Информационное обеспечение в планировании

ВВЕДЕНИЕ 

       С каждым веком, десятилетием и годом  увеличивается объем информации, накапливаемой человечеством, растет и ее роль в жизни человека. Вместе с этим развивались информационные технологии – процессы, использующие совокупность средств и методов  сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для  получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или  явления (информационного продукта).

       Для  принятия  эффективных решений в области планирования   в   условиях динамичного    развития    рыночной    экономики    предприятию    требуется целесообразная система информационного  обеспечения,  объективно  отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.

       Рассматриваемая тема  является  наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее  информационное  обеспечение это не только  залог  успеха и конкурентоспособности предприятия,  но  и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

       Целью работы является изучение современного состояния информационного обеспечения в планировании на предприятиях торговли.

       Для достижения цели необходимо решить следующие  задачи:

       1) ознакомиться с сущностью и особенностями информационного обеспечения;

       2) определить назначение информационных  технологий;

       3) рассмотреть автоматизацию планирования  и правления;

       4) изучить информационное обеспечение  стратегического планирования;

       5) ознакомиться с термином «контроллинг». 
 
 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ 

1.1 Сущность, значение и особенности  информационного обеспечения 
 

              Важнейший  фактор  повышения   эффективности  производства  в   любой отрасли является улучшение  управления.  Совершенствование  форм  и  методов управления происходит на основе  достижений  научно-технического  прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов  и способов накопления, обработки и передачи  информации  с  помощью  различных технических средств.

              От совершенствования информационного  обеспечения возможны  следующие положительные результаты:

             1) Возможная экономия расходов  за счёт снижения

                   - фонда заработной платы

                   - коммунальных услуг

                   - стоимости программного обеспечения

                   - расходов на почту

                   - расходов на оформление договоров

                   - расходов на перераспределение  сырья

             2) Устранение возможных расходов  в будущем

                   - избежание будущего роста численности  персонала

                   - уменьшение требований к обработке  данных

                   - снижение стоимости обслуживания

             3) Возможные нематериальные выгоды

                   - улучшение качества информации

                   - повышение производительности

                   - улучшение и ускорение обслуживания

                   - новые производственные мощности

                   - более уверенные решения

                   - улучшение контроля

                   - уменьшение просроченных платежей

                   - полное использование программного  обеспечения

             Процесс передачи информации  даже в одном  направлении   проходит  через множество посредников, а  это  значит,  что  во  время  передачи  информации происходит  её  задержка   и  искажение.  Кроме   того,   информация   может преобразовываться  в  зависимости  от  того  к  кому  она  адресована.  Так, например, при  передачи  информации  вверх  от  подчинённых  к  руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к  подчинённым наоборот – она конкретизируется.  Главное в этом  процессе  максимальная скорость передачи  информации  при  минимальных  допустимых  искажениях.  От этого в первую  очередь  зависит  правильность  принимаемых  решений  и  как следствие увеличивается прибыль организации.

              Состав, содержание и качество  информации,  которая  привлекается  к руководителю,  имеют   определяющую   роль   в   обеспечении   действенности управления.  Анализ  информации  не  ограничивается  только   экономическими данными,  а  широко  использует  техническую,   технологическую   и   другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

              К  плановым  источникам   относятся   все   типы   планов,   которые разрабатываются  на  предприятии   (перспективные,   текущие,   оперативные, хозрасчетные  задания,   технологические   карты),   а   также   нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

              Источники информации учетного  характера - это  все  данные,  которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного  учета,  а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

              Ведущая  роль  в  информационном  обеспечении  анализа   принадлежит бухгалтерскому  учету  и   отчетности,   где   наиболее   полно   отражаются хозяйственные явления,  процессы,  их  результаты.  Своевременный  и  полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных)  и отчетности,  обеспечивает  принятие   необходимых   мер,   направленных   на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

              Данные статистического учета,  в  которых  содержится  количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются  для  углубленного изучения    и    осмысления    взаимосвязей,     выявления     экономических закономерностей.

