Методология построения экономических информационных систем и содержание ее этапов

Системная технология заключается в том, что обработка на различных уровнях объекта рассматривается как часть единого технологического процесса, являясь логическим завершением технологии предыдущего уровня с использованием одной и той же информационной базы. В процессе реализации системной технологии выделяются операции (процедуры) обработки информации, которые могут быть стандартными для всех уровней объекта. Внедрение системной технологии позволит повысить достоверность и сократить сроки разработки результатной информации на всех уровнях, а также усилить ответственность сотрудников низшего уровня и проявить более полную реализацию их творческого потенциала. Недостатками этого способа являются определенное увеличение стоимости обработки за счет увеличения количества вычислительных средств и средств связи, а также неравномерность развития информационных технологий на нижестоящих уровнях. Децентрализованный способ обработки осуществляется в автономном и сетевом вариантах. В первом случае связь осуществляется передачей документов и электронных носителей с курьером или по почте, а во втором – с использованием каналов связи. Чтобы достичь оптимальных результатов, часто используется смешанный способ обработки (централизованный с частичной децентрализацией или децентрализованный с частичной централизацией), при которых удается достичь более эффективного использования вычислительных средств и экономии трудовых и материальных затрат. Организационные формы использования вычислительных средств основываются на применении двух основных режимов: пакетного и диалогового.

Пакетный  режим предусматривает выполнение компьютерных программ, оформленных в виде пакета заданий под управлением ее операционной системы. Сущность пакетного режима состоит в последовательном выполнении имеющейся совокупности программ обработки данных.При этом достигается уменьшение вмешательства пользователей в процесс решения задач, так как операционная система организует ввод данных, вызов необходимых программных модулей, приведение требуемых внешних устройств в рабочее состояние, осуществление процесса обработки и управления им.Основной целью пакетного режима является обеспечение своевременного решения задач согласно установленным графикам и максимальной загрузки вычислительных средств, а также минимального вмешательства пользователей в ход решения задач. При этом выполнение задания в режиме пакетной обработки характеризуется типовой очередностью операций (процедур) обработки данных.Особенностью реализации пакетного режима обработки экономической информации является то, что ее результаты, как правило, выводятся на печать в виде требуемых форм документов или записываются на электронные носители в виде соответствующих файлов.

Диалоговый  режим предусматривает интерактивную связь пользователя с ПЭВМ, когда каждый запрос пользователя вызывает немедленные ответные действия ПЭВМ, при этом у пользователя появляется возможность воздействия на порядок работы программы(или программных модулей) с помощью меню. Существует два способа формирования диалога: глобальный и локальный. При глобальном диалоге с помощью меню задается последовательность программ, характеризующих функциональные возможности программного комплекса при обработке экономической информации.               Локальный способ формирует конкретный набор модулей по выполнению отдельной программы. В соответствии с этим подходом формируется «главное меню», каждый элемент которого определяет переход к меню локального диалога. Пример схемы диалога (меню) предметно-ориентированного пакета прикладных программ, созданного с помощью типовых процедур обработки данных (модулей), показан на рис 3.2.

В глобальном диалоге формируется  меню пакета прикладных программ, состоящее из трех основных программ, каждая из которых в форме локального диалога представляет собой перечень соответствующих процедур обработки данных.С помощью первой программы осуществляется ввод постоянной и переменой информации по каждой экономической задаче. Для этого сначала осуществляется непосредственный ввод данных с клавиатуры(процедура I.1) в соответствии с заданной структурой файлов и запись их на магнитные носители (дискеты или винчестер).Затем, с помощью следующей процедуры I.2, осуществляются различные виды контроля записанных данных (арифметический, логический и синтаксический).При нарушении контроля с помощью процедуры I.3 на дисплее высвечиваются ошибки и их местоположение. Если оператор не может их исправить, то осуществляется выдача протокола ошибок с указанием их характера. Далее, с помощью процедуры I.4, производится корректировка ошибочных данных, в которой применяются следующие три типа изменений: удаление, вставка и замена. Первые два типа используются при изменении количества записей в файле, а последний – при замене любого реквизита без изменения количества записей в файле. После окончания ввода данных производится проверка полноты записи всех первичных документов и завершении корректировки в каждом файле (процедура I.5).Только после окончательной корректировки и ввода всех необходимых первичных документов можно приступить к программе формирования и расчета результатных документов. Эта программа начинается с сортировки введенных отчетов (процедура II.1) согласно их регистрационным номерам, т.к. условно-постоянная информация, которая вводится заранее, упорядочена именно по этим признакам. Затем, с помощью следующей процедуры II.2, происходит объединение переменной информации с условно-постоянной, в которой находятся различные группировочные признаки, являющиеся основой для формирования результатных документов. Формирование и расчет результатных документов (процедураII.3) является важнейшей процедурой, с помощью которой реализуется алгоритм решения конкретной экономической задачи. В заключении работы программы производится корректировка результатных данных (процедура II.4) в уже сформированном файле. С помощью заключительной, третьей, программы выдачи результатных документов осуществляется предварительный просмотр на дисплее (процедура III.1), а также производится выдача на печать необходимых результатных документов (процедура III.2) в режиме рабочей печати (без названий «шапок» и заголовков) или в полностью оформленном виде, необходимом для конкретного применения различными пользователями. При реализации диалогового режима уделяется большое внимание общению пользователя с программами (пользовательский интерфейс), для этого широко применяются средства подсказки, обучения пользователя, проверки его работы.

Подсказка представляет собой совокупность инструкционных материалов по работе пользователя, сведений о типах и структурах первичной и результатной информации и алгоритмах их обработки. Например, описание конкретных процедур арифметического и логического контроля данных первичной документа. Средства обучения обычно содержат контрольный пример, иллюстрирующий работу программного комплекса. Средства проверки работы пользователя системы включают полный список сообщений об его ошибках, обнаруживаемых программным комплексом.

3. Методология построения экономических информационных систем и содержание ее этапов.

Процесс создания ЭИС состоит в последовательном постоянном внедрении в работу аппарата управления более совершенных, прогрессивных, научно обоснованных методов управления и ЭВМ с целью повышения эффективности ее производственной деятельности. Методы оптимального планирования и управления, а также автоматизированная обработка больших объемов информации должны стать неотъемлемой составной частью существующих структур управления, способом их функционирования. В теории и практике создания ЭИС накоплен определенный опыт проектирования, состоящий из двух достаточно четко разграниченных стадий: макропроектирования и микропроектирования.  

Макропроектирование включает определение функций и организационной структуры будущей системы, ее состава, а также основных характеристик и принципов работы подсистем. Результаты макропроектирования являются основой для дальнейших работ по созданию системы и обеспечению их методологической и организационной согласованности.

На стадии микропроектирования осуществляются выбор и проектирование конкретных функциональных обеспечивающих подсистем. Процесс проектирования ЭИС начинается с установления общей ее конфигурации, которая зависит от ограничений, налагаемых на параметры, учитываемые при проектировании (мощность предприятия, число работающих и др.). Устанавливается ряд показателей, определяющих качественные характеристики системы (современность оборудования и технологических процессов, рациональность процессов управления, научно-технический уровень системы и др.), а также показатели, используемые для оценки эффективности системы (прибыль, запасные части, объем выпуска продукции и др.). Последние показатели используются для стоимостной оценки системы или же в качестве критериев при выборе системы. На основе этих показателей строится функция цели эффективного управления. Смысл процесса проектирования сводится к выбору лучшего варианта системы из множества возможных вариантов в соответствии с принятой функцией цели. Процесс разработки сложных экономических систем по своей природе является итеративным. На каждом уровне (этапе) разработки системы производится выработка (генерация) множества вариантов с определенной глубиной детализации и соответствующий выбор допустимых наилучших вариантов. На следующем этапе отобранные варианты системы прорабатываются более  детально и среди них снова производится отбор. Процесс проектирования продолжается до тех пор, пока не будет отобран один вариант, проработанный с достаточной глубиной и удовлетворяющий требованиям, предъявляемым к системе. Практика создания ЭИС выработала определенный порядок проведения работ, состоящих из ряда этапов.

 Этапы проектирования ЭИС иллюстрирует рисунок 5.1.Создание ЭИС начинается с предпроектного обследования объекта управления и сложившейся системы управления. В процессе обследования формируются сведения о развитии и функционировании соответствующих экономических систем (предприятий, объединений, отраслей и др.), а также о характере образующих их элементов. Особое внимание уделяется установлению информационных характеристик будущей ЭИС с целью определения параметров ее технического и программного обеспечения. Одним из результатов предпроектного обследования является построение экономико-организационной модели системы управления. На основе материалов обследования составляется аналитический обзор, а материалы используются при разработке технического задания и на последующих стадиях проектирования. Разработка технического задания завершает предпроектную стадию создания ЭИС. Техническое задание является основным исходным документом, выдаваемым заказчиком и регламентирующим требования к разрабатываемой системе. Техническое задание устанавливает:

• назначение и цели создания ЭИС;

• совокупность технических  требований, включая требования к эволюции системы;

• показатели качества и  временные характеристики решения  задачи представления информации в  системе;

• требования к стандартизации и унификации;

• технико-экономические  и специальные требования к системе;

• стадии разработки проектной  документации;

• порядок испытаний и  приемки ЭИС и предварительную  оценку экономической эффективности.

