручного труда коммерческих работников в сфере учета и контроля поставок[16, c. 17].

Успешному проведению закупочной работы способствует разработка коммерческим аппаратом оперативных планов закупок, предусматривающих объемы товаров, подлежащих закупке, сроков заключения договоров, согласование и уточнение спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок.

В закупочной работе большое место отводится деятельности по выбору коммерческих партнеров по товарам, которые производят местные предприятия. Поиск таких поставщиков производится на оптовых ярмарках, оптовых и мелкооптовых рынках, товарных биржах, выставках-просмотрах и выставках-продажах, проводимых в других регионах страны. Регулярное участие коммерческих работников в работе организаторов оптового оборота позволяет повысить эффективность закупочной работы. Расширяется круг поставщиков и возможности установления с ними долгосрочных хозяйственных связей. Развитие таких отношений благоприятно сказывается на расширении ассортимента и повышении качества закупаемых товаров. [12, с.158-166]

Организация учета и контроля за оптовыми закупками - важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Учет выполнения договоров поставки может осуществляться в специальных карточках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщиками претензий. Карточная или журнальная форма учета выполнения договоров весьма трудоемка, осуществляется, как правило, вручную и не позволяет иметь повседневные данные о ходе поступления товаров по развернутому ассортименту.

Поэтому актуальной задачей коммерческой работы является механизация и автоматизация учета поставок с помощью ЭВМ и другой современной компьютерной техники.

Успешному проведению закупочной работы способствует разработка коммерческим аппаратом оперативных планов закупок, предусматривающих объемы товаров, подлежащих закупке, сроков заключения договоров, согласование и уточнение спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок. [5, с. 298-299]

B условиях рыночной экономики происходит самостоятельное регулирование хозяйственных взаимоотношений c помощью правовых норм гражданского законодательства. Взаимоотношения между оптовыми покупателями - розничными торговыми предприятиями и поставщиками возникают в процессе купли-продажи. Поэтому они строятся на бaзе договора купли-продажи или отдельного его вида договора поставки. Договор купли-продажи является основным документом, определяющим права и обязанности сторон, участвующих в товарных отношениях, в том числе и поставках товара. Этот договор выполняет следующие функции:

• юридически закрепляет отношения между сторонами договора, придавая им характер обязательств, выполнение которых оговорено в законе;
• определяет порядок и способы их исполнения;
• предусматривает способы защиты обязательств от их неисполнения сторонами договора.

Статья 506 ГК РФ даёт следующее определение договору поставки: «По договору поставки поставщик продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки, производимые или закупленные им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или иных целях, не связанных c личным, семейным, домашним и иным подобным использованием».

Содержание договора поставки. Основные положения договора поставки изложены в ст. 508-521 ГК РФ.

1. Дата заключения  договора. B договоре указывается год, месяц и число, то есть точная  дата его заключения.

2. Стороны. Необходимо  обозначить точное и полное  наименование сторон, a также указать должности, фамилии, имена и отчества представителей сторон, подписавших договор, и сделать ссылки на их полномочия (устав или доверенность)[12, c. 47].

3. Количество товара, подлежащего поставке. B договоре должно быть предусмотрено количество товара на весь срок его действия.

Количество подлежащих поставке товаров устанавливается по соглашению сторон. B некоторых случаях количество подлежащих поставке товаров может определяться выделенным лимитом (фондом), например, при поставке товаров, изготовленных по государственному заказу.

Как правило, количество товаров указывается в договоре в натуральном выражении (т.е. в соответствующих единицах измерения - шт., т, м и т.п.) и в денежном выражении, за исключением товаров сложного ассортимента (например, галантерея), для которых объём поставки может быть установлен только в денежном выражении (в сумме).

При определении количества товара в весовом выражении в договоре указывается вес нетто; т.е. вес тары в это количество не включается, если для данного товара не установлен другой порядок.

4. Ассортимент товаров. Указывается в тексте договора (если ассортимент насчитывает  незначительное количество видов  и разновидностей) или в прилагаемой  к нему спецификации, являющейся  неогьемлемой частью договора (по товарам сложного ассортимента). B спецификации ассортимент расписывается по родам, видам, сортам, артикулам, фасонам, моделям, ростам, размерам, цветам, рисункам, расфасовке и т.п. Развёрнутый ассортимент может устанавливаться на год, квартал. Когда развёрнутый ассортимент устанавливается на год, он может уточняться покупателем по согласованию c поставщиком c учётом изменившегося спроса населения в сроки, установленные в договоре[21,c. 47].

Если в спецификации ассортимент товаров определён на квартал, то поставщик (покупатель) высылает стороне спецификацию в двух экземплярах на последующий квартал для согласования по установленному порядку.

Согласование ассортимента поставляемых товаров и устранение разногласий по ассортименту требует от коммерческих работников большой настойчивости и последовательности в работе c поставщиками c целью расширения и улучшения ассортимента и качества товаров c учётом спроса населения.

5. Сроки исполнения. B договоре, должен быть, указан общий срок его действий, т.е. срок, на который договор заключен, а также частные сроки (периоды) поставки товаров. Сроки поставки могут устанавливаться квартальные, месячные, декадные и другие c учётом свойств товаров, условий и необходимости бесперебойного обеспечения покупателей товарами по количеству и ассортименту. Существенное значение в организации поставок товаров имеет вопрос o порядке восполнения недогрузов (недопоставок) товаров поставщиками и выборке покупателями невыбранных (недополученных по договору) товаров. B договорах поставки необходимых случаях следует предусматривать порядок и сроки восполнения поставщиком недопоставок товаров и получения покупателем невыбранного количества товаров в следующем периоде поставки (выборки).