              Оперативный учет и отчетность  способствуют  более  оперативному  по сравнению  со  статистикой  или  бухгалтерским  учетом  обеспечению  анализа необходимыми данными (например,  о  производстве  и  отгрузке  продукции,  о состоянии  производственных  запасов)  и  тем  самым  создают  условия   для повышения эффективности аналитических исследований.

              С  расширением  компьютерной  техники  появились  и   новые  машинные источники  информации.  К  ним  относятся  данные,  которые   содержатся   в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а  также  выдаются  в  виде разнообразных машинограмм.  К  внеучетным  источникам  информации  относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность,  а  также  данные, которые не относятся к перечисленным ранее.  В  их  число  входят  следующие документы:

              1)  Официальные  документы,  которыми  обязан  пользоваться   субъект хозяйствования в своей  деятельности:  законы  государства,  указы президента, постановления правительства и местных органов  власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

              2) Хозяйственно-правовые  документы:  договора,  соглашения,  решения арбитража и судебных органов, рекламации.

              3) Решения общих собраний  коллектива,  совета  трудового  коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

              4)  Материалы  изучения  передового  опыта,  полученные   из   разных источников информации  (Интернет,  радио,  телевидение,  газеты  и т.д.).

              5) Техническая и технологическая  документация.

              6)  Материалы  специальных   обследований  состояния  производства  на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

              7) Устная информация, которая получена  во  время  встреч  с  членами своего коллектива или представителями других предприятий.

              По периодичности поступления  аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации  относятся плановые и учетные данные.  Эпизодическая  информация  формируется  по  мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

              Важное значение имеет информация  о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

              Существенную  роль  в  принятии  решений  играет  научно-техническая информация, содержащая  новые  научные  знания,  сведения  об  изобретениях, технических  новинках  своей  фирмы  и  фирм-конкурентов.   Это   непрерывно пополняемый  общий  фонд  и  потенциал   знаний   и   технических   решений, практическое  и  своевременное  использование  которого  обеспечивает  фирме высокий уровень конкурентоспособности.

       Важную  роль  в   использовании   информации   играют   способы   ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное  хранение и  выдача  информации  в  требуемой  форме;  производство  новой   числовой, графической  и  иной  информации.  Другими  словами  необходимо  рассмотреть технологию информационной деятельности. 

       1.2 Технология информационной деятельности 
 

               Использование вычислительной техники  и информационных технологий  в сфере планирования открывает  возможности  более  экономичной  и  рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и  динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и  факторов их  обоснований.  В  конечном  итоге  вся  масса  преимуществ  использования электронно-вычислительной техники  позволяет повысить  многократно  уровень управления.

              Оснащение электронной техникой  позволяет экономить управленческие  и накладные расходы:

               - значительно повышает эффективность  проектно-конструкторских работ;

               - обеспечивает эффективное внутрифирменное  планирование;

               -    заменяет    в    конторском     деле     секретарей-машинисток,

                 делопроизводителей;

               - в бухгалтерском деле облегчает  составление  письменных  финансовых  документов,  осуществление  бескассовых   связей   с   банками   и финансовыми учреждениями.

              Во внутрифирменной системе информации  используются  следующие  виды вычислительной техники:

               - ЭВМ крупногабаритные и персональные;

               - микропроцессоры;

               - средства телекоммуникаций;

               - электронные пишущие машинки,  композеры, терминальные устройства  со встроенной микроЭВМ;

               - средства автоматизированной обработки  текстовой информации.

         ЭВМ используются, прежде  всего,  для  обработки  данных  и   решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали  все  чаще  применять  для обработки  нечисловой   информации   (текстовой,   графической)   и   термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач,  решаемых с помощью компьютера.

              Современные  ЭВМ  способны  одновременно   обрабатывать   текстовую, цифровую  и  графическую  информацию.  В  начале  80-х   годов   в   крупных промышленных  фирмах  объем  обрабатываемой  цифровой  информации  составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной  информации,  остальная  часть приходилась  на  текстовую  информацию.   Обработка   текстовой   информации осуществлялась   с   применением   технических   средств,   основанных    на использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного  управления  мини-ЭВМ чаще всего используются для: