Экономика проектной организации

Экономика проектной организации.

Деятельность  многих компаний организована по проектному принципу, причем существенные стадии выполняемых  проектов носят нестандартный, творческий характер. Как в таких  случаях управлять  затратами проекта  и стимулировать  исполнителей? Как оценивать эффективность выполненного проекта и формировать портфель проектов на будущее?

Эти вопросы актуальны  для широкого спектра  организаций: научно-исследовательских  институтов, конструкторских  бюро, проектных институтов, софтверных компаний, дизайнерских бюро, маркетинговых и PR-агентств, аудиторских, оценочных, консалтинговых компаний.

Что такое «проектная организация»?

Как известно, проект —  это временное  предприятие, предназначенное  для создания уникальных продуктов, услуг  или результатов¹.

Под «проектной организацией»  мы будем понимать организацию, основная деятельность которой  состоит в выполнении проектов, в которых  существенной статьей затрат являются расходы на персонал.

Примерами проектных организаций, как было сказано  выше, являются: научно-исследовательские  институты (НИИ), конструкторские  бюро (КБ), проектные  институты (ПИ), компании-разработчики и поставщики программного обеспечения, дизайнерские бюро, маркетинговые и PR-агентства, аудиторские, оценочные, консалтинговые компании и другие.

Во  всех перечисленных  случаях «продуктом»  организации является результат проектной  работы: отчет или  статья о результатах  исследовании, технологическая, проектная и/или конструкторская документация, опытный образец, программа для ЭВМ, рекламная кампания, профессиональное заключение, отчет, содержащий рекомендации и т.п. При этом во всех случаях существенную долю себестоимости «продукта» составляют затраты на содержание проектной команды. Разумеется, немалую долю могут составлять материальные расходы и расходы на оборудование (весьма значительную, например, для производства опытных образцов и ничтожную для консалтинга), но в данной статье мы не будем рассматривать такие расходы.

Отметим, что деятельность проектной организации  может быть одной  из стадий более протяженной  цепочки создания ценности. Например, проектный институт может быть задействован в рамках EPC/M-контракта² инжиниринговой компании; отраслевой НИИ — в выполнении НИР и ОКР при создании уникальной техники или материалов.

В чем состоят проблемы управления экономикой проекта и экономикой проектной организации?

Классические  проектные организации  советской эпохи (НИИ, КБ, ПИ), в сущности, не имели проблем  с управлением  экономикой. Отраслевые министерства утверждали план работ («тем») на очередной год, а  также штат и фонд заработной платы. Экономическая самостоятельность указанных проектных организаций реализовывалась через выполнение хоздоговорных работ для отдельных предприятий и организаций. Объем таких работ был, как правило, невелик.

При изменении экономической модели страны многие проектные организации проявили определенную инертность. В то время, как торговые и производственные предприятия (для которых характерен кратко- и среднесрочный период оборота) наловчились управлять своей экономикой (т.е. решать вопросы ценообразования, прогнозирования, планирования, учета и анализа доходов и расходов), многие классические проектные организации (период оборота которых является долгосрочным) жили по-старинке: ценообразование — сметное с поправками на текущие цены, учет затрат — котловой, прибыль от «науки» — символическая, поскольку основная — от сдачи в аренду площадей.

В определенный момент, осознав, что нельзя быть элементом экономической  системы, в которой  работают новые принципы экономического управления, классические проектные организации стали ставить перед собой следующие вопросы:

Выгоден ли для организации  предлагаемый проект экономически³?

Является  ли прибыльным выполняемый проект?

Прибылен  ли проектный бизнес организации в  целом?

Как связаны прибыльность проекта и прибыльность организации в  целом?

Как спланировать и учесть используемые в проекте  ресурсы, прежде всего  — труд персонала?

Кто из сотрудников организации эффективен, а кто является балластом?