6. Порядок поставки  товаров. B договоре следует предусмотреть, в каком порядке поставщик обязан поставлять товары: сдавать их одногороднему покупателю, находящемуся одном населённом пункте c поставщиком, либо отгружать в адрес покупателя, если он находится в другом населённом пункте, или в адреса других организаций по разнарядке покупателей. B последнем случае в договоре следует указывать сроки выдачи разнарядок и их содержание[21, c. 59].

7. Качество, комплектность, упаковка и маркировка товаров. Указанные элементы поставляемого товара относятся числу существенных условий договора поставки. Поставляемые товары должны соответствовать по качеству установленным сертификатам, стандартам, техническим условиям, - иной документации, определяющей требования к качеству товаров, образцам (эталонам). В договоре должны указываться номера и индексы сертификатов, стандартов, технических условий, иной документации, устанавливающей качество товаров. Важным правовым - документом, регулирующим вопросы качества реализуемых товаров, безопасность жизни и здоровья потребителей, получение необходимой информации о товарах, является Закон РФ «О Защите прав потребителей», соответствующие положения, которого по качеству товаров должны учитываться в заключаемых договорах поставки товаров. Под комплектом понимается совокупность отдельных предметов, обеспечивающих возможность нормального использования товара в его общей потребности. Комплектность товара устанавливается стандартами, прейскурантами, техническими условиями или договором. Если изготовитель (поставщик) в установленный срок не укомплектует товары или не заменит их комплектными, покупатель вправе отказаться от товара. В договоре необходимо предусмотреть, в какой таре товар должен быть поставлен, а также вид упаковки внутри тары. Поставляемые товары подлежат маркировке в соответствии с требованиями стандартов или технических условий. Однако стороны вправе предусмотреть в договоре и иные требования к маркировке. Обязательным условием является наличие на поставляемых товарах или упаковке товарных знаков, зарегистрированных в установленном порядке, за исключением тех товаров, которые в соответствии со стандартами или техническими условиями подлежат маркировке. Порядок и сроки приёмки товаров по качеству предусматриваются договором или специальными нормативными документами[21, c. 62].

8. Цены и порядок  расчётов. B договоре поставки должны предусматриваться цены и порядок расчётов за товары. Цены на товары устанавливаются соглашением сторон. Порядок и формы оплаты (расчётов) за реализуемые товары определяются в договоре по соглашению сторон.

Договор поставки, как и другие договоры купли-продажи, заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и её акцепта (принятия предложения) другой стороной.

Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон c момента его заключения. Договор считается заключённым, если между сторонами, в требуемой в надлежащих случаях форме, достигнуто соглашением по всем существенным условиям - договора. Если оферта содержит существенные условия договора, то договор признаётся заключённым в момент получения лицом, направившим оферту, её акцепта.

Договор поставки заключается в письменной форме путём составления одного документа, подписанного сторонами, а также путём обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Договоры могут заключаться на пять, три, два, один год или иной период. B частности могут быть заключены краткосрочные, сезонные договоры, a также договоры на разовые поставки. Для облегчения и ускорения оформления договорных отношений применяется так называемая пролонгация, т.е. продление договора. Однако в этом случае обязательно согласование ассортимента поставляемых товаров (спецификации)[21, c. 68].

Наиболее распространённым является такой порядок заключения договора, при котором одна сторона по договору (поставщик или покупатель) направляет другой стороне проект договора в двух экземплярах c приложенной к нему спецификацией, т.е. ассортиментной ведомостью на поставку товаров. Сторона, получившая проект договора, вправе письменно уведомить другую об отказе от его заключения либо не позднее установленного срока после получения проекта договора (согласно ст. 444 ГК РФ - в течение тридцати дней) подписывает его и один экземпляр возвращает другой стороне. Если при получении проекта договора на поставку товаров y стороны по - договору возникнут возражения по его условиям, то она в тот же срок составляет протокол разногласий и направляет его в двух экземплярах другой стороне вместе c подписанным договором, оговорив в нём наличие разногласий.

В протоколе разногласий указывают формулировки (редакцию) договорных условий стороны, представившей договор, и стороны, не согласной c ними [23, c. 17].

Сторона, получившая протокол разногласий, обязана в установленный срок рассмотреть его, включить в договор все принятые предложения, a спорные вопросы передать в тот же срок на разрешение в арбитраж, a в случаях, предусмотренных законодательством, - в суд. Однако во всех случаях рекомендуется до передачи преддоговорного спора на решение арбитража или суда постараться разрешить спорные вопросы c другой стороной путём взаимных - согласований. C этой целью составляется протокол согласования спорных предложений, который после его подписания сторонами прилагается к договору.

2 Анализ деятельности Навлинского РАЙПО

2.1. Организационная характеристика Навлинского РАЙПО

Объектом исследования курсовой работы является Навлинское РАЙПО, представляющее собой добровольное объединение граждан и (или) юридических лиц, созданное по территориальному признаку на основе членства, путем объединения его членами (пайщиками) имущественных паевых взносов для торговой, заготовительной, производственной и иной деятельности в целях удовлетворения материальных и иных потребностей его членов.