На этапе технического проектирования создается собственно проект ЭИС, при этом формулируются и обосновываются все технические решения по ее созданию. В частности, определяются архитектура комплекса технических средств, методы и алгоритмы решения экономических задач, организация информационного обеспечения, состав программного обеспечения, права и обязанности сотрудников аппарата управления и комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке к вводу ЭИС в эксплуатацию. Согласованный и утвержденный технический проект является основой для рабочего проектирования. В процессе рабочего проектирования создается комплекс рабочей документации, обеспечивающий практическое функционирование ЭИС. Однако принцип саморазвития системы обусловливает создание рабочей документации вначале лишь на так называемый пусковой комплекс (первую очередь) ЭИС, а затем по мере его внедрения – и на остальные очереди ЭИС. 

 Процесс разработки и внедрения делится на очереди, а внутри очередей – на этапы или, наоборот, сначала на этапы, а внутри этапов –на очереди. В соответствии с выделенными очередями производится раздельная разработка соответствующих проектов. Определение числа и содержания очередей и этапов разработки ЭИС, а также связей между очередями и этапами производится индивидуально для каждой конкретной системы. Одновременно с разработкой рабочего проекта проводятся подготовительные мероприятия по созданию нормативно-справочной базы и обучению сотрудников аппарата управления. Внедрение первой очереди начинается после проверки ее рабочего проекта и заключается вне посредственном использовании его решений в систематической работе аппарата управления. Параллельно с внедрением первой очереди ЭИС проводится разработка рабочего проекта второй очереди, а затем и последующих очередей, т.е. осуществляется процесс развития ЭИС. При проектировании отдельных информационных технологий для экономических задач производится следующий порядок работ. Сначала готовится постанова экономической задачи, в которую входят методы, алгоритмы решения задач и организация их информационного обеспечения. В задаче дается исчерпывающее представление о экономической сущности, логике преобразования исходной информации для получения результатной информации. Постановка задачи выполняется специалистами экономических служб и базируется на использовании принципов интеграции данных, методики исчисления экономических показателей, а также унификации системы кодирования и учетной документации. Типовая схема описания постановки экономической задачи содержит следующие разделы:

• организационно-экономическая  сущность задачи;

• состав и структура  первичных документов, входящих в информационную базу;

• контроль информационной базы и ее корректировка;

• первичная (исходная) информация, подлежащая хранению;

• состав и структура  результатной информации;

• формирование результатных документов и алгоритмов обработки;

• контроль и прядок исправления  результатных документов;

• результатная информация, подлежащая хранению;

• контрольный пример. Постановка экономической задачи позволят более качественно выполнить последующие этапы проектирования информационных технологий для экономических задач, заключающиеся в разработке технического задания, техно-рабочего проекта и дальнейшем внедрении их в промышленную эксплуатацию.

3.1. Экономическая эффективность применения информационных технологий .

Мероприятия, связанные с  внедрением современных средств вычислительной техники, требуют значительных материальных и трудовых затрат. Обязательным условием применения этих средств является получение экономической эффективности от их внедрения. Для этого требуется проведение расчетов экономической эффективности и ее обоснования. Обоснование экономической эффективности применения информационных технологий позволяет:• определить необходимость и целесообразность затрат на создание и внедрение автоматизированной системы сбора и обработки информации на различных уровнях ЭИС;• установить основные направления автоматизации обработки информации исходя из специфики различных уровней ЭИС, а также методов получения, передачи и обработки информации на каждом из них;• выбрать экономически эффективные варианты технологических процессов обработки экономической информации.  

Экономическая эффективность автоматизированной обработки информации обеспечивается за счет следующих основных факторов:

• высокой скорости выполнения операций по сбору, передаче, обработке и выдаче информации, достигнутой за счет высокой производительности современных технических средств, максимального сокращения времени на выполнение отдельных операций;

• повышения качества выполнения экономических расчетов благодаря созданию единой информационной базы, установления четкого графика ее получения, устранения из нее постоянных данных и производных показателей, а также за счет ее централизованной обработки;

• улучшения информационного  обслуживания различных уровней ЭИС за счет сокращения сроков разработки и получения документов.