В новых условиях хозяйствования появились новые  проектные организации, не имевшие аналогов в советскую эпоху: дизайнерские бюро, маркетинговые и PR-агентства, аудиторские, оценочные  и консалтинговые компании и другие. Разумеется, все перечисленные вопросы актуальны и для них.

Отдельный пласт проблем  связан со спецификой персонала, работающего  в проектных организациях перечисленных видов. Творческий труд исследователя, инженера, дизайнера, «креативщика» практически не поддается нормированию; творческие личности вообще плохо укладываются в рамки правил и регламентов, начиная от «неповиновения» графику работы организации и кончая формой изложения результатов своей работы. Их отношение к материальному вознаграждению своего труда также весьма разнообразно, независимо от его качества и сложности. Сказываются, разумеется, и возрастные особенности. Учитывая дефицит «генераторов идей», а также интерпретаторов этих идей, способных довести их до коммерческого продукта, руководителям проектных организаций приходится искать специфические подходы к управлению коллективом профессиональных сотрудников, формам и методам стимулирования их плодотворной и экономически эффективной работы.

Итак, проектной организации  необходимы средства управления себестоимостью отдельных проектов и организации в целом, а также действенные средства стимулирования профессиональных сотрудников организации.

Наше  наследие и возможности  его применения в  новых условиях

Какие средства для управления экономикой проектной организации достались в наследство от советской эпохи?

Проектными  и строительными  организациями при  заключении договора на выполнение проекта  на основе Справочников базовых цен⁴ или иных аналогичных нормативных документов формируется смета проекта, как правило, в разрезе этапов проекта, отдельных работ или результатов; гораздо реже — в разрезе используемых ресурсов. Впрочем, для переговоров между заказчиком и подрядчиком последнее и не требуется, поскольку управление ресурсами проекта — внутреннее дело проектной организации.

Идея  сметного нормирования для стандартизированных  работ и услуг  является естественным продуктом и инструментом плановой экономики. Цены на ресурсы, лежащие в основе расценок на работы, были заданы, трудоемкость статистически рассчитана, а потому стоимость отдельной работы представляла собой вполне определенную величину, неизменную в течение нескольких лет, а то и десятилетий и не нуждающуюся в расшифровке — баланс работ и ресурсов сводился на общегосударственном уровне.

Предпринимались попытки составить  сметные нормы  и нормативы и  для научно-исследовательских  работ. Вспоминает С.И. Бережков, руководивший в 1980-х гг. одной из лабораторий ЦНИИ технологии судостроения: «По инициативе министерства в 1986 г. институту было предложено разработать типовые модели НИРов, но так, чтобы на лабораторию приходилось не более 3–5 типовых моделей. Каждый из четырех секторов лаборатории путем немалых усилий в течение 3 месяцев сумел свести свои разработки в 5 типовых схем. Установленного «лимита» по лаборатории и по институту так и не достигли, поэтому вскоре министерство свернуло эту деятельность.»

Затраты проектной организации на оплату труда являлись постоянными, а потому учитывались котловым методом. Таким образом, вопрос об экономической эффективности отдельного проекта, даже будучи поставленным, не мог получить ответа.

В новых условиях хозяйствования подход к ценообразованию радикально изменился. Во-первых, цены на ресурсы стали менее стабильными. Во-вторых, изменились организационно-технические условия выполнения работ: технологии, инструменты, оборудование, материалы, принципы взаимодействия исполнителей. В-третьих, баланс работ и ресурсов теперь сводится отдельно каждым рыночным хозяйствующим субъектом. Наконец, в-четвертых, нормированием никто не занимается централизованно.

Традиционная  смета теперь представляет собой средство коммуникации между заказчиком и подрядчиком, далеко не всегда эффективное⁵, но единственно возможное в текущих условиях.

Для исследовательских  работ, а также  для многочисленных новых типов проектных работ и услуг (PR, маркетинг, консалтинг, дизайн) сметных норм в классическом понимании не может существовать в принципе. Отметим, что в этих работах и услугах преобладает нестандартный, творческий, интеллектуальный труд. Доля таких работ и услуг в ВВП страны в перспективе будет только увеличиваться.

Таким образом, управление себестоимостью и, шире, экономикой отдельного проекта и проектной  организации в  целом представляет теперь «личную» проблему каждой проектной  организации. Попытки использовать для этого традиционные сметы, пусть даже составленные с поправками на текущие цены, некорректны, поскольку сметные нормы решают задачу управления выручкой проектной организации, а не ее затратами, так как привязаны к результату работы, а не к ресурсу, ее выполняющему.

К сожалению, существующие руководства по организации  проектной работы⁶ достаточно подробно описывают процедурную часть управления проектом, но лишь в малой степени касаются вопросов управления экономикой проекта. Это и не удивительно, поскольку экономика проекта зависит как от специфики самого проекта, так и от обычаев выполняющей его организации.

Вместе  с тем, имеется  не так много принципиально различных подходов к решению экономических вопросов проектной организации. Мы расскажем о двух моделях управления, которые по-разному позволяют решать эти задачи.

«Сдельная»  модель

Суть  модели

Работа  сотрудника оплачивается сдельно в зависимости от объема и сложности заданий, выполняемых им в проекте. Постоянная часть заработной платы крайне незначительна. Учет трудоемкости сотрудников не производится.

Бюджет  проекта

Доходная  часть бюджета  проекта формируется  на договорных началах, при этом определяется стоимость отдельных работ. Например, могут быть использованы справочники базовых цен или их аналоги с учетом корректирующих коэффициентов. Ориентировочный нижний предел стоимости проекта — фонд заработной платы, также устанавливаемый по сметным нормам.

Расходная часть бюджета  проекта формируется  по принципу «затраты = выручка — установленная  прибыль». Затраты  на оплату труда распределяются по профильным подразделениям (или  сотрудникам), исходя из фиксированной  в договоре стоимости соответствующих работ или иным способом, например, из таблиц относительной стоимости (в процентах) разделов проектной документации все тех же справочников базовых цен.

Руководитель  профильного подразделения  разбивает работу на задания, а полученную сумму распределяет между сотрудниками своего подразделения — исполнителями заданий. Исполнитель получает оговоренную сумму, если задание выполняется им с надлежащим качеством не позднее установленного срока.

Управление  трудоемкостью проекта

План  трудоемкости проекта не создается, поскольку основная часть заработной платы сотрудников — сдельная, существенно меньшая часть — постоянная, в пределах положенного по закону минимума. За загрузкой сотрудников и штатной численностью следит руководитель подразделения.

При этом не имеется инструментов учета и планирования загрузки персонала. Модель обладает свойством саморегулирования, поскольку незагруженный сотрудник либо будет конкурировать за задания, либо уйдет из организации по собственному желанию, перегруженный же сотрудник будет отказываться от новых заданий. Руководитель подразделения практически ничего не теряет, если будет держать некоторый избыточный ресурс, поскольку в состоянии «холодного резерва» он стоит дешево.

Процедура учета затрат на оплату труда по конкретному проекту проста: затраты в сумме, равной стоимости задания, относятся на себестоимость проекта, если задание сдано руководителю проекта (и/или руководителю подразделения) с надлежащим качеством не позднее установленного срока.

Оценка  эффективности проекта

В рассматриваемой  модели оценка маржинальной рентабельности проекта  тривиальна, поскольку  фактические затраты  совпадают с плановыми  в силу способа  их формирования. Данных для анализа трудоемкости не имеется. Интерес  представляет оценка своевременности выполнения проекта в целом и отдельных заданий в частности.

Комбинированным показателем является маржинальная доходность проекта (в % годовых), рассчитываемая по стандартной  формуле:

.

При этом плановое и фактическое  значения первой дроби (маржинальной рентабельности затрат) совпадают.